So bekommst du deine E-Mails in den Griff – ein Interview mit Tobias Knobl (Mailbutler-Mitgründer)

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Kennst du die folgende Situation? Deine E-Mails bringen dich zur Verzweiflung. Immer wieder kommen neue herein, du bist mit der Abarbeitung der alten Mails noch lange nicht fertig. Außerdem schwillt deine Inbox mehr und mehr an und nicht nur das, du brauchst auch immer mehr Zeit um deine E-Mails abzuarbeiten und hast immer weniger Zeit für die wirklich wichtigen Projekte. Ein Tool das dir bei diesem Problem helfen kann ist Mailbutler. Ich habe mit Mailbutler Gründer Tobias Knobl einerseits über Mailbutler, aber auch über die Herausforderungen bei der Gründung eines Startups geplaudert.


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Transkript des Interviews:

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:00:16-5#

Hallo und ein herzliches Willkommen zu dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du auch dieses Mal mit dabei bist, denn heute gibt es wieder ein spannendes Interview. Das Thema E-Mails beschäftigt jeden von uns. Die einen hassen E-Mails, die anderen lieben sie sogar. Bei den meisten scheint es jedoch eine Hassliebe zu sein. Man schätzt den Kommunikationskanal der E-Mails sehr, aber wenn sie zu viel werden, dann wird es mühsam. Und das ist gleich das richtige Schlagwort für meinen Interviewpartner. Ich habe heute Tobias Knobel zu Gast, den CEO und Co-Founder von Mailbutler.  #00:00:59-4#

Mailbutler ist ein Tool, das dir hilft, deine E-Mails effizienter und produktiver zu verwalten. Ich habe es in den letzten Wochen ausprobiert und bin von den genialen Features von Mailbutler begeistert. Mit diesem Werkzeug arbeitest du deine Mails schneller und effektiver ab. Tobias wird uns viel über die einzelnen Funktionen von Mailbutler berichten. Ich würde nicht behaupten, dass es mir jetzt wieder einen riesigen Spaß macht, Mails abzuarbeiten, aber es macht mit Mailbutler auf jeden Fall sehr viel mehr Spaß als ohne. So viel darf ich auf jeden Fall verraten. Du hörst, ich bin sehr begeistert von diesem Tool. Hör dir an, was Tobias über Mailbutler zu erzählen hat. Ich bin mir sicher, dass die Funktionen auch für dich sehr hilfreich sein werden. Doch nun genug der einleitenden Worte und Bühne frei für das Interview mit Co-Founder und CEO von Mailbutler, Tobias Knobel. #00:02:18-1#

Thomas: Hallo Tobias, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview genommen hast. Ich habe dich und Mailbutler im Intro schon ein bisschen vorgestellt, aber sei so lieb und erzähle uns ein wenig mehr.  #00:02:33-4#

Tobias: Hallo Thomas, vielen Dank für die Einladung zu deinem Selbstmanagement-Podcast. Ich bin Tobias Knobel. Nach meinem Studium an der RWTH Aachen habe ich zwei Jahre lang am Gründerzentrum gearbeitet und dort meinen Mitgründer Fabian kennengelernt. Nach wenigen Monaten haben wir uns entschieden, die Mailbutler GmbH zu gründen. Das ist über fünf Jahre her, und seitdem verfolgen wir mit einem Team von aktuell zwanzig Leuten das Ziel, die E-Mail-Kommunikation und das Arbeiten mit E-Mails zu verbessern und effizienter zu gestalten.  #00:03:16-5#

Thomas: Das ist ein sehr großer Auftrag, den ihr euch gegeben habt. Einerseits ist es schön, per E-Mail kommunizieren zu können, aber andererseits kann es schnell zu viel werden. Mit eurem Service habt ihr eine Wunde getroffen. Beginnen wir bei der Problemstellung. Wie habt ihr das Problem identifiziert, und was hat euch dazu bewegt, Mailbutler zu gründen?  #00:03:41-0#

