Konzentration steigern – Tipps, Tricks, Strategien und Tools

Die Konzentration steigern und fokussiert arbeiten, das haben wir leider verlernt. Konzentrationsschwächen sind so weit verbreitet wie noch nie zuvor und das hat auch einen guten Grund. Um die Ursache dafür zu finden, müssen wir eine Zeitreise weit in unsere Vergangenheit machen, genauer gesagt zum Urmenschen. Der Urmensch musste stets auf Signale achten, denn hinter jedem Gebüsch konnte sich ein Säbelzahntiger verstecken, der auf seine nächste Beute wartet.

Das ist unter anderem auch der Grund, warum wir heute so leicht abzulenken sind, sehr oft den Fokus verlieren und unsere Konzentration kaum länger als ein paar Minuten aufrechterhalten können. Jedes Piepsen, Läuten, Aufblinken, Aufpoppen oder Vibrieren nimmt uns sofort aus dem Spiel. Früher war das eine gute Eigenschaft, keine Frage. Denn jedes Rascheln im Gebüsch hätte der Säbelzahntiger sein können. Heute bewirkt dieser Urinstink aufgrund des technischen Fortschritts leider genau das Gegenteil. Und es ist der Grund, warum so viele Menschen auf der Suche nach Tipps, Tricks und Strategien sind, um zu lernen, wie sie ihre Konzentration steigern.

Hochwertig geleistete Arbeit = Zeitaufwand x Intensität der Konzentration

So weit die einfache Formel. Wollen wir bei gleichem oder geringerem Zeitaufwand hochwertige Arbeit als Output generieren, bleibt uns nichts anderes übrig, als unsere Konzentration zu steigern.

Daher findest du in diesem Artikel wertvolle Tipps, Tricks und Strategien, wie du deine Konzentration steigern und damit den Output und die Qualität deiner Arbeit enorm in die Höhe bringen kannst. Bevor wir uns aber an diese Strategien machen, will ich dir noch den Triple Overload näher vorstellen.

Wir sind 3-fach überfordert – der Triple Overload

Das Konzept des Triple Overload habe ich zum ersten Mal von Beat Bühlmann, dem Europa-Manager von Evernote gehört. Der Triple Overload besagt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter dreifach überfordert ist:

Überforderung 1: Der Daten- bzw. Informations-Overload

Wir erhalten viel mehr Informationen und Daten, als wir verarbeiten können. Wir haben mittlerweile so viel an Daten zur Verfügung, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter pro Tag zwei Stunden mit Suchen “verschwendet”.
Das kann die Suche nach einer E-Mail, nach einer Datei in der Cloud, oder nach einem Schlagwort bei Google sein. Wir suchen und suchen und suchen, anstatt einfach schnell zu finden.

Überforderung 2: Der Kommunikations-Overload

Bis zu 80 % unserer Arbeitszeit verbringen wir damit zu kommunizieren. Ob das via Telefon, E-Mail oder in Meetings ist, wir sind de facto ständig am Kommunizieren. Firmenchefs brauchen sich nur mal die Lohnkosten ihrer Mitarbeiter für das Kommunizieren auszurechnen. Aber Vorsicht, es könnte zu Schockzuständen führen. 😉

Selbst Schüler und Studenten sind heutzutage viel zu viel mit der Kommunikation beschäftigt, als mit konzentriertem Lernen. Wer also seine Konzentration steigern will, der muss seine Kommunikationstätigkeiten in einen vernünftigen Rahmen bringen.

Überforderung 3: Der kognitive Overload

Alle fünf Minuten und vermutlich noch öfter werden wir gestört. Sei es durch einen Kunden, Kollegen, Mitarbeiter, ein Pop-up, ein Läuten, ein Piepsen, ein Vibrieren, oder was auch immer. Alle fünf Minuten und diese Spanne wird von Jahr zu Jahr geringer. Jede Störung ist eine Ablenkung von der Tätigkeit, die wir gerade versuchen hochfokussiert auszuführen.

Verschärft werden diese Störungen noch durch die Tatsache, dass wir ca. 20 Minuten brauchen, um unseren Fokus und unsere Konzentration nach einer Störung wieder auf ein hohes Niveau zu bringen.

Der Triple Overload verhindert also ganz ordentlich, dass wir hochfokussiert und hochkonzentriert an unseren Aufgaben arbeiten. Ich habe dieses Thema hier nur ganz zart angeschnitten. Solltest du mehr Informationen dazu wollen, kann ich dir das Whitepaper von Beat Bühlmann nur sehr ans Herz legen.

Konzentration steigern

Konzentration steigern – die Lösungsstrategien

Nachdem wir nun also wissen, warum wir nicht wirklich fokussiert und konzentriert arbeiten können, lass uns auf die Suche nach Lösungsmöglichkeiten gehen, damit wir deine Konzentration steigern und du wieder hochfokussiert arbeiten kannst.

Lösung 1: Störungen vermeiden

Wenn du deine Konzentration steigern willst, dann musst du im ersten Schritt daran arbeiten, die Störungen und Unterbrechungen, die dich täglich heimsuchen, so gut wie möglich zu unterbinden.


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Ich unterscheide hier zweierlei Arten von Störungen, nämlich menschliche und elektronische.

Menschliche Störungen:

  • Kollegen
  • Vorgesetzte
  • Mitarbeiter
  • Kunden
  • usw.

Elektronische Störungen:

  • Läuten
  • Piepsen
  • Vibrieren
  • Pop-ups
  • Blinken
  • usw.

Also im Prinzip alle akustischen, visuellen und haptischen Störungen.

Während sich elektronische Störungen verhältnismäßig leicht unter Kontrolle bringen lassen, sieht es mit den menschlichen Störungen ein wenig anders aus. Um deine Konzentration zu steigern, musst du beide Varianten so gut es geht ausschalten. Lass und zunächst aber mal bei der leichteren der beiden Varianten beginnen:

Elektronische Störungen ausschalten

Der einfachste Weg ist es, alle Störungen auszuschalten. Je nachdem, welches System du nutzt, ist das einfacher oder schwieriger. Apple bietet in seinen Geräten zum Beispiel den “Nicht stören”-Modus. Aktivierst du ihn, bleiben dir alle Störungen erspart.

