Crashkurs Outsourcing – warum du Geld gegen Zeit tauschen solltest

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Outsourcing ist bei vielen Menschen negativ behaftet und wird mit einem Jobverlust assoziiert. Das ist sehr schade. Lass uns gemeinsam eine neue Perspektive einnehmen und mit negativen Glaubenssätzen in Bezug auf Outsourcing aufräumen. Outsourcing ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um dir Zeit zu kaufen. Ganz egal, ob du Selbstständiger, Unternehmer oder Angestellter bist. Es funktioniert für alle und wir werden uns genau ansehen, wie es auch für dich klappt.


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Die 5 größten Glaubenssätze über Outsourcing, die du hinterfragen solltest

Ich selbst habe mich lange Zeit von diesen Glaubenssätzen lenken lassen – heute weiß ich, dass sie mein Leben unnötig schwer und kompliziert gemacht haben.

Outsourcing ist nur etwas für Unternehmer oder reiche Menschen

Dieser Glaubenssatz ist schlichtweg falsch. Am Ende dieses Artikels werde ich den Beweis liefern und dir verraten, welche Aufgaben ich bereits abgegeben habe und welche Kosten dafür angefallen sind.

Outsourcing kostet Geld

Ja ganz klar, Outsourcing geht vorerst mit einem finanziellen Investment einher. Wenn du faul in der Hängematte liegst und nicht mehr arbeitest, kannst du ohne weiteres behaupten, dass Outsourcing Geld kostet.

Doch lass uns einen genaueren Blick wagen: Wenn ich einen Vortrag halte und in der Zwischenzeit meine Wohnung reinigen lasse, dann verdiene ich ein Vielfaches von meiner Putzkraft und habe mich zugleich auf meine Kernkompetenz fokussiert. Es lässt sich erkennen, dass ich durch das Outsourcing Geld gewonnen und nicht verloren habe. Und das ist ein gravierender Unterschied!

Ich bin der Einzige, der diese Aufgabe richtig erledigt

Von diesem Glaubenssatz höre ich häufig – vor allem, wenn ich Trainings bei Unternehmen halte:

„Ja, aber ich bin doch der Einzige, der das richtig erledigt.“

Wie wahrscheinlich ist es, dass es tatsächlich so ist? Es gibt bestimmt noch andere Menschen, die diese Aufgabe bereits erlernt haben oder erlernen können. Stelle dir eine Frage: Wie hast du diese Aufgabe erlernt? Wieso sollte es nicht auch eine andere Person erlernen können? Und schon gehört der Glaubenssatz der Vergangenheit an!

Wenn ich Aufgaben vergebe, verliere ich die Kontrolle

Ja, die Kontrolle verlierst du, wenn du es falsch machst – aber nicht, wenn du richtig an das Outsourcing herangehst. Wie es richtig funktioniert, dazu kommen wir etwas später noch. Fakt ist, es gibt Millionen von Gegenbeispielen, dass das nicht der Fall ist. Sonst würde doch kaum wer Aufgaben delegieren, oder?

Bis ich die Aufgabe erklärt habe, habe ich sie schon längst selbst erledigt

Ja, dieser Glaubenssatz mag Sinn ergeben, zumindest bei Aufgaben die nur einmalig auszuführen sind. Doch sobald du Aufgaben delegierst, die täglich, wöchentlich, halbjährlich etc. zu erledigen sind, fällt dieser Glaubenssatz in sich zusammen.

Bei Tätigkeiten, die immer und immer wieder zu erledigen sind, ist der Zeitaufwand für die Erklärung und Einschulung irrelevant. Wenn du zum Beispiel 10 Stunden für die Erklärung einer immer wiederkehrenden Aufgabe investieren musst, wirst du dieses Zeitinvestment in Zukunft um ein Vielfaches zurückbekommen.

Ein Beispiel ist mein Podcast. Klar könnte ich alles selbst machen – angefangen beim Schneiden der Audio-Datei, über das Hochladen, bis hin zum Veröffentlichen. Doch wieso sollte ich das machen? Der Zeitaufwand für die Einschulung meines Assistenten war bereits nach wenigen Wochen wieder eingespielt.

Rechenbeispiel:

  • Zeitaufwand für die einmalige Einschulung meines Assistenten: 3 Stunden
  • Arbeitsaufwand pro Podcast-Episode: 1 Stunde
  • Zeitaufwand für 150 Podcast-Episoden: 150 Stunden

Ich habe mir durch das Outsourcing 147 Stunden an Zeit erspart, die ich für mich oder dem Nachgehen meiner Kernkompetenzen nutzen konnte.

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Worauf du beim Outsourcing achten musst

Bitte nimm dir diese Punkte zu herzen, damit du beim Outsourcing keine schlechten Erfahrungen machst und infolgedessen wieder alles selbst machst.