Tobias: Damals, als Studenten, haben wir E-Mails eher von der technischen Seite aus gesehen. E-Mails werden heute noch wie vor zwanzig Jahren verschickt, aber bereits vor zehn Jahren hat Fabian zusätzliche Funktionen in Apple Mail programmiert, um sich das Arbeiten zu erleichtern. Das waren keine geschäftlichen E-Mails, sondern private und solche, die das Studium betrafen. Dabei fehlten ihm zusätzliche Funktionen im E-Mail-Programm, und das war der erste Schritt in Richtung Gründung von Mailbutler.  #00:04:32-9#

Thomas: Ich habe Mailbutler getestet und arbeite inzwischen sehr erfreut damit. Was genau ist Mailbutler, und was macht es besonders? Und warum sollte man Mailbutler nutzen?  #00:04:53-6#

Tobias: Mailbutler ist eine Erweiterung für die drei größten und am meisten genutzten E-Mail-Programme. Dazu zählen Apple Mail, Gmail und Outlook. Nach der Installation von Mailbutler, die nur wenige Klicks benötigt, werden eine Vielzahl nützlicher Funktionen zum E-Mail-Programm hinzugefügt. Die neuen Funktionen erlauben es dem Nutzer zum Beispiel, eine E-Mail später zu verschicken oder sie nachzuverfolgen, zum Beispiel, um zu erkennen, ob sie geöffnet wurde. Man kann außerdem eine bereits verschickte E-Mail zurückholen, wenn man etwas vergessen hat. Auch Notizen und Aufgaben kann man ganz einfach an eine E-Mail anheften. Es gibt eine Vielzahl nützlicher Helfer-Tools, die sich direkt in der E-Mail-Inbox befinden.  #00:05:36-5#

Thomas: Ist Mailbutler eher für das Business gedacht, oder kann jeder davon profitieren? Du hast erwähnt, dass ihr das Programm als Studenten genutzt habt.  #00:05:54-9#

Tobias: Ja, für jeden, der Outlook, Apple oder Gmail nutzt, kann Mailbutler eine große Hilfe sein. Unsere Zielgruppe ist jedoch der klassische Business E-Mail-Nutzer, sei es Freelancer, Selbständiger oder ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen, das viel E-Mail-Kontakt zu Kunden hat oder wo die interne Kommunikation größtenteils über E-Mail stattfindet. Das ist der klassische Mailbutler-Nutzer, der am meisten davon profitiert.  #00:06:29-6#

Thomas: Du hast bereits wichtige Funktionen von Mailbutler angesprochen. Gerne würde ich sie Step-by-Step durchgehen, weil sich viel Spannendes dahinter verbirgt. Starte am besten mit der Funktion, die du am wichtigsten findest.  #00:06:48-7#

Tobias: Die Vorlieben sind von Nutzer zu Nutzer unterschiedlich, aber für mich persönlich ist das E-Mail-Tracking besonders nützlich. Damit kann ich nachverfolgen, ob eine E-Mail geöffnet wurde. Die meisten Kunden kennen diese Funktionalität bereits von anderen Apps wie beispielsweise WhatsApp. Man verschickt eine WhatsApp-Nachricht und sieht an den blauen Häkchen, wenn der Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Dies ist mit Mailbutler auch für E-Mails möglich. Wenn ich dir eine E-Mail schicke, dann erhalte ich eine Benachrichtigung und kann sichergehen, dass sie angekommen ist und von dir gelesen wurde. Zusätzlich bieten wir weitere Informationen an. Man kann zum Beispiel sehen, ob die E-Mail auf dem Handy oder auf einem Computer geöffnet wurde. Außerdem kann man erkennen, ob ein Link angeklickt wurde. Heutzutage können wir bei jedem Päckchen nachverfolgen, ob und wann es angekommen ist. Warum sollte das bei wichtigen, zeitkritischen Nachrichten wie Business E-Mails nicht auch der Fall sein?  #00:08:05-3#

Thomas: Für mich ist diese Funktion wichtig, weil die Spam-Filter immer problematischer werden. Du verschickst einen normalen Link in einer Mail und landest im Spam-Filter. Meine Lieblingsfunktion ist jedoch die Vorlagenfunktion. Kannst du sie uns kurz erklären?  #00:08:30-5#