Du solltest aber auch außerhalb des “Nicht stören”-Modus so viele Benachrichtigungen wie möglich ausschalten, vor allem jene der Sozialen Medien. Auf meinem Smartphone kommen nur Anrufe, SMS und Whatsapp direkt zu mir durch, alle anderen sind sowohl auf dem Computer wie auch auf den mobilen Geräten gesperrt.

Und ja, das gilt auch für E-Mails, aber zu diesem Thema kommen wir etwas später in diesem Artikel noch. Fakt ist, je mehr Benachrichtigungen du stumm schaltest, umso mehr wirst du deine Konzentration steigern. Wie wichtig das ist zeigt diese Umfrage von Walter Epp zum Gebrauch der sozialen Medien von Bloggern!

Ich werde dir etwas später im Artikel auch noch Tools und Apps vorstellen, die dir dabei helfen, elektronische Störungen zu vermeiden und die so deine Konzentration steigern werden.

Menschliche Störungen ausschalten

Menschliche Störungen auszuschalten ist schon weniger einfach. Kunden, Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter und dein persönliches Umfeld kannst du leider nicht einfach in den “Nicht stören”-Modus schalten.

Störungen vermeiden

Aber auch da gibt es Möglichkeiten, diese Störungen so gut es geht zu minimieren. Zwei Möglichkeiten, die deine Konzentration steigern, sind das “Nicht stören”-Schild und die Politik der geschlossenen Bürotüre.

Die Politik der geschlossenen Bürotüre, auch unter „closed door policy“ bekannt, ist eine tolle Möglichkeit, wenn du in einem eigenen Büro arbeitest. Alles, was du tun musst, ist, deinem Umfeld klarzumachen, dass niemand rein darf, wenn deine Bürotüre geschlossen ist (es sei denn es gibt einen Notfall) – und wenn sie offen ist, stehst du für Wünsche und Anliegen bereit.

Solltest du kein eigenes Büro haben und trotzdem deine Konzentration steigern und hoch fokussiert arbeiten wollen, dann ist das “Nicht stören”-Schild (“Do not disturb”-Schild) das Richtige für dich. Hänge es einfach gut sichtbar an deinem Arbeitsplatz (Bürolampe, Computermonitor …) auf. Es signalisiert anderen, dass du gerade hochfokussiert arbeitest und im Moment nicht gestört werden willst.

Diese beiden Methoden funktionieren super, wenn es darum geht, deine Konzentration zu steigern, und sie lassen sich übrigens auch für Schüler und Studenten sehr gut umsetzen. Zwei Dinge musst du allerdings beachten:

  1. Erwarte nicht, dass es von heute auf morgen funktioniert. Gib deinem Umfeld ein wenig Zeit, um sich daran zu gewöhnen.
  2. Beantworte strikt keine Fragen und Anliegen, auch wenn sie nur ein paar Sekunden dauern würden. So gewöhnst du dein Umfeld daran, deine Fokuszeit zu akzeptieren. Verweise freundlich aber bestimmt auf die geschlossene Bürotüre oder das Schild und gib den Zeitpunkt an, zu dem du bereit bist, die Frage zu beantworten.

Konzentration steigern durch Online-Zeit und Offline-Zeit

Mal ganz ehrlich, brauchst du für all deine Arbeiten wirklich das Internet? Ich schreibe diesen Artikel hier zum Beispiel gerade mit ausgeschaltetem Internet. Mein Recherchematerial liegt in Evernote und mehr brauche ich nicht, um diesen Artikel zu verfassen.

online offline

Und genauso solltest du es auch machen, wenn du deine Konzentration steigern willst. Internetzugang bedeutet Ablenkung. Schnell mal was nachsehen und schon hängst du in den Fängen des World Wide Web fest. Aus schnell nachsehen werden nämlich erstaunlich schnell 30 Minuten an anderen Tätigkeiten, die man ausführt, anstatt sich auf die momentane Aufgabe zu fokussieren.

Wenn du deine Aufgaben im Vorfeld schön planst, kannst du sehr gut entscheiden, zu welcher Aufgabe du das Internet brauchst und zu welcher nicht. Eventuell hast du sogar die Möglichkeit, diese Phasen zu bündeln, sprich deine Arbeitszeit in eine Online-Zeit und eine Offline-Zeit zu teilen.

Ich habe es geschafft, meine Konzentration und meinen Fokus zu steigern, indem ich Fokuszeiten definiert habe. In diesen Fokuszeiten, wie jetzt gerade die Zeit, in der ich diesen Artikel verfasse, arbeite ich zu 90 % ohne Internetzugang (ich schalte einfach das WLAN an meinem MacBook aus).

Das Fazit zum Thema Störungen

Wenn du deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen willst, dann wirst du nicht drumherum kommen, dich mit dem Thema Störungen auseinanderzusetzen. Du wirst sehr schnell merken, dass deine Produktivität massiv steigt, sobald du es schaffst, so viele Ablenkungen wie möglich aus deinem Leben zu verbannen!

Hier noch ein paar Zahlen, die dir verdeutlichen sollen wie wichtig das Thema Störungen ist:

Störungen während der Arbeit

Wie du siehst werden 50% aller befragten zumindest alle 10 Minuten gestört und müssen ihre Arbeit unterbrechen.

fokussiert arbeiten

Dementsprechend schaffen es auch 45 % nicht sich länger als 30 Minuten am Stück auf die Arbeit konzentrieren zu können. Das ist jetzt natürlich keine wissenschaftliche Umfrage, sondern einfach eine Befragung meiner BlogleserInnen. Aber trotzdem ist die Tendenz klar erkennbar und erschütternd.

