5 Schritte zur optimalen Aufgabenverwaltung mit ToDoist

Die Aufgabenverwaltung mit ToDoist ist relativ simpel und kann, wenn man sich an gewisse Prinzipien hält, die Produktivität massiv fördern. In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie ich meine Aufgaben sammle, sie Projekten zuordne, eine Wochen- und Tagesplanung erstelle, Prioritäten setze, wie meine Regeln aussehen und wie ich mit Ausnahmen umgehe.


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Aufgabenverwaltung mit ToDoist

Ich möchte dir nun jene fünf Schritte vorstellen, die mir helfen, meine Aufgabenverwaltung produktiv und effizient über die Bühne zu bekommen.

Schritt 1: Sammle alle Aufgaben im Eingang

Zunächst sammle ich einmal alle Aufgaben im Eingang von ToDoist. Dort gibt es dann drei Möglichkeiten der Abarbeitung:

  • Die Aufgabe muss innerhalb derselben Woche erledigt werden:
    In diesem Fall wird sie sofort terminiert.
  • Die Aufgabe muss nicht innerhalb derselben Woche erledigt werden:
    In diesem Fall bleibt sie im Eingang und wird am Samstag weiterverarbeitet (Samstag ist der Tag, an dem ich meine Wochenplanung mache).
  • Die Aufgabe muss an einem bestimmten Ort erledigt werden:
    In diesem Fall bestimme ich gleich, an welchem Ort das ist, und aktiviere die Geo-Tagging-Funktion von ToDoist. Wenn ich in meiner Aufgabenliste also zum Beispiel die Aufgabe „Spannleintuch bei Ikea kaufen“ eingebe, dann hinterlege ich im ToDoist die Adresse der Ikea-Filiale und wenn ich dann mal dort bin, erscheint automatisch eine Erinnerung an diese Aufgabe.

Schritt 2: Aufgaben den Projekten zuordnen

Hier möchte ich dir zunächst einmal vorstellen, welche Projekte sich in meinem ToDoist befinden:

  • Ganz oben in der Liste stehen die Dauerprojekte, das sind also jene Projekte, die ständig laufen und keinen fixierten Endpunkt haben. Mein Blog hier zum Beispiel wäre eines dieser Dauerprojekte.
  • An zweiter Stelle sind dann die Projekte mit einem spezifischen Enddatum zu finden. Darin befinden sich also zum Beispiel Projekte wie „mein neues Buch“ oder ein „neuer Videokurs“.
  • Weiters habe ich Projekte für private Angelegenheiten im ToDoist hinterlegt. Das sind zum Beispiel die Themen Fortbildung, Spanisch lernen, Besorgungen, Familie, Bücher, Filme, Erledigungen, Reisen usw.
  • Außerdem habe ich Projektordner für Dinge, auf die ich warte, die ich (aus welchem Grund auch immer) vertagen musste, geteilte Projekte (an denen ich mit anderen Menschen arbeite) und Organisatorisches.

Samstag ist jener Tag, an dem ich den Eingang des ToDoist leere. Alle Eintragungen, die bis dahin darin gelandet sind, werden nun auf die einzelnen Projekte verteilt.

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Schritt 3: Die Wochenplanung erstellen

Jeden Samstag plane ich dann die Woche im Voraus. Dabei handelt es sich natürlich nur um eine grobe Planung. Im Moment unterteile ich meine Woche in die folgenden Tage:

  • Zwei „Bestehendes“-Tage:
    An diesen Tagen wird Administratives erledigt, werden Wartungsarbeiten durchgeführt und Dinge, die mir nicht mehr gefallen, erneuert.
  • Zwei „Neues“-Tage:
    An diesen Tagen entstehen neue Dinge, wie zum Beispiel meine Bücher, Videokurse, Blogartikel, Podcasts usw.
  • Ein Fortbildung-Tag:
    An diesem Tag heißt es Bücher lesen, Video-Kurse ansehen, neue Tools und Programme lernen, Podcasts hören und vieles mehr.
  • Zwei freie Tage:
    Zwei Tage pro Woche nehme ich mir frei, zumindest plane ich an diesen Tagen nichts ein. Sollte mich dann doch die Lust überkommen, an einem dieser Tage zu arbeiten, kann ich mir frei aussuchen, was es sein soll.

Am Samstag lege ich nun jeweils fest, welchen Schwerpunkt die einzelnen Wochentage haben sollen. Dann verteile ich die einzelnen Aufgaben der jeweiligen Projekte auf die jeweiligen Tage. Dabei plane ich mir den Tag aber nicht total voll, sondern lasse mir genügend Pufferzeiten für eventuell hereinkommende, dringende Arbeiten.