Tobias: Das ist ein großer Zeitsparer. Aus unserem Alltag wissen wir, dass man mehrmals am Tag den gleichen Text versendet, zum Beispiel ein Angebot oder einzelne Textbausteine, die immer wieder gleich sind. Für diese Vorlagen haben wir die Message Templates entwickelt. Sie erlaubt dir, E-Mail-Texte vorzuschreiben, sie abzuspeichern und mit einem Klick in den Text einer neuen E-Mail einzufügen. In den Message Templates haben wir zusätzliche Funktionen eingebaut, so genannte Place Holder beziehungsweise Platzhalter, die dafür sorgen, dass der Name des Empfängers oder andere Informationen automatisch eingefügt werden. Und wie man sich denken kann, spart diese Funktion sehr viel Zeit. Anstatt einen langen Text zu schreiben, stellt man die Nachricht mit wenigen Klicks zusammen und schickt sie ab, ohne die Tastatur benutzt zu haben.  #00:09:49-0#

Thomas: Das ist, wie gesagt, mein absolutes Lieblingsfeature. Das ist eine extreme Zeitersparnis. Ich habe bereits mit Tools wie Text Expander gearbeitet, aber dabei musst du dir immer viele Kürzel merken. Und wenn es zu viele Kürzel werden, dann wird das System sinnlos. Gibt es sonst noch Probleme, die Mailbutler für den Nutzer lösen kann? #00:10:10-9#

Tobias: Wir haben eine Vielzahl an Produktivitätsfunktionen, darunter die sehr beliebte Signaturvorlage. Unsere Zielgruppe, die Freelancer, Selbständigen und Kleinunternehmer wünschen sich eine schöne, professionelle Signatur, aber dafür benötigt es HTML- oder Design-Kenntnisse. Wir haben schnell festgestellt, dass das ein Problem ist und haben verschiedene Signaturvorlagen entwickelt, die wir über Mailbutler bereitstellen. Der Endnutzer muss nur noch seine Kontaktdaten eingeben und hat eine perfekte E-Mail-Signatur, die sowohl auf dem Computer als auch auf dem Handy gut aussieht.  #00:11:21-2#

Thomas: Das Gute ist, dass man mehrere Signaturen anlegen kann, zum Beispiel eine private, eine geschäftliche und eine für das Ehrenamt. Du hast für jede Funktion die richtige Signatur parat. Gab es Mailbutler in der heutigen Form schon immer? Wie war die Entwicklung des Programms? #00:11:44-9#

Tobias: Die Entwicklung gestaltete sich Schritt für Schritt. Fabian hat vor zehn Jahren damit begonnen, Funktionen zu entwickeln. Die hat er veröffentlicht und anderen zur Verfügung gestellt. Daraus bildete sich eine Community, die Wünsche zur Weiterentwicklung geäußert hat. Zum Beispiel wollten die Leute, dass E-Mails automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet werden. Diese Funktion hat Fabian dann programmiert. Eine E-Mail, die ich jetzt schreibe, kann automatisch morgen um 07:00 Uhr versandt werden. Das war der Durchbruch von Mailbutler, denn diese Funktion hat die Nutzerzahl rapide ansteigen lassen. Über die letzten fünf Jahre hinweg kamen immer weitere Wünsche aus der Community, die außerdem ständig gewachsen ist. Mailbutler wurde am Kunden entlang und mit ihm gemeinsam entwickelt. Mittlerweile nutzen weit über 100.000 Menschen Mailbutler. #00:13:20-0#

Thomas: Wahnsinn! Gibt es noch weitere Funktionen, die unter den Mailbutler-Usern besonders gefragt sind?  #00:13:30-1#

Tobias: Es gibt die Funktion, den E-Mails Notizen anzuheften. Das ist vergleichbar mit einem Post-it, das man sich digital an die Nachricht klebt. Dies ist nützlich, wenn die Konversation sehr lang ist oder wenn man mehrere Themen besprechen möchte. Dann kann man sich das eine oder andere kurz zusammenfassen. Außerdem gibt es ein Tool, mit dem man sich Aufgaben zusammenfassen kann. Beide Funktionen, also Notizen und Aufgaben, lassen sich mit externen Programmen wie Asana, Todoist, Notes und Wunderlist synchronisieren. Die Informationen stehen nicht nur im E-Mail-Programm, sondern können auch in dem jeweiligen To-do-Tool bearbeitet werden.  #00:14:36-2#

