Die vier häufigsten Fehler im Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement bedeutet gute Gewohnheiten zu haben, ein schlechtes Zeitmanagement dagegen bedeutet schlechte Gewohnheiten zu haben. In diesem Artikel will ich einigen dieser schlechten Gewohnheiten im Zeitmanagement auf den Grund gehen, also legen wir gleich mal damit los:

Ständige Unterbrechungen

Telefonanrunfe, E-Mails, Kollegen die ins Büro kommen, SMS, Messenger-Nachrichten und vieles mehr. Sie alle gelten als die Störenfriede des Zeitmanagement. Und sie alle sollte man so gut es geht ausschalten.

Nun ist mir schon klar, dass nicht jeder im Büro seine Anrufe umleiten, sein Handy abschalten und sein E-Mail-Programm einfach wegklicken kann. Allerdings solltest du alle Störquellen die du beseitigen kannst, auch wirklich beseitigen.

Wenn ich zu Hause an meinen Projekten arbeite, dann habe ich die meisten dieser Störquellen ausgeschalten und arbeite so hoch konzentriert. In den Pausen checke ich dann kurz verpasste Anrufe und meinen E-Mail-Eingang. Ist die Pause beendet, wird alles wieder ausgeschalten oder weggeklickt. Ja ich gebe es zu, dass ist am Anfang sehr gewöhnungsbedürftig und ungewohnt. Aber du wirst sehr schnell merken wie schnell deine Produktivität steigt, wenn du diese kleinen Störenfriede ausschaltest.

Es ist nämlich völlig egal wie lange die Unterbrechung dauert, selbst der Ton, dass du eine SMS bekommen hast (ohne überhaupt auf dein Handy zu schauen), wirft dich schon aus der Bahn. Deine Konzentration bricht zusammen und du musst sie erst mühsam wieder neu aufbauen. Das kostet unnötige Kraft, aber vor allem auch Zeit und darum geht es ja im Zeitmanagement hauptsächlich.

Einige meiner Klienten haben in Absprache mit ihrem Chef eine Zeit definiert, in der sie alle Störenfriede ausschalten dürfen, um konzentriert arbeiten zu können (z.B. zwischen 13 und 15 Uhr). Wenn du nicht ohnehin dein eigener Vorgesetzter bist, rate ich dir hier die Möglichkeiten mit deinem Chef auszuloten. Mach ihm einfach die Vorteile schmackhaft, wenn es dir pro Tag 2-3 Stunden möglich ist produktiv zu arbeiten. Wenn er den Mehrwert für das Unternehmen erkennt, wird er kein Problem damit haben.

Zeitfresser

Zunächst müssen wir hier einmal definieren, was überhaupt Zeitfresser sind. In meinem Bereich sind es größtenteils E-Mail-Anfragen von Lesern, Firmen, Klienten, oder anderen Bloggern die mich viel Zeit kosten. Nun ist es nicht so, dass ich nicht gern mit meinen Lesern in Kommunikation trete, ganz im Gegenteil. Aber ich arbeite diese E-Mails geblockt ab. Ich sammle sie alle in einem eigenen Ordner meines GMail-Accounts und arbeite sie einmal am Tag ab. Das hat viele Vorteile, denn erstens sind einige dieser Fragen ähnlich und ich kann viel mit copy & paste arbeiten. Und zweitens arbeite ich viel mit Checklisten und Templates und auch diese brauche ich in diesem Fall nur einmal laden und nicht 20x über den Tag verteilt.

Ein weiteres Beispiel in meinem Bereich sind die Rechnungen und Honorarnoten und alles was steuerliche Relevanz hat. Alle diese Dinge sammle ich mittels Evernote und Arbeite dann alles jeweils am letzten Tag des Monats in einem Rutsch ab.

Es gibt sicher auch in deinem Bereich viele Beispiele für Zeitfresser. Wichtig ist es, diese an einem Ort zu sammeln und dann in einem gewissen Rhythmus abzuarbeiten.

Also sammle ab sofort deine Zeitfresser an einem Ort und arbeite sie dann geblockt ab.