Schritt 4: Die Tagesplanung erstellen

Jeden Tag in der Früh gehe ich dann auf die „Heute-Ansicht“ im ToDoist und beginne meine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren. Ich lege mir meine Prioritäten nach der Eisenhower-Matrix fest, habe sie aber ein wenig verändert und auf meine Bedürfnisse angepasst.

Die Farben und ihre jeweilige Bedeutung:

  • Rot: „Eat the frog“-Aufgabe (ich starte immer mit der wichtigsten und/oder dringendsten Aufgabe des Tages)
  • Orange: Wichtige und dringende Aufgabe
  • Gelb: Wichtige, aber nicht dringende Aufgabe
  • Weiß: Alle sonstigen Aufgaben, die eben auch erledigt werden wollen

Im ToDoist werden die Aufgaben dann automatisch nach Prioritäten gereiht. So habe ich immer einen guten Überblick darüber, was ich in welcher Reihenfolge abarbeiten muss.

Schritt 5: Die Regeln und Ausnahmen beachten

Natürlich funktioniert ein System nur, wenn es auch Regeln gibt und die Ausnahmen vorher definiert werden. Meine Regeln lauten also wie folgt:

  • Rote, orange und gelbe Prioritäten müssen abgearbeitet werden.
  • Weiße Prioritäten dürfen einmal verschoben werden.
  • Wenn etwas Außergewöhnliches passiert (zum Beispiel ein familiärer Notfall, der den ganzen Tag in Anspruch nimmt) wird die Wochenplanung komplett neu gestaltet. In diesem Fall darf auch ein freier Tag geopfert werden. Das ist mir sehr wichtig, um Frustration zu vermeiden. Ich will am Ende des Tages den letzten Punkt auf meiner To-do-Liste abhaken und nicht auf den nächsten Tag verschieben müssen. Dieses System gibt mir die nötige Freiheit dazu.

Eine Ausnahme gibt es noch bezüglich der Schwerpunkt-Tage. Gewisse Aufgaben werden an bestimmten Tagen erledigt. Hier ein paar Beispiele:

  • Samstag: Inbox leeren, Wochenplanung erstellen, Rechnungen ablegen und verbuchen, Termine für die kommende Woche planen usw.
  • Am Monatsende: Steuerabrechnung fertig machen, private Finanzen erstellen, Datensicherungen vornehmen usw.
  • An bestimmten Tagen: An jedem 16. des Monats erhalte ich die Abrechnung meiner Verkäufe bei Amazon, diese werden am selben Tag noch in eine Excel- Liste übertragen. Oder an jedem 2. des Monats kann ich bei Audible ein neues Hörbuch meines Abos herunterladen.
  • Am Jahresende: Werte überprüfen, Jahres-Reflexion durchführen, Ziele definieren usw.

Diese Aufgaben werden unabhängig davon erledigt, welcher Schwerpunkt-Tag an dem Tag ist, an dem sie im ToDoist auftauchen.

Weitere Tipps

ToDoist hat noch viele weitere tolle Funktionen, die ich aber selten bis gar nicht verwende. So kannst du zum Beispiel Projekte archivieren, mit Etiketten arbeiten, mit Filtern arbeiten und vieles mehr.

Wenn du dazu genauere Informationen haben willst und deinen Umgang mit ToDoist weiter schulen willst, dann lege ich dir den Kurs von Ivan Blatter sehr ans Herz. Hier findest du weitere Informationen dazu.

Fazit für dein Selbstmanagement

Bei der Aufgabenverwaltung mit ToDoist musst du dir unbedingt deine eigenen Routinen erarbeiten. Du hast nun einen Einblick erhalten, wie ich dieses Tool nutze, um produktiv zu sein.  Erstelle dir also deine eigene Routine, teste sie und optimiere sie. Du wirst sehen, der Ablauf wird deine Produktivität fördern.