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Lösung 2: Zielsetzung

Zielsetzung und Konzentration steigern? Zielsetzung und fokussiertes Arbeiten? Vielleicht fragst du dich ja, was diese Dinge miteinander zu tun haben, denn auf den ersten Blick scheinen sie ja nicht viele Gemeinsamkeiten zu haben. Also werfen wir doch mal einen genaueren Blick auf dieses Thema.


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Das Parkinsonsche Gesetz

Ein ganz wichtiger Aspekt, der Konzentration steigern, fokussiertes Arbeiten und Zielsetzung miteinander verbindet, ist das Parkinsonsche Gesetz:

Arbeit dehnt sich in jenem Maße aus, in der Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht!

Oder in anderen Worten: Je mehr Zeit du für eine Aufgabe zur Verfügung hast, umso mehr wirst du Ablenkungen zulassen und umso mehr werden Konzentration und Fokus schwinden.

Ich will dir das durch ein kleines Beispiel unterstreichen. Meine Laufstrecke geht von meiner Haustüre durch den Wiener Prater zum Lusthaus (nein, nicht das was du denkst, es ist ein Restaurant) und wieder zurück. Wenn ich in den Flow komme und den vollen Fokus auf das Laufen habe, dann schaffe ich diese 8 km so zwischen 42 und 43 Minuten.

Aber wie gesagt, da muss wirklich alles passen und ich darf mich auch von nichts ablenken lassen. Nehme ich mir diese Zielzeit vor, dann erreiche ich sie auch fast immer. Gehe ich aber ohne Zielzeit auf die Laufstrecke, erreiche ich diese Zeit fast nie. Und ebenso ist es beim Abarbeiten von Aufgaben oder beim Lernen.

Nimm dir einfach eine Zielzeit vor. Um sicherzustellen, dass du in den Flow kommst und den vollen Fokus auf diese Aufgabe gerichtet hast, muss die Zielzeit zwar ambitioniert sein, darf dich aber weder über- noch unterfordern.

Überfordert sie dich, wird der Stress zu hoch und damit auch die Fehleranfälligkeit. Unterfordert sie dich, wirst du dich Ablenkungen und Nebensächlichkeiten widmen, was ebenso schlecht ist.

Versuche also unbedingt, das Parkinsonsche Gesetz für dich zu nutzen, damit du deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen kannst.

Zielsetzung = Prioritäten setzen

Wer sich Ziele setzt, der setzt im Idealfall auch die Prioritäten richtig. Diesbezüglich hätte ich mal eine Frage an dich:

Welche Aufgaben arbeitest du hochkonzentriert ab: Jene mit geringer Priorität oder jene mit hoher Priorität?

Ich nehme mal an, jene mit hoher Priorität, und das hat auch einen guten Grund. Denn jene Aufgaben mit hoher Wichtigkeit signalisieren deinem Gehirn automatisch, dass es jetzt gefälligst Höchstleistungen bringen muss.

Leider arbeiten wir diese wichtigen Aufgaben meist erst dann ab, wenn unsere Energie schon ziemlich dem Ende zugeht. Denn am Anfang des Arbeitstages, wo wir noch genügend Energie haben, da beschäftigen wir uns mit den unwichtigen, dafür aber einfachen Aufgaben.

Die Herausforderung ist also gar nicht so oft, dass wir unsere Konzentration steigern und unseren Fokus erhöhen, sondern dass wir die Aufgaben einfach zur richtigen Zeit abarbeiten müssen.

Du musst also sehr genau darauf achten, wie du deine Zielsetzung und deine Prioritäten dann in der Wochen- und Tagesplanung umsetzt. Wie das genau funktioniert, erfährst du im Kurs “Wochen- und Tagesplanung, die hält” auf SelbstmanagementRocks.

Ach ja, und falls du Probleme dabei hast, richtig Prioritäten zu setzen: Dazu reicht eine ganz einfache Frage:

Von welcher Aufgabe profitiere ich (profitiert mein Unternehmen) in 1, 3, 5 oder 10 Jahren am allermeisten?

Diese einfache Frage legt sofort dar, welche Aufgaben wichtig und welche unwichtig sind!

Prioritäten setzen

Wie gieße ich meine Ziele in einen Plan?

Lass uns hier jetzt also nochmals durchgehen, wie du deine Ziele in einen Plan gießt und so die Konzentration steigern und den Fokus erhöhen kannst, wenn du an den wirklich wichtigen Dingen arbeitest:

  1. Kenne deine Ziele:
    Klingt vielleicht ein wenig eigenartig, aber es gibt viele Menschen da draußen, die ihre Ziele gar nicht wirklich kennen. Kennst du deine Ziele? Hast du sie verschriftlicht?
  2. Setze Prioritäten:
    Welche Aufgaben sind die wichtigsten, um mein Ziel schnell und effizient erreichen zu können? Auf welche Aufgaben muss ich mich konzentrieren, um so schnell wie möglich erfolgreich zu werden?
  3. Nutze das Parkinsonsche Gesetz:
    Du kennst nun die wirklich wichtigen Aufgaben, das heißt, der Fokus ist schon recht hoch. Wenn du deine Konzentration aber nochmals steigern willst, dann musst du dir unbedingt auch Zeitlimits für deine Aufgaben setzen. So vermeidest du Ablenkungen und wirst hochfokussiert arbeiten.
  4. Tagesplanung:
    Erledige die wichtigen Aufgaben, für die du die meiste Konzentration und den höchsten Fokus benötigst, auch dann, wenn du die meiste Energie zur Verfügung hast.

Ziele planen

Wenn du diese vier Punkte beachtest, wirst du nicht nur deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen, sondern du wirst deine Ziele und Aufgaben auch sehr schnell und sehr effizient erreichen.

Lösung 3: Mit Pausen deine Konzentration steigern

Ein richtiges Pausenmanagement, das haben die wenigsten. Denn richtig Pausen machen bedeutet nicht nur, zum richtigen Zeitpunkt Pausen zu machen, sondern auch, in den Pausen das Richtige zu machen.

