Heute geht es mal nicht um mein Lieblings-Tool Evernote, sondern um Trello, das Lieblingstool meiner geschätzten Kollegin Claudia Kauscheder von „Abenteuer Homeoffice„. Sie beschreibt, wie sie mit Trello ihre Todo-Liste verwaltet und am Ende des Artikels hat Claudia noch ein ganz tolles Angebot für dich. Also Bühne frei für Claudia Kauscheder!


 Der Podcast zum Artikel:

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Egal für welches der Systeme, die ich dir hier vorstelle, du dich entscheidest, keines davon funktioniert für sich alleine. Ein paar Voraussetzungen rundherum wirst du schaffen müssen, um von deiner ToDo-Liste zu profitieren:

Schriftlichkeit

Oft höre ich: „Ich muss mir nichts aufschreiben, ich weiß eh, was ich zu tun habe und trainiere damit gleich mein Gedächtnis.“

Ich denke, das ist einer der größten Fehler im Zeit- und Selbstmanagement. Denn auf diesem Weg versuchst du, dein Kurzzeit-Gedächtnis dazu zu bringen, alles ins Langzeit-Gedächtnis zu schaufeln – und dort haben Aufgaben einfach nichts zu suchen. Sie sollen ja erledigt werden und nicht aufgehoben oder archiviert.

Dieses Prinzip setzt du mit allen drei Versionen der Trello-ToDo-Listen um, die ich dir zeigen werde. Also Haken darunter.

Regelmäßigkeit

Nicht lachen. Aber regelmäßig auf deine Liste zu schauen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen. Und das passiert ganz oft nicht. Denn es ist wunderbar befreiend, alles aus dem Kopf zu bekommen – aber dadurch ist es ja leider noch nicht erledigt …

Also gewöhne dir an, mehrmals täglich deine wichtigsten Aufgaben im Blick zu haben, damit du dich nicht davon ablenken lasst. Nur so installierst du ein verlässliches System und kannst deinen Kopf wirklich frei halten. Das ist übrigens auch eines der 10 wichtigsten Grundsätze der Zeitmanagement-Methode GTD.

Womit wir gleich beim nächsten Grundsatz wären:

Fokus auf das Wichtige

In einem früheren Beitrag auf meinem Blog habe ich bereits darüber geschrieben, dass du eine Tatsache akzeptieren musst: Nur Beschränkung erzeugt Fokus! Das bedeutet, du kannst dir deine ToDo-Liste proppenvoll packen – das wird deine Produktivität nicht erhöhen, sondern sogar eher bremsen.

Alle Methoden, die ich dir ein Stückerl weiter unten zeige, arbeiten mit diesem Prinzip der Beschränkung auf das Wichtige.

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Noch ein paar Überlegungen zu deiner ToDo-Liste in Trello

Woher  kommen deine ToDos?

Trudeln sehr viele Aufgaben bei dir über eMails ein? Dann kannst du sie zur Aufgabe machen, indem du sie an dein Trello-Bord weiterleitest. Oder arbeitest du mit vielen Projekten parallel? Du kannst in Trello pro Projekt ein Bord anlegen und alle Fristen z.B. im Google-Kalender zusammenführen.

Ich selbst kopiere mir jede Woche (regelmäßig!) bei meiner Wochenplanung die Aufgaben aus meinen Projekt-Boards in meine ToDo-Liste. Aber das ist Geschmackssache, entwickle deinen eigenen Workflow!

Arbeitst du alleine oder im Team?

Ich arbeite hauptsächlich alleine, es sei denn, ich bin gerade in einer 1:1-Beratung mit einem Kunden. Dann gibt es ein eigenes Board für diesen Kunden  über das wir kommunizieren, Dokumente teilen und uns so viele eMails ersparen.

Brauchst du eine Form der Zeiterfassung?

Time-Tracking ist im Falle der Zusammenarbeit mit Kunden sicher eine tolle Sache – aber auch für dich selbst kann es sinnvoll sein zu dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe brauchst. Ich persönlich arbeite hier aus einer Mischung von Tools – je nach Anforderung.

  • Projekte tracke ich mit Hilfe einer Excel-Liste, die auch rechnen kann.
  • Pomodoro-Sessions tracke ich mit Hilfe einer Trello-Erweiterung in Chrome direkte im Kärtchen.
  • Und einen Gesamtüberblick über mein Verhalten am Computer bekomme ich durch die App „TimeRescue“, die ich bereits in einem Webinar genauer gezeigt habe.

Das sind natürlich alles keine Systeme, die danach die automatische Rechnungslegung ermöglichen – aber für meine Arbeitssituation sind sie ausreichend.

Gibt es viele wiederkehrende Aufgaben?

Wie wichtig Routinen für deine Produktivität hat auch Thomas hier im Blog immer wieder aufgezeigt.

