Papierloses Büro: So klappt die Umstellung – der 7-Schritte-Plan

Auf ein papierloses Büro umstellen – diese Idee hört sich im ersten Moment toll an. Wenn es aber in die Detailarbeit geht, dann kommen bei vielen Menschen bzw. Unternehmen Zweifel und Sorgen auf. Genau diese möchte ich mit diesem Artikel hier zerstreuen, in dem du konkrete Tipps für die Umsetzung erhältst.


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Viele würden ja gerne auf ein papierloses Büro umstellen, trauen sich aber nicht so richtig. Aus dieser “Angst” oder diesem “Respekt” entstehen dann oft halbe Sachen, die alles andere als sinnvoll sind.

Für alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks habe ich eine zusätzliche gute Nachricht. Denn ab heute ist der Kurs “Papierarmes Büro” im Mitgliederbereich verfügbar. Da gehen wir in die detaillierte Praxis und du bekommst konkrete Tooltipps, Methoden und Strategien an die Hand.

Außerdem war ich vor ein paar Wochen auf der Paperless Pioneers Conference als Speaker eingeladen. Was ich dabei erlebt habe, kannst du in meinem VLOG ansehen:

Lass uns nun aber zu den einzelnen Umsetzungsschritten kommen!

Schritt 1: Das richtige Mindset herstellen

Bevor du mit der Umsetzung startest, musst du unbedingt für das richtige Mindset sorgen. Wenn du eine Privatperson oder ein Einzelunternehmen bist, dann wird das vermutlich schon vorhanden sein, denn sonst wärst du vermutlich nicht auf diesem Artikel gelandet.

In Unternehmen oder Gruppen kann das aber schon ganz anders aussehen. Da wird es vielleicht auch einige Skeptiker und im schlimmsten Fall sogar Verweigerer geben. Hier gilt es als Firmenchef natürlich, zuerst das richtige Mindest herzustellen. Und das funktioniert am besten, wenn du deinen Mitarbeitern die Vorteile des papierlosen Büros schmackhaft machst und ihnen gleichzeitig ihre Ängste und Sorgen nimmst.

Die Vorteile des papierlosen Büros:

  • Du hast von überall aus auf deine Dokumente und Dateien Zugriff.
  • Es ist plötzlich viel mehr Platz im Büro vorhanden.
  • Es muss nie mehr der Papierstau im Drucker entfernt werden ;).
  • Ein schnelleres Suchen und einfacheres Finden ist möglich.
  • Die Kommunikation wird wesentlich vereinfacht.
  • Man schützt damit die Umwelt.
  • Es gibt eine Kostenersparnis (Papier, Toner, Drucker …).

Natürlich wird der eine oder andere auch Sorgen haben, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro zu Problemen oder Nachteilen für ihn und seinen Arbeitsplatz führen könnte. Diese solltest du so gut es geht zerstreuen. Hier ein paar mögliche Sorgen, damit du vorbereitet bist:

  • Was, wenn der Strom ausfällt?
  • Was, wenn das Internet ausfällt?
  • Was passiert mit mir, wenn ich die ganze Technik nicht verstehe?
  • Was ist mit dem Datenschutz?
  • usw.

Darauf solltest du natürlich die nötigen Antworten parat haben, wenn du mit deiner Idee, das Büro auf papierlos umzustellen, zu deinen Mitarbeitern gehst.

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Schritt 2: Erstelle einen Plan für dein papierloses Büro

Der nächste wichtige Schritt ist die Erstellung eines durchdachten Plans. Dazu solltest du dir die folgenden Fragen stellen:

Welche Hardware will ich nutzen?

  • Reicht es, wenn ich mir und meinen Mitarbeitern eine Scan-App auf dem Smartphone installiere?
  • Möchte ich einen Multifunktionsdrucker nutzen?
  • Muss ich einen Spezial-Scanner nutzen?
  • Will ich meine Daten in einer eigenen Cloud ablegen?
  • Will ich einen Fremdanbieter (Dropbox, Google Drive …) nutzen?

