Agilität, Ikigai und virtual Onboarding – ein Interview mit Silvia Schäfer

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Falls dir die Schlagwörter Agilität, Ikigai und virtual Onboarding nichts sagen, keine Sorge, nach dem Interview wirst du sehr genau wissen was sie bedeuten. Denn mit Silvia ist ein absoluter Experte in diesem Gebiet im Interview zu Gast. Reinhören lohnt sich also auf alle Fälle.


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Transkript dieser Podcast-Folge:

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:00:15-6#

Hallo und ein herzliches Willkommen zu dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du mir auch heute wieder dein Ohr leihst. Unser Gast ist Dr. Silvia Schäfer. Sie beschäftigt sich mit Agilität, Ikigai und Virtual Onboarding, und über diese drei Themen werden wir sprechen. Du fragst dich, was Agilität mit Zeit- und Selbstmanagement zu tun hat und was Ikigai und Virtual Onboarding ist? Keine Sorge, denn Silvia wird uns alles erklären. Vielleicht kennst du Silvia, denn sie war bereits in meinem Podcast zu Gast. Die Mitglieder von selbstmanagement.rocks kennen sie aus ihrem Experten-Webinar zum Thema Ikigai. Bevor wir mit diesem sehr spannenden Gespräch starten, gibt es noch einen kurzen Hinweis.  #00:01:25-5#

Diese Podcastfolge wird dir von selbstmanagement.rocks präsentiert, der Plattform, auf der du dein Zeit- und Selbstmanagement schnell, einfach und effizient verbesserst und damit mehr Zeit für dich selbst und für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben hast. Weitere Infos findest du auf selbstmanagement.rocks.  #00:01:54-3#

Thomas: Hallo Silvia, herzlich willkommen! Ich freue mich, dass du dir Zeit für dieses Podcast-Interview genommen hast. Für alle, die dich noch nicht kennen: Sei doch so lieb und stell dich bitte vor. Wer bist du, und was machst du? #00:02:11-1#

Silvia: Hey Thomas, super! Ich bin ein Landei aus dem Vogelsberg. Das liegt in der Mitte von Hessen, im wunderschönen Deutschland. Dort bin ich geboren und sehr behütet aufgewachsen, in einem kleinen Dorf mit 350 Einwohnern. Zum Studium bin ich in die Großstadt Frankfurt gezogen, und dort lebe ich seit fünfundzwanzig Jahren. Hier in der Stadt hat alles seinen eigenen Takt, der von anderen Regeln als auf dem Land bestimmt wird. Ich war schon immer sehr selbstbestimmt, und in meinem Leben gab es sehr viel „Change“. In Frankfurt habe ich Lebensmittelchemie studiert und promoviert. Aufgrund meiner drei Kinder habe ich nach einem Teilzeitjob gesucht und bin auf die IT-Branche gestoßen.  #00:03:28-9#

Als Mutter wird man zwangsläufig Profi für Zeit- und Selbstmanagement. Ich habe dann sehr viel Projektmanagement gemacht, zunächst in der Forschung und später in der IT. Das hat mich zu den agilen Techniken gebracht. In der heutigen Zeit dreht sich alles sehr schnell, und ich fragte mich, wie ich das Beste für mich machen kann. Ich bin eine Expertin für Change, und zwar unter dem Aspekt, dass es einem selbst gutgeht und dass man sein eigenes Leben kreiert. Nur dann kann man seine eigenen Kräfte entfalten und anderen helfen.  #00:04:12-1#

Thomas: Für meine Mitglieder von selbstmanagement.rocks hast du bereits ein sehr erfolgreiches Webinar durchgeführt. Das Thema war Ikigai. Erklär uns doch bitte, was es mit Ikigai und mit Agilität auf sich hat.  #00:04:34-8#

Silvia: Agilität, das ist ein Buzz-Word. In der IT flacht der Enthusiasmus um die Agilität schon wieder etwas ab. Stell dir vor, du möchtest ein Haus bauen. Du hast einen Plan, weißt, wie viele Ressourcen dir zur Verfügung stehen und wie das Haus aussehen soll. Der Plan wird abgearbeitet, und alles ist gut. Meistens kommt jedoch etwas dazwischen, und das ist ganz normal. Beim agilen Projektmanagement gehst du anders vor. Du gehst nicht vom fertigen Bild aus. Anderes Beispiel: Du möchtest eine App entwickeln. Du weißt nicht, was genau deine Kunden benötigen und wie die App in ihren einzelnen Teilen aussehen muss. Soll der Hintergrund blau oder rot sein? Muss die App fancy sein oder eher konservativ?  #00:05:55-0#

