Der 1. Jänner hat etwas magisches an sich. Warum weiß ich auch nicht, schließlich kann man die Jahresplanung an jedem anderen Tag des Jahres auch erledigen. Trotzdem habe ich dem Jahreswechsel für dieses Ritual ausgewählt. Dabei mache ich gewisse Dinge, von denen ich mir verspreche, dass sie mir im Laufe des Jahres helfen werden meine Ziele zu erreichen.


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Meine Jahresplanung

Hier findest du nun all jene Punkte aufgelistet, die für mich zur Jahresplanung gehören.

Alte ToDo-Listen durcharbeiten und EADT anwenden

Wie du sicher aus den vergangenen Artikeln weißt, hebe ich alle meine alten ToDo-Listen und Wochenplanungen auf. Da ich all diese Dinge in Evernote erstelle, ist das auch überhaupt kein Aufwand. Ich verschiebe sie lediglich in ein Archiv-Notizbuch, sobald ich sie nicht mehr brauche.

Zum Jahreswechsel gehe ich alle alten Listen noch einmal durch. Neben einer Reflexion der einzelnen Aufgaben dieser Listen, wende ich dabei auch das EADT-Prinzip an.

Viele dieser Aufgaben sind nur einmalig zu erledigen, diese lasse ich außen vor. Ich konzentriere mich auf jene Dinge, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen. Diese Aufgaben und auch Termine sehe ich mir nach folgenden Gesichtspunkten durch:

  • Sind sie möglicherweise zu eliminieren? Falls nein:
  • Sind sie zu automatisieren? Falls nein:
  • Sind sie zu delegieren? Falls nein:
  • Muss ich sie weiterhin selbst erledigen!

Immer wieder kann ich dabei einige Aufgaben und Termine herausfiltern, die ich eliminieren, automatisieren oder delegieren kann.

So habe ich zum Beispiel eine Nischen-Facebook-Seite, deren Betreuung ich an einen Co-Admin abgebe, also delegiere. Damit habe ich kaum mehr etwas zu tun damit und erspare mir so wöchentlich ca. 30 Minuten die ich bisher für die Betreuung dieser Seite aufgewendet habe.

Auch die Tatsache, dass sich hier auf diesem Blog nur noch 14-tägig einen Artikel poste, ist natürlich in gewisser Art und Weise eine Änderung. Teilweise eliminiere ich hier also etwas und spare mir so alle 14 Tage 2-5 Stunden für die Erstellung eines Artikels, bzw. eines Podcasts.

Im vierten Quartal des Jahres 2015 eliminierte ich dann ein Riesen-Ding, aber dazu möchte ich noch nicht wirklich mehr verraten. Wenn es soweit ist, bist du der erste der es erfährt!

Durch dieses eliminieren-automatisieren-delegieren-tun-Prinzip schaffe ich also mehr Zeit für andere, oder neue Projekte.

Es ist immer wieder spannend zu sehen, wie wichtig dieser Schritt ist und wie viel Zeit-Ressourcen man sich dadurch erarbeiten kann.

Durch diesen einzelnen Schritt, habe ich 4-6 Wochenstunden an „neuer“ Zeit zur Verfügung. Das bedeutet zwischen 208 und 312 Stunden pro Jahr. Wahnsinn oder? Der Zeitaufwand für diesen Arbeitsschritt  betrug aber lediglich 4 Stunden.

Ich überarbeite meine Werte

Einmal jährlich überarbeite ich meine Werte. Diese helfen mir vor allem beim Setzen von Prioritäten und beim Treffen wichtiger Entscheidungen.

Ich habe mir diese Werte-Liste einmal erarbeitet, und überprüfe sie nun jährlich auf ihre Richtigkeit.

Viel ändert sich in der Regel nicht, jedoch kommen jedes Jahr ein bis zwei neue Werte zum Vorschein und ersetzen alte.

Wenn du mehr über diese Prozedur erfahren willst, lade ich dich ein dir Podcast-Folge 7 anzuhören und durchzuarbeiten.

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Meine Bucketlist überarbeiten

Eine Bucketlist ist eine Wunschliste, ähnlich jener ans Christkind oder an den Weihnachtsmann. Allerdings stehen da weniger materielle Wünsche drauf, sondern vielmehr Erfahrungen und Erlebnisse (zumindest auf meiner Bucketlist).

Es macht einen Riesenspaß dieses Ding zu überarbeiten. Dabei lösche ich jene die nicht mehr aktuell sind. Außerdem suche ich mir Wünsche aus dieser Liste heraus, die ich mir im kommenden Jahr erfüllen möchte.

Allerdings plane und doktere ich da während des Jahres noch öfters um, weil sich diverse Dinge einfach anders ergeben.

Bist du neugierig geworden? Dann wirf doch einen Blick auf meine Bucketlist.

