Selbstmanagement und Familie – ein Interview mit Benjamin Floer

Benjamin ist Pastoralreferent, Blogger, Trainer für Selbstmanagement, Ehemann und zweifacher Vater. Er ist also der absolute Experte wenn es darum geht seinen Job, sein Business und die Familie unter einen Hut zu bekommen. Herausgekommen ist ein wirklich spannendes Interview gespickt mit tollen Tipps.


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Transkript des Interviews:

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:00:18-2#

Hallo und herzlich willkommen zur 223. Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich, heute wieder einen Interviewgast zu haben. Es geht um ein Thema, bei dem ich nicht so wirklich mitreden kann, weil ich schlicht und einfach keine Familie habe. Das heutige Thema ist „Selbstmanagement und Familie, Selbstmanagement mit Familie“, mit Kindern und allem, was dazugehört. Ich bekomme immer wieder Fragen zu diesem Thema, und deswegen habe ich mir gedacht, ich lade einen meiner sehr, sehr lieben Kollegen ein, den Benjamin Floer. Der ist nämlich auch Blogger und Trainer für Selbstmanagement, und ganz nebenbei noch Pastoralreferent und Ehemann und zweifacher Vater, also perfekt für dieses Interview geeignet. Das heißt, er ist ein bisschen selbständig, angestellt und Familie. Hallo Benny. #00:01:04-1#

Benjamin: Hallo Thomas. #00:01:04-4#

Thomas: Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Ich habe dich schon ein wenig vorgestellt, die Highlights, aber vielleicht kannst du noch ein bisschen mehr darüber erzählen, wer du bist und was du so alles machst? #00:01:13-2#

Benjamin: Jawoll, mache ich gerne. Zunächst mal vielen Dank, dass ich hier sein darf. Versuchen wir, dem Ganzen noch ein bisschen Futter zu geben. Meinen Namen Benjamin Floer hast du schon gesagt, 33 Jahre alt, Diplom-Theologe und Katholischer Seelsorger. Aufgabenschwerpunkte sind Kinder, Familie, Jugend und Beerdigungsdienst, und dann kommen noch einige Sonderaufgaben dazu. Alles bunt gemischt, und jeder Tag ist anders. Es gibt keinen klassischen Alltag. Nebenbei bin ich Vater und Ehemann, und dann noch Blogger, Podcaster und Autor, alles natürlich so beschränkt, dass es noch in den Alltag hineinpasst. #00:01:52-2#

Thomas: Genau, super, dazu kommen wir gleich. Bevor wir damit jedoch starten, wie bist du generell zum Thema „Zeitmanagement und Selbstmanagement“ gekommen? #00:02:02-5#

Benjamin: Ich bin nicht als Experte für Zeitmanagement geboren worden, ich denke, das wird dir ähnlich gehen. Ich hatte jedoch schon immer eine große Affinität zur Technik. Ich bin damals in einer Zeit aufgewachsen, als das Internet begann, und ich habe von Anfang an versucht, auf dem Laufenden zu bleiben. Ich habe früh damit angefangen und viel ausprobiert. Damals hatte ich ein billiges Palm als ersten Kalender. Der ist mir dann in die Fahrradspeichen geraten, und ich habe gemerkt, okay, das braucht eine andere Lösung. Zu dem Zeitpunkt gab es noch keine Sicherung in der Cloud. Das war wie bei einem Papierkalender, wenn die Daten weg waren, waren sie weg. Und dann habe ich während des Studiums immer mehr Dinge angewandt, um mich besser zu organisieren. Aber so richtig losgegangen ist es erst nach dem Studium in der Berufseinführungsphase, wo ich gemerkt habe, dass ich mich anders organisieren muss, wenn ich im Alltag mit Frau und Kindern nicht untergehen will. Dann muss ich andere Methoden und Tools nutzen. Ich habe mich zunächst selbst immer mehr hineingefuchst, und dann fingen die ersten Kollegen an, nachzufragen, „sag mal, wie machst du das? Bei dir sieht das immer so und so aus. “ Gerade, wenn die mit ihren Papierkalendern dort saßen, und ich hatte nur mein Handy dabei, denn das war in der Ausbildung schon ein großes Thema, wenn die Referenten sagten, „können Sie mal Ihr Handy wegstecken?“ Ich antwortete, „ja, aber nur, wenn die anderen auch ihre Notizbücher wegestecken“. #00:03:29-7#

