Warum ich einen Admin-Tag habe und was ich da alles erledige

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Freitag ist mein Meeting- und Admin-Tag. An diesem Wochentag arbeite ich in der Regel gar nicht an meinen Zielen und Projekten, sondern erledige sehr viel Administratives und habe meist auch einige Meetings. In den kommenden 5 Lese-Minuten will ich dich ein Stück mit durch einen typischen Freitag nehmen und dir zeigen, was da bei mir so passiert.


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Warum überhaupt ein Meeting- und Admin-Tag?

Ich versuche, sämtliche administrativen Aufgaben, aber auch so viele Meetings wie möglich am Ende der Woche zu erledigen. Dafür habe ich im Gegenzug von Montag bis Donnerstag Zeit, um mich den wirklich wichtigen Aufgaben, Zielen und Projekten zu widmen. Für mich ist das ein toller Tausch und das aus mehreren Gründen:

  1. Ich kann so von Montag bis Donnerstag sehr fokussiert an meinen Aufgaben und Projekten arbeiten.
  2. Die Zeit, die ich für die Erledigung meiner Aufgaben habe, wird so besser planbar.
  3. Am Ende der Woche lässt die Energie schon nach und da ist es einfacher, an Routineaufgaben zu arbeiten als an schwierigen Projekten.

Einerseits sammle ich also alle administrativen Aufgaben, die unter der Woche hereinkommen, und setze sie für Freitag auf die To-do-Liste und andererseits gibt es vorgefertigte Checklisten an Aufgaben, die Freitag abzuarbeiten sind.

Andererseits versuche ich natürlich auch alle Termine für Meetings am Freitag anzusetzen. In meinem Terminbuchungstool kann man lediglich Freitagstermine buchen. Das funktioniert zwar ganz gut, jedoch lassen sich nicht immer alle Meetings auf einen Freitag legen. Solange das aber mit einem Großteil der Termine funktioniert, bin ich schon zufrieden.

Meine Freitags-To-do-Liste

Neben allen administrativen Aufgaben, die unter der Woche möglicherweise so hereintrudeln, gibt es natürlich auch eine vorgefertigte Checkliste an Arbeiten, die ich freitags so erledige. Die eine oder andere dieser Aufgaben ist natürlich sehr individuell, aber ich bin mir sicher, du kannst auch einige davon für deine To-do-Liste übernehmen. Also legen wir los:

Inboxes leeren

In der Regel gibt es drei Orte, an denen ich Informationen ablege:

  • In meiner physischen Inbox
  • In meiner Evernote-Inbox
  • In einem Google-Mail-Ordner

All diese Inboxes werden am Freitag geleert und abgearbeitet. Oftmals sind da Kleinigkeiten zu tun, vieles gehört aber auch nur richtig abgelegt. Wenn die eine oder andere größere Aufgabe darin schlummern sollte, kann es durchaus sein, dass ich diese für die kommende Woche zur Abarbeitung terminiere. Allerdings ist das bei mir eher selten der Fall. Fakt ist, dass freitags alle Inboxes leer sind.

Konten überprüfen

Ich verschaffe mir einmal wöchentlich einen Überblick über meine Finanzen. Dazu gehören mein Privatkonto und mein Business-Konto, ebenso aber natürlich mein Wertpapierdepot sowie meine Kreditkartenkonten. Ich überprüfe alle Ein- und Ausgänge und tätige natürlich auch meist die eine oder andere Überweisung.

Termine für die kommende Woche vorausplanen

Zunächst einmal sehe ich mir an, welche Termine schon in meinem Kalender stehen. Diese werden der MAS-Kontrolle unterzogen. MAS ist das Mindless Accept Syndrome, also nichts anderes als das hirnlose Annehmen von Terminen. Hirnlos, weil das Meeting eigentlich gar nicht nötig oder ein anderer Kommunikationskanal einfacher wäre.

Im Anschluss blockiere ich Termine mit mir selbst im Kalender. Das sind zum Beispiel Termine für Sport, fürs Lernen oder einfach zur Erholung und Regeneration. Selbstverständlich wird dann auch noch der freie Tag eingetragen, was bei mir nicht immer der Sonntag sein muss.