Heuer plane ich übrigens folgende Dinge zu realisieren:

  1. Mein Englisch weiter verbessern: Also englische Bücher lesen, sowie Filme und Serien größtenteils auf Englisch schauen.
  2. Kreuzfahrt: Ich möchte heuer erstmals auf einem Schiff durch ein Meer kreuzen und einige coole Städte sehen.
  3. Bleibt vorerst noch streng geheim 😉
  4. Einen Schwimmkurs machen: Ich schwimme zwar gut, möchte mir aber eine bessere Technik aneignen.
  5. Die Ausbildung zum Fitness-Coach machen.

Wie schon erwähnt, bei der Bucketlist kann sich da noch einiges ändern. Hier bin ich nicht so genau wie bei den anderen Punkten. Ich sehe die Bucketlist als etwas dynamisches und somit kann es durchaus sein, dass ich mir von den fünf oben erwähnten Punkten vielleicht nur zwei erfülle und dafür im Laufe des Jahres drei andere dazukommen.

Ordner-und Notizbuch-System überarbeiten

Ich überarbeite jedes Jahr mein Ordner-System. Dazu verschiebe ich alle meine Ordner und Dateien in einen Ordner den ich „Archiv 2014“ nenne. Dann baue ich mir eine komplett neue Ordnerstruktur auf und verschiebe nur noch jene Ordner und Dateien zurück, die ich wirklich benötige. Alles andere bleibt in diesem Archiv-Ordner und steht somit noch zur Verfügung, sollte ich etwas daraus brauchen.

In der Regel ist das aber sehr selten der Fall, denn auch beim Ordner-System trifft das Pareto-Prinzip zu: 20 % aller Dateien und Ordner benötigen wir zu 80 % der Zeit.

Ich plane meine Ordner-Struktur so, dass diese 20 % der Dateien sehr schnell zu finden und noch schneller darauf zuzugreifen ist.

Ähnlich findet der Ablauf im Notizbuch-System in Evernote statt. Allerdings gehe ich hier ein wenig anders vor, als beim Ordner-System. Hier mache ich Änderungen innerhalb des bestehenden Notizbuchsystems, und verschiebe dabei viele Notizbücher und Notizen in das Archiv-Notizbuch.

Dazu muss sich natürlich jedes einzelne Notizbuch durchsehen, um die nötigen Änderungen treffen zu können.

Durch diese Maßnahmen stelle ich sicher, wieder produktiv arbeiten zu können und mich nicht mit zu vielen Klicks und zu vielen Ordner-Ebenen herumquälen zu müssen. Es kostet zwar einmalig etwas Zeit, diese Änderungen vorzunehmen, jedoch erspare ich mir damit über das gesamte Jahr gesehen sicherlich einige Stunden an unnötiger Suche.

Die Ziele für das kommende Jahr festlegen

Die Jahresplanung erfolgt bei mir in mehreren Schritten, die ich dir hier nun vorstellen möchte:

Schritt 1: Brainstorming

Den Beginn mache ich mit einem ausführlichem Brainstorming. Dazu nehme ich mir wirklich Zeit und notiere wirklich jeden einzelnen Einfall. Ich unterteile dieses Brainstorming in drei Teile, oder besser gesagt drei Orte:

  1. Homeoffice: Zunächst einmal versuche ich daheim zu überlegen, was ich im nächsten Jahr so alles anstellen könnte.
  2. Lieblings-Cafe: Der zweite Teil des Brainstormings findet dann in meinem Lieblings-Cafe statt. Das muss nicht zwangsweise am gleichen Tag sein.
  3. Sauna & Wellness: Der dritte Teil findest beim Saunieren und relaxen (meistens in der Therme Wien) statt.

An diesen drei Orten bin ich ganz unterschiedlich inspiriert und habe daher auch die unterschiedlichsten Ideen und Einfälle. Nach diesen drei „Einheiten“ habe ich dann ganze Seiten voller Ideen und Inspirationen.

Des weiteren habe ich da ja noch mein „Ideen- & Inspirationen“-Notizbuch in Evernote, das in Laufe des Jahres immer wieder mit Einfällen gefüttert wird. Auch die Ideen darauf kommen auf die Gesamtliste.

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Schritt 2: Andere Menschen fragen

Dieser Punkt ist komplett neu auf der Liste und ich möchte mich damit bei Markus Cerenak recht herzlich bedanken. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und da ist es eben hilfreich wenn andere Menschen einem helfen.

In einem Gespräch mit Markus hat er mich gefragt, warum ich mich eigentlich zukünftig nicht weiter auf Evernote fokussiere. Und damit hatte er vollkommen recht, mit meinen Evernote-Büchern hat mein Erfolg begonnen, also warum sollte ich diesen nicht auch damit fortsetzen?

Also habe ich in der Folge noch einige andere Menschen befragt und es kamen wieder ein paar spannende Dinge zur Liste hinzu.

Schritt 3: Der Spaßfaktor!