Thomas: (Lacht) #00:03:29-9#

Benjamin: Und so wurde es immer mehr zum Thema bei anderen, dass sie mich fragten, „wie machst du das? Zeig mal!“ Und dann habe ich gemerkt, dass das interessant ist, und dass ich mehr dazu machen und auch anderen mitgeben möchte, sowohl Kollegen innerhalb von Kirche als auch Leuten aus anderen Berufsgruppen, die eine ähnlich freie Zeiteinteilungsmöglichkeit haben. #00:03:47-5#

Thomas: Mein Werdegang war ganz ähnlich. Auch zu mir hat der Chef bei den Teammeetings immer gesagt, „steck doch mal den Laptop weg“. Dann sagte ich, „ja, aber dann muss ein anderer Protokoll schreiben“. „Ah, du schreibst Protokoll?“ „Ja natürlich!“ Das ist eine spannende Sache.  #00:04:04-8#

Benjamin: Du bist Sozialpädagoge, nicht wahr? #00:04:06-7#

Thomas: Ja genau, vom Stammberuf bin ich Sozialpädagoge. Das war auch eine spannende Zeit mit relativ freier Zeiteinteilung, eigentlich genauso wie bei dir. Dann gehen wir gleich ins Thema hinein, Benjamin. Was sind denn die Herausforderungen eines Familienvaters im Zeitmanagement? Erzähl mal ein wenig über deine Erfahrungen. #00:04:28-9#

Benjamin: Sehr gerne. Eine Sache habe ich dir gerade schon erzählt, ich hatte in der letzten halben Stunde ziemlichen Stress, weil meine Kinder den Adapter für den Mac entwendet haben und ich erstmal gucken musste, wo ich ein Mikro für das Interview herbekomme. Ich finde, das zeigt schon deutlich, dass Kinder einfach unberechenbar sind. Das ist nicht böse gemeint, aber sie überraschen mich jeden Tag neu, manchmal positiv, manchmal negativ. Es kommen auf jeden Fall viel mehr Durchkreuzungen meiner Pläne, als das vorher der Fall war, weil sie eben immer neue Ideen und Wünsche an Papa haben, was ich denn jetzt mit ihnen noch kurz machen könnte. Und hinzu kommen natürlich dann noch Sachen wie Wutanfälle, die viel Kraft rauben, aber auch Krankheiten, Verletzungen, all diese Dinge, die sehr viel Zeit kosten, die aber dann natürlich ganz klar Priorität haben, wenn sie dran sind. Es ist immer wieder eine Mammutaufgabe, realistisch zu planen, wenn man Kinder hat, so dass man seine Aufgaben noch hinbekommt und genug Zeit hat, um seine Ziele verfolgen zu können.  #00:05:30-0#

Und die zweite extreme Herausforderung ist, man muss ja auch noch Zeit für sich selbst haben, es kann nicht sein, dass man nur noch arbeitet oder sich nur noch um die Familie kümmert. Ich bin zumindest jemand, der regelmäßig Eigenzeit braucht. Ich brauche Zeiten für mich, in denen ich zweckfrei etwas tun kann, zum Beispiel einfach durch den Wald laufen und den Kopf freipusten lassen. Und das Dritte, wofür man Zeit braucht, das ist die Kunst, ein Paar zu bleiben, nachdem man Eltern geworden ist. Das ist eine große Herausforderung, und es ist etwas, an dem wir immer arbeiten. Wie haben wir neben unseren Berufstätigkeiten nicht nur Zeit für uns selbst und für die Kinder, sondern wie haben wir dann auch noch Zeit für uns als Paar, in der wir uns etwas Gutes tun können? #00:06:15-8#

Thomas: Ganz, ganz wichtige Sache, denke ich. Ich sehe es immer wieder, wenn ich mit Klienten arbeite, Zeit für sich selbst zu haben und sich Zeit für die Partnerschaft zu nehmen, das fällt meist unter den Tisch, weil anderen Dingen leider oft mehr Priorität eingeräumt wird, was ich sehr schade finde.  #00:06:36-7#

Benjamin: Oft streichen wir als erstes die falschen Sachen. #00:06:40-4#

Thomas: So ist es. Du bist hauptberuflich für die Kirche tätig, du bist Blogger, Podcaster, Buchautor, Trainer und Ehemann. Jetzt haben wir die Kinder und die Partnerschaft besprochen, Zeit für dich selbst. Gib mal konkrete Tipps für alle Zuhörer mit eigener Familie, wie genau gehst du das denn alles an? #00:07:01-8#