Wie du mit Zeitfressern gut umgehst ist auch Thema meines Selbstmanagement-Training mit drei meiner Klienten von dem ich dir in meinem Newsletter erzähle:

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Ich will rocken!

ToDo-Listen Dauergäste

Du kennst das sicher auch, wenn du ein und die selben Dinge schon seit 14 Tagen auf deiner ToDo-Liste stehen hast. Immer wieder überträgst du sie auf die neue Liste und trotzdem schaffst du es nicht sie abzuarbeiten. Ganz ehrlich, ich erwische mich auch immer wieder dabei, obwohl ich es wirklich versuche zu vermeiden. Wichtig ist, dass du deine ToDo-Liste von diesem seit längerem mitgeschleppten Punkten befreist. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten:

  1. Du arbeitest sie ab:
    Meistens sind das recht unangenehme Aufgaben oder Dinge die man gar nicht gerne macht. Arbeite sie einfach ab! Ich für meinen Teil schreibe meine ToDo-Liste Tag für Tag neu. Auch wenn ich sie am PC bearbeite, vermeide ich in diesem Fall mit Copy & Paste zu arbeiten. Ich schreibe den Punkt, der schon länger da steht immer wieder ab. Dann ärgere ich mich meist so über mich selbst, dass ich diesen Punkt dann gleich als erstes abarbeite und mich freue ihn endlich losgeworden zu sein.
  2. Streiche ihn von deiner Liste:
    Ja du hast richtig gelesen, streiche ihn einfach von deiner Liste. Wenn du diesen Punkt schon tagelang mitschleppst, hat er keine sehr hohe Priorität für dich. Also vergiss ihn einfach und streich ihn von der Liste.
  3. Als Zeitfresser sammeln:
    Vielfach sind solche Dinge, die ewig auf der ToDo-Liste stehen, einfach nur Zeitfresser. In diesem Fall sammle alles an einem Ort und setz dir einfach einen regelmäßigen Zeitpunkt, wann du diese ToDo-Listen-Dauerpunkte abarbeitest.

Die Suche nach der ultimativen Software

Ich habe es ja mittlerweile in diesem Blog schon oft genug erwähnt, dass Evernote für mich eine wirklich tolle Software ist, die für mich fast alles erledigt. Aber trotzdem hilft dir die beste Software keinen Schritt weiter, wenn du nicht den Bediener dieser Software, also dich selbst änderst.

Du musst dir darüber im klaren sein, dass du deine schlechten Gewohnheiten loswerden musst und anstelle dieser gute Gewohnheiten installieren musst.

Das geht natürlich nicht von heute auf morgen. Ich merke auch bei meinen Einzel-Coachings immer wieder, dass viele meiner Klienten diesen Punkt am wenigsten einsehen wollen. Immer wieder höre ich ¨hast du dieses App schon gesehen, das wird mir helfen meine Zeit besser einzuteilen¨, oder ¨diese ToDo-Listen-Software ist die beste am Markt, die wird mir helfen meine Dinge erledigt zu bekommen¨, und so weiter, und so fort. Aber das stimmt alles nicht.

Darum merke dir: Du musst zuerst einmal dich und deine Gewohnheiten ändern, das ist am wichtigsten. Also investiere zukünftig deine Zeit lieber in das Ändern deiner Gewohnheiten, anstatt in die Suche nach dem heiligen Gral in Form einer Software oder eines Apps.

Fazit für dein Zeitmanagement

Wenn du diese vier Punkte beachtest, dann wirst du mit Sicherheit sehr viel Zeit gewinnen und das alles einfach mittels verbessertem Selbstmanagement. Ist doch klasse oder?

Vielleicht bist du ja so nett und investierst ein wenig dieser gewonnen Zeit darin, mir hier einen Kommentar zu hinterlassen. Schreib mir einfach deine Erfahrungen mit Fehlern im Zeitmanagement und deine Rückschlüsse daraus, oder was auch immer du dazu schreiben magst. Vielen Dank!

