Im Mai 2018 hatte ich einen Vortrag auf der DNX (Digitale Nomaden Konferenz). Bei diesem Event habe ich viele spannende Menschen kennengelernt, die sich sehr für das Thema Selbstmanagement und Produktivität interessiert haben.

Einer dieser Menschen war Anna (Name von der Redaktion geändert – hahaha, so was wollte ich immer schon mal schreiben), die mir nach meinem Vortrag eine spannende Frage gestellt hat:

„Thomas, deine Ideen sind super und ich habe viel mitgenommen, aber ich bin ein Freigeist, eine kreative Person. Ich passe nicht in so enge Strukturen, ich brauche meine Freiheiten!“

Meine Antwort auf diese Frage, plus die Antwort, warum Disziplin gleichzeitig auch Freiheit bedeutet, findest du in diesem Artikel.


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Wenn du deine Zeit der Zufälligkeit überlässt

Wenn du deine Zeit der Zufälligkeit überlässt, dann spielst du dir Freizeit lediglich vor! Und das Tag für Tag, Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr!

Ich habe Anna in unserem Gespräch gefragt, um wie viel sie im letzten Monat ihren Zielen näher gekommen ist. Ihre ernüchternde Antwort lautete: “Um keinen Millimeter”. Der Grund dafür ist relativ einfach erklärt. Anna hatte zwar einige Fixpunkte in ihrem Tagesablauf, aber im Grunde war das, was sie tat, um ihr Ziel zu erreichen, vom Zufall bestimmt.

Man könnte ihren Tagesablauf ungefähr so darstellen:

  • Ablenkung
  • Zufall
  • Ablenkung
  • Meeting
  • Meeting
  • Zufall
  • Ablenkung
  • Zufall
  • Zufall

Ein 9-Stunden-Arbeitstag, der zu großen Teilen von Ablenkungen und zufällig gewählten Aufgaben bestimmt ist. Und warum? Einzig und alleine, weil die Disziplin fehlt. Die Disziplin, ihre Aufgaben und ihren Tag nach ihrem großen Ziel (finanzielle und örtliche Freiheit) zu planen und umzusetzen.

Hätte Anna diese Disziplin, hätte sie auch Zeit zu reisen, denn das ist es, was sie unbedingt tun möchte.

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Wenn du mehr Freizeit brauchst, brauchst du mehr Disziplin!

Ich will dir jetzt einen anderen Tagesablauf vorstellen, der wesentlich besser ist, um mehr Freizeit zu generieren, aber auch besser ist, um seine Ziele schneller zu erreichen. Dieser Tagesablauf sieht so aus:

  • Blockzeit
  • Blockzeit
  • Blockzeit
  • Blockzeit
  • Blockzeit
  • Reaktionszeit
  • Reaktionszeit
  • Blockzeit
  • Pufferzeit

Blockzeiten

Auch dieser Arbeitstag hat 9 Stunden, jedoch sieht er ganz anders aus als der obige. Mit diesem Plan blockst du deine Zeit. Aber du blockst nicht nur deine Zeit, sondern du arbeitest in dieser geblockten Zeit auch an den wirklich wichtigen Aufgaben und Projekten. Also an jenen Dingen, die dich deinen Zielen näher bringen.

Gerade der erste Teil des Tages ist optimal dafür geeignet, um dir Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und Projekte zu blocken. Vielleicht kannst du dir in deinem Job nicht den ganzen Vormittag freihalten, aber in 95 % aller Jobs kannst du dir zumindest die ersten 2 Stunden des Tages frei halten.

Reaktionszeiten

Neben den Blockzeiten gibt es auch noch die Reaktionszeiten. Dabei handelt es sich um Zeiten, die du für das Reagieren auf gewisse Dinge verwendest – also zum Beispiel mit Telefonieren, der Beantwortung von E-Mails, Meetings und Ähnlichem verbringst.

Diese Dinge gehören natürlich auch dazu. Das Problem ist nur, dass wir diesen Dingen zu viel Platz einräumen. In vielen Unternehmen besteht der Arbeitstag eines Mitarbeiters zu 80 % (in Worten: achtzig Prozent) aus Kommunikation. Das ist eindeutig zu viel! Ich weiß schon, dass das sehr auf den Job ankommt, aber ich würde das eher umgekehrt sehen. 80 % der Zeit sollte an Aufgaben gearbeitet werden und 20 % der Zeit darf dann aus Kommunikation bestehen.

Pufferzeiten

Pufferzeiten sind nichts anderes als Zeitblöcke, die man sich bewusst für unvorhersehbare Dinge frei hält. Das könnten unter anderem diese hier sein:

  • Der Chef kommt plötzlich mit einer neuen Aufgabe um die Ecke.
  • Ein Kunde wünscht in letzter Minute noch Änderungen.
  • Ein plötzliches Problem tritt auf, um das man sich sofort kümmern muss.
  • Usw.

Wenn du dir deinen Tag in Blockzeiten, Reaktionszeiten und Pufferzeiten einteilst und diese Einteilung auch diszipliniert umsetzt, wirst du plötzlich viel mehr in wesentlich weniger Zeit weiterbringen.

