10 Aufgaben, die ich erledige, bevor die neue Woche startet

Diese 10 Aufgaben garantieren mir, dass ich die ganze Woche über hochproduktiv arbeiten kann. Warum ich sie ausgerechnet am Wochenende erledige? Ganz einfach, da habe ich die nötige Zeit und Ruhe dafür. Und es ist besonders wichtig, sich für diese Aufgaben bewusst Zeit zu nehmen und sie gewissenhaft zu erledigen.


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Meine 10 Wochenendaufgaben

Diese 10 Aufgaben sind die Basis, um unter der Woche produktiv und effizient sein zu können.

Meine Projekte checken

Hier stelle ich mir drei einfache Fragen zu jedem einzelnen Projekt, an dem ich gerade arbeite:

  • Wo stehe ich?
  • Was ist in der kommenden Woche zu tun?
  • Wo könnten Hindernisse oder Probleme auftauchen?

Durch die Beantwortung dieser Fragen habe ich einerseits einen genauen Überblick zu jedem Projekt und vermeide andererseits so gut es geht Überraschungen, die mich aufhalten oder zurückwerfen könnten.

Einen Überblick über die Termine der kommenden Woche verschaffen

Ich öffne Google Mail und sehe mir alle meine Termine (private und berufliche) nochmals genau an. Dabei überlege ich mir zwei Dinge:

  • Ist dieser Termin wirklich notwendig oder sollte ich ihn besser absagen (80/20-Regel)? Ich weiß schon, es ist nicht die feine englische Art, Termine abzusagen. Aber manchmal passiert es mir einfach, dass ich Terminen für Dinge zustimme, die auch via Telefon oder E-Mail erledigt werden können.
  • Wie muss ich mich auf den Termin vorbereiten? Je besser vorbereitet man in Meetings geht, umso schneller und produktiver kann man sie durchziehen.

Vergangene Woche reflektieren

Auch hier stelle ich mir einige Fragen:

  • Was lief gut?
  • Was lief schlecht?
  • Warum lief es schlecht?
  • Was ist eventuell liegen geblieben und muss noch erledigt werden?

Diese Wochen-Reflexion hilft mir dabei, Fehler und Zeitdiebe aufzuspüren und sie zukünftig zu vermeiden.

 „Eat the frog“ der Woche festlegen

Wie man den „Eat the frog“ der Woche bestimmt, lässt sich mit diesen zwei Fragen sehr einfach beantworten:

  • Was ist die wichtigste Aufgabe der kommenden Woche? 
  • Was ist die unangenehmste Aufgabe der kommenden Woche?

Unangenehme Aufgaben gibt es zum Glück nicht immer, aber falls doch, werden sie gleich am Montagmorgen erledigt.

Gleich darauf folgt die wichtigste Aufgabe der Woche. Damit stelle ich sicher, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt sind, sollte unvorhergesehen etwas passieren. Legt man sich die wichtigen Aufgaben nämlich auf einen Donnerstag oder Freitag und man wird krank, bleiben sie unerledigt liegen.

Daher arbeite ich mich in der Woche meistens von den wichtigsten Aufgaben zu den unwichtigeren durch.

Wochenplanung

Und damit können wir nun zur Wochenplanung übergehen. Ich weiß jetzt, wo ich in meinen Projekten stehe, was als Nächstes zu erledigen ist, kenne meine Termine und meine „Eat the frog“-Aufgaben.

Also nehme ich mir in diesem Schritt meine Listen der nächsten Schritte (die ich in Evernote abgelegt habe) zur Hand und übertrage jene Aufgaben, die ich in der kommenden Woche erledigen will, zu ToDoist (meinem Aufgabenverwaltungs-Programm). Dann verteile ich da die Aufgaben auf die einzelnen Wochentage.

Wenn du mehr dazu wissen willst, findest du auf SelbstmanagamentRocks den Kurs „Projektmanagement mit Evernote & Todoist“, wo ich dir zeige, wie ich meine Projekte schnell und effizient umsetze. Außerdem wird im Februar 2017 der Kurs „Wochen- und Tagesplanung, die hält!“ erscheinen, wo ich nochmals ganz genau auf dieses Thema eingehe.

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Ziel-Review

Auch hier stelle ich mir einige Fragen:

  • Was habe ich in der vergangenen Woche gemacht, um meinen Zielen näherzukommen?
  • Bin ich am richtigen Weg? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, verwende ich die Technik des Rauszoomens (wie das funktioniert, kannst du hier nachlesen).
  • Welche Aufgaben muss ich in der kommenden Woche erledigen, um meinen Zielen näherzukommen?
  • Was sind meine Ziele für die kommende Woche?

Diese Fragen helfen mir, mich auf das Wichtige zu fokussieren, und machen mich extrem zielstrebig.

Inboxes leeren

Unter der Woche sammle ich und das Wochenende, genauer gesagt den Samstag, nutze ich zum Abarbeiten. Ich habe drei Inboxes:

  • Physische Inbox: Darin landen Briefe, Rechnungen, Angebote und Ähnliches.
  • Google-Mail-Inbox: Die leere ich zwar täglich, allerdings verschiebe ich alle nicht dringenden Mails in den Ordner „Später erledigen“. Dieser wird dann am Wochenende abgearbeitet.
  • Evernote-Inbox: Alles, was sich unter der Woche angesammelt hat, wird am Wochenende in die entsprechenden Notizbücher aufgeteilt.

Kontakte pflegen

Das Wochenende ist auch der richtige Zeitpunkt, um Kontakte zu pflegen. Ich greife also entweder gleich zum Telefon und plaudere bzw. vereinbare Termine für persönliche Treffen oder vermerke mir in ToDoist eine Aufgabe, wann ich wen kontaktieren will.

