3 Wege, um mit Trello deine ToDo-Liste aufzubauen

Heute geht es mal nicht um mein Lieblings-Tool Evernote, sondern um Trello, das Lieblingstool meiner geschätzten Kollegin Claudia Kauscheder von „Abenteuer Homeoffice„. Sie beschreibt, wie sie mit Trello ihre Todo-Liste verwaltet und am Ende des Artikels hat Claudia noch ein ganz tolles Angebot für dich. Also Bühne frei für Claudia Kauscheder!

Egal für welches der Systeme, die ich dir hier vorstelle, du dich entscheidest, keines davon funktioniert für sich alleine. Ein paar Voraussetzungen rundherum wirst du schaffen müssen, um von deiner ToDo-Liste zu profitieren:

Schriftlichkeit

Oft höre ich: „Ich muss mir nichts aufschreiben, ich weiß eh, was ich zu tun habe und trainiere damit gleich mein Gedächtnis.“

Ich denke, das ist einer der größten Fehler im Zeit- und Selbstmanagement. Denn auf diesem Weg versuchst du, dein Kurzzeit-Gedächtnis dazu zu bringen, alles ins Langzeit-Gedächtnis zu schaufeln – und dort haben Aufgaben einfach nichts zu suchen. Sie sollen ja erledigt werden und nicht aufgehoben oder archiviert.

Dieses Prinzip setzt du mit allen drei Versionen der Trello-ToDo-Listen um, die ich dir zeigen werde. Also Haken darunter.

Regelmäßigkeit

Nicht lachen. Aber regelmäßig auf deine Liste zu schauen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen. Und das passiert ganz oft nicht. Denn es ist wunderbar befreiend, alles aus dem Kopf zu bekommen – aber dadurch ist es ja leider noch nicht erledigt …

Also gewöhne dir an, mehrmals täglich deine wichtigsten Aufgaben im Blick zu haben, damit du dich nicht davon ablenken lasst. Nur so installierst du ein verlässliches System und kannst deinen Kopf wirklich frei halten. Das ist übrigens auch eines der 10 wichtigsten Grundsätze der Zeitmanagement-Methode GTD.

Womit wir gleich beim nächsten Grundsatz wären:

Fokus auf das Wichtige

In einem früheren Beitrag auf meinem Blog habe ich bereits darüber geschrieben, dass du eine Tatsache akzeptieren musst: Nur Beschränkung erzeugt Fokus! Das bedeutet, du kannst dir deine ToDo-Liste proppenvoll packen – das wird deine Produktivität nicht erhöhen, sondern sogar eher bremsen.

Alle Methoden, die ich dir ein Stückerl weiter unten zeige, arbeiten mit diesem Prinzip der Beschränkung auf das Wichtige.

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Noch ein paar Überlegungen zu deiner ToDo-Liste in Trello

Woher  kommen deine ToDos?

Trudeln sehr viele Aufgaben bei dir über eMails ein? Dann kannst du sie zur Aufgabe machen, indem du sie an dein Trello-Bord weiterleitest. Oder arbeitest du mit vielen Projekten parallel? Du kannst in Trello pro Projekt ein Bord anlegen und alle Fristen z.B. im Google-Kalender zusammenführen.

Ich selbst kopiere mir jede Woche (regelmäßig!) bei meiner Wochenplanung die Aufgaben aus meinen Projekt-Boards in meine ToDo-Liste. Aber das ist Geschmackssache, entwickle deinen eigenen Workflow!

Arbeitst du alleine oder im Team?

Ich arbeite hauptsächlich alleine, es sei denn, ich bin gerade in einer 1:1-Beratung mit einem Kunden. Dann gibt es ein eigenes Board für diesen Kunden  über das wir kommunizieren, Dokumente teilen und uns so viele eMails ersparen.

Brauchst du eine Form der Zeiterfassung?

Time-Tracking ist im Falle der Zusammenarbeit mit Kunden sicher eine tolle Sache – aber auch für dich selbst kann es sinnvoll sein zu dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe brauchst. Ich persönlich arbeite hier aus einer Mischung von Tools – je nach Anforderung.

  • Projekte tracke ich mit Hilfe einer Excel-Liste, die auch rechnen kann.
  • Pomodoro-Sessions tracke ich mit Hilfe einer Trello-Erweiterung in Chrome direkte im Kärtchen.
  • Und einen Gesamtüberblick über mein Verhalten am Computer bekomme ich durch die App „TimeRescue“, die ich bereits in einem Webinar genauer gezeigt habe.