Gegebenenfalls mache ich mir dann am Freitag noch Termine für die kommende Woche aus, ich bin nämlich kein großer Fan von spontanen Terminen, auch wenn sie sich das eine oder andere Mal nicht vermeiden lassen.

Zu guter Letzt sehe ich mir noch an, mit welchem Freund oder Geschäftspartner ich schon länger keinen Kontakt mehr hatte, und vereinbare auch hier wieder mal ein Treffen oder zumindest einen Telefon- oder Videocall.

Admin-Tag

Besorgungen planen

Brauche ich etwas? Woher bekomme ich es? Wann besorge ich es? Vieles lässt sich ja heutzutage schon online abwickeln. Aber auch hier plane ich lieber genau, wann ich bestelle, um dann auch daheim zu sein, wenn es geliefert wird, und mir Zeit für die Abholung zu sparen.

Fortschritte meiner Projekte überprüfen

Hier stelle ich mir ein paar wichtige Fragen:

  • Wo stehe ich bei jedem meiner offenen Projekte?
  • Was habe ich in der vergangenen Woche weitergebracht?
  • Bin ich im Zeitrahmen?
  • Gilt es, für die kommende Woche etwas Spezielles zu beachten?
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Erfolgsjournal schreiben

Hat es in der vergangenen Woche Erfolge gegeben, die würdig sind, in meinem Erfolgsjournal zu landen, dann schreibe ich dazu etwas oder stelle Fotos und Screenshots davon in die entsprechende Evernote-Notiz.

Podcasts ausmisten

Ich habe doch eine stattliche Anzahl an Podcasts abonniert. Nicht bei jedem Podcast interessiert mich aber jede einzelne Folge so sehr, dass ich auch reinhöre. Daher muss ich meine Downloads regelmäßig bereinigen.

Verzeihen, bedanken, beschenken

Freitags nehme ich mir auch ein wenig Zeit, um zu überlegen, ob ich mich nicht bei jemandem entschuldigen oder bedanken muss. Und ab und zu überlege ich mir auch, eine Person grundlos mit einer Kleinigkeit zu beschenken. Das macht mir ebenso viel Freude wie der beschenkten Person.

Newsletter für das Wochenende schreiben

Wenn du meinen Newsletter abonniert hast, dann weißt du sicher, dass der jeden Sonntag in deinem Posteingang landet. Geschrieben wird er natürlich schon am Freitag!

Alexa Skill für Sonntag produzieren

Im Prinzip sind meine Alex-Skills vorproduziert, allerdings gibt es Sonntag immer eine aktuelle Folge und die produziere ich dann jeweils am Freitag davor.

Wochenplanung erstellen

Freitag ist auch der Tag, an dem ich meine kommende Woche plane. Ich sehe mir dabei einfach meine Monatsziele an und überlege dann, welche Aufgaben zu diesen Zielen ich in der kommenden Woche abarbeiten möchte. Dabei lege ich mir die einzelnen Aufgaben an den jeweiligen Tag der Woche und kontrolliere auch immer, ob ich mich da eh nicht übernehme und ob die Abarbeitung der Aufgaben auch realistisch ist.

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Entscheidungen in die Entscheidungsliste eintragen

Ich bemühe mich auch, alle wichtigen Entscheidungen zu dokumentieren, um sie nach gegebener Zeit analysieren und verändern zu können. Wenn dich dieses Thema näher interessiert, lies dir bitte meinen Artikel „Nullbasiertes Denken: Alte Entscheidungen neu bewerten“ durch.

Fazit für dein Selbstmanagement

Mit diesen Aufgaben bin ich schon gut beschäftigt und sie regelmäßig zu machen hilft mir, Ordnung zu halten, und gibt mir die Sicherheit, nichts zu vergessen. Ich kann dir so einen Admin-Tag nur sehr ans Herz legen, denn verbunden mit einer guten Checkliste an Dingen, die du da erledigst, hast du an den anderen Tagen deinen Kopf frei für die wichtigen Aufgaben und Projekte.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Premium-Plattform SelbstmanagementRocks!

Hallo & herzlich willkommen

Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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