Die 1-Minuten-Todo-Liste

In diesem Artikel will ich dir die 1-Minuten-Todo-Liste vorstellen. Der große Vorteil dieser Form der Aufgabenliste ist, dass sie einfach ist und klare Regeln hat, an denen man sich festhalten kann. Der „Erfinder“ der 1-Minuten-Todo-Liste ist Michael Linenberger. In diesem Artikel stelle ich dir die wichtigsten Punkte dieses Systems der Aufgaben-Abarbeitung vor.


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Der Hauptfaktor „Zeithorizont“

Die 1-Minuten-Todo-Liste arbeitet nach dem Zeithorizont. Grob gesagt unterscheidet man darin, was sofort zu tun ist, was demnächst zu tun ist und was im Moment nicht relevant ist, aber trotzdem irgendwann abgearbeitet gehört.

Michael Linenberger benennt diese Zeithorizonte folgendermaßen:

  • Critical now (jetzt kritisch)
  • Opportunity now (jetzt möglich)
  • Over the horizon (hinter dem Horizont)

Im Prinzip ist die 1-Minuten-Todo-Liste also nicht eine Liste, sondern es sind drei Listen. In deiner täglichen Arbeit brauchst du dich eigentlich nur auf die „critical now“-Liste zu konzentrieren. Alle Dinge, deren Deadline demnächst ansteht (z.B. in den kommenden 5-7 Tagen), kommen auf die „opportunity now“-Liste und alles, was erst einer Woche oder später zur Abarbeitung ansteht, landet in der „over the horizon“-Liste.

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Die Regeln der 1-Minuten-Todo-Liste

Natürlich gibt es auch bei dieser Art der Aufgabenabarbeitung Regeln, die man einhalten sollte. Für jede Liste hat Michael Linenberger unterschiedliche Regeln erstellt. Mit diesen war ich beim Testen aber nicht ganz so happy, also habe ich sie etwas verändert und erweitert:

Critical now

Auf diese Liste kommt alles, was sofort abgearbeitet werden soll. Es ist also nichts anderes als die To-do-Liste für den heutigen Tag.

Regel 1 lautet:

Auf diese Liste kommen maximal 6 Aufgaben!

Nur 6 Aufgaben? Ja, nur 6 Aufgaben! Warum nur 6 Aufgaben?

Sind das vielleicht die Fragen die dir gerade in den Sinn kommen?

Die Antwort ist ganz einfach, mit dieser Beschränkung musst du dich einerseits auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und filterst so schon unnötige oder unwichtige Aufgaben aus. Und auf der anderen Seite stellst du so sicher, dass du auch die Abarbeitung dieser Aufgaben auf deiner 1-Minuten-Todo-Liste schaffst.

Stell dir vor, du könntest 20 Aufgaben auf diese Liste schreiben?

Das hätte zur Folge, dass die „Critical now“-Liste immer länger und länger wird. Macht ja keinen Sinn, oder?

Regel 2 lautet:

Die „Critical now“-Liste muss jeden Abend abgearbeitet sein!

Kein Aufschieben dieser Aufgaben. Sie sind wichtig und sie sind zu erledigen. Punkt! Aus! Ende!

Okay, ich weiß schon, es kann immer etwas dazwischenkommen, deswegen hat diese Regel noch einen kleinen Zusatz oder eine kleine Erleichterung eingebaut.

Sollte es absolut nicht möglich sein, alle Punkte auf dieser Liste abzuarbeiten, so darf in Ausnahmefällen die eine oder andere Aufgabe einmal auf dieser Liste übernachten!

Aber nur ein einziges Mal! Und nicht öfter! 😉

Regel 3 lautet:

Sortiere die Punkte auf dieser Liste nach Wichtigkeit, bevor du mit der Abarbeitung beginnst!

Starte bei der Abarbeitung immer mit der wichtigsten Aufgabe des Tages und arbeite dich dann weiter nach hinten.

Natürlich ist es leichter, mit der einfachsten Aufgabe zu starten, aber lass dich davon nicht in Versuchung bringen. Starte immer mit der wichtigsten Aufgabe und gehe dann zur zweitwichtigsten, zur drittwichtigsten …

Opportunity now

In diesem Teil der 1-Minuten-Todo-Liste vermerke ich alles, was zwar nicht gleich heute, aber in den nächsten fünf Tagen erledigt werden muss.

Regel 1 lautet:

Auf dieser Liste dürfen maximal 20 Aufgaben stehen!

5 x 6 = 30!

Fünf Tage zu je sechs Aufgaben ist doch 30 und nicht 20. Hast du dich verrechnet, Thomas?

Nein, habe ich nicht. Ich habe doch geschrieben, dass ich das System der 1-Minuten-Todo-Liste von Michael Linenberger an meine Bedürfnisse angepasst habe.

Nun ist es so, dass bei mir unter der Woche immer wieder Aufgaben hinzukommen, die ebenfalls zeitnah abgearbeitet werden müssen. Also lasse ich mir hier bewusst einen Puffer von 10 Aufgaben, den ich nach Bedarf nutzen kann.

