E-Mail-Insolvenz – in 5 Minuten zum leeren Posteingang

Dank der E-Mail-Insolvenz hast du binnen Minuten (in der Hardcore-Variante) oder binnen ein paar Stunden (in der Softcore-Variante) einen leeren Posteingang. Das alles ist relativ einfach und mit geringem Aufwand umzusetzen. Wie genau du dabei vorgehen musst und welche Hürden dabei auf dich warten, erfährst du in den kommenden 5 Lese-Minuten.


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Warum „Zero Inbox“ so wichtig ist

Dein E-Mail-Programm kann dich motivieren, es kann dich aber auch demotivieren. Zweiteres ist der Fall, wenn du schon 1.967 ungelesene E-Mails im Posteingang hast und stündlich neue hinzukommen.

Jedes Mal, wenn du dein E-Mail-Programm schließt, bist du dir (zumindest im Unterbewusstsein) im Klaren, dass du es niemals schaffen wirst, all diese E-Mails abzuarbeiten.

Schließt du dein E-Mail-Programm hingegen, wenn keine einzige E-Mail mehr darin zu finden ist, wird dich das motivieren, denn du weißt, du hast wieder einen wichtigen Meilenstein abgearbeitet.

Und selbst wenn du beim nächsten Öffnen wieder einige E-Mails darin findest, wird es kein Problem sein, diese abzuarbeiten.

Die Frage, die du dir stellen musst, ist also ganz einfach: Bist du der Herr über deine E-Mails oder bestimmen deine E-Mails über dich?

Ist E-Mail-Insolvenz für dich geeignet?

E-Mail-Insolvenz ist der erste Schritt, um täglich „Zero Inbox“ vermelden zu können. Wenn du es also nicht täglich oder zumindest wöchentlich schaffst, alle deine E-Mails abzuarbeiten, ist das schon das erste Indiz, dass E-Mail-Insolvenz für dich spannend sein könnte.

Natürlich ist das auch der Fall, wenn du hunderte oder gar tausende ungelesene oder nicht abgearbeitete E-Mails in deinem Posteingang liegen hast.

E-Mail-Insolvenz ist ebenfalls ein Thema für dich, wenn täglich mehr E-Mails in deinem Posteingang landen, als du abarbeiten kannst. Allerdings kann es in diesem Fall nur der erste Schritt sein.

Wenn dich die Abarbeitung aller deiner „alten“ E-Mails ein paar Stunden, wenn nicht sogar ein paar Tage beschäftigen würde, dann ist die E-Mail-Insolvenz natürlich auch sehr relevant für dich.

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Was ist E-Mail-Insolvenz?

Der Ausdruck „Firmeninsolvenz“ wird dir mit Sicherheit ein Begriff sein. Ein Unternehmen hat sich dermaßen überschuldet, dass eine Abzahlung kaum realistisch erscheint. In den meisten Fällen wird dann eine Ausgleichsquote vereinbart (in der Regel um die 20 %) und die restlichen Schulden werden dem Unternehmen erlassen.

So kann die Firma weiter arbeiten und mehr oder weniger einen Neustart hinlegen.

Ebenso läuft es bei der E-Mail-Insolvenz ab. Du hast mehr E-Mails in deinem Posteingang, als du realistischerweise abarbeiten kannst. Also erstellst du für dich eine Ausgleichsquote.

Im Gegensatz zur Firmeninsolvenz würde ich die Ausgleichsquote aber nicht in Prozent beziffern, sondern in Zeit. Deine Ausgleichsquote kann also zum Beispiel zwei Stunden betragen. In diesen zwei Stunden arbeitest du die allerwichtigsten E-Mails ab und den Rest schickst du in die Insolvenz.

So kannst du einen Neustart hinlegen und zukünftig, natürlich mit dem entsprechenden System (dazu kommen wir später noch), deinen Posteingang sauber und leer halten.

E-Mail-Insolvenz – die Ultra-Hardcore-Version

Ich gebe zu, diese Variante ist aus mentaler Sicht für viele sicher nur sehr schwer umsetzbar, aber ich möchte sie dir trotzdem vorstellen:

  1. Markiere alle E-Mails in deinem Posteingang
  2. Klicke auf löschen
  3. Entleere den Papierkorb
  4. Fertig

Wenn du wichtige Dinge gelöscht hast, wird sich der Absender sicher noch mal melden und nachfragen, warum du denn seine E-Mail noch nicht beantwortet hast.

Meldet sich der Absender nicht mehr, wird es auch nicht so wichtig gewesen sein.

