Reflexion und Planung sind zwei sehr wichtige Faktoren, die du auf keinen Fall vernachlässigen solltest. Die meisten Menschen, die ich kennenlerne, nehmen sich dafür leider keine oder zu wenig Zeit, weil sie meinen, dass es mehr Zeit kostet, als es bringt. Aus diesem Grund will ich dir heute eine Geschichte erzählen, die von einem Flugzeugabsturz und zwei unterschiedlichen Gruppen von Menschen handelt. Eine super Metapher für die Themen Reflexion und Planung, aus der du viel für dich mitnehmen kannst.


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Der Flugzeugabsturz

Ein Flugzeug mit 100 Passagieren an Bord macht sich auf den Weg nach Südamerika. Leider kommt es zu technischen Problemen und die Maschine stürzt mitten im südamerikanischen Dschungel ab. Die gute Nachricht: Alle 100 Passagiere überleben den Absturz. Die schlechte Nachricht: Es gibt kein Navigationsgerät, das noch funktionstüchtig ist, und keiner hat einen blassen Schimmer, wo im Dschungel sie da ungefähr gelandet sind. Doch sie haben Glück im Unglück, denn das Flugzeug transportierte nicht nur Menschen, sondern auch Fracht, und so finden sie im Bauch des Flugzeugs 100 Macheten, mit denen sie sich den Weg durch den Dschungel bahnen können.

98 % gegen 2 %

98 Passagiere schnappen sich eine Machete und machen sich auf den Weg. Irgendwann müssen sie ja an eine Straße, ein Dorf oder eine sonstige Spur von Zivilisation stoßen. Voll Eifer und Enthusiasmus machen sie sich auf ihre beschwerliche Reise. Sie arbeiten hart, manche sogar am körperlichen Limit, um irgendetwas zu finden, das eine Rettung bedeuten könnte.

Die zwei verbleibenden Passagiere wählen eine andere Taktik. Sie versuchen, den höchsten Hügel der Umgebung auszumachen, und bahnen sich ihren Weg dahin. Dann klettern sie auf den höchsten Baum dieses Hügels, um sich eine Übersicht zu verschaffen, und siehe da, gar nicht weit entfernt taucht eine kleine Stadt am Horizont auf. Sie haben nun eine ungefähre Richtung, die sie einschlagen können. In regelmäßigen Abständen klettern sie wieder auf hohe Bäume, blicken kurz zurück und orientieren sich dann wieder in Richtung Stadt.

Reflexion

Außerdem überlegen sie regelmäßig, was sie auf dem letzten Abschnitt ihres Weges besser hätten machen können und ob es nicht Wege gegeben hätte, um noch schneller und einfacher voranzukommen. Diese Erkenntnisse lassen sie in die vor ihnen liegenden Wegabschnitte einfließen, können so ihr Tempo Richtung Stadt von Abschnitt zu Abschnitt steigern und senken dabei gleichzeitig ihre Fehlerquote. Es dauert zwar ein wenig, bis sie in der rettenden Stadt ankommen, aber sie investieren bei Weitem die wenigste körperliche Energie aller Überlebenden und haben durch ihre Strategie gleichzeitig die größten Überlebenschancen. Smart, die zwei, oder?

Arbeite smart, nicht hart!

Was will ich dir mit dieser kleinen Metapher sagen? Nun, harte Arbeit ist eine tolle Sache. 98 Passagiere hatten sich für den harten Weg entschieden. Das heißt nicht, dass nicht der eine oder andere auf eine rettende Siedlung, Straße oder Ähnliches stoßen würde. Aber sie mussten extrem viel Energie aufbringen. Die beiden anderen Passagiere arbeiteten smart. Sie verschafften sich einmal einen Überblick und legten die ungefähre Richtung fest. In regelmäßigen Abständen überprüften sie, ob die Richtung noch stimmt, und überlegten, ob es nicht vielleicht schlauer wäre, einen zwar etwas längeren, aber dafür weniger anstrengenden Weg einzuschlagen. Und sie kamen schnell und ohne Probleme an ihrem Ziel an.

Schritt 1: Planung

Zunächst einmal planten sie ihre Rettung. Sie liefen nicht einfach in den Dschungel, ohne einen Plan zu haben. Sie überlegten, was die beste Lösung sei, um aus dieser Situation zu kommen, und entwickelten die Strategie, einen Hügel mit großem Baum zu besteigen. Dort wollten sie dann Ausschau halten und ihren Plan weiterentwicklen. Ähnlich musst du bei einem neuen Projekt vorgehen. Du musst zunächst einmal rauszoomen und dir dann den Weg vom Startpunkt bis zur Ziellinie ansehen und überfliegen.

Vielleicht hätten unsere beiden Passagiere einen Fluss gesehen, der ihnen den Weg zur Stadt versperrt hätte. Vielleicht aber auch andernorts eine Brücke oder Ähnliches erspäht. Sprich, du musst Hindernisse und Probleme, die in einem Projekt auf dich zukommen könnten, antizipieren und Lösungsstrategien erarbeiten. Ja, das kostet Zeit, keine Frage. Aber schnurstracks auf einen Fluss zuzumarschieren, der sich dann als unüberwindbares Hindernis darstellt, und zurück zum Startpunkt zu müssen, kostet weit mehr Zeit, das kann ich dir garantieren.