Benjamin: Ich habe im Vorhinein auch nochmal mit meiner Frau gesprochen und sie gefragt, was sie als besonders positiv erlebt von dem, was wir alles anwenden. Und sie antwortete spontan: „Routinen“. Und das war auch das erste, was mir eingefallen war. Feste Routinen zu haben, das ist ganz wichtig für uns als Familie. Das heißt, wir versuchen, jeden Abend den Kindern vorzulesen. Einer schafft es mindestens, aber wir versuchen, uns zu viert aufs Bett zu kuscheln und das im Tagesplan hinzukriegen. Was nicht einfach ist, weil ich auch abends viel arbeite und meine Frau genauso. Wir versuchen jedoch, diese Sachen einzuplanen. Und eine Routine, die wir zu zweit anwenden, die ist, dass wir uns fünf Minuten Zeit nehmen, um einen Kaffee zusammen zu trinken, wenn der andere nach Hause kommt. Und da geht es nicht nur darum zu schauen, was gerade mit den Kindern ist und was der andere wissen muss, ist was passiert, gibt es irgendwelche neuen Regeln, von denen ich noch nichts weiß? Sondern der Schwerpunkt ist vor allem, darauf zu gucken, wie es dem anderen geht. Wie geht es dir, was bringst du mit, was hast du erlebt? Damit wir darüber nicht erst abends beim Zubettgehen sprechen können, sondern auch im Laufe des Tages immer mal wieder. Dadurch, dass wir sehr unregelmäßig arbeiten, gibt es diesen Kaffee mit dem Zweiten, der nach Hause kommt, nicht einmal am Tag, sondern immer wieder zwischendurch. Es gibt Tage, da ist so viel los, dass man den Kaffee lieber mit Wasser ersetzt, denn sonst wird es zu heftig. #00:08:21-9#

Thomas: (Lacht) Ich wollte es gerade sagen!

Benjamin: Wo können wir uns im Alltag Zeiten nehmen, um regelmäßig miteinander zu sprechen? Das ist für uns ganz wichtig. Weiterhin sind feste Prioritäten wichtig, was ja auch im Selbstmanagement sowieso wichtig ist. Aber ich glaube, es ist nochmal wichtiger, sich klarzumachen, welchen Stellenwert die Familie hat. Welche Priorität haben meine Kinder, welche Priorität hat meine Frau? Und wenn beides eine hohe Priorität hat, ich hoffe, das ist bei vielen Zuhörern so, die sich diese Folge anhören, dann sollte man sich fragen, wo man das fest einplanen kann. Wo plane ich auch im Vorhinein ein? Ich habe nicht irgendwann mal zufällig Zeit für meine Familie, sondern ich muss mir diese Zeit nehmen und freischaufeln. Man sollte sich fragen, wo man diese Zeit herholen kann und sie dann fest im Kalender einplanen, dann und dann ist das und das. #00:09:21-4#

Meine Frau und ich machen regelmäßig eine gemeinsame Wochenplanung. Meine Woche fängt erst dienstags an, denn Montag ist der Pastorensonntag. Wir setzen uns hin und überlegen, was wir die Woche an Aufgaben haben. Was haben wir an Terminen, und was ist dafür vorzubereiten? Wenn es zu viel ist, setzen wir uns auch gerne mal zu zweit hin und streichen etwas weg. Und dann fragen wir uns, okay, wenn das der Stand der Dinge ist, wo planen wir unsere Eigenzeiten ein, und wo machen wir etwas mit den Kindern? Wir legen auch immer fest, was wir machen, damit wir nicht in die Versuchung kommen zu sagen, „ach, ich habe gerade so viel zu tun, es wäre schon schön, wenn ich noch kurz ins Büro könnte“. Nein, im Kalender steht „Zoo“, also fahren wir in den Zoo. Fertig. Außerdem haben wir auch feste Termine. Der Montagabend ist ein fester Ehe Abend, da kommt nichts dazwischen. Diese Regelmäßigkeit ist uns ganz wichtig. So müssen wir nicht jede Woche neu gucken, sondern wir können uns diese Termine langfristig freihalten. #00:10:23-7#

Du kennst sicher den Unterschied zwischen „präsent sein“ und „da sein“, Anwesenheit und Präsenz könnte man sagen. Erst kürzlich habe ich im Zoo einen Vater gesehen, der mit seinem Sohn im Streichelgehege stand und dabei nicht nur die ganze Zeit telefoniert hat, sondern der hatte sogar noch einen Mac unter den Arm geklemmt. Ich habe mich gefragt, wo im Zoo er den eigentlich aufklappen will, um zu arbeiten, aber ich fürchte, in jedem Tierhaus. Am liebsten hätte ich ihn gefragt, ob ich ein Foto von ihm für den Blog machen darf, weil ich es so scharf fand. Und wenn du dich überhaupt auf Spielplätzen mal umguckst, dass hast du vielleicht bei deinem Neffen schon gesehen, wie viele Leute da telefonieren, whatsappen, sich vielleicht sogar zu zweit irgendwelche lustigen Videos anschauen. Aber sie spielen nicht mit dem, warum sie eigentlich da sind. Und dann frage ich mich, ist der Spielplatz nur eine Beschäftigungstherapie, um irgendwie den Tag bis zum Abend rumzukriegen, damit das Kind etwas tun kann? Man könnte ja auch mal mit den Kindern spielen. Und das ist mir ganz wichtig zu sagen, wenn ich da bin, dann bin ich auch präsent, und dann bin ich auch für andere zwar über Mail und sonst was erreichbar, aber ich bin nicht jederzeit für jeden sprechbar. Und dann ignoriere ich auch ganz klar das Handy oder schalte es aus, und das wars. #00:11:37-7#