Hast du Informationen gelöscht, die du zukünftig brauchst, musst du sie noch mal anfordern.

Fertig, das war’s. Herzlichen Glückwunsch, du hast nun „Zero Inbox“.

E-Mail-Insolvenz – die Hardcore-Version

Vielleicht kannst du dich mit dieser Variante anfreunden. Es ist jene, die ich dir empfehlen würde.

  1. Verschiebe alle E-Mails vom Posteingang in den Ordner „E-Mail-Insolvenz“
  2. Überfliege die E-Mails der letzten fünf Werktage und arbeite die wichtigsten davon ab. Setze dir dafür aber im Vorfeld ein Zeitlimit, das du auf keinen Fall überschreiten darfst. So erhöhst du den Druck auf dich und arbeitest wirklich nur die sehr wichtigen E-Mails ab.
  3. Lösche den Ordner „E-Mail-Insolvenz“ oder lass ihn als Backup bestehen. Er muss auf alle Fälle aus deinem Sichtfeld verschwinden (z.B. indem du ihn in einem anderen Ordner versteckst).

Mit dieser Variante ist sichergestellt, dass du die wichtigsten E-Mails abgearbeitet hast. Alles, was älter ist als eine Woche, wird ohnehin nicht so wichtig sein, und selbst wenn, wird sich der Absender sowieso nochmals melden und nachfragen.

Vorsichtig musst du nur bei E-Mails zu Projekten sein, deren Deadline schon sehr nahe ist.

E-Mail-Insolvenz – die Softcore-Version

Falls du dich mit den bisher vorgestellten Varianten nicht anfreunden kannst, habe ich hier noch eine weitere Möglichkeit für dich, die etwas weniger furchteinflößend ist.

  1. Verschiebe alle E-Mails vom Posteingang in den Ordner „E-Mail-Insolvenz“
  2. Erstelle den Ordner „Abarbeitung“.
  3. Gehe nun im Ordner „E-Mail-Insolvenz“ alle E-Mails der letzten vier Wochen durch und kopiere jene, die du abarbeiten willst, in den Ordner „Abarbeitung“.
  4. Nimm nun deinen Kalender zur Hand und schätze, wie lange die Abarbeitung der E-Mails dauern wird, die sich jetzt im Ordner „Abarbeitung“ befinden. Blockiere dir die dazu nötige Zeiten in den kommenden fünf Werktagen in deinem Kalender.
  5. Arbeite die E-Mails im Ordner „Abarbeitung“ in den kommenden fünf Werktagen ab.
  6. Lösche oder archiviere die verbleibenden E-Mails.

Bei dieser Softcore-Version ist es sehr wichtig, die Abarbeitung wirklich in den kommenden fünf Werktagen erledigt zu haben. Sonst blockiert dieses Thema zu viele Energien und du vernachlässigst die täglich nachkommenden E-Mails, was in einem Teufelskreis enden kann.

Tipps zur mentalen Einstellung

Erinnerst du dich noch an eine E-Mail, die du vor über 7 Tagen geschrieben hast? Falls ja, was tust du, wenn du bis jetzt keine Antwort darauf bekommen hast?

Richtig, du wirst noch mal nachhaken.

Du brauchst dir also absolut keine Sorgen zu machen, wenn du deine E-Mails löschst. Ist etwas Wichtiges dabei gewesen, wird sich der Absender sicher nochmals melden und nachfragen.

Aufpassen musst du lediglich darauf, dass du keine Deadline versäumst.

Also trau dich!

Was passiert nach der E-Mail-Insolvenz?

Eine E-Mail-Insolvenz macht nur dann Sinn, wenn du den Umgang mit deinen E-Mails generell änderst. Das Ziel einer E-Mail Insolvenz muss ganz klar sein: Im Anschluss daran musst du idealerweise täglich, aber zumindest einmal wöchentlich „Zero Inbox“ vermelden.

Vielleicht klingt dieses Ziel für dich momentan utopisch, aber glaube mir, es ist möglich!

Alles, was du dazu brauchst, ist ein klares System bzw. eine Strategie, die sich genau an deine Bedürfnisse anpasst.

Wie du eine solche Strategie findest, erkläre ich dir im Kurs „Zero Inbox“ auf SelbstmanagementRocks, der ab April 2017 für die Mitglieder der Plattform zur Verfügung stehen wird.

E-Mail-Insolvenz

Fazit für dein Selbstmanagement

Hol dir den täglichen Motivations-Kick, indem du dein E-Mail-Programm schließt und sich keine einzige E-Mail mehr im Posteingang befindet.