Alles spannende Fragen, auf die du die nötigen Antworten parat haben solltest, bevor es an die Umsetzung deines papierlosen Büros geht.

Welche Software will ich nutzen?

  • Evernote?
  • Dropbox?
  • Google Drive?
  • Onedrive?
  • Amazon S3?

Erstelle eine neue Ordnerstruktur

Wenn du schon gerade dabei bist, auf ein papierloses Büro umzustellen, dann nutze doch auch gleich die Möglichkeit, um eine komplett neue Ordnerstruktur zu entwerfen. Du kennst das sicher, dass die Ordnerstruktur im Laufe der Monate und Jahre immer mehr wächst und immer unübersichtlicher wird.

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich ein paar Stunden Zeit zu nehmen und alles neu zu überdenken – am besten im Team!

Erstelle eine neue Notizbuchstruktur

Solltest du parallel schon mit Evernote gearbeitet haben, dann empfiehlt es sich, auch da die Notizbuchstruktur neu zu überdenken. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn du gleich die Gelegenheit nutzt und auf Evernote Business umsteigst.

Backup-Strategie

Gedanken musst du dir natürlich auch über die Backup-Strategie machen, mit der du deine Daten sichern willst. Im Kurs “Papierarmes Büro” auf http://selbstmanagement.rocks/ verrate ich dir meine Strategie dazu.

Wichtig zu wissen ist, dass du diese Strategie genau durchdenkst, denn jeder Fehler kann dich Daten kosten. Und einmal verlorene Daten sind in der Regel nie wieder zurückzuholen. Nimm dir hier also wirklich genügend Zeit, um deine Backup-Strategie genau zu planen.

Ohne eine gute Backup-Strategie darfst du nicht mit der Umstellung auf ein papierloses Büro beginnen!

Wer macht was bis wann?

Nun steht der Plan also mal. Alles, was du jetzt noch entscheiden musst, ist, wer für welche Aufgabe zuständig ist und bis wann diese erledigt sein muss! Da hier ein Zahnrad in das andere greift, ist das Einhalten von Deadlines unheimlich wichtig. Aus diesem Grund würde ich mit dem Zeitbudget recht großzügig umgehen. Besser etwas langsamer und dafür ordentlich, als eine Schnell-schnell-Aktion mit vielen Fehlern und Problemen.

Papierloses Büro

Schritt 3: Alles Vorhandene digitalisieren

“Kann ich nicht erstmal nur alles neu Hereinkommende digitalisieren und später dann das schon Vorhandene?” ist eine Frage, die ich extrem oft im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro gestellt bekommen. Meine Antwort ist immer dieselbe: “Nein, kannst du nicht!“

Und das hat auch einen guten Grund, oder sogar mehrere gute Gründe:

Du bekommst Routine

Durch die Digitalisierung der bereits vorhandenen Unterlagen und Dokumente bekommst du eine Routine im Ablagesystem. Sieh es also als Trainingscamp für die zukünftige laufende Digitalisierung an.

Es ist doch alles andere als angenehm, wenn du dich während der laufenden Arbeit ständig selbst unterbrechen musst, weil du darüber nachdenken musst, wo welches Dokument jetzt genau abgelegt gehört. Das muss quasi voll automatisiert passieren, sonst störst du jedesmal deinen Workflow.

Du weißt nicht, wo du suchen musst

“Ist das jetzt schon digitalisiert oder muss ich das noch in den Ordnern und Mappen im Büroschrank suchen?” Am Anfang mag das noch relativ klar sein, aber je länger du das laufende System auf papierlos umstellst, das alte System aber noch in Papierform hast, desto schwieriger wird die Suche.

Erspare dir also gleich die Mühe und stelle sofort alles auf ein papierloses Büro um.

Du vermeidest Doppelablagen

Je länger du parallel mit einem papierlosen Büro für Dokumente, die neu hereinkommen, und einem Büro mit Papierablage für die bereits vor der Umstellung vorhandenen Dokumente arbeitest, umso größer wird die Versuchung sein, immer wieder etwas auch in Papierform abzulegen.