Das sind natürlich alles keine Systeme, die danach die automatische Rechnungslegung ermöglichen – aber für meine Arbeitssituation sind sie ausreichend.

Gibt es viele wiederkehrende Aufgaben?

Wie wichtig Routinen für deine Produktivität hat auch Thomas hier im Blog immer wieder aufgezeigt.

Und so gibt es auch mit Trello unterschiedliche Möglichkeiten, dir wiederkehrende Aufgaben generieren zu lassen. Entweder im Zusammenspiel mit IFTTT oder Zapier, aber auch mit Hilfe von Browser-Erweiterungen. Klasse Geschichte!

OK, so viel zu den Voraussetzungen und Rahmenbedingungen. Und wie sieht das nun genau in Trello aus?

3 Wege zur ToDo-Liste mit Trello

Die 1-Minuten-ToDo-Liste nach Linenberger

Mein absoluter Favorit. Seitdem ich mit diesem System arbeite, geht’s mir richtig gut mit meiner ToDo-Liste! Michael Linenberger arbeitet nämlich nicht mit einem absoluten Fälligkeits-Datum der Aufgabe (was mich immer ganz fürchterlich zum Prokrastinieren bringt …), sondern mit einem Zeit-Horizont.

Das bedeutet:

  • Was ist heute zu tun?
  • Was ist innerhalb deines „Aufmerksamkeits-Horizonts“ zu tun? (Bei mir ca. 10 Tage)
  • Was ist danach zu tun?

In dieser Slide-Show siehst du die einzelnen Schritte:

Wenn es auf deiner ToDo-Liste auch absolute Abgabe-Termine gibt, kannst du die Listen-Ansicht in Trello auf die Kalender-Ansicht umschalten und hast so den  perfekten Überblick über deine Termine:

Trello Kalenderansicht

 

Der Wochenplan

Das System des Zeithorizonts machen den Einen oder Anderen dann noch nervös. Wenn dir lieber ist, die einzelnen Aufgaben in einen Wochenplan Montag bis Freitag einzutragen, dann kannst du dir in Trello auch einen wiederverwendbaren Wochenplaner aufbauen. So könnte das in etwa aussehen (wie geschrieben, ich selbst arbeite nicht damit.):

Trello Wochenplan

Ich denke, das ist selbsterklärend. Vielleicht wäre sogar eine Kombination aus der 1-Minuten-ToDo-Liste und dem Wochenplan für dich optimal, dann hättest du einfach ein paar mehr Listen in deinem ToDo-Board.

Das Kanban-System

Dieses System ist zwar eher für die Projekt-Abwicklung entwickelt worden, kann aber auch leicht auf deine ToDo-Liste übertragen werden. Das läuft dann unter dem Begriff „Personal Kanban“.

Hier gibt es drei Haupt-Listen, die du natürlich je nach Workflow und Geschmack erweitern kannst. In meinem Trello-Video-Kurs *) ist diesem System sogar in einem eigenen Modul mit Videos von Maik Pfingsten, erklärt.

Und so sieht es aus:

Trello Kaban

Du lässt deine Aufgaben in Form der Kärtchen durch folgende Listen wandern:

  • ToDo – auch hier ist die Beschränkung auf maximal 5 Aufgaben wichtig!
  • Doing – hier siehst du das Kärtchen für den Gastartikel, den ich gerade für Thomas schreibe
  • Done – alles, was erledigt ist.

Wie geschrieben, in der Zusammenarbeit im Team ist diese Art der ToDo-Liste noch viel mächtiger und natürlich kannst du beliebig viele (aber gut durchdachte) Listen vor und nach den drei Hauptlisten für deinen optimalen Workflow hinzufügen.

Ausprobieren tut nicht weh …

Das  möchte ich dir gerne als „Fazit“ mitgeben. Unterschiedliche Workflows in Trello auszuprobieren tut nicht weh, denn du kannst jederzeit Boards kopieren, schließen, Listen und Kärtchen verschieben und neu anordnen, Checklisten anlegen und mit anderen Team-Mitgliedern zusammenarbeiten.

Wenn ToDo-Listen für dich bisher nicht oder nur unzureichend funktioniert haben, dann wäre das doch eine Möglichkeit, sogar etwas Spaß daran zu entwickeln?

Denn wenn du mit Hilfe von Trello deinen Spieltrieb weckst, geht’s gleich noch leichter!

