Künstliche Intelligenz: So automatisierst du dein Aufgabenmanagement

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Was würdest du sagen, wenn ein Computer dein Aufgabenmanagement für dich erledigt? Ab sofort ist as möglich, denn Philipp und sein Team haben die App „James“ programmiert, die genau das tun soll. Wie das funktioniert und worauf du achten musst, das erfährst du im Interview mit Philipp.


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Transkript

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:00:18-5#

Hallo und herzlich willkommen bei der heutigen Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du mir auch diese Woche wieder dein Ohr leihst. AI und KI, also Artificial Intelligence und Künstliche Intelligenz, das sind Schlagworte, die immer weiter ins Licht rücken. Je mehr Daten ein Computer sammelt, desto besser kann er diese Daten auswerten. AIs und KIs gibt es mittlerweile in vielen Bereichen, zum Beispiel im Auto und in der Industrie. Ein neuer Bereich der KI ist das Aufgabenmanagement. Ja, du hast richtig gehört: Du kannst dein Aufgabenmanagement ab sofort von einer Künstlichen Intelligenz erstellen lassen, und zwar von einem Tool namens „James“.  #00:01:23-1#

Der Entwickler von James ist Philipp Rückert. Er wird uns heute vorstellen, wie James funktioniert und wie das Programm arbeitet, wenn es dein Aufgabenmanagement übernimmt. James steckt, wie auch der gesamte KI-Industriebereich, noch in den Kinderschuhen, und Philipp wird uns erläutern, wie sich das Tool in Zukunft entwickeln wird.  #00:02:06-7#

Thomas: Hallo Philipp, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview genommen hast. Ich habe im Intro bereits ein wenig über dich erzählt, aber stell dich bitte selbst noch einmal vor und erzähle uns über die neue Methodik, die du auf den Markt bringst.  #00:02:26-2#

Philipp: Hallo Thomas, danke für die Einladung. Ich führe eine Digitalagentur mit dem Namen Digital Monkey. Im Web findet man sie auf digitalmonkey.de. Wir sind ein Team aus Softwareentwicklern und Marketingfachleuten und haben in den letzten Jahren eine neue Methodik entwickelt, die sich „Datenorientiertes Task Management System“ nennt. An unserer Methode ist neu, dass sie Aufgaben mit Hilfe von Daten sortiert. Bei vergleichbaren Systemen pflegt man seine To-do’s ein und muss sie anschließend selbst priorisieren. Diesen Prozess haben wir automatisiert. Das System erkennt selbständig die Reihenfolge der Aufgaben, in der man sie idealerweise erledigt.  #00:03:26-7#

Thomas: Das ist ein spannender Ansatz, der in vielen Bereichen bereits umgesetzt wird, allerdings bist du der Erste, der damit das Aufgabenmanagement abdeckt. Was unterscheidet dein Produkt „James“ von anderen Produkten?  #00:03:56-1#

Philipp: James ist ein persönlicher Assistent, eine Art Butler, der dir vorschlägt, in welcher Reihenfolge du deine Jobs erledigen sollst, um die bestmögliche Effizienz herauszuholen. James ist interaktiver als vergleichbare Produkte, denn du erhältst ein direktes Feedback. Das Programm wertet Daten aus und trifft aufgrund des Ergebnisses immer wieder neue Entscheidungen. Wann erledigst du welche Aufgabe, und wie produktiv ist das Ergebnis? Wie viele Jobs bearbeitest du am Tag, und wie lange dauert die Bearbeitung? Die App erstellt dein persönliches Produktivitätsprofil und plant die nächsten Aufgaben für dich. Mit der Zeit werden die Vorschläge immer präziser und die Lösungen immer individueller.  #00:04:58-7#

Thomas: Woher weiß James, welche Aufgabe in einem bestimmten Moment die beste für mich wäre? Wie funktioniert das System dahinter? #00:05:21-6#

Philipp: Mit Hilfe seiner Künstlichen Intelligenz lernt James ständig dazu. Jede Aufgabe hat einen Score, der durch dein persönliches Verhalten beeinflusst wird. Es gibt verschiedene Parameter und Attribute wie beispielsweise der Titel, die Dauer oder die Fälligkeit eines Arbeitsauftrags. Dadurch entstehen unterschiedlich große Puffer, die Spielraum für weitere Aufgaben schaffen. Dieser Score ist bei jeder Person unterschiedlich. Wenn zwei Menschen die gleichen Aufgaben bearbeiten, kann die Punktzahl trotzdem unterschiedlich sein. James lernt dich kennen und kann einschätzen, welche Aufgaben du bevorzugst. Er weiß zum Beispiel, dass du freitags nur einen halben Tag Zeit hast und plant entsprechend kleinere Aufträge ein.  #00:06:44-5#

