Mit 4 einfachen Regeln zu enormer Zufriedenheit – Regel 3 – Vereinfachen

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Wir leben in einer komplizierten Welt, in der wir vielfach den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Konzentrieren wir uns aber auf einen kleinen Teilausschnitt eines Projektes oder einer Aufgabe, wird alles plötzlich viel einfacher. Und schaffen wir es, das für jeden Teilausschnitt zu machen, können wir Stück für Stück zusammensetzen und merken entweder, dass es gar nicht so kompliziert ist, oder dass wir vieles vereinfachen können. Ich habe dir in diesem Artikel einige Strategien mitgebracht, die dir dabei helfen, vieles in deinem Leben zu vereinfachen.


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Dieser Artikel gehört zu einer ganzen Artikel-Serie. Bitte lies dir erst die ersten beiden Teile durch, bevor du diesen Artikel liest. Hier findest du die Links zu den Artikeln:

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Vereinfachen durch Weglassen

In Regel 2 (Bestimme das Wesentliche) haben wir bestimmt, was die wirklich wichtigen Ziele, Projekte und Dinge in deinem Leben sind, die du umsetzen solltest. Im Prinzip haben wir in diesem Schritt schon vereinfacht, indem wir uns vom Unwesentlichen getrennt haben. Zu Beginn ist es immer schwierig, Dinge bewusst wegzulassen, je öfter du das aber tust, umso einfacher wird es.

Das Problem mit der Hierarchie

In meinen Workshops und Seminaren werde ich immer wieder gefragt: „Aber was, wenn mein Chef sagt, dass ich etwas tun soll, es für mich aber unwesentlich ist?“ Die simple Antwort auf diese Frage lautet: Lerne, Nein zu sagen.

Wenn du Mitglied von Selbstmanagement.rocks bist, dann ist es recht einfach, das Neinsagen zu lernen. Es gibt dafür nämlich den Kurs „Nein sagen lernen“, in dem du lernst, wie du Nein sagen kannst, ohne selbst ein schlechtes Gewissen zu haben, aber auch ohne dein Gegenüber vor den Kopf zu stoßen.

Der Aha-Effekt, von dem die meisten Absolventen dieses Kurses erzählt haben, ist, dass sie vollkommen überrascht waren, dass ein NEIN in der Regel sogar von Vorgesetzten akzeptiert wird. Im Vorfeld hätten die wenigsten damit gerechnet.

Ich sage es immer wieder: Magische Welten tun sich auf, wenn man gelernt hat, NEIN zu sagen.

Vereinfach

Einladung zu einem Experiment

Vom Pareto-Prinzip habe ich ja schon relativ häufig geschrieben. Man nennt es auch „80/20-Regel“. Das Pareto-Prinzip besagt: 20 % des Inputs sorgen für 80 % des Outputs. Fokussiere dich also genau auf diese 20 %, denn sie stellen das Wesentliche dar.

Was aber, wenn du über dieses Pareto-Prinzip noch einmal das Pareto-Prinzip drüber legst? Von den 20 %, die dir den meisten Output bringen, noch einmal 20 % berechnen. Das wären dann 4 % und wir wären bei der 4/96-Regel. Welche 4 % des Inputs sorgen für 96 % des Outputs?

Oder mit anderen Worten: Was ist dieses eine Ding, das der absolute Gamechanger im jeweiligen Lebensbereich ist? Finde es und lasse alles andere einfach weg!

Vereinfachen durch Entwirren

Das ist vor allem dann wichtig, wenn du noch nicht so richtig den Durchblick hast. Es ist wie mit einem Puzzle, da versuchst du auch, erst mal nach Randstücken zu sortieren und in weiterer Folge nach Farben oder Formen. Ebenso machst du es mit deinen Aufgaben und Projekten:

Rauszoomen, das große Ganze verstehen, entwirren und dann loslegen.

Bevor ich ein größeres Projekt starte, versuche ich immer, alles, was zu tun ist, vom Start bis zum Ziel, zu überfliegen und aus der Vogelperspektive zu betrachten. Das macht es möglich, viele Dinge zu entwirren, dir Umwege zu ersparen und dir somit das Leben wesentlich einfacher zu machen.

Vereinfachen durch Delegieren

Beim Delegieren machst du es dir besonders einfach, vorausgesetzt du weißt, wie es funktioniert. Allerdings birgt das Delegieren vielfach auch eine große Gefahr. Bei vielen Klienten habe ich gesehen, dass sie plötzlich beginnen, Unwesentliches zu delegieren. Unwesentliches gehört aber immer weggelassen und nicht delegiert. Am besten merkst du dir die folgende Reihenfolge:

  1. Eliminieren
  2. Automatisieren
  3. Delegieren
  4. Tun

Automatisiere nie etwas, das du eliminieren kannst. Delegiere nie etwas, das du eliminieren oder automatisieren kannst. Und tu nie etwas, das du eliminieren, automatisieren oder delegieren kannst.