Ich arbeite zur Zeit an zwei sehr spannenden Projekten, die mich wirklich fesseln und mir großen Spaß machen. Der Sog (oder die Thermik), von dem ich im letzten Artikel geschrieben habe (siehe hier), ist bei mir im Moment also sehr hoch. Das ist natürlich toll, aber genau in solchen Situationen, wenn ich hochmotiviert an Projekten und Aufgaben arbeite, passiert es mir leider immer wieder, dass ich darauf vergesse, Pausen zu machen.

Das Resultat: Nachmittags werde ich immer unkonzentrierter und kann kaum noch fünf Minuten am Stück fokussiert arbeiten. Und genau wenn das passiert, schrillen bei mir die Alarmglocken, denn dann gilt es wieder, mehr auf das richtige Pausenmanagement zu achten.


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Pausenmanagement

Es gibt unzählige Studien, die beweisen, wie wichtig regelmäßige Pausen für deine Produktivität sind. Vergleiche möchte ich, wie so oft in diesem Blog, mit dem Sport ziehen. Warum machen Sportler eigentlich Pausen?

  • Fußballer eine Halbzeitpause
  • Tennisspieler nach jeweils zwei Games eine Pause
  • Eishockeyspieler die Drittelpausen
  • Usw.

Die Antwort ist relativ einfach: Muskeln verbrauchen Energie, wenn sie angestrengt werden, viel Energie sogar. Sind die vorhandenen Energiespeicher vollkommen leer, braucht der Körper relativ lange, um zu regenerieren. Macht der Sportler aber rechtzeitig eine Pause und lässt nicht zu, dass sich seine Energiespeicher komplett entleeren, kann er schon in kurzen Unterbrechungen gut regenerieren und die Speicher füllen sich in dieser Pause flott wieder auf. Oft reichen da schon ganz kurze Pausen.

Ebenso wie mit den Muskeln des Sportlers verhält es sich mit unserem Gehirn. Auch das ist ein großer Energiefresser, wenn wir hochkonzentriert arbeiten. Wenn wir nun darauf achten, diesen Energievorrat nicht vollkommen leer werden zu lassen, sondern regelmäßig (durch Pausen) wieder aufzuladen, dann werden wir sehr lange sehr konzentriert arbeiten können.

Mein Pausenmanagement

Prinzipiell unterscheide ich drei Arten von Pausen:

Mikropausen

  • Dauer: ca. 20 Sekunden
  • Intervall: alle 20 Minuten
  • Gestaltung: Augen schließen, 2 – 3 x tief durchatmen, kurz aufstehen, ausschütteln, etwas bewegen, evtl. dehnen

Mikropausen sind eine super Sache, denn sie sind leicht in die Arbeit zu integrieren und kosten kaum Zeit. Trotzdem sind sie extrem wertvoll und wichtig. Vor allem, wenn du viel am Bildschirm arbeitest, solltest du diese Unterbrechungen nutzen, um deinen Augen eine Pause zu gönnen.

Kurze Pausen

  • Dauer: 3 – 5 Minuten
  • Intervall: 1 x pro Stunde
  • Gestaltung: Bewegung, Flüssigkeitsaufnahme, Kommunikation mit Kollegen, kleine Routineaufgaben (z.B. Geschirrspüler ausräumen)

Für Menschen, die viel am Bildschirm arbeiten, gilt auch hier: Augen weg von allen Bildschirmen und Displays. Es macht keinen Sinn, in dieser Pause dein Smartphone zur Hand zu nehmen und damit zu „spielen“.

Lange Pausen

  • Dauer: 30 – 60 Minuten
  • Intervall: Mittagspause, Nachmittagspause (wenn der Arbeitstag mal länger wird)
  • Gestaltung: Nahrungsaufnahme, Flüssigkeitsaufnahme, Spaziergang (frische Luft), Bewegung (Sport)

Lange Pausen solltest du zur Nahrungsaufnahme, aber vor allem für etwas Bewegung nutzen. Spaziergänge an der frischen Luft bieten sich hier besonders an.

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Der große Mythos rund um das Thema Pausen

Nehmen wir uns mal einen langen Arbeitstag von 12 Stunden als Beispiel und berechnen die ungefähre Zeit, die du für deine Pausen brauchst:

  • Summe der Mikropausen: ca. 12 Minuten
  • Summe der kurzen Pausen: ca. 60 Minuten
  • Mittagspause: 45 Minuten
  • Nachmittagspause: 30 Minuten
  • Summe aller Pausen: Ca. 2,5 Stunden

2,5 Stunden ist eine Menge Zeit. Kann man das überhaupt wieder hereinholen? 99 % aller Menschen, die du dazu befragst, werden „Nein“ darauf antworten. Und genau das ist der Mythos.

Das ist aber falsch! Es ist möglich.

Du glaubst nicht, wie viel Zeit du durch mangelnden Fokus, Unkonzentriertheit und dadurch verlangsamtes und fehlerhaftes Arbeiten verlierst. Es ist extrem viel. Viel mehr als diese 2,5 Stunden! In vielen Fällen kannst du mit einem tollen Pausenmanagement sogar das Doppelte dieser Zeit „gewinnen“.

Pausenmanagement

PIRO4D / Pixabay

Mein Tool für das Pausenmanagement

Das Tool, das ich verwende, um mich regelmäßig an meine Pausen erinnern zu lassen, heißt „TimeOut free“. Dieses Tool hat einige Vorteile für mich:

  • Es erinnert mich daran, Pausen zu machen, indem es den Bildschirm automatisch verdunkelt.
  • Du kannst die Verdunklung des Bildschirms bei der Verwendung gewisser Programme untersagen. Wenn ich zum Beispiel einen Podcast aufnehme, wäre es denkbar schlecht, wenn sich da plötzlich der Bildschirm verdunkeln würde.
  • Gutes Pausenmanagement wird schnell zur Gewohnheit. Du brauchst dieses Tool nur ein bis zwei Monate zu verwenden und schon wirst du merken, dass du auch ohne TimeOut free regelmäßig Pausen machst. Das Ganze automatisiert sich also recht schnell.

Natürlich kannst du auch andere Tools wie zum Beispiel BeFocused dafür nutzen.