Unser System lernt mit der Zeit dazu, und das ist das neue Merkmal einer Aufgaben-App. Es ist interaktiver und individueller als andere Programme und unterstützt den User optimal. Vielen Usern fällt die Priorisierung ihrer Aufgaben schwer, wenn sie auf sich allein gestellt sind.  #00:07:08-2#

Thomas: Aus welcher Hölle rettet James den User? Welchen Benefit bringt er? #00:07:14-0#

Philipp: Diese Hölle schaffen wir uns selbst, indem wir unsere Umgebung gestalten. Wir lassen Unterbrechungen zu und ziehen uns unterschiedlich viele Hüte für verschiedene Bereiche auf. Es liegt an uns, diese Tasks zu reduzieren und einen Plan zu erstellen, der uns besser durch den Alltag bringt. Aber das fällt vielen Menschen schwer. Je mehr Projekte oder Bereiche man hat, desto komplizierter werden die Aufgabenstellungen. James reicht ihnen dabei eine helfende Hand. Für einen Computer ist es sehr einfach, mehrere Bereiche gleichzeitig zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen.  #00:08:26-1#

Thomas: Wie bist du auf die Idee gekommen, James zu erschaffen? #00:08:34-4#

Philipp: Bei meinen unternehmerischen Tätigkeiten entwickelte ich den Wunsch, viel mehr Dinge als bisher umsetzen zu wollen. Vorher kannte ich nur den Schulalltag. Meine Erfahrung lehrte mich, dass ich nicht einfach losarbeiten kann, sondern dass ich mich organisieren muss und beispielsweise einen Kalender benötige, um effizient zu arbeiten. Man muss planen, weil die Zusammenhänge komplexer sind als der normale Alltag. Und wenn man im Arbeitsalltag mit verschiedenen Personen interagiert, dann muss man irgendwann damit beginnen, sich mit dem Selbstmanagement zu beschäftigen.  #00:09:12-0#

Dabei habe ich verschiedene Methodiken kennengelernt, von Pomodoro bis zu Getting Things Done. Die haben zwar gut funktioniert, aber leider nicht immer. Ich bin von einer Methode zur nächsten gesprungen, aber die perfekte Vorgehensweise habe ich dabei nicht gefunden. Ich fand heraus, dass ein systemischer Fehler der Grund dafür ist, denn die bisherigen Methoden greifen nicht gut genug auf die notwendigen Informationen zu. Ein wichtiger Parameter, der bei der Planung hilft, ist die Dauer eine Aufgabe. Nur wenige Menschen berücksichtigen dies. Und wenn es ein System gibt, das die Dauer der Aufgaben präzise bestimmen kann, dann fällt die Planung leichter. Die Suche nach einem alternativen Ansatz hat uns viel Zeit und Energie gekostet, aber mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden.  #00:10:31-7#

Thomas: Wenn man ein großes Projekt mit vielen Variablen angeht, dann stößt man wahrscheinlich auf viele Schwierigkeiten. Was waren eure größten Herausforderungen?  #00:10:53-6#

Philipp: Am schwierigsten war die Entwicklung eines Konzepts. Es war eine Herausforderung, zu erkennen, was man anders machen kann. Zunächst wollten wir die Getting Things Done-Methode verbessern. Die Suche nach einem neuen Ansatz hat lange gedauert, und wir haben viele verschiedene Möglichkeiten ausprobiert. Wir wollten herausfinden, wie man einen automatisierten Prozess erstellt. Dabei haben wir über 27 verschiedene Aufgabentypen definiert, zum Beispiel Meetings und Telefonate. Das war unsere Hauptaufgabe.  #00:11:57-2#

Die zweite Herausforderung war das Interface. Wie könnte es wohl aussehen? „Mobile first“, das war uns klar. Aber auch das war nicht einfach, denn man hat mobil nur einen begrenzten Platz zur Verfügung. Sobald klar war, was wir bauen wollten, haben wir uns überlegt, wie es aussehen soll. Wir haben Hunderte von Stunden in Überlegungen investiert, wo ein Button am besten platziert wird oder wo die einzelnen Funktionen zu finden sein müssen, damit alles übersichtlich funktioniert.  #00:12:38-2#

Thomas: Das ist sicher ein spannender Prozess, indem ihr immer noch mittendrin steckt. Bist du eine One-Man-Show oder seid ihr mehrere im Team? #00:12:49-0#