Fange mit kleinen Projekten an

Auch die Arbeit mit Freelancern und externer Unterstützung muss gelernt werden. Freelancer sind Dienstleister, die Ihre Leistung an verschiedene Kunden anbieten. Dazu gehört zum Beispiel ein Werbetexter, der die Verkaufsseiten von diversen Unternehmen schreibt.

Falls du keine Führungskraft bist, hast du vermutlich wenig Erfahrung damit, Aufgaben zu delegieren. Doch auch das muss gelernt sein. Gibt zuerst kleine Teilaufgaben ab und dann steigere dich zu immer größeren Arbeitsumfängen.

Der Preis ist kein Indikator für Qualität

Ich habe schon sehr viel Geld an Menschen bezahlt, die weniger geleistet haben, als jene, die zu günstigeren Konditionen tätig waren. Der Preis ist nicht unbedingt ein Indikator, an dem du die Qualität von Freelancern und externer Unterstützung messen solltest. Vor der Beauftragung von Freelancern lohnt es sich, nach Showcases, Arbeitsbeispielen und Referenzen zu fragen. Das sind viel wichtigere Indikatoren, als es der Preis sein kann.

Definiere die Aufgaben im Vorfeld sehr genau

Ich habe einen Assistenten, an den ich sehr viel delegiere und auch einige Freelancer, die für mich arbeiten – schon seit einigen Jahren. Eines kann ich dir sagen: Immer wenn etwas schief gelaufen ist, lag der Fehler zu 95% bei mir. Und zwar, weil ich die Aufgabenstellung nicht gut genug oder zu wenig genau erklärt hatte.

Wenn du ein sehr genaues und qualitativ hochwertiges Ergebnis haben möchtest, musst die Aufgabenstellungen und die Rahmenbedingungen entsprechend gut kommunizieren. Natürlich können auch deinem Freelancer Fehler passieren, so ist es im Leben nun einmal. Doch je detaillierter und gründlicher du Aufgaben erklärst, desto mehr potenzielle Fehlerquellen werden vermieden.

Lass uns beim Beispiel meines Podcasts bleiben: Ich habe mit Simon meinem Assistenten eine Vorlage erstellt. In dieser ist jeder Schritt exakt erklärt, sodass er zu 100% genau weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind. Angefangen bei den Deadlines, bis hin zu den Prozessen, die zu befolgen sind.

Hole dir regelmäßig Updates zum Status ein

Das mache ich natürlich nicht bei so kleinen Aufgaben wie meinem Podcast. Doch bei größeren Projekten, wie zum Beispiel unserem digitalen Planer, hole ich mir regelmäßige Updates ein.

  • Wie weit bist du?
  • Brauchst du noch etwas?
  • Hast du Fragen?

Oft hole ich auch die aktuelle Bearbeitungsversion ein, sodass Fehler frühzeitig korrigiert werden können. Für diese Status-Updates bin ich verantwortlich. Ich hole sie aktiv ein. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, diese einzufordern. Sobald ein genau definierter Meilenstein erreicht ist, soll dir dein Freelancer ein Update geben.

Outsourcing bedeutet eben nicht, ein Projekt abzugeben und danach nichts mehr damit zu tun zu haben. Du bleibst der Hauptverantwortliche für dein Projekt. Behalte die Kontrolle.

Sprich Lob und Anerkennung aus

Auch wenn Freelancer nicht zu deinem Stammpersonal gehören, solltest du dich bei diesen regelmäßig bedanken. Das fördert das Vertrauen in eurer Beziehung. Es mag sich selbstverständlich anhören, einen Dank auszusprechen – doch glaube mir, das machen nicht viele.

Umgekehrt wird dein Freelancer in Zukunft besonders gerne für dich tätig sein. Wir arbeiten doch alle lieber für wertschätzende Kunden oder etwa nicht? Grundsätzlich gilt natürlich, Lob und Anerkennung aus dem Herzen auszusprechen, ganz ohne Hintergedanken.

Erstelle Wikis bzw. Tutorials

Vermutlich kennst du Wikipedia. Ich habe ein Firmen-Wiki, in dem alle Tätigkeitsfelder meines Unternehmens genau erklärt werden. Und ich habe auch ein Wiki für mein Privatleben.

Hier 2 Beispiele:

Im Normalfall beauftrage ich immer dieselbe Reinigungskraft. Doch manchmal kann diese nicht kommen, weil sie krank oder im Urlaub ist. Wenn ihre Vertretung kommt, gibt es eine klare Checkliste, was zu tun ist. Ich muss nichts erklären. Die Reinigungskraft bekommt eine Liste in die Hand und weiß genau, was zu tun ist.