Bei der Agilität des Projektmanagements geht man mit Iterationen vor. Das heißt, du schaffst einen Prototypen, gibst ihn deinen Kunden und holst Feedback ein. Auf dieser Basis erfolgen Weiterentwicklung und Verbesserung. Du veränderst die Datenanbindung oder die Eingabefelder der App und baust eine direkte Verbindung zu LinkedIn ein, um die Daten schnell und einfach zu übertragen. Auf diese Weise verbesserst du dein Projekt Schritt für Schritt. Bei dieser Arbeitsweise bist du näher am Kunden dran und kannst schnell auf seine Bedürfnisse reagieren.  #00:06:50-7#

Ein weiteres Beispiel, das ich gerne nutze, ist der Elefant. Beim traditionellen Projektmanagement würde eine bestimmte Abteilung den Kopf bauen, eine andere das Mittelteil und eine weitere die Füße und das Hinterteil mit seinem Elefantenschwänzchen. Jeder baut nur ein Teil des Ganzen, und am Ende fügt man den Elefanten zusammen. Wenn man agil vorgeht, hat man zunächst kein Bild des fertigen Elefanten. Du hast ein kleines Elefantenbaby und machst es nach und nach immer größer, besser und schöner. Im Agilen fängst du mit etwas Kleinem an, dass du ständig verbesserst und weiterentwickelst. Du weißt zwar, welches Produkt du erschaffen möchtest, aber du weißt nicht, in welche Richtung es geht. Erschaffst du einen Zirkuselefanten oder ein Lastentier, das Bäume aus einem Wald herauszieht?  #00:08:08-1#

Die Agilität hat ihren Charme, weil man nicht alles durchplanen muss wie beispielsweise beim Bau eines Flughafens. Wenn es dort eine Änderung gibt, muss der ganze Plan verändert werden. Das kostet Arbeitskraft und Zeit. Mit agilem Projektmanagement ist man flexibel und nicht von äußeren Einflüssen abhängig. Man kann besser auf Kundenbedürfnisse reagieren.  #00:08:41-8#

Thomas: Was sind die Gründe dafür, dass das agile Projektmanagement in der IT bereits wieder abflacht?  #00:08:50-2#

Silvia: Bei manchen Arbeiten ist es nicht hilfreich, unterschiedliche Variablen zu haben. Man kommt nicht auf einen grünen Zweig, weil die große Vision fehlt. Aber auch bei der agilen Arbeitsweise muss man den Nutzen vor Augen haben. Eine der agilen Technik ist das so genannte Scrum, das mit fünf agilen Werten arbeitet. Wenn das Team die Methode nicht richtig umsetzt oder wenn Konflikte nicht zeitnah gelöst werden, dann verzettelt man sich relativ schnell. Dann werden auch viele Gelder verbrannt, weil man das System nicht ordnungsgemäß anwendet.  #00:10:03-6#

Die Methode besagt, dass man offen für Neues bleiben muss. Fehler machen ist okay, so lange man sie nicht ständig macht. Irgendwann muss man zum Ende des Projekts kommen. Bei agilen Methoden geht man vom Endpunkt aus. Zum Beispiel soll ein Produkt an einem bestimmten Datum vom Band rollen. Und selbst, wenn das Produkt bis dahin nicht perfekt ist, wurde es zumindest zum vereinbarten Zeitpunkt bestmöglich optimiert. Das ist jedoch vielen nicht genug. Sie wollen eine eierlegende Wollmilchsau. Aber die gibt es nicht. Ich bin der Meinung, dass man den Nutzen optimieren muss und nicht das Produkt.  #00:10:53-0#

Thomas: Wie sieht das agile Zeitmanagement in deinem Haushalt aus?  #00:11:07-6#

Silvia: Ich bin sehr agil und offen unterwegs und organisiere mich mit einem Kanban Board. Das unterteile ich in mehrere Spalten. Eine Spalte definiert meine To-do-Liste, in die ich alle meine Aufgaben und Wünsche hineinschreibe. Dann prüfe ich, für welche Arbeiten ich gerade Kapazitäten frei habe. Im Winter bin ich natürlich weniger draußen, und dann nehme ich mir strategische Aufgaben vor, die viel Zeit beanspruchen. Außerdem nutze ich die Pomodoro-Technik. #00:11:56-8#