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

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2017-09-29T11:06:16+00:0013 Kommentare

13 Comments

  1. StefanS 16. Januar 2015 um 22:43 Uhr - Antworten

    Deinen Ansatz zum Thema Zeitmanagement finde ich interessant sowie richtig. Es kann von Vorteil sein, sich für 2-3 Stunden pro Tag der Vernetzung der heutigen Arbeitswelt zu entziehen. Dies kann zu ungeahnter Produktivität führen. Wie du schon erwähnt hast, reicht oftmals ein Ton um den Fokus auf das vorliegende zu verlieren. Da Zeit meist mit Geld suggeriert wird, kann dies unter umständen richtig Teuer werden, Zeit durch Zeitfresser zu vergeuden. (siehe : http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/ ). Ebenfalls gut finde ich es, dass du deine Emails einmal am Tag zu bestimmter Zeit checkst. Dies spart enormen Aufwand, da man sich nun auf die Bearbeitung fokussieren kann. Somit bildet das Emailprogramm keinen Zeitfresser mehr.

    • Thomas 17. Januar 2015 um 07:23 Uhr - Antworten

      Hallo Stefan!

      Danke für dein Feedback und den Link zum Artikel 🙂

      lG Thomas

  2. Hilfe, mein Sex ist langweilig geworden!!! Ein Coaching-Protokoll - Deine perfekte Beziehung 4. März 2015 um 11:42 Uhr - Antworten

    […] Zeitmanagement: Um überhaupt Zeit für sexuelle Begegnungen in der Partnerschaft zu haben […]

  3. Ronja 15. März 2016 um 08:00 Uhr - Antworten

    Hey Thomas,

    … Suche nach der ultimativen Software: Autsch.^^
    Ich möchte mir zu Gute halten, dass ich mich oft aus neuen technischen Möglichkeiten auch neu motivieren kann.
    Aber ich bin ja auch noch in einer Findungsphase, was Software etc. angeht. nach 3 Monaten bloggen darf man das auch noch sein, finde ich. Zudem schreibe ich auch grade darüber sehr gerne.

    Ich habe übrigens einen für mich großartigen Erfolg zu vermelden: Ich bin so ein Typ, der administrative Dinge gerne aufschiebt. Gestern habe ich eine Mail bekommen, die Handeln gefordert hat (ging um meinen Handy Vertrag) und ich wusste, es würde locker 2 Stunden dauern, bis das, wenn überhaupt, zufriedenstellend geklärt ist.

    Ich war schon dabei das Öffnen auf „später“ zu verschieben, aber dann ist mir aufgefallen, dass genau diese Dinge im Hinterkopf zu haben mir wahnsinnig viel Energie ziehen. Also habe ich meine wichtigere Arbeit aufgeschoben und mich stattdessen um diesen nervigen Zeitfresser gekümmert. Es hat mich zwar auch Zeit gekostet, aber das hätte es später auch und jetzt hatte ich den ganzen Tag mehr Power, weil ich stolz war, dieses nervige Ding abgehakt und mich gegenüber dem Anbieter durchgesetzt zu haben! 🙂

    Hätte ich das nicht gemacht, hätte es letztendlich meine komplette Produktivität gekillt. Ich bin da also ein bisschen von der anderen Seite aus dran gegangen.

    Liebe Grüße,
    Ronja

    • Thomas 15. März 2016 um 08:26 Uhr - Antworten

      Hallo Ronja!

      Ja klar darfst du das. Man darf immer suchen, aber der Zeitaufwand dafür sollte im Rahmen bleiben.

      Eine typische Eat the frog Aufgabe war das. So geht es mir auch immer wenn ich solche unangenehmen Dinge erledigt habe.

      lG Thomas

  4. larissa 16. Juni 2016 um 18:52 Uhr - Antworten

    Hallo,

    Netter artikel mit viel wahrheig.
    Leider kann ich zeiten einfach nicht kalkulieren sprich ich weiß nicht wie lange ich für etwas brauche – ob es nun alltägliche dinge sind wie zum beispiel das pferd bespaßen – sowas kann man einfach schlecht einschätzen weil man bei der Arbeit mit tieren nicht auf die uhr schauen sollte. Hat das pferd gute laune schaffe ich es schneller – bei schlechter laune muss ich trotzdem positiv aus der ganzen sache rausgehen.