Das ist dann auch ein bisschen schwierig den Leuten zu erklären, gerade Kollegen, die alleine leben, die dann sagen, sie hätten ein dringendes Anliegen, dann sage ich ihnen, dass sie mir eine WhatsApp-Nachricht schreiben sollen, denn die sehe ich am schnellsten. Dann sage ich hinterher gerne schnell Bescheid, aber ich kann nicht innerhalb von einer Minute einem Bestatter die Beerdigung bestätigen. Das wird nicht immer funktionieren, weil ich noch andere Prioritäten in meinem Leben habe.  #00:12:03-7#

Thomas: So ist es, das ist ganz wichtig, glaube ich.  #00:12:11-2#

Benjamin: Wie kann ich Zeit für die Familie gewinnen? Diese Frage war mein Hauptantrieb, um mich noch intensiver mit Selbstmanagement zu beschäftigen. Wofür will ich die freie Zeit überhaupt einsetzen, wenn ich sie mir erst einmal ermöglicht habe? Und da ist ganz klar, ich möchte jeden Tag mit meinen Kindern spielen können, und meist klappt das bei mir nachmittags. Vormittags habe ich Schulen und Kindergärten und abends Sitzungen, und dazwischen schaffe ich immer ein, zwei Stunden reines Spiel. Und dafür muss ich eben morgens früher starten. Ich schleppe mich dann nicht immer mit der besten Laune aus dem Bett, aber bis ich im Büro ankomme, geht es. Die Frage ist, wo ich mir die Zeiten herholen kann, die ich dann in etwas anderes investieren will. Und das geht mit ganz, ganz vielen Jobs, wenn es nicht gerade ein klassischer 09:00 bis 17:00 Uhr-Job ist, denn dann wird es schwieriger.  #00:13:11-9#

Thomas: Ich denke, das muss man immer auf seine Bedürfnisse anpassen. Wie du schon sagst, dann bin ich eben vor 09:00 und nach 17:00 Uhr für meine Kinder da, das wird auch nicht das große Problem sein. Und das, was du angesprochen hast, präsent zu sein oder sich dann wirklich auch mit den Kindern zu beschäftigen, das ist sehr wichtig. Da komme ich gar nicht aus, weil ich immer mit meinem Neffen Fußball spielen muss. Und Fußballspielen und Handy und Mac Book, das verträgt sich gut! (Lacht) Das passt dann schon sehr, sehr gut. Super, da waren viele wertvolle Tipps dabei. #00:13:43-0#

Benjamin: Eines ist mir noch ganz wichtig, Thomas, ich glaube, man sollte sich außerdem die Aufgaben ganz klar aufzuteilen. Das betrifft nicht nur den klassischen Haushalt, auch da sollte man gucken, wer eigentlich was macht, wer ist für was zuständig, wie können wir uns die Aufgaben geschickt aufteilen? Wir haben uns irgendwann mal zusammengesetzt, und jeder hat eine Liste mit den Arbeiten erstellt, die er im Haushalt nicht mag. Dann haben wir festgestellt, dass auf beiden Listen komplett andere Sachen standen. Wir dachten uns, wie bescheuert waren wir denn bisher, dass wir immer versucht haben, alles fifty-fifty aufzuteilen anstatt zu sagen, wir schauen, wer was gerne macht? Meine Frau hasst es, zu staubsaugen, während ich finde, dass es nichts Besseres gibt, als mit einem geräuschdichten Kopfhörer einen schönen Podcast hörend durch die Wohnung zu laufen.  #00:14:29-6#

Thomas: (Lacht) So mache ich das auch! #00:14:30-8#

Benjamin: Fantastisch, das ist doch die beste Zeit dafür! Man sollte eben auch die Verantwortungen klären. Wenn Geburtstage oder Partys anstehen, dann kann ich mich zum Beispiel blind darauf verlassen, dass meine Frau ein Mitbringsel oder ein Geschenk besorgt hat. Dafür hat sie einfach ein besseres Händchen als ich. Man muss klar kommunizieren, wer was im Alltag macht, um dann nicht in einen Frust zu verfallen, und man muss sich fragen, wie können wir das mit unseren Tätigkeiten kombinieren? #00:14:57-0#