Jetzt sind wir dabei, die vielen Funktionen, die wir entwickelt haben, zusammenzufügen. Neu ist eine Funktion, die wir „Kontext“ nennen. Sie ähnelt einem CRM-Tool, das direkt ins E-Mail-Programm integriert ist. Damit hat man die Möglichkeit, während der E-Mail-Konversation Informationen in Feldern zu notieren, sei es Anschrift, Name und Telefonnummer oder Notizen und Aufgaben. Wir haben festgestellt, dass die Kundenbindung sehr wichtig geworden ist. Der Endkunde hat Zugang zum Internet und damit zu unbegrenzten Informationen, auch über den Wettbewerb. Deshalb ist es essenziell, bestehende Kunden durch einen sehr guten Support zu binden. Dabei sind gerade kleine Informationen wie der Geburtstag und das letzte Urlaubsziel sehr hilfreich. Dieses CRM-Tool ist bei großen Unternehmen bereits im Einsatz. Wir bieten kleinen und mittelständischen Unternehmen an, es direkt in Ihre E-Mail zu integrieren. Man muss nicht mehr zwischen verschiedenen Fenstern hin und her wechseln, sondern hat alle Informationen in der E-Mail-Inbox parat.  #00:16:49-3#

Thomas: Das hört sich spannend an, denn damit kann man im Workflow sicher sehr viel machen. Wenn ich Menschen über LinkedIn finde, dann versuche ich, Informationen über sie zu sammeln. Dabei würde mir euer Tool sehr gut helfen. Hast du dazu einen speziellen Workflow?  #00:17:24-2#

Tobias: Du hast den Workflow gerade sehr gut beschrieben. Wir sind natürlich auch auf Neukundengewinnung unterwegs und schauen nach Unternehmen, die von Mailbutler profitieren können. Dann mache ich es genauso wie du. Wenn ich recherchiere, benötige ich einen Ort, an dem ich die gewonnenen Informationen ablegen kann, und das ist natürlich das Kontext-Feature in meiner E-Mail-Inbox. Dadurch habe ich alle Informationen zur Hand, wenn ich mit dem Kunden in Kontakt bin und muss nicht erst zwei andere Fenster öffnen und mich durchklicken. Mailbutler zielt darauf ab, alle wichtigen Daten sofort und immer parat zu haben.  #00:18:12-9#

Thomas: Das ist wirklich perfekt gelöst. Echt genial! Eine weitere Funktion ist die Teams-Funktion. Kannst du uns darüber noch etwas erzählen?  #00:18:25-5#

Tobias: Eine Information, die ich zu einem Kunden angelegt habe, kann für das ganze Mailbutler-Team interessant sein. Deshalb ist es möglich, alle Informationen mit anderen zu teilen, und zwar mit einem einfachen Klick auf einen entsprechenden Button, der sich neben der Info befindet. Natürlich kann man auch Unterteams bilden, so dass beispielsweise Sales und Marketing verschiedene Informationen erhalten. Das gilt übrigens für alle Funktionen in Mailbutler, auch für die Message Templates. Auch die kann man teilen, so dass die Kollegen Vorlagen benutzen können, die ich selbst erstellt habe.  #00:19:43-8#

Thomas: Das Ziel von Mailbutler ist es, eine Inbox Zero zu schaffen. Hast du selbst eine regelmäßige Inbox Zero, Hand aufs Herz?  #00:20:00-8#

Tobias: Ja, eigentlich ist meine Inbox größtenteils Zero. Den Inbox Zero-Ansatz gibt es mit verschiedenen Filtermethoden, und wenn wir die alle erklären wollten, dann würden wir den Podcast sprengen. Jeder E-Mail-Nutzer entwickelt seinen eigenen Workflow zur Bearbeitung von Nachrichten, und deswegen sind unsere Funktionen sehr flexibel aufgebaut. Ein klassisches Feature, um Inbox Zero zu erreichen, ist unser Snooze-Feature. Man lässt E-Mails schlummern, indem man Eingänge für eine gewisse Zeit wieder verschwinden lässt. Erhalte ich freitags eine Mail, die ich erst am Montag bearbeiten muss, dann snooze ich sie auf den Montag. Damit ist sie aus den Augen, aus dem Sinn, und ich kann mich auf andere Sachen fokussieren. Am Montag kommt die Nachricht wieder zur passenden Zeit in meinem Posteingang an, und dadurch kann ich meinen Arbeitsalltag besser organisieren.  #00:21:38-8#