Philipp: Wir sind mehrere Leute. Paul hilft mir bei der Entwicklung, und der Rest des Teams besteht aus Florenz, Marian, Konstantin und mir. In dieser Konstellation arbeiten wir gemeinsam an James. Jeder von uns ist nah am User dran und holt regelmäßig Feedback ein. Am Anfang haben wir sehr wenig Alternativen offengelassen, und das führte dazu, das die Prozesse für den User nicht immer verständlich waren. Auch im Team selbst haben wir verschiedene Sichtweisen entwickelt und die Funktionen unterschiedlich genutzt. Die User haben ein eigenes Selbstverständnis davon, wie eine Software funktioniert, und das widerspricht teilweise dem, was wir uns überlegt haben.  #00:14:20-0#

Thomas: Du hast mir erzählt, dass auf eurer To-do-Liste über 100 Punkte stehen, die ihr bei James noch verbessern wollt. Welche Updates wird es in Zukunft geben? #00:14:43-4#

Philipp: Wir sind aktuell bei Version 52, und Updates sind bereits bis Version 305 eingeplant. Dazu gehört die Integration von Aufgaben, um sie einzupflegen und dem Team zuzuweisen. Der nächste Schritt ist, das Programm smarter und interaktiver zu machen. Derzeit arbeiten wir daran, das Sprachverständnis zu verbessern. James soll außerdem typische Fehler erkennen. Ist beispielsweise eine Aufgabe nicht zu Ende bearbeitet, fragt James, ob sie umgeplant oder in Teilschritte zerlegt werden soll.  #00:15:55-8#

Darüber hinaus entwickeln wir Schnittstellen mit externen E-Mail-Programmen. Aufgaben sollen automatisch erstellt werden, nachdem eine bestimmte E-Mail versandt worden ist. Nach Beantwortung der E-Mail hakt sich die Aufgabe von selbst ab. Des Weiteren gibt es Team- und Analytics-Funktionen, die verbessert werden können. Dazu gehören viele Programme, die der User nicht sieht, die aber Einfluss darauf haben, dass James im Team noch besser genutzt werden kann.  #00:16:32-1#

Thomas:  Welches Features sind bei den Kunden am beliebtesten? #00:16:47-5#

Philipp: Wir arbeiten an einem schönen Onboarding, wie man es von Facebook oder Twitter kennt. Unsere Kunden sagen, dass der Einstieg in James zwar ein gewisses Lernen bedingt, man jedoch ab einem bestimmten Punkt leichter mit der App umgehen kann als mit anderen Produkten. Es gibt den Navigationspunkt „als Nächstes“. Dabei dunkelt der Bildschirm ab, und es werden lediglich drei Aufgaben zur Auswahl angezeigt. Diese Experience finden viele Anwender spannend, denn sie reduziert die Komplexität des Ablaufs auf nur drei Bearbeitungsmöglichkeiten.  #00:17:47-2#

Thomas: Ihr habt sicher auch analysiert, welche Fehler häufig gemacht werden, wenn man produktiv sein will. Auf was seid ihr dabei gestoßen? #00:18:01-8#

Philipp: Unabhängig vom System gibt es einige typische Fehler. Einer davon ist, dass man Aufgaben nicht präzise genug formuliert. Man notiert nur ein Stichwort, und nach zwei Tagen weiß man nicht mehr, was sich hinter diesem Wort verbirgt. Das Zweite ist, dass die Aufgabenstellung zu weit gefasst ist. Man setzt beispielsweise die Erstellung einer Webseite mit 300 Minuten an. Das ist keine Aufgabe mehr, sondern ein Projekt. Alles, was länger als zwei Stunden dauert, sehen wir als ein Projekt an, das man in Arbeitsschritte aufbrechen muss. Wenn die Aufgabe zu umfangreich ist, dann hat das zur Folge, dass man sich scheut, den ersten Schritt zu gehen. Der Berg an Arbeit, den man vor Augen hat, ist einfach zu groß. Eine Webseite zu erstellen, das ist sehr arbeitsintensiv. Dazu gehört, ein Konzept zu erstellen, ein Design festzulegen und sich Gedanken über die Inhalte zu machen. Das ist der zweite typische Fehler. #00:19:22-4#

Der dritte Fehler ist emotionaler Art. Es geht darum, dass man sich Tasks vornimmt, auf die man im Grunde keine Lust hat. Man beginnt, die Aufgaben vor sich herzuschieben. Besser wäre es, nach der Eat-the-Frog-Methode vorzugehen und sich eine Session vorzunehmen, bei der man sich nur auf diese ungeliebten Aufgaben konzentriert. Diese drei Fehler tauchen immer wieder auf, und auch mir passieren sie ab und zu.  #00:20:06-2#

Thomas: Gibt es ein Buch, das du unserer Community empfehlen kannst? Oder hast du eine Inspiration, die du uns mit auf den Weg geben willst? #00:20:18-3#