Gibt es aber einen klaren Stichtag, an dem die Umstellung von Papierform auf ein papierloses Büro erfolgt, fällt diese Versuchung komplett weg.

Zieh die Umstellung auf ein papierloses Büro gnadenlos durch

Glaube mir bitte, ich weiß, wie mühsam es ist, alles, was man je in Papierform besessen hat, einzuscannen und neu abzulegen. Und ja, es gibt schönere, tollere und interessantere Aufgaben. Wenn du es aber durchgezogen hast, wirst du von den massiven Vorteilen profitieren.

Komm also bitte nicht in die Versuchung, Aufschieberitis zu betreiben, sondern nimm dir vor, auf ein papierloses Büro umzustellen und fixiere auch gleich ein fixes, unverschiebbares und unabsagbares Datum, an dem die Umstellung erfolgt.

Wenn du den laufenden Betrieb im Büro nicht stören willst, dann wirst du auch nicht drumherum kommen, das Wochenende dafür zu opfern. Aber wie gesagt, der Lohn in Form der Vorteile, die du nachher dafür, hast ist enorm.

Belohnung nicht vergessen

Wenn du dann alles auf ein papierloses Büro umgestellt hast, vergiss nicht, dich selbst und gegebenenfalls auch deine Mitarbeiter zu belohnen. Ist doch vielleicht der richtige Anlass für eine tolle Firmenfeier, einen Firmenausflug oder Ähnliches.

Und wenn du ohne Mithilfe anderer auf ein papierloses Büro umgestellt hast, dann belohne dich doch vielleicht mit einem Wellness-Aufenthalt, das habe ich nämlich gemacht.

Schritt 4: Abläufe klar definieren

Nun hast du mit Sicherheit durch die Digitalisierung aller alten Dokumente schon einiges an Routine sammeln können, um das papierlose Büro sinnvoll umzusetzen. Trotzdem wird es immer wieder Dokumente geben, bei denen du dir nicht sicher bist, wo du sie ablegen solltest.

Für genau solche Dokumente würde ich einen Sammelordner oder ein Sammelnotizbuch anlegen und sie zunächst darin aufbewahren (zumindest wenn du im Team arbeitest). Im Jour fixe oder zu einem anderen festgelegten Zeitpunkt könnt ihr euch dann gemeinsam überlegen, wo was abgelegt werden soll.

Regeln für die Zukunft erstellen

Darauf gilt es dann, einen Regelkatalog für die Zukunft zu erstellen. Diesen “Regelkatalog für das papierlose Büro” kannst du dann zum Beispiel in Evernote Business ablegen und für alle Mitarbeiter freischalten.

Darin werden Fragen beantwortet wie:

  • Soll es in Evernote oder in Google Drive abgespeichert werden?
  • In welchem Notizbuch in Evernote soll es abgespeichert werden?
  • In welchem Ordner in Google Drive soll es abgespeichert werden?
  • usw.

Wie gesagt, vieles wird schon vollkommen klar sein, aber jene Dinge, die unklar sind, solltest du unbedingt genau festhalten.

Schritt 5: Automatisierung

Die meisten Menschen wissen gar nicht, wie viel ihnen Maschinen mittlerweile abnehmen können. Und damit verbunden, wie viel Zeit, Aufwand, Mühen und Kosten sie sich ersparen können. Dementsprechend ist es sehr sinnvoll, sich genauer mit dem Thema Automatisierung zu beschäftigen, vor allem, wenn du auf ein papierloses Büro umstellen willst.

Dieses Thema hier im nötigen Ausmaß abzuhandeln ist unmöglich. Alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks haben aber die Möglichkeit, sich den Kurs “Automatisierung” anzusehen, in dem ich einige geniale Möglichkeiten und Strategien vorstelle.