Sich nicht aus Fokuszeiten herausreißen zu lassen, das ist der Ansatz von Inbox Zero. E-Mails gehen nonstop ein, und man wird immer aus der Arbeit herausgerissen, an der man gerade sitzt. Man verliert den Fokus und verbringt viel zu viel Zeit im Posteingang.  #00:21:54-0#

Thomas: Das kann ich voll und ganz unterstreichen. Die Snooze-Funktion ist wirklich cool. E-Mails, die nicht dringend sind, bearbeite ich immer am Freitag. Das heißt, ich snooze sie mir auf den Freitag, und dann poppen sie wieder in meinem Eingang auf. Das ist zwar ein kleiner Schock, aber ich habe dann Zeit, sie nach und nach abzuarbeiten, und zwar in der Kommunikationszeit und nicht in der Fokuszeit. Das passt mir sehr gut. Das waren viele coole Tipps, lieber Tobias. Das Thema E-Mails könnte locker noch zwei oder drei weitere Podcasts füllen, und ich würde mich freuen, wenn wir es im kommenden Jahr nochmal schaffen, tiefer in die Materie einzusteigen.  #00:22:30-3#

Tobias: Gerne.  #00:22:30-6#

Thomas: Erzähl uns zum Schluss noch, wo man Mailbutler finden und mit dir in Kontakt treten kann?  #00:22:40-7#

Tobias: Mailbutler kann man sehr einfach googeln. Unsere Webseite ist mailbutler.io. Wir sind ein deutsches Start-up und sitzen in Berlin. Im Download-Bereich unserer Webseite könnt ihr Mailbutler mit zwei einfachen Klicks installieren und sofort loslegen. Die Nutzerfreundlichkeit hat bei uns eine hohe Priorität. Ihr müsst keine Einstellungen vornehmen und keine Server umstellen oder E-Mail-Accounts hinzufügen. Mailbutler ist eine Plug-and-Play-Lösung.  #00:23:21-1#

Für deine Community habe ich ein kleines Special. Für alle Mitglieder von Selbstmanagement.rocks bieten wir aktuell 33 Prozent auf den Business Tarif. Den zugehörigen Coupon-Code findet ihr im Membership-Bereich.  #00:23:44-2#

Thomas: Vielen Dank für dieses Angebot und auch für die Insights, die du uns gegeben hast. Die letzten Worte meines Podcasts gehören immer dem Gast. Ich freue mich schon auf unser nächstes Gespräch. Vielen Dank, dass du dir heute die Zeit genommen hast. Wenn du jetzt noch ein Statement oder einige Worte an meine Community richten möchtest, dann freue ich mich sehr darüber. Bis zum nächsten Mal! #00:24:24-1#

Tobias: Wie bereits erwähnt, sind wir bei Mailbutler der festen Überzeugung, dass E-Mail-Nachrichten nach wie vor ein geniales Kommunikationsmittel sind. Sie sind nicht so veraltet, wie oft gesagt wird. Und mithilfe von coolen und praktischen Features macht Mailbutler die E-Mail attraktiver und hilft dem Anwender, effizienter und produktiver zu arbeiten. Warum also E-Mails noch schreiben wie vor zwanzig Jahren, wenn es die Technologie gibt, kleine hilfreiche Tools zu installieren?  #00:25:11-0#

Thomas: Das waren spannende Tipps, wie du mit deinen E-Mails effizienter umgehen kannst. In diesem Sinne nochmals vielen lieben Dank für das tolle Gespräch, lieber Tobias. Und die Links zu Mailbutler findest du natürlich in den Show Notes. Mailbutler ist ein geniales Tool, das dich bei der Abarbeitung deiner Nachrichten massiv unterstützen wird. Vielen Dank fürs Zuhören. Machs gut und genieße deinen Tag.  #00:25:52-8#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:26:11-8#

Hallo & herzlich willkommen

Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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