Und so gibt es auch mit Trello unterschiedliche Möglichkeiten, dir wiederkehrende Aufgaben generieren zu lassen. Entweder im Zusammenspiel mit IFTTT oder Zapier, aber auch mit Hilfe von Browser-Erweiterungen. Klasse Geschichte!

OK, so viel zu den Voraussetzungen und Rahmenbedingungen. Und wie sieht das nun genau in Trello aus?

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3 Wege zur ToDo-Liste mit Trello

Die 1-Minuten-ToDo-Liste nach Linenberger

Mein absoluter Favorit. Seitdem ich mit diesem System arbeite, geht’s mir richtig gut mit meiner ToDo-Liste! Michael Linenberger arbeitet nämlich nicht mit einem absoluten Fälligkeits-Datum der Aufgabe (was mich immer ganz fürchterlich zum Prokrastinieren bringt …), sondern mit einem Zeit-Horizont.

Das bedeutet:

  • Was ist heute zu tun?
  • Was ist innerhalb deines „Aufmerksamkeits-Horizonts“ zu tun? (Bei mir ca. 10 Tage)
  • Was ist danach zu tun?

In dieser Slide-Show siehst du die einzelnen Schritte:

Wenn es auf deiner ToDo-Liste auch absolute Abgabe-Termine gibt, kannst du die Listen-Ansicht in Trello auf die Kalender-Ansicht umschalten und hast so den  perfekten Überblick über deine Termine:

Trello Kalenderansicht

 

Der Wochenplan

Das System des Zeithorizonts machen den Einen oder Anderen dann noch nervös. Wenn dir lieber ist, die einzelnen Aufgaben in einen Wochenplan Montag bis Freitag einzutragen, dann kannst du dir in Trello auch einen wiederverwendbaren Wochenplaner aufbauen. So könnte das in etwa aussehen (wie geschrieben, ich selbst arbeite nicht damit.):

Trello Wochenplan

Ich denke, das ist selbsterklärend. Vielleicht wäre sogar eine Kombination aus der 1-Minuten-ToDo-Liste und dem Wochenplan für dich optimal, dann hättest du einfach ein paar mehr Listen in deinem ToDo-Board.

Das Kanban-System

Dieses System ist zwar eher für die Projekt-Abwicklung entwickelt worden, kann aber auch leicht auf deine ToDo-Liste übertragen werden. Das läuft dann unter dem Begriff „Personal Kanban“.

Hier gibt es drei Haupt-Listen, die du natürlich je nach Workflow und Geschmack erweitern kannst. In meinem Trello-Video-Kurs *) ist diesem System sogar in einem eigenen Modul mit Videos von Maik Pfingsten, erklärt.

Und so sieht es aus:

Trello Kaban

Du lässt deine Aufgaben in Form der Kärtchen durch folgende Listen wandern:

  • ToDo – auch hier ist die Beschränkung auf maximal 5 Aufgaben wichtig!
  • Doing – hier siehst du das Kärtchen für den Gastartikel, den ich gerade für Thomas schreibe
  • Done – alles, was erledigt ist.

Wie geschrieben, in der Zusammenarbeit im Team ist diese Art der ToDo-Liste noch viel mächtiger und natürlich kannst du beliebig viele (aber gut durchdachte) Listen vor und nach den drei Hauptlisten für deinen optimalen Workflow hinzufügen.

Ausprobieren tut nicht weh …

Das  möchte ich dir gerne als „Fazit“ mitgeben. Unterschiedliche Workflows in Trello auszuprobieren tut nicht weh, denn du kannst jederzeit Boards kopieren, schließen, Listen und Kärtchen verschieben und neu anordnen, Checklisten anlegen und mit anderen Team-Mitgliedern zusammenarbeiten.

Wenn ToDo-Listen für dich bisher nicht oder nur unzureichend funktioniert haben, dann wäre das doch eine Möglichkeit, sogar etwas Spaß daran zu entwickeln?

Denn wenn du mit Hilfe von Trello deinen Spieltrieb weckst, geht’s gleich noch leichter!

Ich habe exklusiv für die LeserInnen von Thomas‘ Blog 10 Gutscheine über jeweils EUR 30,– aufgelegt. Gib‘ im Bestell-Formular meines Online-Kurses zu Trello einfach den Code „MANGOLD“ ein.

Aber lass‘ dir nicht zu lange Zeit, denn erfahrungsgemäß sind die Gutscheine schnell weg!

Also bis dann, vielleicht im Kurs oder auf meinem Blog,

Deine Claudia

P.S. Und bleib‘ neugierig!

Über die Autorin:

Hi, ich bin dein Scout im Abenteuer Home-Office!

Selbst seit mehr als 20 Jahren im Home-Ofice tätig, zeige ich dir, wie du besonders in deinem Online-Business den Überblick behältst, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge richtest und den Spaß am Tun behältst.

Damit du mehr Zeit für deine Herzensprojekte, Kunden und dich selbst hast.