Fremdsteuerung: Chefs, Mitarbeiter, Kunden – Wie finde ich mehr Zeit

Du willst der Fremdsteuerung entgehen? Der Chef lässt dir aber keinen Freiraum, Mitarbeiter und Kollegen stören ununterbrochen deinen Arbeitsfluss, Kunden nerven dich wegen jeder Kleinigkeit! So geht es vielen Menschen und ich bekomme auch immer wieder Zuschriften wie diese von Franz: „Thomas ich kann deine Tipps nicht anwenden, mein Chef bzw. die Strukturen in meiner Firma lassen das nicht zu. Ich bin zu sehr fremdgesteuert, was kann ich tun?“


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Raus aus der Umklammerung

Du willst ein neues Projekt beginnen, dir die Zeit in der Firma selbst einzuteilen, teilweise von zu Hause arbeiten, oder schlicht und einfach mehr Zeit für die wichtigen Projekte und Arbeiten haben?

Dieser Artikel soll ein Kickstart für dich sein, um endlich mehr Freiheiten in deinem beruflichen Umfeld zu erlangen.

Mehr Freiheiten in meiner Firma erlangen

Dir macht deine Arbeit prinzipiell Spaß, allerdings hast du zu wenige Freiheiten um dich und dein Potential entfalten zu können? Dann möchte ich dir hier ein paar Tipps mitgeben, wie du das ändern kannst:

Der Umgang mit Hierarchie und den Bossen

Das ist der wichtigste Ansatz und ein Hebel für alle Tipps und Tricks, die ich dir zu diesem Thema hier noch geben kann. Du musst unbedingt versuchen, dich in deinen Vorgesetzten hineinzuversetzen. Lerne die Dinge aus seiner Sicht zu sehen, denn nur so kannst du die richtigen Worte für deinen Wunsch finden und Gegenargumente schon im Vorfeld ausschließen.

[Tweet „Manage deinen Boss!“]

Wie?

  • Achte auf seine Stimmung und äußere deine Wünsche wenn er gut drauf ist. Das richtige Timing macht es aus.
  • Verwende seine eigenen Worte und mach seine Argumente zu deinen Waffen.
  • Achte auf seine Körpersprache und versuch ihn wenn möglich zu spiegeln!
  • Beachte, wie er in ähnlichen Fällen bisher entschieden hat.
  • Analysiere seinen Charakter und seine bisher getroffenen Entscheidungen.
  • Finde seine Stärken und seine Schwächen heraus und nutze beides für dich.

Erkläre deinem Chef die Vorteile

Nehmen wir einmal an, du willst für zwei Stunden pro Tag keinerlei Störungen, um in aller Ruhe an deinen Projekten arbeiten zu können. Das bedeutet keine Mails, kein Außenkontakt, kein Telefon und eine verschlossene Bürotüre.

Welche Vorteile könnte dein Chef davon haben? Du bist möglicherweise doppelt so produktiv, als unter normalen Umständen mit ständigen Störungen.

Vielleicht hat dein Chef in letzte Zeit einmal von dir und deinen Kollegen mehr Effizienz und Produktivität verlangt, dann verwende dieses Argument und mach seine Argumente zu deinen Waffen. Es macht sicher auch Sinn, wenn du deine Behauptung „doppelt so produktiv zu sein“ mit Statistiken, Zeitungsausschnitten, oder Untersuchungen belegst.

Welcher Chef kann da dann noch nein sagen?

Trau dich: Mehr als ein NEIN kann nicht passieren

Immer wieder erlebe ich, dass sich Mitarbeiter nicht trauen ihrem Chef gegenüber eine Bitte oder einen Wunsch zu äußern. Warum verstehe ich nicht, denn das Worst-Case-Szenario ist ohnehin nur das er nein dazu sagt.

Und selbst wenn er nein zu einer Idee sagt, bleib am Ball. Versuch es nach einiger Zeit noch einmal mit einer anderen, oder leicht veränderten Idee.

Anstatt 2 Stunden unter tags keine Störungen zu verlangen, könntest du vorschlagen schon 2 Stunden früher beginnen zu dürfen um die morgendliche Ruhe zu nutzen.

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Ich will rocken!

Verkaufe deinem Chef die Idee so, als wäre es seine

„Sie sagten doch in der letzten Besprechung, dass wir an unserer Effizienz arbeiten müssen. Ich habe mir über Ihre Worte Gedanken gemacht und hätte eine Idee dazu! Vermutlich haben Sie ja auch schon daran gedacht, aber was halten Sie von …?“

Glaube mir, Formulierungen wie diese wirken Wunder! Ersten fühlt sich dein Boss geschmeichelt, weil du über seine Kritik nachgedacht hast. Das alleine macht schon mal einen positiven Eindruck von dir. Und zweitens wird er, auch wenn er daran nicht gedacht hat, das nur selten zugeben und so deinen Wunsch genehmigen.