Der Startschuss dazu ist die E-Mail-Insolvenz. In weiterer Folge musst du dann deine Strategie bzw. dein System für tägliches „Zero Inbox“ erschaffen. Mehr dazu im Kurs auf SelbstmanagementRocks.

Was hältst du von dieser Methode? Ist sie praktikabel? Kannst du dir vorstellen, sie umzusetzen? Siehst du irgendwo Probleme oder Hindernisse?

Ich freue mich auf deinen Kommentar (gleich hier unterhalb) dazu.

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

PPS: Folge mir auf Facebook, Instagram, Youtube, Google+ oder Twitter, um noch mehr Selbstmanagement-Tipps und -Tricks zu erhalten.

2017-09-29T11:05:38+00:008 Comments

8 Comments

  1. Jahn 27. Februar 2017 at 16:46 - Reply

    Hi Thomas,
    vor ein paar Monaten habe ich auch so eine Art E-Mail-Insolvenz gemacht. Allerdings habe ich nichts gelöscht sondern einfach alles archiviert, was älter als 1 Monat war. Das hat mir wirklich geholfen wieder vor die Welle zu kommen. Gleichzeitig habe ich mich auch bei einer ganzen Menge Newsletter ausgetragen, was mich in der Abarbeitung auch deutlich entlastet hat.
    Aber ich frage mich doch: muss man denn wirklich eine Zero-Inbox haben? Ich selbst schaffe das so gut wie nie, finde das aber auch nicht schlimm, da es einfach To-Dos gibt, die man nicht gleich erledigen kann oder will, die aber später trotzdem noch gemacht werden müssen. Diese Mails bekommen eine entsprechende Markierung in meinem Postfach. Wirklich ungelesene E-Mails habe ich so auch nicht. Wichtig sit meines Erachtens nur, dass man immer einen guten Überblick hat…wenn der verloren geht, muss man vielleicht noch einmal über eine Insolvenz nachdenken. 😉
    Viele Grüße
    Jahn

    • Thomas 28. Februar 2017 at 12:38 - Reply

      Hallo Jahn!

      Natürlich kannst du auch so vorgehen.
      Ich finde es aber besser wenn E-Mails die du zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet werden in einem anderen „Ordner“ abgelegt werden und die Inbox immer leer ist wenn ich sie schließe.

      Aber du hast recht, das ist natürlich Geschackssache.

      Liebe Grüße,
      Thomas

      • Niko Juranek 8. August 2017 at 12:41 - Reply

        Hallo Thomas 🙂
        Ich möchte mich der Frage anschließen – Ich benutze standardmäßig Apple Mail und bin mit meinem Workflow recht zufrieden (also habe auch Zero Inbox bzw. ganz wenige, offene Mails); manches lässt sich aber eben nicht gleich erledigen, und bleibt dann liegen („stört“ ;-)). Ablegen im anderen Ordner finde ich auch keine Option, ist doch eher Verdrängung des Problems 😛 Es gibt doch andere Programme, wo man sich die Mails zeitversetzt nochmals schicken / vorlegen lassen kann, und den Eingang so einstweilen wieder freibekommt, oder?

        Danke & liebe Grüße nach Wien,

        Niko

  2. Eule 1. März 2017 at 23:06 - Reply

    Hallo,

    das „Geheimnis“ besteht darin zu akzeptieren, dass man nicht alle Emaile bearbeiten kann und … das macht nichts. Ich habe jahrelang nach einer Selbstorganisationsmethode für mich gesucht. GTD und was es alles gibt. Ich empfehle die Methode MYN nach Michael Linenenberger. Ich habe damit beste Erfahrungen gemacht. Vor allem der Ansatz mit dem Fliessband ist sehr anschaulich.
    https://www.michaellinenberger.com/ Vielleicht ist das hier auch schon bekannt?

    Viele Grüße
    Harald

    • Thomas 5. März 2017 at 07:26 - Reply

      Hallo Harald!

      Danke für den Tipp. Ja der Ansatz von Linenberger ist spitze.

      lG Thomas

  3. Benjamin Leu 7. April 2017 at 05:59 - Reply

    Hey Thomas, habe auch eher deine softcore-Version genommen.

    Alle E-mails die älter als 6 Monate waren, wurden gelöscht. Und die wichtigsten 20% der übrigen Emails noch behalten (also wieder 80% gelöscht).

    Danke

    • Thomas 7. April 2017 at 06:32 - Reply

      Super! 🙂

      lG Thomas

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