Thomas: Bei deinem Arbeitsablauf kann ich mir vorstellen, dass es ein Problem ist, Feierabend zu machen beziehungsweise, Zeit mit Freunden zu verbringen. Wie planst du das ein, wie läuft das bei dir ab? #00:15:12-8#

Benjamin: Auch das geht leider nur mit langfristiger Planung. Es ist ganz selten, dass das spontan klappt. Ich habe zum Beispiel einen Freund, der weiter weg wohnt, und wir haben uns als Ziel gesetzt, dass wir uns drei- bis viermal im Jahr sehen, aber dann mit Übernachtung und richtig viel Zeit an zwei Tagen am Stück. Wir machen es so, dass wir nicht nur den nächsten, sondern auch schon den übernächsten Termin festlegen. Ich arbeite meist auch abends, und positiv ist, dass man jetzt in meinem Alter automatisch auch mehr Freunde hat, die selbst Kinder haben. Das heißt, man kann sich nachmittags zusammen mit den Kindern treffen. Als mein Freund Gordon kürzlich hier war, haben wir mit seiner Kleinen und mit meinen Kleinen zusammen Eis gegessen und uns dabei ein bisschen unterhalten. Je größer die Kinder werden, desto selbständiger spielen sie dann auch mal ein halbes Stündchen am Stück, ohne sich zu zoffen, und man kann sich besser unterhalten. Das kombinieren wir dann einfach. #00:16:10-3#

Thomas: Super. Hast du noch ein paar Tipps für uns oder wars das? #00:16:16-6#

Benjamin: Wir könnten nochmal genauer auf die Störungen eingehen.  #00:16:20-1#

Thomas: Störungen sind ein ganz wichtiges Thema. Es gibt dazu eine Studie, ich weiß nicht, ob du sie kennst. Wenn man an einer Sache arbeitet und gestört wird, dann kann es bis zu zwanzig Minuten dauern, bis man wieder voll fokussiert im Thema ist. Jetzt kann ich mir vorstellen, dass es mit Kindern relativ viele Störungen gibt. Wie gehst du damit um? #00:16:36-1#

Benjamin: Ja, es gibt sehr viele Störungen. Zum einen halte ich mich da wieder an meine Prioritäten. Wenn es wirklich dringend ist, dann hat die Störung Vorrang, das ist klar. Dann muss ich schauen, wie ich drum herum plane. Wie du sagst, jede Unterbrechung kostet so viel Zeit, und deswegen finde ich ganz klare Absprachen extrem wichtig. Ich habe damals überlegt, wie ich das kleinen Kindern vermitteln kann und habe zwei Systeme getestet. Beim letzten System habe ich mit der Bürotür gearbeitet. Wenn die Tür komplett aufstand, wussten die Kinder, dass Papa irgendetwas vollkommen Beliebiges macht und sie gerne reinkommen dürfen. Zum Beispiel, wenn ich meinen Schreibtisch aufräume oder bei anderen Dingen, bei denen Unterbrechungen nicht das große Ding sind. Wenn die Bürotür angelehnt war, hieß das, wenn es warten kann, dann bleib bitte draußen. Das haben die Kinder bereits sehr früh verstanden. Und wenn die Tür zu war, so wie jetzt, wenn wir einen Podcast aufnehmen oder wenn ich ein Video produziere, dann war unsere Regel, und die habe ich auch so formuliert, „komm rein, wenn jemand blutet“. Und klar, für Notfälle bin ich ansprechbar, denn dafür habe ich ein Büro zu Hause. Und das war mir auch immer wichtig. Ich fände es auch schlimm, wenn man den Kindern beibringen würde, dass man Papa nie bei der Arbeit stören darf, denn das ist falsch. Natürlich dürfen sie stören, aber es muss wichtig sein. #00:18:03-3#

Alternativ hatte ich an der Tür eine kleine Ampel hängen. Die muss nicht elektronisch sein, sondern die gibt es auch mit Schiebern. Dieses System hat super funktioniert. Die Kinder haben sofort verstanden: Ampel rot – bleib stehen, Ampel grün – geh rein! Ich habe mir aus einem Hotelzimmer einen Türanhänger mitgenommen, der war praktischerweise rot und grün. Den habe ich einfach an die Klinke gehangen, und die Kinder wussten jederzeit, ob sie reinkommen können oder nicht. Bei Mama genauso, wenn sie arbeitet, dann sind sie prinzipiell raus, aber dabei gibt es eben Abstufungen.  #00:18:42-4#