Alternativen für Windows / Andriod sind mir leider keine bekannt. Solltest du welche kennen, freue ich mich über deinen Kommentar.

Vielen Dank für die Tipps in den Kommenataren:

Fazit für dein Selbstmanagement

Achte unbedingt darauf, regelmäßig Pausen zu machen, und deine Produktivität wird in die Höhe schießen. Hast du heute eigentlich schon eine Pause gemacht? Falls nicht, schenke ich dir jetzt eine zweiminütige Pause ;).

Übrigens ist das Thema Pausenmanagement auch ein eigenes Modul im Kurs „Fokussierter arbeiten“ auf SelbstmanagementRocks.

Lösung 4: Verzichte auf Multitasking

Telefonieren, eine E-Mail beantworten und gleichzeitig das Mittagessen zu sich nehmen: Funktioniert das? Ja, klar funktioniert es, aber ist es sinnvoll und vor allem wirst du dadurch produktiver oder deine Konzentration steigern? Ich nehme es vorweg: Die Antwort lautet nein! Du solltest dir aber trotzdem die Zeit nehmen, die kommenden Zeilen zu lesen, denn in dieser Frage ist es wichtig, dein komplettes Mindset zu ändern.


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Die Definition von Multitasking

Die Psychologie beschreibt Multitasking als einen Prozess, in dem ein und dieselbe Person zwei oder mehr Aufgaben zeitüberlappend ausführt.

Wikipedia beschreibt es so:

“Unter Multitasking oder Mehrfachaufgabenperformanz (seltener menschliches Multitasking) versteht man die Ausführung zweier oder mehrerer Aufgaben zur selben Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten.”

Multitasking ja oder nein?

Um diese Frage exakt beantworten zu können, müssen wir uns die Tätigkeiten, die wir mit Multitasking verbinden, genauer ansehen. So kann es durchaus möglich und sinnvoll sein, zwei Dinge gleichzeitig zu tun. Das große ABER lautet aber: Es müssen zwei einfache Dinge sein und sie sollten unterschiedliche Regionen deines Gehirns beschäftigen.

Telefonieren und gleichzeitig den Bürotisch zusammenräumen wäre zum Beispiel so eine Aufgabe. Oder Haushaltsarbeiten erledigen und gleichzeitig einen Podcast hören. In diesen Beispielen handelt es sich um einfache Dinge, die keine großartige Gehirnleistung benötigen, um sie zu erledigen. In diesen Fällen kann Multitasking also durchaus Sinn machen.

Es gibt aber auch Prozesse, von denen du nur eine Tätigkeit pro Zeiteinheit ausführen kannst. Das sind Tätigkeiten, für die dein Gehirn eine zentrale Aufmerksamkeit benötigt. So kannst du zum Beispiel niemals zwei Entscheidungsprozesse gleichzeitig abwickeln. Auch wenn du es noch so willst, das funktioniert nicht.

Neurobiologisch gibt es gar kein Multitasking! Dein Gehirn kann sich nur auf eine komplexe Tätigkeit konzentrieren. Wenn du aber mit Gewalt zwei ausführen willst, bleibt deinem Gehirn nichts anderes übrig, als immer wieder zwischen den Tätigkeiten hin- und herzuspringen.

Stellt sich die Frage, warum wir dann überhaupt so gerne Multitasking betreiben? Die Antwort: Wir fühlen uns gut dabei! Telefonieren, eine E-Mail schreiben und gleichzeitig etwas essen: Ist doch Wahnsinn, was da wieder geht!

In Wirklichkeit kostet das dauernde Hin- und Herspringen zwischen den Tätigkeiten nicht nur sehr viel Energie, sondern ist auch noch wahnsinnig unproduktiv. Wenn du deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen willst, macht Multitasking also relativ wenig Sinn! Warum das so ist, dazu sehen wir uns jetzt ein paar Studien an.

Multitasking

3 spannende Studien zu Multitasking

Forscher der Universität Utah (USA) haben in einem Test Versuchspersonen an das Steuer eines Fahrsimulators gesetzt und sie während der Fahrt telefonieren und sogar SMS schreiben lassen. Das Ergebnis: Die Leistungsfähigkeit der Versuchspersonen sank um 40 %, während sich die Stresswerte erheblich erhöhten. Die Fehlerquote war ähnlich hoch wie bei betrunkenen Fahrern mit einem Promillewert von 0,8 %. Fazit: Wenn du deine Konzentration steigern und Stress vermeiden willst, dann verzichte auf Multitasking.

Eine Studie der Universität London konnte nachweisen, dass Versuchspersonen, die neben kognitiven Aufgaben gleichzeitig andere Dinge machten, ähnliche Leistungen zeigten wie nach dem Konsum von Marihuana oder einer durchgemachten Nacht. Bei den Männern sank der IQ auf das Niveau eines Achtjährigen (nein, das ist kein Tippfehler!).

An der Universität Michigan wurden 300 Personen getestet, mit dem Ergebnis, dass häufige Unterbrechungen wie Anrufe oder das Aufpoppen einer E-Mail die Konzentration der Probanden derart stören, dass sie während ihrer Aufgabe doppelt so viele Fehler machten. Dabei dauerten die Unterbrechungen nur drei Sekunden. Fazit: Wenn du deine Konzentration steigern willst, dann vermeide Störungen!

7 Tipps, um nicht in die Multitasking-Falle zu tappen

Tipp 1: Vermeide Ablenkungen

Jede Ablenkung, und ist sie auch noch so kurz, stört deine Konzentration und deinen Fokus. Daher ist es zum Beispiel wichtig, dass du nur jene Programme am Computer offen hast, die du für deine momentane Aufgabe benötigst. Oder, dass nur jene Unterlagen am Schreibtisch liegen, die du im Moment benötigst.

Tipp 2: Führe eine To-do-Liste

Wenn du deine Konzentration steigern und Multitasking vermeiden willst, dann wirst du um eine To-do-Liste nicht herumkommen. Je genauer du diese Liste führst, umso höher ist die Chance, dass du deine Aufgaben Schritt für Schritt, also hintereinander ausführst, anstatt immer zwischen den einzelnen Aufgaben hin- und herzuspringen.