Ich habe schon vor langer Zeit den Entschluss gefasst nur noch Dinge zu machen, die mir wirklich Spaß machen und wo ich mit Freude dabei bin. Dabei denke ich im speziellen an den Umsetzungs- und Entwicklungsprozess bis hin zur fertigen Idee.

Werden mir alle, oder zumindest die meisten Schritte wirklich Spaß machen? Nachdem ich mir diese Frage für alle Punkte auf der Ideen-Liste gestellt habe, fallen schon einige davon weg.

Schritt 4: Werte-Kontrolle

Welche dieser Ideen, die noch auf der Liste stehen, stimmen möglicherweise nicht mit meinen Werten überein. Das mag sich zwar etwas eigenartig anhören, aber es finden sich immer wieder Dinge auf dieser Liste, die damit nicht wirklich übereinstimmen. Das ist vor allem deshalb der Fall, weil ich in der Brainstorming-Phase wirklich alle Ideen die mir einfallen aufschreibe.

Schritt 5: Meine Vision

Dazu muss natürlich wissen, was seine große Vision ist. Also hinterfrage ich jeden einzelne noch verbleibende Idee auf der Liste, ob sie mich dieser Vision wirklich näher bringt.

Jene die das nicht tun, fallen aus der Liste heraus.

Schritt 6: Wettkampf der Ideen

Nun ist die große Liste schon zu einer etwas kleineren geschrumpft. Trotzdem stehen noch immer zahlreiche Ideen auf der Liste. Nun geht es darum, diese Liste auf 10 Ideen, oder Projekte zu verkleinern. Also heißt es nun streichen, streichen, streichen!

Und zwar so lange, bis nur noch 10 Ideen auf der Liste stehen.

Zu guter letzt ordne ich diese 10 Ideen dann noch von der Nummer eins bis zur Nummer zehn.

Die Terminplanung

Nun kommt mein toller großer Wandkalender zum Einsatz (ich verwende diesen hier). Darin versuche ich nun Fertigstellungstermine und Milestone-Ziele zu den einzelnen Projekten einzutragen.

Hierbei entscheidet sich dann auch, ob ich tatsächlich alle 10 Projekte (nun sind es ja keine Ideen mehr) realisiere, oder ob es weniger sind.

Ich bin bei der Planung ein wenig großzügig und plane auch Pufferzeiten mit ein. Kann ja durchaus sein, dass ich dazwischen mal krank werde oder andere unvorhergesehene Dinge passieren. So plane ich zwischen 20 und 30 Prozent mehr Zeit für jedes einzelne Projekt ein, als ich für die Fertigstellung kalkuliere.

Diese Vorgehensweise hilft mir dabei, das vorgenommene auch tatsächlich zu erreichen. Es müsste also schon was wirklich unvorhergesehenes passieren, dass ich meine Ziele nicht erreichen könnte.

Eine weitere Planungs-Strategie die ich habe ist, dass ich Q1 und Q2 sehr genau plane, Q3 und Q4 für den Moment aber nur skizziere. In einem halben Jahr kann sich viel ändern und so nehme ich mir im Juni nochmal ausgiebig Zeit um Q3 und Q4 genauer zu planen.

Sofern möglich trage ich auch die Ziele aus der Bucketlist, die ich zur heurigen Realisierung ausgewählt habe, in den Kalender ein (inklusive möglicher Melissen).

jahresplanung

Sofort ins TUN kommen

Du solltest bei der Planung sorgfältig vorgehen und dir auch genügend Zeit lassen. Aber irgendwann gilt es, die Planung zu beenden und ins TUN zu kommen.

Also lege ich nach der Jahresplanung sofort mit dem ersten Projekt los und beginne es zu realisieren.

Fazit für deine Jahresplanung

Ich hoffe ich konnte dir mit meiner Vorgehensweise einige Ideen für deine eigene Jahresplanung geben. Für mich ist dieser Schritt ein sehr wichtiger, da sich mit diesem Schritt sehr entscheidet ob du während des Jahres produktiv und effizient bist, oder nicht.

Ich würde mich freuen von dir und deiner Jahresplanung zu lesen? Was machst du anders wie ich? Wie planst du dein Jahr? Was ist für dich bei der Planung am wichtigsten.

Nutze einfach die Kommentarfunktion und teile mir deine Meinung mit. Ich freue mich drauf.

Hol dir jetzt meine - Stressless Weihnachts Checkliste

Viele Menschen, vielleicht ja auch du, empfinden die Weihnachtszeit als besonders stressig und mühsam. Ich finde das gar nicht, denn ich habe einen klaren Plan, wann ich was erledige.

Diesen Plan habe ich nun ein wenig ergänzt und in eine Checkliste gegossen. Eine Checkliste mit der du sicherstellst, dass die Weihnachtszeit für dich diesmal weder stressig noch mühsam wird und dass du sie in vollen Zügen genießen kannst. Und als kleinen Bonus findest du noch ein paar coole Ideen für Weihnachtsdekos auf der Liste.

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