Philipp: Es gibt mehrere Bücher, die mir am Herzen liegen, unter anderem Zero to One von Peter Thiel. Das ist ein philosophisches Buch, das mir sehr gut gefällt. Außerdem waren die Bücher von Stefan Merath sehr hilfreich für mich. Merath verdeutlicht den Unterschied zwischen Unternehmer, Manager und Mitarbeiter und zeigt auf, dass jeder von ihnen seine eigene Rolle erfüllen muss. Der Unternehmer beispielsweise kann nicht im Unternehmen arbeiten, weil er dafür zuständig ist, an der Vision zu arbeiten und das System am Laufen zu halten. Das zu verstehen, war sehr hilfreich für mich und für unser Unternehmen.  #00:21:05-9#

Meine dritte Empfehlung ist High Output Management vom Intel Gründer Andrew Grove. Er empfiehlt One-on-One-Sessions im Team. Das heißt, dass man sich bewusst Zeit nimmt, um die einzelnen Mitarbeiter zu verbessern. Grove erklärt, dass dieses Vorgehen einen wichtigen Return on Investment hat. Wenn ich jemandem helfe, besser zu werden, habe ich beispielsweise eine Stunde in diesen Mitarbeiter investiert. Wird er dadurch produktiver, spare ich zukünftig fünf Minuten pro Woche ein, habe nach zwölf Wochen den Break Even erreicht und profitiere ab diesem Zeitpunkt von einem positiven Return on Investment, gemessen an der Stunde, die ich in die Verbesserung des Mitarbeiters investiert habe. Delegieren ist ein wichtiger Faktor für die Produktivitätssteigerung. #00:21:52-6#

Thomas: Unsere Zuhörerinnen und Zuhörer sind sicher neugierig auf James geworden. Erzähl uns, wo man James bekommt und was man bei der ersten Anwendung beachten muss.  #00:22:21-4#

Philipp: Ihr könnt James auf getjames.app testen. Das funktioniert sowohl über den Browser als auch über die Apple iOS App. Anfangs erstellt man einige Probeaufgaben über den so genannten Einplaner. Das ist eine Inbox, in die man Aufgaben mit Titel und Dauer einstellen kann. Dann schaut man sich an, wie das System die Aufgaben sortiert. Viele wundern sich darüber, dass an dieser Stelle noch nicht viel passiert. Die Magie kommt erst, wenn Daten vorliegen. Wenn man fünf Aufgaben eingestellt hat, wird deutlich, dass James diese Tasks sinnvoll sortiert. An diesem Punkt erkennt man, welcher Nutzen hinter dem System steckt.  #00:23:18-0#

Thomas: Am besten einfach loslegen, ausprobieren und dranbleiben!  #00:23:26-9#

Philipp: Einfach machen und dem System eine Chance geben.  #00:23:27-2#

Thomas: Alle Infos werden wir in den Show Notes verlinken. Lieber Philipp, ich bedanke mich für die Vorstellung von James und bin schon sehr gespannt darauf, wo die Reise hingeht. Ich werde dieses spannende Projekt auf jeden Fall beobachten und hoffe, dass es mich nicht irgendwann arbeitslos macht.  #00:23:55-1#

Philipp: Schauen wir mal!  #00:23:54-9#

Thomas: Dann werde ich mich für einen Job als Programmierer bei dir bewerben (lacht). Die letzten Worte in meinem Podcast gehören immer dem Gast. Hast du noch eine kurze Message an unsere Hörerinnen und Hörer? Ich bedanke mich für deine Zeit und freue mich, wenn wir in Kontakt bleiben.  #00:24:21-7#

Philipp: Wenn man ein mulmiges Bauchgefühl hat, dann sollte man einen Schritt zurückgehen und in Ruhe nach dem Grund suchen. Warum bin ich gestresst oder habe keine Lust auf eine bestimmte Arbeit? Wenn man sich Probleme aus einer anderen Perspektive anschaut, dann lernt man sich selbst besser kennen und wird in die Lage versetzt, Prozesse sauberer zu gestalten. Das bedeutet, dass man mehr Arbeiten erledigt, mehr Zeit gewinnt und ein entspannteres Leben führt.  #00:24:58-1#

Thomas: Mit der James App entsteht ein sehr interessantes Selbstmanagement-Tool. Alles Wissenswerte zu James und auch zu den Büchern, die Philipp empfiehlt, findest du in den Show Notes. Ich bedanke mich fürs Zuhören und freue mich, wenn wir uns in der kommenden Woche wiederhören. In diesem Sinne, machs gut und genieße deinen Tag.  #00:25:31-7#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast.  #00:25:50-3#

Hallo & herzlich willkommen

Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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