Aber ich möchte dir natürlich auch hier ein Tool vorstellen, das dir die Automatisierung im papierlosen Büro massiv erleichtert. Sieh dir dazu bitte einfach das Video an:

Hier geht es zu den Tools:

Ich kann dir hier nur von Hazel berichten und dieses Tool kann ich absolut empfehlen. Da ich keinen Windows-Rechner habe, kann ich dir leider über den Einsatz von File Juggler nicht viel sagen. Was ich aber sagen kann ist, dass die Kosten dieser beiden Tools im Vergleich zu der Zeitersparnis, die sie dir bringen, lächerlich sind.

Schritt 6: Meilensteine und Deadlines

Ich weiß, ich habe es schon erwähnt, aber weil es so wichtig ist, hier nochmal als eigener Punkt. Lege unbedingt die folgenden Dinge fest:

  • Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen bis …
  • Papierablage im Büro wird digitalisiert von … bis …
  • Neu hereinkommende Dokumente werden nach dem neuen System digitalisiert ab …

Schritt 7: Wenn du dir trotzdem unsicher bist, hol dir die Profis

Wenn du jetzt nach all diesen Schritten immer noch unsicher bist, ob und in welcher Form du auf ein papierloses Büro umsteigen sollst, dann hol dir bitte die Profis:

Die Paperless Pioneers!

Die Jungs veranstalten nicht nur einmal jährlich die Paperless-Pioneers-Conference (hier erhältst du Tickets für die kommende Konferenz), sondern sie helfen in ihrem Tagesgeschäft Unternehmen und Privatpersonen dabei, auf ein papierloses Büro umzusteigen.

Wenn du also nach den ultimativen Experten zu diesem Thema suchst, dann kann ich dir aus vollstem Herzen nur die Paperless Pioneers empfehlen. Mit André Nünninghoff habe ich übrigens auch schon eine Podcastfolge zum papierlosen Büro aufgenommen (hier kannst du reinhören).

Fazit für dein Selbstmanagement

Der Umstieg auf ein papierloses Büro wird dir extrem viele Vorteile bringen und sich für die Zukunft sehr positiv auf dich und dein Unternehmen auswirken. Alles, was du dazu tun musst, ist dich jetzt an die Umsetzung zu machen.

Dabei wünsche ich dir viel Erfolg!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2018-07-02T05:21:17+00:002 Comments

2 Comments

  1. Kris 1. Juli 2018 at 21:54 - Reply

    Leider endet die Folge abrupt nach ca 13 Minuten.

    Ich höre ja ganz gerne deinen Podcast und konnte auch schon den ein oder anderen Tipp mitnehmen, aber hier fehlts mir an Substanz.

    – DSGVO in einem Nebensatz erwähnt und damit wars abgegolten? Da sollte und muss man sich mehr Gedanken machen
    – Ernsthaft eine Ordnerstruktur in Dropbox und Co.? Schon mal was von „revisionsicher“ gehört? für die Deutschen jedenfalls gilt die GoBD und da kommt man mit Ordnerstruktur lokal oder in der Dropbox nicht weit bzw. sollte man davon direkt die Finger lassen
    – auf die Verfahrensdokumentation könntest du auch eingehen

    Gruß

    • Thomas 2. Juli 2018 at 05:35 - Reply

      Hallo Kris!

      Vielen Dank für den Hinweis, einfach neu runterladen dann sollte das Problem behoben sein.

      Herzlichen Dank auch für dein Feedback, aber wenn ich deine Wünsche in den Artikel einarbeiten würde, dann würde daraus kein Blogartikel sondern ein Buch werden.

      DSGVO ist ein wichtiges Thema, aber das alleine würde den Rahmen sprengen.
      GoBD gilt für das Randthema der steuerlichen Unterlagen, wenn ich das richtig in Erinnerung habe (falls nicht korrigiere mich bitte).
      Verfahrensdokumentations: siehe DSGVO.

      Ich weiß schon, dass es da auch neben den von dir genannten Themen noch viel viel mehr zu bedenken gibt, aber es handelt sich hier um einen 7-Schritte-Plan zur Umsetzung und nicht um eine detaillierte Anleitung.

      Lliebe Grüße,
      Thomas

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