Je mehr Zeit du dir am Vormittag blockst, umso mehr freie Zeit hast du also nachmittags.

Beispiel „Buch schreiben“

Anna hat mir zum Beispiel erzählt, dass sie ein Buch schreiben will. Das haben übrigens sehr viele Menschen auf der To-do-Liste stehen, nur umsetzen tun diesen Wunsch die wenigsten.

Kurze Randbemerkung, falls du auch den Wunsch hegst, ein Buch zu schreiben: Mein Freund und Kollege Tom Oberbichler ist dazu mit seinem Projekt Mission Bestseller genau der richtige Ansprechpartner für dich.

Als mir Anna von ihrem Wunsch erzählt hat, forderte ich sie auf, mir in ihrem Kalender die Zeiten zu zeigen, die sie für das Projekt „Buch schreiben“ geblockt hat.

Hatte sie natürlich nicht!

Weißt du, das Problem, wenn du ohne Blockzeiten arbeitest, ist, dass es dann kein Wunsch, kein Traum, kein Ziel und kein Projekt ist. Es ist lediglich Schwärmerei und Hoffnung, dass vielleicht irgendwann mal ein Buch erscheinen wird. Aber merke dir eines: Immer wenn du in ein und demselben Satz die Wörter „vielleicht“ und „irgendwann“ erwähnst, dann sag doch gleich besser „nie“ dazu. Das ist bei Weitem ehrlicher!

Wenn es nicht im Kalender geblockt ist, wird es nicht passieren!

Und ich schreibe das hier gerne nochmals, weil es so wichtig ist:

Wenn es nicht im Kalender geblockt ist, wird es nicht passieren!

Das ist so und das wird immer so sein! Zu dieser Regel gibt es nur extrem selten Ausnahmen!

Reagierst du oder agierst du?

Keine Zeit zu blocken heißt zu reagieren, sich seine Zeit jedoch zu blocken heißt zu agieren! Im Sport gewinnt in der Regel jene Mannschaft oder jener Sportler, der agiert, und es verlieren die Mannschaften bzw. Sportler, die nur reagieren. Ich weiß schon, dass das nicht immer so ist, aber Ausnahmen bestätigen die Regel 😉 .

Daher solltest du dir nicht nur für deine Arbeit, deinen Job, dein Business die Zeiten blocken, sondern auch für viele weitere Dinge in deinem Leben. Ich habe mir zum Beispiel für die folgenden Dinge Zeiten geblockt:

  • Sport
  • Fortbildungen
  • Projekte
  • Familie
  • Freunde
  • Administratives

Hör also endlich auf zu reagieren! Jene Menschen, die nur reagieren, befinden sich in der Regel im Hamsterrad. Nur wenn du beginnst zu agieren, wirst du aus diesem Hamsterrad aussteigen können.

Design your life

Freigeister und kreative Menschen sind ja durchaus bekannt dafür, ihr Leben designen zu wollen. Lifestyledesigner nennen sich diese Freigeister auch gerne. Also im Prinzip nichts anderes als Herr oder Frau über ihr eigenes Leben zu sein.

Bist du ein Freigeist? Bist du ein kreativer Mensch? Willst du dein Leben selbst “designen”?

Wunderbar, dann beginne doch zunächst mal damit,

  • deinen Tag zu designen,
  • deine Woche zu designen,
  • deinen Monat zu designen,
  • dein Jahr zu designen!

Selbstverständlich darfst du statt designen auch gerne die deutsche Version dieses Wortes verwenden. Zum Beispiel “gestalten” oder “planen”!

Starte doch einfach damit, dir jetzt sofort Zeit für deine wichtigsten Projekte zu blocken.

Fazit für dein Selbstmanagement

Beginne jetzt sofort, dir deine Zeiten zu blocken. Hör auf zu reagieren und beginne damit zu agieren. Starte heute damit, deine Zukunft zu designen, indem du zunächst einmal den heutigen Tag gestaltest.

Dabei wünsche ich dir, liebe Leserin, lieber Leser und vor allem dir, liebe Anna (vielen Dank, dass du mir erlaubt hast, davon hier auf meinem Blog zu berichten), viel Erfolg bei der Umsetzung.

Mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen - mit meiner Not-Todo-Liste

Klar, eine To-do-Liste ist was Gutes und Wichtiges, aber mindestens ebenso wichtig ist eine Liste mit Dingen, die du unterlassen solltest, um produktiv und effizient sein zu können. In meinem kostenlosen Mitgliederbereich stelle ich immer wieder spannende PDF zur Auswahl. Die neueste Publikation ist meine Not-to-do-Liste, von der du sicher den einen oder anderen Punkt auch für dich verwenden kannst. Abschreiben ist also ohne Weiteres erlaubt.

Außerdem findest du da weitere spannende Publikationen wie zum Beispiel "10 goldene E-Mail-Regeln", eine "Checkliste zur Tagesplanung", "70 Dinge, die ich mit Evernote manage" und vieles mehr. Wie du in diesen kostenlosen Mitgliederbereich kommst? Ganz einfach hier unterhalb deine E-Mail eingeben und ein Passwort anfordern. Fertig!

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Premium-Plattform SelbstmanagementRocks!

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