Ich habe exklusiv für die LeserInnen von Thomas‘ Blog 10 Gutscheine über jeweils EUR 30,– aufgelegt. Gib‘ im Bestell-Formular meines Online-Kurses zu Trello einfach den Code „MANGOLD“ ein.

Aber lass‘ dir nicht zu lange Zeit, denn erfahrungsgemäß sind die Gutscheine schnell weg!

Also bis dann, vielleicht im Kurs oder auf meinem Blog,

Deine Claudia

P.S. Und bleib‘ neugierig!

Über die Autorin:

Hi, ich bin dein Scout im Abenteuer Home-Office!

Selbst seit mehr als 20 Jahren im Home-Ofice tätig, zeige ich dir, wie du besonders in deinem Online-Business den Überblick behältst, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge richtest und den Spaß am Tun behältst.

Damit du mehr Zeit für deine Herzensprojekte, Kunden und dich selbst hast.

2018-05-20T09:18:30+00:00 15 Comments

15 Comments

  1. Stefan 13. März 2016 at 10:56 - Reply

    Danke Thomas für den tollen Gastkommentar und den tollen MANGOLD Gutschein, den ich mit Erfolg einlösen konnte. Weißt du, was jetzt ganz phänomenal wäre: Einen Kurs oder ein Webinar mit Claudia Kauscheder, Ivan Blatter und dir mit dem Titel: So kombiniere ich Evernote, Todoist und Trello. Vielleicht kannstbdu mir/uns diesen Wunsch erfüllen.
    Liebe Grüße nach Wien.
    Stefan Walder
    Südtirol

    • Thomas 14. März 2016 at 07:51 - Reply

      Hallo Stefan!

      Claudia und mich wird es sehr bald gemeinsam in einem Seminar geben. Weitere Infos dazu folgen im Newsletter.

      Aber ich greife die Idee auf und werde Ivan diesbezüglich mal kontaktieren.

      lG Thomas

  2. Ronja 13. März 2016 at 14:50 - Reply

    Hey Claudia, hey Thomas,

    witzig, dass ihr grade diesen Artikel bringt, wo ich seit ca. einer Woche intensiv mit Trello arbeite! 😀

    Was ich an Trello echt schätze, ist die Möglichkeit die ganzen Karten beliebig anzupacken und hin und her zu schieben! Das ist für die ToDo Liste und auch für den Redaktionsplan einfach total genial!

    Leider sind hier im Artikel die Bilder sehr klein geraten, so kann man nicht wirklich erkennen, wie die Listen aufgebaut sind.

    Trotzdem Danke für die Inspirationen! 🙂

    Liebe Grüße,
    Ronja

    • Thomas 14. März 2016 at 07:52 - Reply

      Hallo Ronja!

      Freut mich, dass er dir gefällt. Einfach auf das Bild klicken, dann gibts die große Version.

      lG Thomas

      • Gerd-Holger 14. März 2016 at 13:34 - Reply

        Hallo,

        leider vergrößert ein Klick auf das Bild nicht die Bildansicht.

        LG Gerd-Holger

        • Thomas 14. März 2016 at 13:48 - Reply

          Hallo!

          Sorry ihr 2. Mein Fehler!

          Jetzt passt aber alles.

          lG Thomas

  3. […] unter den Tools nicht gibt, hat wohl jede(r) seinen Favoriten. Bei meinem lieben Kollegen Thomas Mangold ist das Evernote – und bei mir eben […]

  4. Christina 14. März 2016 at 23:13 - Reply

    Ixh schließe mich Stefan ganz entschieden an, die Kombi aus Manglod/Kauscheder/Blatte wäre super. Ich schwanke schon lange zwischen Evernote- Todoist und nun auch noch Trello,,wobei mir klar ist, dass diese Tools nicht das Gleiche machen die Frage ist halt, brauche ich 2 oder nur eins?
    Gruß Christina

    • Thomas 15. März 2016 at 08:23 - Reply

      Hallo Christina!

      Das kannst du nur durch testen herausfinden. Was für Claudia, Ivan oder mich passt, muss noch lange nicht für dich passen. Also gib einfach jedem Tool seine Chance und teste ;).

      lG Thomas

  5. Daniele 22. März 2016 at 15:40 - Reply

    Meine Arbeitsplanung: Schrecklich!
    Meine ToDo-Listen schreibe auf, und dann verschwinden sie. Ich habe sogar alles auf Wochen aufgeteilt und mir Fristen gesetzt. Doch einmal geschrieben und den Block aus der Hand, sind die Aufgaben weg.
    Naja nicht ganz, ganz wichtige Aufgaben bleiben im Hinterkopf mit der Botschaft „Du wolltest doch noch was tun.“ Und das stört beim alltäglichen Arbeiten.