Ich kann dir also nur empfehlen, zunächst einmal den Weg zum Ziel gedanklich zu überfliegen, um Hindernisse oder Probleme zu erkennen. Wenn du den Weg überflogen hast, kannst du einen Plan schmieden, der dich schnell und effizient (smart) ans Ziel bringt.

Schritt 2: Reflexion

Sie kletterten nicht nur regelmäßig auf Bäume, sondern sie reflektierten auch stets den zuletzt zurückgelegten Wegabschnitt. Was hätte man tun können, um schneller und einfacher voranzukommen? Diese Frage stellten sich die beiden immer und immer wieder. Das hatte zur Folge, dass sie eine unheimlich steile Lernkurve nahmen. Und Großstadtmenschen, die im Dschungel abstürzen, brauchen eine unheimlich steile Lernkurve, um zu überleben.

Sie sorgten mit diesen Reflexionen dafür, dass sie von Abschnitt zu Abschnitt immer weniger Fehler machten und ihr Tempo immer weiter erhöhen konnten. Natürlich kostete es Zeit, die Köpfe zusammenzustecken und zu reflektieren. Aber auch hier amortisiert sich dieser Aufwands extrem schnell. Ich kann dir nur den Tipp geben, dir die Zeit für Reflexion zu nehmen und sie sehr ernst zu nehmen. Du wirst nicht nur viel lernen, sondern auch dein Tempo unheimlich steigern.

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Meine Planungs- und Reflexions-Strategie

Erster und wichtigster Punkt für mich in diesem Zusammenhang ist, dass ich mir die Zeit für Planung und Reflexion mit höchster Priorität in meinem Kalender blockiere. Absagen oder verschieben ist nur in außergewöhnlichen Notfällen erlaubt. Meine Wochenplanung entsteht mittlerweile jeden Freitag und meine Tagesplanung ist die erste Arbeit des jeweiligen Tages. Wenn ich neue Projekte plane, dann nehme ich mir dafür ausreichend Zeit und erstelle eine detaillierte Liste der nächsten Schritte vom Start bis ins Ziel.

Meine Reflexionszeit ist ebenso fix in meinem Kalender blockiert, in der Regel ist das am Samstag der Fall. Gemütliches Café, Wiener Melange, Rocketbook und mein Fragenkatalog, der mich durch diesen Prozess begleitet. Herrlich, ich liebe dieses Setting. Die Learnings aus diesen Terminen mit mir selbst sind in der Regel enorm. Klar gibt es auch Wochen und Projekte, bei denen es nicht viel zu reflektieren gibt. Aber dann gibt es plötzlich wieder welche, in denen wider Erwarten enormes Lernpotenzial steckt. Daher überprüfe ich alle anhand meines Fragenkatalogs.

Wochen- & Tagesplanung-Sprint

Wie genau ich meine Woche und meinen Tag plane bzw. wie mein Reflexions-Fragebogen aussieht, das verrate ich dir in meinem „Wochen- & Tagesplanung-Sprint“, der heute startet. Wenn du noch dabei sein willst, dann heißt es schnell sein und dir einen der begehrten Plätze sichern. Dort verrate ich dir, wie es auch dir gelingen kann, am Ende des Tages die letzte Aufgabe auf deiner Liste abgearbeitet zu haben. Und ich nehme dich mit in meine Reflexions-Session, in der ich Fehler analysiere und versuche, so viele Learnings wie möglich aus meinen Projekten und Erlebnissen zu ziehen. Das solltest du nicht versäumen.

Hier findest du alle weiteren Infos dazu!

Fazit für dein Selbstmanagement

Planung und Reflexion sind entscheidende Faktoren, wenn du lieber smart statt hart arbeitest. Und wenn du sagst, Mensch, Thomas, ich will doch smart, aber auch hart arbeiten, dann steht dem auch nix im Wege. Du solltest nur im ersten Schritt überlegen, ob es wirklich smart ist, was du vorhast, und erst dann in den Hustler-Modus schalten. Egal ob du entspannt oder hart arbeiten willst, es muss davor immer smart stehen. Welchen Weg du auch immer gehen willst, viel Erfolg bei der SMARTEN Umsetzung und vielleicht bis gleich im „Wochen- & Tagesplanung“-Sprint.

Mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen - mit meiner Not-Todo-Liste

Klar, eine To-do-Liste ist was Gutes und Wichtiges, aber mindestens ebenso wichtig ist eine Liste mit Dingen, die du unterlassen solltest, um produktiv und effizient sein zu können. In meinem kostenlosen Mitgliederbereich stelle ich immer wieder spannende PDF zur Auswahl. Die neueste Publikation ist meine Not-to-do-Liste, von der du sicher den einen oder anderen Punkt auch für dich verwenden kannst. Abschreiben ist also ohne Weiteres erlaubt.

Außerdem findest du da weitere spannende Publikationen wie zum Beispiel "10 goldene E-Mail-Regeln", eine "Checkliste zur Tagesplanung", "70 Dinge, die ich mit Evernote manage" und vieles mehr. Wie du in diesen kostenlosen Mitgliederbereich kommst? Ganz einfach hier unterhalb deine E-Mail eingeben und ein Passwort anfordern. Fertig!

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

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