    Grundsätzlich denke ich dann zum beispiel heute schreibst du 2 Kapitel – mal klappt das gut, eim andern mal ist man froh, wenn man es geschafft hat 2 zeilen zu schreiben. Gibt es eine Möglichkeit es zu lernen dinge besser einzukalkulieren?

    • Thomas 16. Juni 2016 um 20:05 Uhr - Antworten

      Hallo Larissa!

      In so einem Fall würde ich dir empfehlen mit Minimal- und Optimal-Zielen zu arbeiten.
      Das Minimalziel ist jenes das du unbedingt erreichen musst, das Optimalziel ist herausfordernd und nicht so leicht zu erreichen.

      So kannst du das gut in den Griff bekommen denke ich.

      lG Thomas

  5. Kate 16. November 2016 um 10:03 Uhr - Antworten

    Guten Morgen! Ich habe mich letztens mit dem Thema „Zeitmanagement“ vertraut gemacht und ich muss zugeben, dass es für mich auch ein Problem war. Ich habe in jedem Monat viele Aufträge und ich brauche eine Methode, die mir Arbeit vereinfacht. Übersicht über alle Aufgaben ist für mich eine Notwendigkeit – ich bin sehr vergesslich :/. Schulen, Kurse, Zusammenarbeit mit einigen Firmen, Privat- und Geschäftskunden… Eine Fülle von Aufgaben hilft mir nicht, meine Arbeit zu ordnen und zu beschleunigen. Und die Zeitfresser wie z. B. YouTube… Ich habe fast ganzes Internet durchsucht und finde einige entsprechende Lösungen. Die dort dargestellten sind auch einfach und sehr, sehr nützlich! 🙂 Ich muss anfangen, sie anzuwenden. Zu Hilfe kam mir dazu letztens auch meine Freundin. Sie empfahl mir ein Werkzeug – https://kanbantool.com/de. Das war ein Schuss ins Schwarze. Intuitives und einfaches Tool – ideal für meine Arbeit. Ich bin persönlich fest davon überzeugt, dass Verbindung von vielen Lösungen und Tipps, zusammen mit unseren Lieblingswerkzeugen, uns ermöglichen kann, zufrieden stellende Ergebnisse zu erzielen 🙂

    Vielen Dank für den Beitrag!

    Mit freundlichen Grüßen,
    Kate

    • Thomas 16. November 2016 um 10:39 Uhr - Antworten

      Hallo Kate!

      Danke für den Tipp. Ich nutze KanbanTool zwar nicht, habe aber schon viele positive Meinungen darüber gehört.

      lG Thomas

  6. Kate 16. November 2016 um 10:56 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas!

    Nichts zu danken! 🙂 Ich meine, dass wenn man nur den anderen helfen oder etwas vorschlagen kann, soll man es tun. Beiläufig habe ich noch eine Frage… Hast Du einige Tipps für große Konzentrationsschwierigkeiten? Die Kanban-Methode organisiert mir zwar die Arbeit, aber sie kann mich vor der Zerstreutheit und ungeteilter Aufmerksamkeit nicht mehr retten 🙁 Ich wäre sehr dankbar für Deine Hilfe 🙂

    Schönen Tag!

    Kate

    • Thomas 16. November 2016 um 12:18 Uhr - Antworten

      Hallo Kate!

      Sorry, da habe ich nicht wirklich großartige Tipps.

      Aber hast du schon mal Focus@Will probiert? Ist speziell modulierte Musik, die die Konzentration fördert.

      lG THomas

  7. Chris Ley 10. Januar 2017 um 14:37 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas,
    sehr übersichtlicher und gut zusammengefasster Artikel. Bei mir war ein großer Zeitfresser lange Zeit die Email. Jetzt habe ich eine Autoreply. Schau gerne auch mal bei mir vorbei:
    http://chris-ley.de/so-erledigst-du-die-arbeit-einer-ganzen-woche-in-nur-2-tagen/

    LG
    Chris

    • Thomas 10. Januar 2017 um 15:40 Uhr - Antworten

      Cool, sehe ich mir gerne an!

      lG Thomas

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