Du planst sowieso nur maximal sechzig Prozent deiner Arbeitszeit, zumindest hat sich das bei mir so eingependelt, denn etwa vierzig Prozent passieren ungeplant. Diesen Puffer für den Arbeitszeitraum habe ich nochmal hochgestuft, seitdem ich Kinder habe, weil seitdem einfach noch mehr unterwartete Sachen kommen, als man sie sowieso schon hatte. Viele sagen, sie können nicht planen, weil ständig etwas dazwischenkommt, aber ein guter Plan, der umgeworfen wird, funktioniert immer noch besser als gar kein Plan. Den kannst du zur Not noch ein bisschen umplanen und neu stricken, aber er verhindert, im kompletten Chaos unterzugehen.  #00:19:29-1#

Thomas: Pufferzeiten sind generell sehr wichtig, das denke ich auch, und mit Kindern sind sie wahrscheinlich noch viel, viel wichtiger. Super, das waren viele wertvolle Tipps. Jetzt bist du quasi ein Zeitmanagement- und Selbstmanagement-Kollege von mir, und ich bin mir ziemlich sicher, dass du auch selbst die eine oder andere Zeitmanagementstrategie anwendest. Welche sind das, und wie genau wendest du sie an? #00:19:52-9#

Benjamin: Das sind viele, (lacht) aber ich versuche, mich auf die drei wichtigsten zu beschränken. Die vernünftige Wochenplanung ist mir sehr wichtig, zunächst für mich allein, und dann erst gemeinsam mit meiner Frau. Dazu gehört für mich auch ein Wochenrückblick, und den versuche ich, ganz gezielt außerhalb von meinem Büro zu machen. Ich glaube, du gehst ab und zu gerne in die Therme, wenn du über etwas nachdenken willst, so habe ich es bei dir herausgehört?  #00:20:22-5#

Thomas: Ja. #00:20:23-2#

Benjamin: Bei mir ist es oft ein schönes Café, vor allem, wenn ich wenig Zeit habe. Hinsetzen und auf die Woche zurückschauen, welche Termine hatte ich, welche Aufgaben hatte ich? War es zu viel oder war ich vielleicht sogar unterfordert? Das ist allerdings die Ausnahme. War ich gut vorbereitet auf alle Termine? Was könnte ich noch besser machen? Was könnte ich ganz konkret aus der letzten Woche lernen? Diese Sachen schreibe ich mir auf, so dass ich versuche, immer noch besser zu werden, indem ich sie in der nächsten Wochenplanung berücksichtige. Dann schreibe ich mir als erstes die Termine auf ein Whiteboard. Prinzipiell habe ich beides getrennt. Ich habe meine Aufgaben in Todoist, und den Kalender habe ich online gemeinsam mit meiner Frau. Beide fließen erst in der Wochenplanung zusammen, ganz klassisch auf einem Whiteboard im Büro, damit ich sie jederzeit im Blick habe und wenn nötig schnell etwas ändern kann.  #00:21:21-7#

Bei dem Whiteboard habe ich darauf geachtet, dass es acht Spalten hat. Davon habe ich die unterste komplett gestrichen, weil mir sieben Spalten reichen. Dann habe ich festgelegt, dass oben die Wochentage stehen, und dass jede Spalte einer Stunde entspricht. Wenn in zwei Stunden ein Termin ist, dann schreibe ich ihn in die zwei Spalten hinein und plane anschließend meine Aufgaben, die ich für die Woche vorhabe, drumherum. Oben in die erste Zeile kommt immer die wichtigste Aufgabe, die ich direkt nach meiner Morgenroutine mache. Viele sagen, das sei die Aufgabe, die man am längsten aufgeschoben hat oder die am nervigsten ist. Ich habe die besten Erfahrungen damit gemacht für mich zu sagen, dass es die Aufgabe ist, die mir den größten Nutzen bringt, die mich meinen Zielen am nächsten bringt. Die muss so gut sein, dass ich beim Zubettgehen denke, dass es ein erfolgreicher Tag war.  #00:22:23-8#