Tipp 3: Notiere dir Ideen und Einfälle

Du kennst das sicher auch: Du arbeitest gerade hochfokussiert an einer Aufgabe und plötzlich fällt dir etwas ein, das zu einer ganz anderen Aufgabe gehört. Wenn du deine Konzentration steigern oder zumindest beibehalten willst, dann solltest du dir diese Idee oder diesen Einfall nur kurz notieren und dann sofort wieder zu deiner ursprünglichen Aufgabe zurückkehren.

Widerstehe auf jeden Fall der Versuchung, diese Aufgabe schnell zu erledigen und dann wieder zurückzukehren.

Tipp 4: Vermeide Störungen

Jede Störung verleitet zu Multitasking. “Kannst du mir bitte schnell mal …” und schon versuchst du deine Arbeit weiterzumachen und nebenbei schnell mal für deinen Kollegen was zu erledigen.

Wenn du deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen willst, dann musst du Störungen jeglicher Art unbedingt vermeiden!

Tipp 5: Schaffe Ordnung

Je strukturierter und organisierter du bist, umso besser ist es. Denn gleichzeitig nach etwas zu suchen und eine andere Tätigkeit auszuführen ist auch Multitasking. Wenn du deine Konzentration steigern und deinen Fokus hochhalten willst, dann schaffe Ordnung!

Tipp 6: Führe dir die negativen Folgen von Multitasking vor Augen

Es wird trotz aller Tipps immer wieder Momente geben, in denen die Verlockung sehr groß ist, jetzt auf Multitasking zu setzen. Widerstehe diesen Momenten und mach dir immer wieder die negativen Konsequenzen klar, die ich dir mit den Ergebnissen der drei Studien (siehe oberhalb) mit auf den Weg gegeben habe.

Tipp 7: Kenne deine Schritte zum Ziel

Wo genau stehst du, wo willst du hin und was ist der konkrete nächste Schritt, den du tun musst? Wenn du diese Informationen hast, dann arbeitest du deine Aufgaben und Projekte Schritt für Schritt (seriell) ab und bist so wesentlich effizienter und effektiver, als wenn du das parallel versuchst.

Fazit zum Multitasking

Kenne die negativen Folgen von Multitasking und sei dir bewusst, dass die Konzentration zu steigern und mit hohem Fokus zu arbeiten nur funktioniert, wenn du eine Aufgabe nach der anderen erledigst.

Sieh es am besten einfach so wie Konfuzius: “Wer zwei Hasen gleichzeitig jagt, wird keinen davon fangen”.

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Lösung 5: Schaffe Ordnung

Ich habe es schon in der Einleitung zu diesem Artikel geschrieben, der durchschnittliche Knowledgeworker verbringt bis zu zwei Stunden seines Arbeitstages mit dem Suchen nach Informationen, Dateien, Ordnern, Dokumenten, Unterlagen, Utensilien, Equipment, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und vielem mehr.

Je ordentlicher du bist, desto weniger Zeit verbringst du mit dem Suchen nach Dingen. Was aber noch viel wichtiger ist: Je ordentlicher du bist, umso eher wirst du deine Konzentration steigern und deinen Fokus erhöhen.


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Eine freie Arbeitsfläche

Keine Aktenstapel, kein Mist, keine Utensilien, die du nicht brauchst, keine Post-It-Aufkleber, denn all diese Dinge bedeuten Ablenkung. Auf deinem Arbeitsplatz sollten sich nur Dinge befinden, die du im Moment zum Abarbeiten deiner Aufgaben benötigst.

Ist eine Aufgabe erledigt, räumst du die entsprechenden Dokumente weg und holst dir jene Unterlagen, die du für die Ausführung der neuen Aufgabe benötigst. Auch wenn du es vielleicht nicht glauben magst, aber alles, was nicht zur aktuellen Aufgabe gehört, lenkt dich ab. Wenn du deine Konzentration steigern willst, dann sorge stets für eine leere Arbeitsfläche.

Entrümple dein Büro

Entsorge alles, was du nicht unmittelbar für deine Arbeit benötigst, denn auch diese Dinge lenken nur ab. Du wirst sehen, wie ein entrümpeltes, aufgeräumtes und reorganisiertes Büro deine Produktivität und deine Konzentration steigern wird. Alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks finden im Memberbereich den Kurs „Büro-Gerümpel-Challenge“. Darin zeige ich dir, wie du schnell, einfach und effektiv dein Büro entrümpeln und reorganisieren kannst.

Reorganisiere dein Büro

Utensilien, die du öfters verwendest, müssen in deiner Nähe, am besten in Griffweite sein, jene, die du weniger brauchst, dürfen sich ruhig ein wenig entfernt von deinem Arbeitsplatz befinden. Klingt logisch, du glaubst aber nicht, wie oft ich schon Büros gesehen habe, in denen das nicht der Fall war.

Immer aufstehen zu müssen, wenn du ein Ding brauchst, mag zwar deiner Gesundheit dienen, aber es wird weder deinen Fokus erhöhen noch deine Konzentration steigern.

Digital entrümpeln

Zum Entrümpeln gehören übrigens nicht nur die physischen Dinge, sondern auch die elektronisch gespeicherten Informationen. Wie steht es denn um dein Ablagesystem? Musst du siebenmal klicken, bis du bei der entsprechenden Datei bist, oder hast du sie mit zweimal Klicken geöffnet?

Entrümple regelmäßig dein Dateiablage-System, entrümple deinen Desktop auf Computer, Laptop, Tablet-PC und Smartphone. Je cleaner das alles ist, umso weniger musst du deinen Workflow unterbrechen und umso länger bleibst du konzentriert und fokussiert.

Übrigens bekommst du im Kurs „Büro-Gerümpel-Challenge“ auf SelbstmanagementRocks auch eine Anleitung, wie du dich digital entrümpelst und reorganisierst.