Wenn dich das Thema Delegieren näher interessiert, dann lade ich dich zu meinem kostenlosen Online-Training „3 Methoden: Wie du Aufgaben delegierst und dich endlich wieder exklusiv deinen Kernkompetenzen widmen kannst“ ein.

Vereinfachen durch Zusammenfassen

Du kannst dir das vorstellen wie eine mathematische Gleichung:

3x+4y+8z-3x+2y-3z=12

6y+5z=12

Beide Gleichungen sagen dasselbe aus und bei beiden Gleichungen erhältst du auch dasselbe Ergebnis. Während die Erste aber wesentlich komplizierter erscheint, ist die zweite recht einfach.

Auch deine Ziele und Projekte sind im Prinzip nichts anderes als solche Gleichungen, nur natürlich ungleich komplizierter. Daher macht es ähnlich wie bei obiger Gleichung Sinn, sich zunächst einmal hinzusetzen und sich anzusehen:

  • Wo kann ich Aufgaben zusammenfassen?
  • Welche Aufgaben ähneln sich sehr und bei welchen macht es daher Sinn, diese geblockt abzuarbeiten?

Die Zeit, die dich dieses Zusammenfassen kostet, ist vernachlässigbar im Vergleich zu der Zeit, aber auch zu den Mühen und Nerven, die du dir dadurch ersparen kannst.

Vereinfach

Vereinfachen durch Systematisieren

Die einfachste Form von Systematisieren ist, eine Checkliste zu erstellen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden soll. Das beste und anschaulichste Beispiel für das Systematisieren ganzer Prozesse findet man bei Piloten. Sie haben für jeden Flugvorgang Checklisten, die sie Schritt für Schritt abarbeiten. Im Prinzip ist also der gesamte Flugverkehr systematisiert.

Aber auch bei der Fertigung gewisser Güter sind hochkomplexe Herstellungsverfahren notwendig und auch davon ist ein Großteil bereits erfolgreich systematisiert. Was beim Einsatz von Maschinen also vollkommen normal erscheint, hat sich bei uns Menschen leider noch nicht wirklich durchgesetzt.

Dabei ist es relativ einfach, Checklisten zu verwenden. In der Regel lohnt sich das bei allen Aufgaben, die du öfter als ein Mal innerhalb eines gewissen Zeitraumes (den du selbst festlegen darfst) wiederholst. Ich persönlich habe für mich fast alles systematisiert, das ich öfters als einmal jährlich mache.

Selbstverständlich gilt das auch für Unternehmen, die zum Beispiel ein Firmen-Wiki erstellen können.

Fakt ist: Wer viele Systeme implementiert hat, kann fast auf Autopilot fliegen und spart sich so jede Menge Energie und Willenskraft.

Vereinfachen durch Zieljustierung

Sieh dir dazu bitte unbedingt dieses Video an. Es zeigt dir, wie du unheimlich viel Energie und Aufwand sparen kannst, indem du deine Ziele spezifischer definierst.

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Fazit für dein Selbstmanagement

Der Prozess der Vereinfachung erscheint im ersten Moment oft mühsam, weil es zu Beginn sehr viel Im-Nebel-Stochern sein kann. Deswegen lassen viele Menschen diesen Prozess aus. Vor allem natürlich, weil das alles Zeit kostet. Ich persönlich halte das aber für einen massiven Fehler, denn:

  • Vereinfachung erleichtert die Arbeit ungemein.
  • Durch Vereinfachung kannst du deine Ziele weit schneller erreichen.
  • Die Prozesse der Vereinfachung lassen sich ohne Einschränkungen in allen Lebensbereichen anwenden.

Meine Empfehlung lautet daher: Nimm dir die Zeit, es wird sich lohnen.

In Teil 3 dieser Serie beschäftigen wir uns mit einem weiteren wichtigen Faktor für mehr Zufriedenheit: Konzentration.

Kostenloses Online-Training "Die perfekte Selbstmanagement-Strategie":

Wie du mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigst, um wieder mehr Zeit für dich und die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben zu haben, ohne Anspannung, Druck und Stress.

In diesem kostenlosen Online-Training zeige ich dir, wie du deine ideale Woche findest, wir du Zeitbudgets erstellst und wie du mit der 4-Zeiten-Methode deine Produktivität massiv steigern kannst.

Außerdem werde ich dir eine Strategie für mehr Selbstdisziplin und Willensstärke vorstellen. Hol dir jetzt meinen kostenlosen Monatsplaner und sichere dir gleichzeitig einen Platz im Online-Training.

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Liebe Grüße

Thomas

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Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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