    E-Mails, kein Problem.
    Jede E-Mail sollte zu einer Aktion führen.
    Ob es nun schnell eine Antwort ist, eine Aufgabe, ein Termin oder ob man einfach abwarten muss.

    Aber wenn diese Aktionen nicht getätigt werden, bleibt das E-Mail-Postfach voll.

    Ich habe vor ewig langer Zeit eine lange Liste in Evernote geschrieben. Gott sei Dank in Evernote. Aufm Papier hätte ich sie nicht mehr gefunden.

    Ich denke, bei mir ist es grundsätzlich ein Problem des Mindset. Auch das was To-Do-Listen angeht. Ich weiss doch, was ich morgen zu tun habe.

    • Thomas 22. März 2016 at 17:41 - Reply

      Hallo Danielle!

      Hast du es schon mal mit einem Tool versucht?

      lG Thomas

      • Daniele 19. Mai 2016 at 14:10 - Reply

        Hallo Thomas,
        um ehrlich zu sein, noch nicht.
        Bin aber offen für das Tool „Trello“

        Ein Tool kann aber nie ein „Mindset“ ersetzen.

    • Claudia Kauscheder 7. April 2016 at 07:14 - Reply

      Hallo Daniele!

      Da möchte ich auch noch kurz hineingrätschen ;-). Du hast glaube ich einen guten Punkt schon selbst erkannt: das Mindset. Aber was noch wichtig für jede Art der Aufgabenplanung ist, ist der Workflow! Das wirst du bei jedem, der sich mit Todo-Listen beschäftigt, finden.

      Es gibt klare „Regeln“ dafür, was mit jedem einzelnen Todo oder Projektschritt passieren muss – sonst funktioniert es mit keinem Tool der Welt!

      Liebe Grüße,
      Claudia

  6. Dennis Jung 8. Mai 2016 at 18:25 - Reply

    Hallo zusammen,

    der Artikel führt sehr gut in das Thema Aufgabenverwaltung mit Trello ein. Ich selbst nutze Trello für meine IT-Projekte, meine Blog Redaktionsplanung und auch für die private Aufgabenverwaltung.

    Mich haben insbesondere folgende Features überzeugt:

    Schnelle Synchronisierung zwischen allen Endgeräten (Mac, iPad, iPhone)
    Gemeinsame Bearbeitung der Inhalte
    Verwaltung verschiedener Inhaltstypen

    Der große Nachteil der einfachen Verwaltung von Aufgaben ist jedoch, dass man von der Bearbeitung von Aufgaben leicht in den Modus Verwaltung von Aufgaben rutscht 😉

    Für meine beruflichen Anwendungen greife ich nach wie vor auf ein klassisches Notizbuch zurück. Insbesondere im Automobilbereich ist die Verwendung digitaler, fotofähiger Endgeräte häufig untersagt und die Mitnahme von Notizen und Aufgabenlisten muss für mich auch bei Werksbesuchen möglich sein. Hinzu kommt die bereits oft diskutierte datenschutzrechtliche Bedenklichkeit bei Serverstandorten außerhalb Deutschlands.

    Für die Freunde des klassischen Notizbuches habe ich deshalb vor einiger Zeit einen Artikel über das Führen eines Notizbuches verfasst, in dem ich meinen persönlichen Notizbuch-Stil beschreibe.

    Beste Grüße,
    Dennis von Ingenieurbüro Dennis Jung, it-jung.com

    • Thomas 9. Mai 2016 at 06:57 - Reply

      Hallo Dennis!

      Danke für dein Feedback und den Link-Tipp.

      lG Thomas

  7. Sebastian 11. Januar 2018 at 23:47 - Reply

    Hallo Sebastian, danke für deinen Artikel und die Einführung zu Trello! Was ich noch nicht herausgefunden hab, wie ich Standard Aufgaben (bzw. Aufgaben Vorlagen) intregieren kann. Manche Aufgaben tauchen in unregelmäßigen Abständen immer wieder auf. Wenn diese Aufgaben von meinen Mitarbeitern fertiggestellt wurden sind diese nicht mehr da? Kannst du mir vielleicht sagen wie ich das lösen kann? So das ich bei Bedarf diese Aufgaben schnell wieder erstellen kann.

    Liebe Grüße

    Sebastian

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