Wenn Haushaltsaufgaben und Gartenarbeit anstehen, dann passe ich die Arbeiten an die Umstände an. Wie ist das Wetter, und sind die Kinder unterwegs? Dann prüfe ich ganz agil meine Ressourcen und lege fest, welche Aufgabe ich bearbeite. Natürlich sind meine Aufgaben priorisiert. Wenn ich mit einem meiner Kinder für eine Klassenarbeit lernen muss, die in den nächsten Tagen ansteht, dann kann ich das natürlich nicht auf nächste Woche verlegen. Auf diese Weise bin ich mehr in meiner Kraft, weil ich mir immer das heraussuche, was gerade ansteht. #00:12:46-9#

Wir haben keinen festen Plan und müssen nicht ständig auf ein Trello Board schauen. Das Wichtige ist, dass man sich auf sein Team verlassen kann und dass man gemäß seinen eigenen Stärken vorgeht. Meine Stärke ist zum Beispiel das Unkrautjäten. Ich wusele gerne in der Erde und ziehe alles raus, was dort nicht hingehört. Andere finden das langweilig, und deshalb kann man einfach die Arbeiten tauschen. Wenn ich das Unkraut jäte, geht dafür ein anderes Familienmitglied einkaufen oder backt einen Kuchen. So kommt jeder in seine Kraft und macht das, was er gerne macht. Und das bringt mich zum Ikigai.  #00:13:32-7#

Ikigai, das ist der Lebenssinn, es ist die eine Sache, für die es sich lohnt, aufzustehen. Das Ikigai hat vier Komponenten. Eine Komponente umfasst die Aufgaben, die du liebst. Dann gibt es Dinge, die die Welt von dir braucht. Ich werde zum Beispiel oft gebeten, etwas zu organisieren, weil man der Meinung ist, dass ich das gut kann. Das mache ich vielleicht nicht sehr gerne, aber ich kann es gut und werde oft danach gefragt. Der dritte Bereich ist der Beruf, für den du bezahlt wirst. Auch dabei ist es wichtig, anderen einen Nutzen zu liefern. Bei mir ist das zum Beispiel das Coaching mit agilen Techniken oder Vorträge zum Thema Motivation. Das mache ich sehr gerne, denn ich gebe gerne Impulse. Es macht mir Spaß zu verfolgen, wie sich das Mindset der Teilnehmer daraufhin verändern. Der vierte Bereich umfasst die persönlichen Stärken. Ich kann beispielsweise gut delegieren.  #00:15:54-2#

Diese Bereiche teilt man in vier Spalten auf und füllt sie mit den jeweiligen Eigenschaften. Das Ikigai ist die Schnittmenge aller Bereiche. Zu meinen Stärken gehört, dass ich gern viel rede und dass es mir leichtfällt, Metaphern zu bilden. Meine Zuhörer sagen mir, dass sie ein Bild vor Augen haben, wenn sie mir zuhören. Wenn ich auf der Bühne stehe oder ein Online-Seminar halte, dann bin ich in meinem Ikigai. Das macht mir Spaß, und die Leute wollen es haben. Wenn ihr diese Schnittmenge für euch findet, egal, ob ihr Busfahrer oder Vorstandsvorsitzender seid, dann habt ihr euren Lebenssinn gefunden. Wir haben Spaß, es bringt uns in die Kraft und schafft maximalen Nutzen für andere. Im Idealfall bekommt ihr dann einen maximalen Input in Form von Anerkennung, Wertschätzung oder Geld zurück.  #00:17:29-9#