So habe ich durch dieses Board automatisch eine Beschränkung, denn wenn das Board voll ist, ist es voll. Und dann kann auch dienstags noch jemand anrufen und sagen, „ich brauche aber bitte einen Termin“, dann kann ich sagen, „nein, diese Woche geht es nicht“, denn das Board ist voll. Es gibt in meinem Job natürlich immer Ausnahmen, keine Frage. Wenn ein Einsatz aus der Notfallseelsorge hereinkommt, dann sage ich nicht, „ich habe heute keine Zeit“. Auch Beerdigungen kannst du nicht einplanen, aber du kannst auf jeden Fall planen, dass höchstwahrscheinlich etwas dazwischenkommt, also muss ich das Unerwartete erwarten und mir dafür Platz lassen. Und wenn ich oben die Spalte abziehe, dann verplane ich täglich nur noch sechs Stunden, und das sind nicht nur Arbeitsaufgaben, sondern es ist Arbeit und Privates. Wenn ich weiß, ich muss an dem Tag zwei Stunden auf die Kinder aufpassen, weil meine Frau weg ist, dann kommen die mit auf das Board. Und trotzdem füllt sich der Rest der Woche problemlos. Eine vernünftige Planung, das ist meine Hauptstrategie. #00:23:18-9#

Thomas: Super, das kann ich voll und ganz unterstreichen. Gerade die unvorhergesehenen Aufgaben, die du erwähnt hast, wenn man die ein, zwei Wochen mittrackt, dann sind sie relativ gut vorhersehbar. Nicht immer, aber größtenteils passt es auf den Tag ganz gut. Bei mir sind es circa 1,5 Stunden, die ich für diese Dinge einplane, und das kommt meist ganz gut hin. #00:23:41-7#

Benjamin: Ich finde es auch ganz wichtig zu sagen, nehmt keinen Standardwert, sondern schreibt einfach mal ein paar Wochen auf. Du musst nicht aufschreiben, was dich gestört hat, sondern nur, wie lange die Störung gedauert hat. Und dann kannst du das als Maßgabe ganz gut nehmen.  #00:23:54-1#

Thomas: Benjamin, jetzt bin ich mir ziemlich sicher, du bist wie ich ein Tool-, App- und Programmfreak beziehungsweise ein Buchfreak. Ich weiß schon, wir werden jetzt nicht alles durchgehen können, aber vielleicht kannst du deine Top-Favoriten aus diesem Bereich nennen? #00:24:09-8#

Benjamin: Sehr gerne. Ich fange mit dem Buch an, das ist „Im Club der Zeit-Millionäre“. Ich weiß nicht, ob du es mal gelesen hast. #00:24:15-6#

Thomas: Nein, noch nicht. #00:24:19-1#

Benjamin: Das ist von einer Journalistin geschrieben worden, die nicht so richtig motiviert war. Sie hatte die Idee, ein Jahr lang nichts zu machen und einfach mal zu schauen, was das mit ihr macht. Es gibt viele Menschen, die so leben, und sie wollte gucken, was passiert. Sie geht zu ihrem Verlag und überzeugt die Leute dort von ihrer Idee, bekommt einen Vorschuss für dieses Jahr und fängt an, tatsächlich nichts zu tun und dieses Nichtstun zu erforschen. Wie ist es, wenn du morgens im Café oder in der Kneipe sitzt? Sie besucht unglaublich viele spannende Menschen, von Aussteigern in einem Wohnwagenpark bis zu Leuten, die ein bedingungsloses Grundeinkommen erhalten. In diesem Buch finden wir ganz tolle Gespräche, und es ist spannend, ihren Weg zu beobachten. Anfangs ist es total toll, nichts zu tun, aber nach und nach juckt es sie immer mehr, doch wieder zu arbeiten. Dieses Buch habe ich wirklich mit Freude verschlungen. #00:25:16-4#

Thomas: Okay, cool, danke für den Tipp. Ist schon auf der Liste! #00:25:20-8#

Benjamin: Klar, dann natürlich den Todoist, das ist meine Hauptarbeitszentrale, wo alle meine Aufgaben durchgehen. Ich finde dieses Aufgabenverwaltungsprogramm so genial, weil es so vielfältig ist und du es an jede Arbeitsumgebung perfekt anpassen kannst. Gleichzeitig sind die Grundfunktionen so extrem simpel erklärt, dass jeder schnell einsteigen und sich nach und nach tiefer hineinarbeiten kann. Deswegen liebe ich dieses Tool.  #00:25:49-8#

Und meine beiden Neuentdeckungen kommen aus demselben Haus, das sind MeisterTask und Mindmeister. Mit den beiden arbeite ich total gerne. Das eine ist ein Mindmapping Programm, wo man mit anderen gemeinsam an Mindmaps arbeiten kann. Und MeisterTask, für die die Trello kennen, meiner Meinung nach ist MeisterTask das bessere Trello. Das ist eine Geschmackssache, aber ich habe beide einen Vergleich geschrieben und ganz objektiv untersucht, wer was gewinnt, und da geht MeisterTask für mich klar vorne raus. Nicht nur grafisch, sondern auch wegen der deutschen Serverstandorte und Datenschutzsicherheit und wegen des deutschen Supports.  #00:26:29-6#