Ein tolles Notizmanagement

Natürlich darf beim Thema Ordnung auch ein gut organisiertes Notizmanagement-System nicht fehlen. Das genau zu erklären, würde hier den Rahmen sprengen. Wenn dich das Thema Notizmanagement genauer interessiert, dann solltest du dir mein Buch “Evernote – Mein Life-Management-Tool” näher ansehen.

Ordnung schaffen

Fazit zum Thema Ordnung

Ordnung ist die Grundvoraussetzung für Produktivität und ist besonders wichtig, wenn du deinen Fokus und deine Konzentration steigern bzw. hochhalten willst. Ja, natürlich ist es erstmal aufwendig, Ordnung zu schaffen, aber mit der richtigen Strategie (die du ebenfalls im Kurs „Büro-Gerümpel-Challenge“ erklärt bekommst) wirst du diese Ordnung zukünftig beibehalten.

Lösung 6: Die richtige Arbeitsatmosphäre

Mit der richtigen Arbeitsatmosphäre wirst du deine Konzentration ganz automatisch steigern! Dass dazu natürlich, wie gerade eben besprochen, ein aufgeräumtes und gut organisiertes Büro gehört, ist schon mal klar. Aber wie kannst du die Arbeitsatmosphäre noch verbessern?


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Pflanzen

Pflanzen verbessern das Raumklima, die Luftfeuchtigkeit und die Luftqualität. Außerdem wirken sie sich positiv auf deine Psychohygiene aus, denn sie beruhigen und sorgen für Abwechslung. Falls dich das Thema näher interessiert, findest du hier spannende Informationen dazu.

Arbeitsatmosphäre

Motivierende Plakate und Poster

Gerade wenn du Konzentrationsprobleme hast, ist es sicher nicht schlecht, sich aufbauendes Bildmaterial im Büro aufzuhängen. Suche also einfach Bilder, die gut zu deiner Herausforderung oder deinen Zielen passen, versieh sie mit einem spannenden Zitat, Leitsatz oder positiven Glaubenssatz, drucke sie aus und hänge sie in deinem Büro auf.

Du wirst sehen, es hat einen enormen Input auf dich, dieses Bild und diesen Satz mehrmals pro Tag zu sehen und zu lesen. Einziger kleiner Wermutstropfen: Die Wirkung lässt irgendwann nach (zumindest bei mir). Du solltest diese Bilder also in regelmäßigen Abständen austauschen.

Musik: Speziell modulierte Musik

Musik kann dir enorm dabei helfen, deinen Fokus und deine Konzentration zu steigern. Allerdings meine ich nicht Musik aus dem Radio, sondern speziell modulierte Musik. Das Tool, das ich dazu verwende, heißt Focus@Will.

Diese Musik ist so moduliert, dass sie deine Konzentration steigert, dir hilft, schnell in den Workflow zu kommen, deine Produktivität steigert und akustische Ablenkungen ausschaltet.

Ich verwende Focus@Will meistens dann, wenn ich merke, dass meine Konzentration sinkt. Wenn ich nicht im Büro, sondern z.B. auf Reisen bin, dann verwende ich Focus@Will in Kombination mit meinen Noise-Cancelling-Kopfhörern. Das ist ein Setting, das auch für Großraumbüros super geeignet ist.

Gerüche

Ja, du hast richtig gelesen, auch Gerüche können dir dabei helfen, deine Konzentration zu steigern. Vor allem Gerüche in Form von ätherischen Ölen sind da besonders gut geeignet. Mit einem Aroma Diffuser lassen sich diese Gerüche super im Raum verteilen und helfen dabei, konzentriert und fokussiert arbeiten zu können.

Fazit

Die richtige Arbeitsatmosphäre trägt enorm dazu bei, deinen Fokus und deine Konzentration zu steigern und in der Folge über möglichst lange Zeit hoch zu halten.

Teste all diese Tipps, behalte bei, was dir hilft, und was dir nicht hilft, verwirfst du ganz einfach wieder.

Lösung 7: Finde deine Deep-Work-Strategie

Deep Work ist nichts anderes als berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeübt werden. Denn nur Leistungen, die in diesem Zustand ausgeübt werden, verbessern deine Fähigkeiten und sind schwer zu kopieren. So beschreibt es zumindest Cal Newport in seinem Buch “Konzentriert arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkungen”.


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In der heutigen Zeit ist es sehr schwer, komplett ablenkungsfrei und hochkonzentriert zu arbeiten. Diejenigen, die das schaffen, sind die neuen Helden und werden weit mehr hinbekommen als ihre Kollegen. Deep Work oder hochkonzentriertes Arbeiten ist die neue Wunderwaffe des 21. Jahrhunderts. Der Grund: Die Fähigkeit, hochkonzentriert zu arbeiten, haben nur wenige. Außerdem haben die wenigsten eine Idee, wie sie sich diese Fähigkeit aneignen können.

Dabei kann sich diese Fähigkeit jeder aneignen, von Jung bis Alt. Ganz egal, wie es diesbezüglich momentan bei dir aussieht: Fokus und Konzentrationsfähigkeit sind nichts anderes als ein Muskel. Trainierst du ihn, wird er stärker und besser. Trainierst du ihn nicht, wird er schwächer. Wenn du deine Konzentration steigern willst, dann sieh dieses Training als eine Ausbildung an. Schließlich ist ja auch niemand von heute auf morgen zum Bodybuilder geworden. Lass dir Zeit und trainiere deine Konzentration regelmäßig, das ist der Schlüssel zum Erfolg!

Deep work

Meine Deep-Work-Strategie

Bevor ich dir zeige, wie du zu deiner Deep-Work.Strategie kommst, zeige ich dir mal meine. Und die sieht folgendermaßen aus:

  • 5x pro Woche je 3 Stunden “Deep Work an Projekten”
  • 1 x pro Woche “Deep Work Rauszoomen”
  • 5 Stunden pro Woche “Deep Work Lernen”
  • 1 x pro Quartal “Deep Work Zukunftsplanung”

Lass mich auf die einzelnen Punkte im Detail eingehen:

Deep Work an Projekten

Deep Work an Projekten bedeutet nichts anderes, als jeden Morgen zwischen 05:30 Uhr und 08:30 Uhr an meinen Projekten, Aufgaben und Verpflichtungen zu arbeiten. Natürlich arbeite ich da nicht an irgendwelchen Aufgaben, sondern an jenen, die mich meinen Zielen näherbringen.