Welches Tool nutzt du für deine Aufgabenverwaltung? Welche Routinen und Strategien setzt du ein, um deine Aufgaben produktiv abzuarbeiten? Ich würde mich sehr freuen, von dir lernen zu dürfen, also sei doch so nett und hinterlass mir einen Kommentar.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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Artikelbild: Style-Photography/dollarphotoclub.com

2017-08-24T15:23:32+00:00 25 Comments

25 Comments

  1. Dieter Gores 27. März 2016 at 09:14 - Reply

    Hat mir gut gefallen, werde es – abgewandelt – zukünftig integrieren!
    Gruss und Danke
    Didigo

    • Thomas 27. März 2016 at 13:15 - Reply

      Freut mich sehr!

      lG Thomas

  2. Stefan 27. März 2016 at 11:07 - Reply

    Hallo Thomas,
    danke für deinen Artikel. Ich habe mit deinem Evernote Kurs begonnen und not dem Todoisten Kurs von Ivan Blatter mein Selbst- und Zeitmanagement optimiert. Nun bin ich auf den Trello Kurs von Claudia Kauscheder gestoßen und ich frage mich, wie ich den Todoisten und Trello gut miteinander kombinieren kann, oder gibt es da nur ein entweder oder? Vielleicht hast du einmal Zeit diese Frage zu vertiefen.
    Frohe Ostern.
    Liebe Grüße.
    Stefan

    • Thomas 27. März 2016 at 13:16 - Reply

      Hallo Stefan!

      Da ich Trello nicht nutze, kann ich dir dazu leider nicht viel sagen.
      Aber ich werde mit Trello-Spezialistin Claudia Kauscheder Rücksprache halten, vielleicht kann sie Licht ins dunkle bringen.

      Auch dir frohe Ostern!

      lG Thomas

  3. Claudia Kauscheder 27. März 2016 at 14:00 - Reply

    Hallo Stefan!

    Thomas hat mich auf deinen Kommentar aufmerksam gemacht – und das ist gar nicht so einfach zu beantworten.

    Soweit ich gesehen habe, sind vor allem die Oberflächen und die Art des Aufbaus sehr unterschiedlich zwischen Todoist und Trello. Trello ist mehr für die Optik angelegt (meiner Meinung nach) und enthält durch das Verschieben der Kärtchen ein bisserl einen spielerischen Touch. Was mir wieder entgegenkommt. In Todoist hast du halt die klassischen Listen – ob es da eine Kalenderansicht, wie z.B. bei Trello gibt, kannst du wahrscheinlich besser beantworten.

    Natürlich kannst du beide parallel verwenden – vielleicht eines für deine Aufgaben und das Andere für Projektplanung im Team – wobei beide teamfähig sind.

    Du kannst auch beide über die externen Dienste IFTTT oder Zapier miteinander verknüpfen.

    Ob das sinnvoll ist? Das kann ich dir leider nicht beantworten. Wenn du noch keinen Blick in Trello geworfen hast, dann bestell‘ dir hier drei gratis Videos aus meinem Kurs, im ersten erkläre ich den Aufbau und alle Elemente von Trello, im zweiten wie du per eMail Inhalte in Trello bekommst und im dritten zeige ich meinen persönlichen Redaktionsplan.

    Vielleicht fällt dir dann die Entscheidung etwas leichter: http://abenteuerhomeoffice.at/trello-videos.

    Und wenn du in meinem Blog das Suchwort Trello eingibst, kommst du auch zu einigen Artikeln dazu …

    Aber ich fürchte, es bleibt Geschmacks-Sache.

    Wünsch‘ dir schöne Ostern!
    Liebe Grüße,
    Claudia

    • StefaN 27. März 2016 at 15:56 - Reply

      Hallo Claudia,

      danke für deine rasche Rückmeldung. Ich habe deinen super Trello – Kurs schon durchgeackert (vielen Dank für den tollen Kurs und herzlichen Glückwunsch dazu) und bin dadurch ins Zweifeln geraten. Ich habe einige komplexere -größere Projekte, wo mir Trello viel besser zusagt als der Todoist, weil in Trello Checklisten etc. integriert sind und ich mir durch die Führung von Listen, Karten etc. den besseren bzw. schnelleren Überblick verschaffen kann. Im Todoisten komme ich mit diesen komplexeren-größeren Projekten nicht so gut zu Rande, während er mir bei den vielen Einzelaufgaben privat oder bei der Arbeit, die sich nicht so leicht bündeln lassen bzw. den komplexeren-größeren Projekten nicht so einfach zuordenbar sind, sehr gut gefällt. Funktioniert Trello auch längeren Listen mit Einzelaufgaben (z.B. bei ca. 100 Aufgaben)? Maik Pfingstens Beispiel zum Personal-Kanban scheint in diese Richtung zu weisen. Also das Bauchgefühl zieht mich zu Trello hin, wobei ich jetzt nicht plötzlich alles vom Todoisten auf Trello umstellen möchte, außer es ist von vorne herein klar, dass die Nutzung beider Tools gleichzeitig wenig Sinn ergibt und nur zur Verzettelung führt. Was meinst du dazu? Vielleicht weist mir die Praxis den Weg, indem ich mal probiere ein größeres Projekt in Trello abzuarbeiten und dann nochmals reflektiere, wie es weitergehen kann.