Thomas: Das ist für mich auch wichtig. #00:26:31-0#

Benjamin: Und beide arbeiten schön zusammen, das liebe ich so daran. Wenn du aus einer Mindmap mit vielen tollen Ideen einzelne Aufgaben machen kannst, indem du sie einfach herunterziehst und auf dem Gesicht loslässt, das begeistert mich. #00:26:41-7#

Thomas: Genau. Eine Mindmap haben wir auch für dieses Interview gemacht. Du hast ein paar Fragen hineingestellt, und ich habe ein paar Fragen hineingestellt, und so haben wir dieses Interview mit Mindmeister konzipiert.  #00:26:51-6#

Benjamin: Und dann haben wir noch eine App, die ich unbedingt den Eltern mitgeben muss. Es gibt sie leider, leider nur für Apple: Lickety Split. Die habe ich nur durch Zufall entdeckt. Das ist eine total süße Sanduhr, die durchläuft, und dabei kannst du verschiedene Aufgaben für Kinder aktivieren. Du klickst beispielsweise auf „gegen die Zeit anziehen“, und dann sagt die Uhr, „gegen die Uhr – schaffst du es, dich anzuziehen, bevor du ’nac, nac‘ hörst?“ Das ist mit klassischer Musik untermalt. Und für die Kinder ist das ein richtiges Wettrennen, und es ist toll zu sehen, wie sie sich plötzlich anziehen können, nur um als erster auf diesen Button drücken und sagen zu können, „wir sind fertig angezogen“. Und das geht mit allen Aufgaben, egal ob es das Anziehen oder das Aufräumen des Zimmers ist. Das habe ich meinen Kindern vorgeschlagen, und dann sagte die Große, „ach, dann helfe ich erst beim Kleinen mit, denn der kann das alleine noch nicht so gut. Und dann räumen wir mein Zimmer auf“. Ich habe in der Zeit unten den Rest des Hauses ein bisschen auf Vordermann gebracht, kam nach oben, und die Zimmer waren perfekt. Das war ein Aufwand von zehn Minuten, und sie haben diese Aufgabe motiviert erledigt. Diese App ist wirklich ein Traum! #00:28:05-0#

Thomas: Die werden wir natürlich verlinken. Super, da waren viele Tipps dabei. Jetzt hast du natürlich noch viel, viel mehr Tipps, und die sind auch in deinem Blog und deinem Podcast zu finden. Wenn jetzt jemand sagt, „Benjamin Floer taugt mir, ich will mehr über ihn erfahren“, wo kann er das? #00:28:23-3#

Benjamin: Am einfachsten bei Google, und meine Hauptzentrale ist auf benjaminfloer.com zu finden. Dann natürlich bei Facebook und in jeder beliebigen Podcast-App, einfach nach „Benjamin Floer“ suchen, „Floer“ mit „oe“, und dann wirst du fündig. #00:28:39-5#

Thomas: Super, das werden wir natürlich auch alles in Show Notes verlinken. Benjamin, vielen, vielen Dank für dieses tolle Interview. Ich habe wieder einmal viel dazugelernt. Die App werde ich auch für meinen Neffen verwenden. (Lacht) Schauen wir mal, wie es klappt. Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, und die letzten Worte dieses Podcasts, die gehören dir. #00:28:58-2#

Benjamin: Zunächst einmal danke ich dir, Thomas, dass ich hier sein durfte. Ich hoffe darauf, dass wir uns einmal persönlich kennenlernen. Allen Zuhörern eine schöne Zeit, und passt auf euch auf! Ciao. #00:29:13-2#

Thomas: Ciao. #00:29:13-5#

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für dein Selbstmanagement. Damit du endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hast. #00:29:31-1#

Benjamin Floer

2018-03-02T18:49:17+00:002 Comments

2 Comments

  1. Sabine 9. April 2018 at 09:00 - Reply

    Lieber Thomas,

    danke für diesen interessanten Podcast 🙂 Das Thema hatte ich mir ja gewünscht und ich freue mich, dass es ein so interessantes Interview geworden ist.
    Mein Sohn ist ja noch klein (1,5 Jahre), aber den ein oder anderen TIpp werde ich mir schon mal für später merken (z.B. den Tipp mit der Bürotür).

    Liebe Grüße und mach so weiter!

    Sabine

    • Thomas 10. April 2018 at 09:19 - Reply

      Hallo Sabine!

      Freut mich sehr, dass dir der Podcast gefällt.
      Sehr gerne, wenn du weitere Wünsche hast, gerne melden.

      lG Thomas

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