Regel 2 lautet:

Auf dieser Liste dürfen nur Aufgaben landen, die auch tatsächlich umgesetzt werden. 

Auf diesem Teil der 1-Minuten-Todo-Liste landen also keine Aufgaben, die vielleicht umgesetzt werden, sondern nur Aufgaben, die tatsächlich binnen der nächsten Tage umgesetzt werden sollen.

Over the horizon

Hier landen alle Aufgaben, die momentan nicht akut sind, sondern frühestens in einer Woche abgearbeitet werden müssen. Allerdings gibt es auch für diesen Teil der 1-Minuten-Todo-Liste ein paar Regeln:

Regel 1 lautet:

Auf dieser Liste landen ausschließlich Aufgaben!

Hört sich logisch an, denn immerhin geht es bei der 1-Minuten-Todo-Liste um eine Aufgabenliste.

In der Praxis sehe ich aber immer wieder Aufgabenlisten, auf denen Ideen, Inspirationen, Tipps, Tricks, Links und Ähnliches landen.

Bei der 1-Minuten-Todo-Liste musst du das unbedingt verhindern und tatsächlich nur Aufgaben darauf eintragen!

Regel 2 lautet:

Behalte bei dieser Liste unbedingt die Übersicht!

Hört sich leichter an, als es ist. Aber wenn auf so einer Aufgabenliste auch private Aufgaben oder Aufgaben, die deine Freizeit betreffen, landen, kann es sehr schnell unübersichtlich werden.

Solltest du merken, dass diese Liste zu unübersichtlich wird, dann solltest du die „Over the horizon“-Spalte in mehrere Spalten aufteilen. Zum Beispiel:

  • Job
  • Privat
  • Hobby

Regel 3 lautet:

Achte unbedingt auf Regel 1!

Aus eigener Erfahrung will ich nur nochmal auf die Wichtigkeit von Regel 1 hinweisen. 😉

1-Minuten-Todo-Liste

Die Aufgabenwanderung auf der 1-Minuten-Todo-Liste

Nachdem wir nun die Regeln besprochen haben, fehlt noch ein wichtiger Punkt, um mit der 1-Minuten-Todo-Liste starten zu können. Nämlich das Verschieben der Aufgaben von einer Spalte zur anderen.

Von „over the horizon“ zu „opportunity now“

Das ist ein besonders wichtiger Schritt, denn hier heißt das Schlagwort „ausfiltern“:

  • Ist diese Aufgabe wirklich wichtig?
  • Muss sie unbedingt erledigt werden oder ist sie nur ein Bonus?
  • Welchen langfristigen Benefit habe ich, wenn ich diese Aufgabe abarbeite?

Achte in diesem Schritt unbedingt darauf, dass du hier nur die wirklich wichtigen Aufgaben durchlässt.

Ich erledige diesen Schritt in der Regel am Samstag, denn da plane ich die kommende Woche.

Von „opportunity now“ zu „critical now“

In diesem Schritt geht es nur noch darum, die Aufgaben der Woche auf die einzelnen Tage zu verteilen. Achte auch in diesem Schritt darauf, dass du die wirklich wichtigen Dinge immer als Erstes von „opportunity now“ zu „critical now“ verschiebst.

Auch hier passiert es oft, dass man mit den einfachen und leichten Aufgaben in die Woche startet. Was zur Folge hat, dass man am Ende der Woche mit den schweren Aufgaben konfrontiert ist.

Ich persönlich starte lieber mit den schweren, um Ende der Woche die leichten Aufgaben vor mir zu haben.

Dieser Schritt erfolgt bei mir meistens in der Früh, wenn ich den Tag plane. Aber natürlich kannst du diesen Schritt auch schon am Vorabend machen.

Die Umsetzung in der Praxis mit Meistertask

In diesem Video zeige ich dir die Umsetzung in der Praxis mit dem Tool Meistertask.

Falls ich dein Interesse für Meistertask wecken konnte, habe ich für meine Leserinnen und Leser noch ein tolles Angebot. Mit dem Rabattcode MANGOLD kannst du dir 15 % auf die Pro-Version sichern.

Hier geht es zu Meistertask!

Fazit für dein Selbstmanagement

Diese Form der To-do-Liste lässt dir durch ihre klaren Regeln nur sehr wenig Platz, um Dinge aufzuschieben oder nicht abzuarbeiten. Darin liegt ihre größte Stärke.