      Liebe Grüße.
      Stefan

  4. Timo 27. März 2016 at 21:34 - Reply

    Hallo Stefan,
    Deine Frage hat mich gerade mal zum googeln bewegt:

    https://blog.evernote.com/blog/2015/05/16/three-of-a-kind-productivity-powered-by-evernote-trello-and-todoist/

    Die Kurzfassung lautet dann wie folgt:
    Evernote zum Ideensammeln, Todoist zum anlegen von ToDo-Strukturen und Trello um die Projekte bis ins Detail zu managen.

    Habe alle drei Tools am laufen und bin ganz zufrieden mit der Kombination.

    Gruß,
    Timo

    • Thomas 28. März 2016 at 07:03 - Reply

      Sehr genial! 😉

  5. Stefan 28. März 2016 at 14:23 - Reply

    Danke Timo, super, das probiere ich & an Thomas geht mein Anliegen sich den flotten Dreier vorzunehmen und für uns Praktiker EtG aufzuarbeiten. Das wäre leiwant????.
    Liebe Grüße.
    Stefan

    • Thomas 28. März 2016 at 16:03 - Reply

      Schau ma mal 😉

    • Marcus 29. März 2016 at 12:00 - Reply

      Vielen Dank Tino für das raussuchen dieses Blogartikels.
      Ich würde mich auch super freuen wenn Thomas die drei Tools mal genauer beleuchten würde ????

  6. Christina 28. März 2016 at 15:31 - Reply

    Das sind ja mal tolle Ratschläge! Ich will mich auch schon die ganze Zeit an diese Kurse machen, finde aber nicht die Zeit dazu ????..
    Kann mir vielleicht jemand sagen, wie viel Zeit ich bei den einzelnen Kursen so in etwa einplanen sollte und ob es Sinn macht, einfach mal einen Kurs zu starten, auch wenn ich vlt. Wochen brauche, ihn fertig zu bekommen?
    Und vlt. noch eine dumme Frage: Kauft man die Tools vor den Kursen?
    Gruß Christina

    • Thomas 28. März 2016 at 16:01 - Reply

      Hallo Christina!

      Mein Evernote-Kurs dauert so ca. 3,5 Stunden. Das Tool musst du nur vorher runterladen, denn wir arbeiten im Kurs damit. Evernote kostet in der Basis-Version nichts.

      lG Thomas

      • Christina 28. März 2016 at 16:14 - Reply

        Sehr schnelle Antwort! Super und danke!

  7. Jean 30. März 2016 at 07:37 - Reply

    Hallo Thomas,

    arbeitest du noch mit den Kontext Notizbüchern (Email, Treffenmit,… ) in Evernote oder bist du komplett auf ToDoIst umgestiegen?

    • Thomas 30. März 2016 at 14:28 - Reply

      Hallo Jean!

      Nein keine Kontext-Notizbücher mehr, das ist jetzt alles im ToDoist.

      lG Thomas

  8. Pascal 18. April 2016 at 20:33 - Reply

    Ich schreib meine tägliche To Do Liste auf Karteikarten. Oldschool aber für mich funktionierts

    • Thomas 19. April 2016 at 10:36 - Reply

      Wenn es für dich passt, dann ist das perfekt.

      lG Thomas

  9. Wie das Weglassen einer Routine mich ins Chaos stürzte 23. April 2016 at 12:25 - Reply

    […] neulich in seinem Podcast auch genau darüber gesprochen. Und er hat es auch gleich noch in seinem Blog nieder geschrieben. Noch dazu nutzen wir dasselbe Tool für unsere Planung. Es lohnt sich also, zu […]

  10. Julian 1. Oktober 2016 at 10:07 - Reply

    Hallo Thomas,

    super Beitrag zu einem super Tool.
    Ich selbst nutze auch seit einiger Zeit Todoist und bin total davon überzeugt!

    Einen richtigen Mehrwert stellt für mich aber besonders deine Art und Weise der Nutzung dar.
    Ich habe bisher alle meine Aufgaben immer direkt richtig eingegeben und zugeordnet.
    Weshalb würdest du empfehlen einen festen Tag einzurichten, an dem man seine Woche plant?

    Gruß Julian

    • Thomas 1. Oktober 2016 at 19:22 - Reply

      Hallo Julian!

      Ja da gebe ich dir recht.

      Ich mache das immer am Wochenende.