Du musst nicht immer den „Sweet Spot“ in der Mitte treffen. Vielleicht bist du gut in einer bestimmten Sache und bekommst Geld dafür, aber sie macht dir nicht immer Spaß. Andererseits gibt es Tätigkeiten, für die ich zwar kein Geld bekomme, die mir aber so viel Spaß machen, dass ich sie auch umsonst ausübe. Du befindest dich dann in anderen Schnittmengen, tust dir aber trotzdem etwas Gutes. Man kann auch eine Zeitlang eine Tätigkeit ausüben, die einem nicht gefällt, aber man sollte die anderen Bereiche nicht aus den Augen verlieren. Es gibt Menschen, die alle vier Bereiche abdecken und die sich immer im Sweet Spot befinden, aber das findet man nicht jeden Tag. Euch, liebe Hörerinnen und Hörer, wünsche ich natürlich von ganzem Herzen, dass ihr die perfekte Schnittmenge eures Ikigais findet. Wenn ihr regelmäßig bei Thomas vorbeischaut, findet ihr viele coole Tools, mit denen ihr euer Ziel erreichen könnt. #00:18:17-1#

Thomas: Das hast du super beschrieben, vielen Dank. Das, was du Ikigai nennst, ist für mich der Magnet, der mich morgens aus dem Bett zieht. Alle weiteren Informationen, die man zu dem Thema auf deiner Webseite findet und auch zu deinen Kursen werde ich in den Show Notes verlinken. Schau einfach mal rein. Wir haben noch ein weiteres spannendes Thema zu besprechen, nämlich, was ist Virtual Onboarding? Wir befinden uns gerade mitten in der Coronakrise, und wenn man zu Hause bleiben muss, dann ist das Virtual Onboarding sicher eine gute Sache für Unternehmer und Selbständige. Was kannst du uns zu dem Thema erzählen? #00:19:21-8#

Silvia: Ich arbeite viel mit Online Kursen und habe ein Online Business aufgebaut. Schaut euch auch gerne meinen Instagram Kanal an. Dort gebe ich viele Empfehlungen. Durch die Coronakrise ist, wie bei vielen anderen auch, mein Offline Leben ziemlich minimiert. Ich habe einen Online Yoga Kurs, führe Online Coachings durch. Und natürlich findet auch das Onboarding online statt. Zurzeit habe ich circa 85 Teilnehmer on Board. Im Gegensatz zum Webinar muss man beim Onboarding zunächst eine emotionale Beziehung zu den Teilnehmern beziehungsweise Mitarbeitern aufbauen. Unser Team sitzt sehr verteilt, und wenn ein neues Mitglied hinzukommt, dann geschieht das natürlich online. Dabei ist es wichtig, Icebreaker zu setzen. Das können zum Beispiel morgendliche Coffee Talks sein. Als begnadete Quasselstrippe moderiere ich die gerne selbst. Diese Zusammenkünfte sind feste Termine, bei denen man sich virtuell wie in einer Kaffeeküche trifft.  #00:21:02-7#

In diese Treffen bringe ich auflockernde Elemente hinein. Ich habe die Teilnehmer zum Beispiel gebeten, Momentaufnahmen ihrer Füße zu posten. Diese Art Small Talk hat allen Spaß gemacht. Wenn der Chat mehrere Stunden gedauert hat, dann haben wir nach fünfundvierzig Minuten eine fünfminütige Pause eingelegt. Mein Tipp: Nutzt das Onboarding, um eine Beziehung zu euren Mitarbeitern aufzubauen, und nehmt euch dafür genauso viel Zeit, wie ihr euch auch im Offline dafür nehmen würdet.  #00:22:19-5#

Das Onboarding hat vier Tage gedauert. Während der Pausen haben wir Yoga praktiziert und natürlich auch Essenspausen eingelegt und mit den anderen geplaudert. Eine große Herausforderung war auch das Home Office. Manche mochten zum Beispiel nicht die Umgebung zeigen, in der sie gerade arbeiteten. Das wurde natürlich von allen akzeptiert. Das Gute an Corona ist, dass es uns wachrüttelt. Wir beginnen, Prozesse zu hinterfragen und lernen, mit Tools umzugehen. Vielleicht nutzt ihr jetzt Zoom oder Microsoft Teams. Zu Erklärung dieser Anwendungen kann man kleine Video Tutorials erstellen, damit die Leute wissen, welche Knöpfchen sie drücken müssen, um teilnehmen zu können.  #00:24:01-7#