Wenn Simon mein Assistent eine neue Tätigkeit ausführt, muss er ein Wiki oder Tutorial anlegen. Das ist vor allem für den Zeitpunkt relevant, an dem er nicht mehr für mich arbeiten kann oder möchte. So gibt es eine Aufzeichnung für das Onboarding von neuen Freelancern oder Mitarbeitern. Eine andere Person kann viel einfacher und schneller eingeschult werden.

man and woman walking beside a road during daytime

Die beste Plattform für dein Outsourcing

Ich nutze für mein Outsourcing in vielen Fällen die Plattform fiverr.com. Fiverr ist für mich der beste Ort, um Freelancer zu finden.

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Private Aufgaben, die ich über Fiverr delegiert habe

Cartoons von älteren und jüngeren Geburtstagskindern

Ich habe ein Foto auf Fiverr hochgeladen und ein Freelancer hat daraus ein Cartoon gemacht. Dieses Geschenk war auf jeder Feier das Highlight. Die Kosten lagen jeweils bei ungefähr 10 Euro. Immer wieder lasse ich auch individuelle Grußkarten erstellen, ungefähr in derselben Preisklasse.

Thomas Mangold Comic

Songs für Geburtstagsvideos

Es gibt Musiker auf Fiverr, die singen den Text, den du vorgibst. Eine großartige Sache für Familienfeiern.

Tattoo-Design

Für einen guten Freund habe ich auf Fiverr ein ausgezeichnetes Design für sein Tattoo anfertigen lassen.

Designs für T-Shirts

Für einen Verein bei dem ich aktiv war, haben wir zu einem Jubiläum spezielle T-Shirts designen lassen.

Bestellungen bei Firmen, die normalerweise nicht in dein Land liefern

Hier kann ein Anbieter auf fiverr.com gefunden werden, der das Produkt für dich bestellt und es dir infolgedessen zukommen lässt.

Dafür habe ich Fiverr in meinem Business genutzt

Der Podcast-Jingle, das alte Podcast-Cover, viele meiner Buch-Covers, Banner, Logos, Programmierleistungen, Übersetzungen, Infografiken, Fotobearbeitung, Lektorat, Korrektorat, Recherchearbeiten, Dateneingabe, IT-Support und vieles mehr.

Ich kann gar nicht alle bezogenen Leistungen auflisten.

Was kostet Fiverr?

Die meisten der aufgezählten Leistungen haben zwischen 5 und 20 Euro gekostet. Einiges zwischen 20 und 50 Euro. Und kaum etwas über 50 Euro.

Du kannst auf fiverr.com ausgesprochen günstig Unterstützung einkaufen. Deshalb ist fiverr.com für mich die absolute Top-Plattform, wenn es darum geht, kleine Aufgaben zu delegieren.

Für Unternehmen gibt es natürlich auch noch weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel AndCo. Oder auch Learn from Fiverr.

Hier geht es zu Fiverr!

Outsourcing, mit Hilfe eines eigenen Assistenten

Ich bin beim Outsourcing auch noch einen zweiten Weg gegangen und habe Simon angestellt. Er hat lange in Vollzeit für mich gearbeitet. Mittlerweile ist er auch selbstständig und bei mir in Teilzeit tätig.

Ein eigener Angestellter ist natürlich kaum für Privatpersonen geeignet, sondern für Unternehmer und Selbstständige.

Wenn du das Delegieren lernen und erfolgreich meistern möchtest, kannst du meine Delegieren-Masterclass buchen.

In der Masterclass lernst du alles, was du wissen musst:

  • Wie du die passenden Freelancer und Mitarbeiter auswählst.
  • Wie du Freelancer und Mitarbeiter korrekt anstellst.
  • Wie du Aufgaben ergebnisorientiert kommunizierst.
  • Wie du Fehler vermeidest.
  • Wie du Prozesse richtig ausrichtest.
  • Und vieles mehr.

Zusätzlich warten auf dich die verschiedensten Vorlagen und auch ein Interview mit Simon, sodass du auch die Perspektive des Freelancers kennenlernst.

Wirf jetzt einen Blick in die Delegieren-Masterclass:

Fazit für dein Selbstmanagement

Kaufe Zeit für dich – für deinen persönlichen Fortschritt oder für den Fortschritt deines Unternehmens. Und für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Kostenloses Online-Training "Die perfekte Selbstmanagement-Strategie":

Wie du mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigst, um wieder mehr Zeit für dich und die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben zu haben, ohne Anspannung, Druck und Stress.

In diesem kostenlosen Online-Training zeige ich dir, wie du deine ideale Woche findest, wir du Zeitbudgets erstellst und wie du mit der 4-Zeiten-Methode deine Produktivität massiv steigern kannst.

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Liebe Grüße

Thomas

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Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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