      1. Habe ich da den nötigen Abstand zum Tagesgeschäft.
      2. Kann ich da in Ruhe in jedem Projekt beurteilen wo ich stehe und wo ich am Ende der Woche sein will.
      3. Stellt das sicher das die Aufgaben an den einzelnen Tagen nicht zu viel werden.

      lG Thomas

  11. Tino 5. Oktober 2016 at 11:29 - Reply

    Hallo Thomas,

    vor ein paar Wochen bin ich auf dienen Blog aufmerksam geworden. Ich habe mich darauf hin mit Todoist auseinander gesetzt und auch das Video von Ivan Blatter gesehen. Vorgestern habe ich dein Buch über Evernote gelesen. Nun frage ich mich, ob sich deine Einstellung / dein Arbeitsablauf mit Evernote geändert hat oder ob du Evernote immer noch als „ToDo-Tool“ nutzt. Im Buch habe ich nämlich viel Überschneidungen zu Todoist festgestellt.

    Weiter oben habe ich gerade gelesen, dass du keine kontextbasierten Notizbücher mehr in Evernote pflegst, da dieser Punkt zu Todois gewandert ist.

    Was genau machst du aktuell mit Evernote noch? Welches Tool nutzt du für welchen Zweck? Lohnt sich Evernote für dich immer noch und rechtfertigt es die 60€ im Jahr oder würde eventuell auch ein Google Keep ausreichen? Womit machst du deine Checklisten? So viele Fragen…

    Ist dein Evernote Video Kurs aus der Zeit nach Todoist oder sind die Inhalte ähnlich wie die aus dem Buch?

    Viele Grüße und vielen Dank im Voraus
    Tino

    • Thomas 5. Oktober 2016 at 16:28 - Reply

      Hallo Tino!

      Vielen Dank für deinen Kommentar. Gerne beantworte ich deine Fragen:

      Was genau machst du aktuell mit Evernote noch?
      Mit Evernote manage ich meine Notizen, mit ToDoist meine Aufgaben. Richtig, früher habe ich das alles mit Evernote gemacht. Allerdings sind mdie Aufgaben mittlerweile von ein paar am Tag, auf 20-30 pro Tag angestiegen. Da lohnt es sich mit ToDoist zu arbeiten, da es als ToDo-Listen-Programm ausgelegt ist und dadurch viele Annehmlichkeiten mit sich bringt.

      Lohnt sich Evernote für dich immer noch und rechtfertigt es die 60€ im Jahr oder würde eventuell auch ein Google Keep ausreichen?
      Für mich lohnt sich Evernote definitiv. Evernote ist und bleibt das beste Notizverwaltungs-Programm. Wenn du wie ich, tausende Notizen gespeichert hast, dann sind die 60,- € pro Jahr überschaubar. Und: Für ein gutes Tool, das intuitiv ist und dir viel Arbeit abnimmt, darfst du ruhig Geld in die Hand nehmen. Selbst wenn mein fiktiver Stundenlohn „nur“ 10,- € wäre und mir Evernote 10 Stunden Zeitersparnis pro Jahr bringt, wäre es schon ein Gewinn ;).
      Aber du bist mit Google Keep natürlich auch gut bedient. Ich habe ohnehin das Gefühl, dass Google Evernote sehr bald übernehmen wird (ist aber reine Spekulation).

      Womit machst du deine Checklisten?
      Mit Evernote!

      Ist dein Evernote Video Kurs aus der Zeit nach Todoist oder sind die Inhalte ähnlich wie die aus dem Buch?
      Der Videokurs ist genau zum Umstieg entstanden. Im November bringe ich auf http://selbstmanagement.rocks/ den Kurs „Projektmanagement mit Evernote und ToDoist“ heraus. Da siehst du dann genau wie ich die beiden kombiniere.

      Ich hoffe alle deine Fragen beantwortet zu haben. Falls du noch welche hast, schieß los 😉

      lG Thomas

  12. Julian 8. September 2017 at 16:04 - Reply

    Hallo Thomas,

    sehr interessanter Artikel. Ich benutze Todoist jetzt auch schon einige Zeit und bin sehr froh, deinen Artikel gefunden zu haben. Einige deiner Tipps habe ich sofort in meinen Todoist Ablauf integriert, wie z.B. die Priorisierung der Aufgaben.

    Vielen Dank und viele Grüße
    Julian

    • Thomas 8. September 2017 at 16:52 - Reply

      Hallo Julian!

      Freut mich sehr, vielen Dank für dein Feedback.

      lG Thomas

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