Sagt er nein, biete einen Testzeitraum an

Sollte dein Boss wieder erwarten nicht zustimmen, kannst du einen Schritt zurück machen und ihm anbieten das ganze unverbindlich einen Monat zu testen. Nach einem Monat wird dann das Ergebnis analysiert und dann kann man ja weiter schauen!

Oftmals nutzt das, denn der Chef muss sich nicht ganz festlegen, wenn er sich unsicher ist.

Geh in kleinen Schritten vor

Achte darauf, deinen Chef nicht zu überfordern. Wenn es dein Ziel ist, von zu Hause aus zu arbeiten, macht es vielleicht Sinn langsam auf dieses Endziel hinzuarbeiten.

Biete deinem Boss dazu mal einen Tag an, den du von zu Hause aus arbeitest. Funktioniert das gut und deine Produktivität steigert sich, kannst du nach einem Monat nachlegen und fragen ob nicht ein zweiter oder dritter Tag möglich wäre.

So kommst du auch ans Ziel, überforderst deinen Chef aber nicht.

Fordere viel und rudere dann zurück

Ja ich weiß, das ist das genaue Gegenteil des vorherigen Tipps. Du musst dich in deinen Chef hineindenken um zu wissen welche Methode die bessere ist.

Oftmals macht es auch Sinn, zuerst gleich zu verlangen nur noch von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn dein Chef ablehnt bietest du ihm einen oder zwei Tage an.

Im Verhältnis zu ganzen Woche schaut dieser eine Tag nach sehr wenig aus und dein Chef lässt sich vielleicht zu dieser Lösung erweichen.

Schaffe Freiräume durch Delegieren

Vor allem wenn du schon länger in der Firma bist, wird es möglicherweise Mitarbeiter geben, die in der Hierarchie unter dir sind. Vielleicht bist du sogar in der glücklichen Lage eine eigene Sekretärin zu haben.

Viele geben trotzdem nicht gerne Arbeiten ab, denn die Einschulungsphase der Mitarbeiter dauert und erzeugt (zumindest kurzfristig) Mehrarbeit. Langfristig hast du aber einen Zeitgewinn dadurch.

Auch der Glaubenssatz „das kann nur ich richtig machen“ behindert viele Vorgesetzte Arbeiten zu delegieren.

Also überlege ob du nicht Arbeiten delegieren könntest.

Sammle ähnliche Arbeiten, um sie auf einmal zu erledigen

Oft genügt es auch schon, die eigene Effizienz zu verbessern. Untersuche dazu einmal deinen eigenen Workflow. Gibt es Arbeiten die sich sehr ähnlich sind und deren Verarbeitung gesammelt Sinn machen würde?

Auch hier kannst du viel Zeit sparen und deine Produktivität massiv erhöhen.

Finde Arbeiten die sich automatisieren lassen

Neben dem Delegieren ist es auch möglich Arbeiten zu automatisieren. Vor allem im EDV-Bereich, bzw. E-Mail-Verkehr lassen sich so viele Leerläufe verhindern.

Eliminiere unnötigen

Wenn du schon dabei bist, deinen Workflow zu überprüfen, dann eliminiere doch auch gleich so viele Dinge wie nur möglich. Du wirst sehen, auch in diesem Bereich fallen viele Dinge an, die du eigentlich nur noch aus Routine und „weil es immer so war“ abarbeitest. Finde diese Dinge und eliminiere sie.

(Übrigens: Zum Thema Eliminieren, Delegieren und Automatisieren kommt in kürze ein eigener Artikel.)

Konzentriere dich auf das Wesentliche

Hier kommt das Pareto-Prinzip zu tragen. 20% des Aufwandes erzeugen 80% des Outputs. Demgegenüber stehen dann 80% des Aufwandes der nur 20% des Outputs bedeutet.

Zwei Beispiele:

  • 20% der Kunden machen 80% des Umsatzes.
  • 20% der Mitarbeiter erledigen 80% der Arbeit.Konzentriere dich auf die 20% Input die 80% deines Outputs generieren und eliminiere, oder vernachlässige den Rest!

Arbeite zu Zeiten, zu denen noch keiner im Büro ist

Ich habe das Beispiel schon weiter oben erwähnt- Früh morgens oder spät abends, wenn alle noch schlafen oder schon im Feierabend sind, ist die beste Möglichkeit ungestört und damit produktiv zu arbeiten.

Halte Meetings im Stehen ab

Solltest du Einfluss darauf haben, dann halte Meetings im Stehen ab. Ersten geht es wesentlich flotter und zweitens ist es gesünder.

Du wirst überrascht sein, wie sich Mitarbeiter die sich normalerweise sehr gerne und sehr lange reden hören, auf einmal extrem kurz halten.

Fremdsteuerung

Fazit für dein Selbst-Management

Mit diesen Tipps und Strategien, solltest du es schaffen dich aus der Umklammerung (zumindest teilweise) zu lösen.