Networking ist ein wichtiger Faktor im Business, den man auf keinen Fall vernachlässigen sollte.

MonikaDesigns / Pixabay

Sport-Zeiten im Kalender blockieren

Am Wochenende blockiere ich mir auch Zeiten für meine Sportaktivitäten bzw. für Termine mit Trainingspartnern. Es ist für mich sehr wichtig, diese Termine im Vorfeld schon frei zu halten, denn im Laufe der Woche füllt sich der Kalender immer mehr und wenn keine Termine für den Sport blockiert sind, ist das eine blöde Sache.

Und den Sport mal irgendwo schnell zwischen zwei anderen Terminen einzuschieben, funktioniert bei mir nicht. Ich kann beim Sport super abschalten, allerdings nur, wenn ich die nötige Zeit dafür habe und nicht gestresst bin, weil der nächste Termin schon wartet.

Fortbildung planen

Ich gebe sehr viel Geld aus, um mich weiterzubilden. In der Regel kaufe ich mir Online-Kurse, denn damit bin ich sehr flexibel und nicht an irgendwelche Termine gebunden.

Am Wochenende lege ich mir folgende Dinge fest:

  • Welche Module von Online-Kursen will ich wann ansehen?
  • Welches Buch lese ich in der kommenden Woche?
  • Welches Hörbuch höre ich in der kommenden Woche (hier findest du tolle Hörbücher)?
  • Welche Podcasts lade ich mir herunter, um sie in der kommenden Woche hören zu können?

Termine lege ich mir eigentlich nur für die Online-Kurse fest. Ich lese in der Regel vor dem Einschlafen, Hörbücher höre ich größtenteils im Auto und Podcasts, wenn ich zu Fuß unterwegs bin und teilweise auch beim Sport.

Fazit für dein Selbstmanagement

Habe ich diese 10 Aufgaben erledigt, starte ich top vorbereitet in die kommende Woche. Damit bilde ich also die Grundlage, um an den folgenden Arbeitstagen produktiv, effizient und effektiv sein zu können.

Diese 10 Aufgaben bilden auch das Fundament, um nahezu täglich „To-do-list zero“ sagen zu können, also alle Punkte auf der To-do-Liste erledigt zu haben. Und das, weil ich genau weiß, wo ich stehe, was ich will und was wirklich wichtig ist.

Wie bereitest du dich auf die kommende Woche vor? Was ist für dich wichtig? Ich freue mich sehr, einen Kommentar von dir lesen zu dürfen, um von dir zu lernen und meine Liste zu ergänzen.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2017-09-29T11:05:43+00:008 Comments

8 Comments

  1. Maria 6. November 2016 at 09:38 - Reply

    Hallo Thomas!

    Wieder mal ein toller Artikel. Zeit für den Sport blocken, damit fange ich gleich heute an.

    Mach weiter so.

    lG Maria

    • Thomas 6. November 2016 at 09:39 - Reply

      Hallo Maria!

      Ja setze das um, ist echt eine tolle Sache. Und vielen Dank für dein Lob 😉

      lG Thomas

  2. JuliusK 11. Januar 2017 at 16:19 - Reply

    Du hast vollkommen Recht. Man muss sich für den Sport Zeit nehmen und nicht aus Druck unter Stress machen. Deswegen ist es wirklich keine gute Idee Sportzeiten irgendwo zwischen zu quetschen. Ich litt an Burnout und hatte mir nie Zeit für den Sport genommen. Aber nach einer Therapie und nach einer ähnlichen Methodik wie bei dir habe ich jetzt Zeit für den Sport und es fühlt sich einfach toll an.

    • Thomas 12. Januar 2017 at 08:52 - Reply

      Super, freut mich zu hören.

      lG Thomas

  3. Alesya Reys 22. Januar 2017 at 22:52 - Reply

    Hallo Thomas!

    Danke für den tollen Beitrag. Ich finde die Tipps wirklich sehr nützlich, besonders wie die einzelnen Fragen formuliert sind.
    LG, Alesya

    • Thomas 23. Januar 2017 at 08:06 - Reply

      Hallo Alesya!

      Freut mich sehr.

      Vielen Dank für dein Feedback.

      Liebe Grüße,
      Thomas

  4. Anja 27. April 2017 at 22:35 - Reply

    Hallo Thomas, interessante Tipps. Wieviel Zeit nimmst du dir dafür? Ich überlege nur, ob es sinnvoll ist dies am Wochenende zu tun? Gerade als Selbständige versuche ich mir das We frei zu halten um aus dem “selbst- und ständig“- Hamsterrad auszusteigen. Und wie professionell wirkt es am we zu netzwerken bzw. wen erreichst du da? Anja

    • Thomas 27. April 2017 at 22:47 - Reply

      Hallo Anja!

      Zugegeben, ich bin dabei relativ flott und brauche so zwischen 2 und 2,5 Stunden dafür.
      Das Wochenende frei halten ist eine gute Idee, du kannst das ja auch Freitag abends alles erledigen. Ich für meinen Teil mache das in aller Ruhe am Wochenende und ich fühle mich dadurch auch nicht im Hamsterrad.
      Im Gegenteil ich habe ein gutes Gefühl dabei, weil ich weiß, dass ich es dadurch unter der Woche leichter habe.
      Ob es professionell wirkt oder nicht, darüber mache ich mir keine Gedanken. Ich habe bisher nie schlechte Erfahrungen gemacht. Vor allem weil ich Netzwerken gerne mit Wochenend-Aktivitäten verbinde (z.B. Essen gehen, Sport treiben, Billiard spielen und ähnliches). Eigentlich kommt das ganz gut an.
      Aber wie alles im Leben ist das natürlich Geschmackssache und man muss dabei authentisch rüber kommen.
      lG Thomas

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