Wenn du sie umsetzt und zur Gewohnheit machst, wird das deine Produktivität sehr stärken. Wenn du etwas tiefer in die Materie der 1-Minuten-Todo-Liste einsteigen willst, dann kann ich dir den Kurs meiner Kollegin Claudia Kauscheder dazu ans Herz legen.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2018-01-16T11:20:51+00:00 8 Comments

8 Comments

  1. Bruno kozminski 15. Januar 2018 at 13:38 - Reply

    Hallo Thomas,
    wieder einmal eine sehr gute Anregung, die ich auf jedenfall ausprobieren werde, Denn ich überfordere mich stets mit meinen Aufgabenlisten. Früher in Outlook, dann im Todoisten, Genau wie Du angesprochen hast, neige ich dazu mir alles zu notieren. Tipps, Tricks, Links, Bücher, Überlegungungen u.s.w . Wo werden diese Dinge untergebracht, damit sie nicht in Vergessenheit geraten? In Evernote. Hast Du dafür auch ein Kozept? Ich möchte mir ja alles aufschreiben, doch dann geht alles irgendwann mal unter..Gibt es noch mehr Dinge mit dem Too Meistertask zu erlernen.

    Danke Dir jedenfalls für Deine Anregungen a la Lindenberger.

    Gruß aus Frankfurt

    Bruno Kozminski

    • Thomas 15. Januar 2018 at 15:31 - Reply

      Hallo Bruno!

      Ja richtig, das landet bei mir alles in Evernote. Entweder im Ideen und Inspirationen Notizbuch oder in einem entsprechenden Projekt-Notizbuch.

      Ja mit Meistertask kannst du noch viele tolle Dinge machen. Auf http://selbstmanagement.rocks/ gibt es dazu bald einen tollen Videokurs. 😉

      Liebe Grüße,
      Thomas

  2. Klaas 19. Januar 2018 at 17:43 - Reply

    Nach so vielen Beiträgen und Podcast lieferst du immernoch ein riesen Mehrwert. Danke dafür.
    Seid 2017 führe ich genau so eine toDO Liste, aber auf Papier. Habe fast für alle Sachen meinen weekview Business Planer. Vielleicht kennst du ihn ja Thomas.
    Viele Grüße aus Ostfriesland.

    • Thomas 20. Januar 2018 at 11:36 - Reply

      Hallo Klaas!

      Vielen Dank für dein Feedback, das freut mich sehr.
      Habe ehrlich gesagt bei diesen ganzen Planern die da am Markt sind den Überblick verloren. Aber wenn es für dich passt, dann ist das sicher Top!

      Liebe Grüße aus Wien nach Ostfriesland,
      Thomas

  3. Lilit Schoo 13. Februar 2018 at 16:21 - Reply

    Guten Tag! Danke für den interessanten Beitrag, haben wir eine Chance, Sie zu überzeugen, sich Bitrix24.de anzuschauen? Wir sind eine kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement Plattform mit unbegrenzter Anzahl an Aufgaben und Projekten. Bitrix24 bietet Kanban und solche Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung in Aufgaben und Rechnungen kostenlos an. Außerdem steht das Kundenverwaltungssystem (CRM) mit Automatisierungen zur Verfügung. Wir sind nicht so groß, nur 3 Millionen Nutzer, aber wir denken, wir sind eine gute kostenlose Lösung, wo man effizient mit Aufgaben und Projekten arbeiten kann. Nicht schlecht, oder?

    • Thomas 14. Februar 2018 at 09:09 - Reply

      Hallo!

      Hört sich sehr spannend an, werde ich mir demnächst mal genauer ansehen.

      lG Thomas

  4. Carsten 29. April 2018 at 11:01 - Reply

    Hi Thomas,
    ich bin nicht so ein aktiver Blog-Kommentator, aber von Zeit zu Zeit gibt es in den vielen Blogs da draußen einen Artikel, der etwas bewegt. Dieser hier ist so einer 🙂
    Ich habe schon etliche Arten von ToDo-Listen probiert, sowohl offline als auch online. GTD, Google Tasks, Wunderlist, Eisenhower-Prinzip, Prioritätenlisten usw. Nichts hat wirklich funktioniert. Irgendwann wurden die Listen voller und voller und die Motivation kleiner und kleiner.
    Mit deinem 1-Minuten-System in Kombination mit Meistertask habe ich glaube ich den für mich optimalen Weg gefunden. Ich nutze das System jetzt seit ca. 6 Wochen und bin begeistert 🙂 Es macht richtig Spaß, die Aufgaben zu verschieben und damit zu arbeiten. Und bisher habe ich meine critical now – Liste jeden Abend leer bekommen. Ich habe das System noch etwas modifiziert und eine Liste für wiederkehrende Aufgaben und eine für Aufgaben im Bereich Persönlichkeitsentwicklung dazugenommen. Gerade die letzte Liste hilft mir sehr, weil ich jeden Tag durch die Liste gehe und die Aufgaben wieder aktiviere, die ich an diesem Tag machen will. Dadurch bleiben mir meine Ziele ständig präsent.
    Langer Rede kurzer Sinn: Vielen Dank für diesen tollen Artikel und das tolle System!

    Liebe Grüße,
    Carsten

    • Thomas 30. April 2018 at 05:47 - Reply

      Hallo Carsten!

      Vielen Dank für dein tolles Feedback. Es freut mich sehr, dass du für dich den optimalen Workflow finden konntest. Weiter so 😉

      Liebe Grüße aus Wien,
      Thomas

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