Versuche jetzt aber nicht alles auf einmal umzusetzen, sondern Step-by-Step vorzugehen.

Versuchst du nämlich alles auf einmal zu realisieren, wirst du nicht nur dein berufliches Umfeld, sondern auch dich selbst überfordern.

Vielleicht hast du ja noch den einen oder anderen Tipp den ich hier vergessen habe? Oder hast schon Erfahrungen gemacht mit einer dieser Strategie?

Falls ja, hinterlasse mir doch bitte ein Kommentar. Ich freue mich darauf, von dir zu lesen.

Genieße deinen Tag,

Thomas

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2017-09-29T11:06:01+00:004 Kommentare

4 Comments

  1. Göran Nitsche 15. April 2014 um 10:58 Uhr - Antworten

    Lieber Thomas,

    ein sehr anregender, witzig-spritziger Beitrag von dir! Alles von dir Geschilderte habe ich in sehr unterschiedlicher Intensität schon selbst miterleben dürfen oder auch müssen.

    Dein Hinweis: „Gute Chefs sind entscheidungsfreudig. Schlechte Chefs eher nicht.“ trifft sehr genau auf meine Erfahrungen zu. In den meisten Jobs hatte ich mit sehr wankelmütigen Chefs, Projektverantwortlichen usw. zu tun, die ein ausgesprochen gutes Talent hatten, alle Anregungen noch vor dem Versuch einer (prototypischen) Umsetzung, kaputt zu labern. Die Quittung kam dann meist später, das war in diesen Momenten zwar durchaus gut für mein eigenes Ego, aber nachhaltig zufriedenstellend war so ein Kasperletheater nie für mich.

    Auch die weiteren Ausführungen kann ich wirklich nur zu gut nachempfinden und das Ganze trägt meines Erachtens erheblich zu den hohen Quoten von Menschen bei, die als „innerlich Gekündigte“ gelten. Wenn von denen nur ein paar Prozent einen Teil deiner Tipps verinnerlichen und durchzusetzen versuchen, dann wird für sie, wie auch für ihr Unternehmen, ein großes Potential frei gelegt, was zu einer langfristigen Verbesserung der persönlichen Zufriedenheit und der Arbeitsergebnisse für das Unternehmen führen wird!

    Hoffentlich lesen/hören möglichst viele Betroffene diesen und weitere Beiträge von dir. Ich selbst werde wohl für meine zukünftigen Mitarbeiter ein Best Of aus deinen Podcasts, aus Podcasts von Markus Cerenak und weiteren Top-Bloggern und Top-Podcastern zusammenstellen, um ihnen den Zugang zu euren genial-trivialen Anregungen auch innerhalb der Arbeitszeit zu geben, um ein bisschen vom möglicherweise aufkeimenden Stress abschweifen zu können.

    Liebe Grüße,

    Göran

    • Thomas 15. April 2014 um 18:21 Uhr - Antworten

      Hallo Göran!

      Das kann ich alles nur voll und ganz unterstreichen 🙂

      Ich hoffe es gibt mehr Chefs wie dich!!!

      lG Thomas

      • Göran Nitsche 16. April 2014 um 07:18 Uhr - Antworten

        Hallo Thomas,

        ja, solche Chefs hätte ich mir früher auch am liebsten selbst geschnitzt.

        Wofür mir deine, Markus‘ und die Beiträge weiterer Blogger hoffentlich eine dauerhaft große Hilfe sein werden, ist der Punkt, nicht selbst abzuheben, wenn das Geschäft für mich tatsächlich so ins Rollen kommt, wie ich und meine engsten Vertrauten es zum jetzigen Zeitpunkt für realistisch halten. Das ist denke ich für jeden Macher eine große Herausforderung – nicht zu überdrehen und am Ende doch wieder in diese Muster und Strukturen der dunklen Seite der Macht zu fallen, den per se glaube ich erstmal schon, dass ~80% der Gründer mit ähnlich hehren Zielen und Vorstellungen ihre Sachen voran treiben. Sobald aber klar wird, welch hohe Verantwortung man trägt für Mitarbeiter und dann wohlmöglich auch mal betriebswirtschaftliche Schwierigkeiten auftreten, dann trennt sich die Spreu vom Weizen.

        Ich freue mich auf deine weiteren Artikel und werde mich auf jeden Fall auch noch durch ältere Artikel von dir wühlen, nicht zuletzt, weil es einfach auch Spaß macht deinen Gedanken mit zu folgen!

        Liebe Grüße,

        Göran

        • Thomas 16. April 2014 um 08:24 Uhr - Antworten

          Hi Göran!

          Ich denke es ist wichtig sich regelmäßig selbst zu reflektieren. Wenn man das gut macht, dann wird man auch nicht abheben!

          Freue mich über dein positives Feedback. 🙂

          lG Thomas

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