Deep Work Rauszoomen

Wenn du immer nur an deinen Projekten und Aufgaben arbeitest, dann wirst du irgendwann den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Daher nehme ich mir wöchentlich 3 Stunden Zeit, um meinen Status zu analysieren und um zu überprüfen, ob ich noch am richtigen Weg zum Ziel bin bzw. ob ich noch genügend Energie in meine Ziele investiere!

Deep Work Lernen

Wer am Ball bleiben will, der muss sich auch weiterbilden. Um das nicht zu vernachlässigen, sind fünf Stunden pro Woche dafür reserviert, um Neues zu lernen. Natürlich auch hier wieder hochfokussiert, hochkonzentriert und ohne Ablenkungen.

In manchen Wochen können das fünf Stunden am Stück sein, in anderen wieder pro Tag eine Stunde. Das kommt ganz drauf an, was ich gerade versuche mir anzueignen.

Deep Work Zukunftsplanung

Einmal pro Quartal nehme ich mir die Zeit und befasse mich intensiv mit Fragen, die mich beschäftigen, und mit Projekten, die ich für die Zukunft plane. Aber natürlich auch mit spannenden Themen, die da zukünftig auf uns Menschen zukommen (im Moment steht hier das Thema Digitalisierung am Programm).

Meine Learnings am Weg zu Deep Work

In diesem Video kannst du meine Fortschritte sehen, als ich mir mein Deep-Work-Konzept zurechtgelegt habe. Ich habe insgesamt vier Wochen gebraucht, um wirklich sagen zu können, ja, heute war ich das erste Mal wirklich hochkonzentriert.

Deine Deep-Work-Strategie

Nun kennst du meine Strategie, aber wie soll denn deine aussehen? Ich kann dir nicht sagen, wie du es am besten anlegst, denn jeder Mensch ist anders. Ich kann dir nur sagen, worauf du achten musst:

  1. Finde einen Ort, an dem du störungsfrei arbeiten kannst.
  2. Suche nach einem Setting, das deine Konzentration möglichst lange möglichst hoch hält.
  3. Achte auf jene Dinge, die dich aus der Konzentration bringen, und versuche sie zu eliminieren.
  4. Erwarte nicht von heute auf morgen Ergebnisse. Wenn du es erzwingst, wird es erst recht nicht funktionieren. Lass es geschehen und irgendwann klappt es.
  5. Trainiere es auf alle Fälle regelmäßig. Denn nur so wirst du schnelle Ergebnisse erzielen.

Wenn du dran bleibst, wirst du sehen, wie schnell sich deine Konzentration steigern wird und wie schnell du immer länger hochfokussiert arbeiten kannst.

Lösung 8: Tools, die deine Konzentration steigern

Nun möchte ich dir noch einige Hilfsmittel vorstellen, die dir dabei helfen können, deine Konzentration zu steigern.

Focus@Will

Focus@will ist speziell modulierte Musik, die dir dabei hilft, deine Konzentration zu steigern. Du kannst sie über den Computer, aber auch über dein Smartphone abspielen. Nutze einfach den kostenlosen 14-Tage-Test, um dich von Focus@Will zu überzeugen.

Hier geht es zu Focus@Will!

Freedom

Freedom hilft dir dabei, Ablenkungen durch dein Smartphone und deinen Computer zu minimieren oder zu vermeiden. Je weniger Ablenkungen du hast, umso eher wirst du deine Konzentration steigern und hoch halten können. Auch Freedom kannst du in einer Basisversion kostenlos testen.

Hier geht es zu Freedom!

Der “Nicht stören”-Modus

Das iPhone, aber auch andere Smartphones haben mittlerweile eine “Nicht stören”-Funktion. Diese solltest du so oft wie möglich nutzen.

TimeOut free & Workrave

Dieses Tool hilft dir dabei, deine Konzentration zu steigern und hoch zu halten, indem es dich regelmäßig daran erinnert, Pausen zu machen. Nur wer regelmäßig Pausen macht, kann über einen längeren Zeitraum hochfokussiert arbeiten.

Hier geht es zu TimeOut free (für Mac User)!

Hier geht es zu Workrave (für Windows Nutzer)!

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Fazit für dein Selbstmanagement

Es gibt extrem viele geniale Strategien, Tipps, Tricks, Tools und Apps, die deine Konzentration steigern und deinen Fokus hoch halten können. Ich hoffe, ich konnte dir in diesem Artikel einige Ideen mit auf den Weg geben. Nun musst du für dich herausfinden, was am besten für dich passt. Je schneller du das herausfindest, umso schneller wirst du deine Konzentration steigern.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2018-09-09T06:54:48+00:004 Comments

4 Comments

  1. Thomas 10. September 2018 at 20:46 - Reply

    Hallo Thomas,

    eine tolle Zusammenfassung deiner Kernthemen. Ich habe wieder einen refresh erhalten und gemerkt, ich nachbessern muss.
    Mach weiter so!

    Viele Grüße,
    Tom

    • Thomas 12. September 2018 at 10:15 - Reply

      Hallo Thomas!

      Super, freut mich sehr. Danke für dein Feedback.

      lG Thomas

  2. Fabian 11. September 2018 at 23:04 - Reply

    Ein wirklich sehr guter Artikel Thomas! Du hast mir einige wertvolle Anregungen gegeben, wie ich meine Konzentration noch weiter verbessern kann.

    Liebe Grüße

    Fabian

    • Thomas 12. September 2018 at 10:15 - Reply

      Hallo Fabian!

      Super, das freut mich sehr. Danke für dein Feedback.

      lG Thomas

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