Alle müssen einen eingerichteten Rechner haben. Ein Unternehmen, das auf Datenschutz und Corporate Policy achtet, muss sicherstellen, dass alle die entsprechenden Zertifikate haben und dass Außenstehende nicht darauf zugreifen können. Ich nutze auch den Video Chat von Instagram, um meine Teilnehmer zu navigieren. Je öfter wir digitale Tools nutzen, desto vertrauter werden wir mit ihnen und desto besser entwickeln sich unsere digitalen Fähigkeiten. Wer sein Selbstmanagement gut organisiert und schon lange im Home Office arbeitet, der fuchst sich schnell in ein neues Tool hinein. Aber das kann noch nicht jeder leisten. Auch hierbei gilt das agile Prinzip, Fehler machen zu dürfen.  #00:24:55-9#

Wichtig ist die Interaktion mit den Teilnehmern. Man muss ihnen gut zuhören und auch das erkennen, was zwischen den Zeilen liegt. Ich denke, dass das Virtual Onboarding die Zukunft ist, und deshalb muss man es den Menschen so einfach wie möglich machen. Die Voreinstellungen sollten gesetzt sein und Video Tutorials zur Verfügung stehen. Ich habe ein großes Team von dreiundzwanzig Leuten. Neuen Mitarbeitern sende ich Videos, bevor sie ihre Arbeit starten. Das motiviert sie, und das nimmt mir als Unternehmerin Zeit ab. Die meisten dieser Elemente kann man immer wieder verwenden und als Tool Trainings zur Verfügung stellen.  #00:26:00-0#

Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen. Sie filmen ihre Prozesse, sozusagen als Übergabeprotokoll. Das geht ganz einfach mit dem Handy und hilft dem Nachfolger. Als ich in der Medizin gearbeitet habe, haben wir so genannte SOP Bücher geschrieben, Standard Operation Procedures, ein Standardverfahren, das bewährte Abläufe und Qualitätsnormen sichert. Das ist ein gutes Mittel, um Informationen weiterzugeben.  #00:26:33-8#

Thomas: Das ist ein sehr spannendes Thema für meine Business Productivity Master Class, in der es um die Firmen Wikis geht. Die Wikis ersetzen langwierige Einarbeitungen, weil sich neue Mitarbeiter einfach online informieren können.  #00:27:43-0#

Ich bedanke mich für deine Zeit. Du hast uns viele hilfreiche Tipps gegeben. Wenn jemand mehr über dich erfahren möchte, wo kann er dich im Netz finden?  #00:27:55-9#

Silvia: Mein Hauptkanal ist Instagram. Ich liebe die Interaktion, denn nur wenn ich weiß, was die Leute benötigen, kann ich ihnen nützlich sein. Die Adresse lautet @silviaschäferofficial. Gerne kannst du auch meine Webseite verlinken. Demnächst wird es außerdem einen Podcast mit dem Namen „Passion at Work“ geben. Auf Google findet man meine verschiedenen Kanäle, wenn man „Dr. Silvia Schäfer aus Frankfurt“ eingibt. Ich freue mich, wenn ihr auf der Webseite vorbeischaut oder an meinem Webinar „Passion Booster“ teilnehmt. Dort erfahrt ihr alles über das Ikigai und lernt, mit welchen Techniken ihr eure Leidenschaften im Beruf umsetzen könnt. Mir ist wichtig, dass man den Sinn nicht nur erkennt, sondern dass man auch lernt, ihn umzusetzen.  #00:29:05-0#

Thomas: Das werden wir natürlich alles verlinken. Vielen lieben Dank, Silvia. In meinem Podcast gehören die letzten Worte immer dem Gast. Wenn du noch eine Botschaft oder einen Hack für meine Hörerinnen und Hörer hast, dann ist jetzt Platz dafür.  #00:29:34-0#

Silvia: Gerne möchte ich euch die folgenden Worte mitgeben. Sei du selbst und komm in deine Kraft, denn dann kannst du anderen maximal helfen.  #00:29:44-2#

Das waren schöne Schlussworte. Vielen Dank für dieses wunderbare Interview, liebe Silvia. Wenn du mehr über Silvia erfahren möchtest, dann findest du alle Links im entsprechenden Blogartikel. Geh einfach in die Beschreibung zu dieser Podcastfolge. Dort findest du den Link zu den Show Notes.  #00:30:11-0#

Ich bedanke mich fürs Zuhören und freue mich, wenn wir uns nächste Woche wiederhören. Machs gut und genieße deinen Tag.  #00:30:20-4#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:30:35-4#

Hallo & herzlich willkommen

Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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