Deine 9 größten Selbstmanagement-Probleme + Lösungen

Ich coache nun seit mittlerweile über zwei Jahre Klienten im Bereich Selbstmanagement. Dabei begegnen mir immer die gleichen Probleme, oder sollte ich besser Ausreden dazu sagen? Die meisten dieser Probleme sind relativ einfach und mit geringem Aufwand lösbar. In diesem Artikel möchte ich dir daher nicht nur die Probleme vorstellen, sondern dir auch Lösungsvorschläge dazu anbieten. Ich bin mir sicher, dass das eine oder andere Problem auch auf dich zutrifft.


 Der Podcast zum Artikel:

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1. Mir fehlt die Zeit mein Selbstmanagement zu verbessern!

Du ahnst gar nicht wie oft ich diese Ausrede, höre. Dabei beißt sich hier die Katze hier sprichwörtlich in den eigenen Schwanz. Wenn ich solche Glaubenssätze höre, dann antworte ich darauf immer mit einer Gegenfrage:

Wenn bei deinem Auto die Tankuhr anzeigt, dass du schon im Reservebereich fährst, nimmst du dir dann die Zeit zu tanken, oder fährst einfach weiter weil dir die Zeit fehlt?

Die Antwort ist meistens sehr klar und öffnet vielen die Augen. Wenn du dir keine Zeit für die Verbesserung deines Selbstmanagements nehmen willst, wirst du auch nie besser darin werden. Dabei gibt es so viele Vorteile an sich zu arbeiten:

Die Zeit die du investierst, wirst du vielfach zurückgewinnen:

Führe einfach 14 Tage lang ein Zeit-Tagebuch. Ich habe das gemacht und so 36 % meiner Aufgaben eliminiert, automatisiert, oder delegiert. Durch diese einfache Vorgehensweise hatte ich fast doppelt soviel Freizeit wie zuvor! Und das nicht nur für kurze Zeit, sondern ein Leben lang. Das nenne ich effizientes Selbstmanagement.

Du wirst selbstbewusster und dein Selbstvertrauen steigt:

Je besser du dich selbst managen kannst, umso mehr Selbstvertrauen wirst du haben. Mit diesem Selbstvertrauen fällt es dir dann wieder leichter zu gewissen Dingen „nein“ zu sagen und andere wiederum zu delegieren.

Du hast endlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben:

Für dich selbst, deine Familie, deine Freunde, deine Hobbys, oder deine Leidenschaft. Ganz egal wofür du im Leben brennst, in der Regel haben wir viel zu wenig Zeit für jene Dinge die uns wirklich Spaß machen. Das gilt es zu ändern! Daher ist es das Ziel von gutem Selbstmanagement mehr Zeit für diese wichtigen Dinge zu haben.

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Die Lösung:

Vielleicht ist es ja wirklich so, dass dir die Zeit fehlt um dein Selbstmanagement zu verbessern. Aber dann gilt es einfach nachzusehen wo du die nötigen Zeit-Ressourcen hernehmen könntest. Ganz egal ob du dafür früher aufstehen, oder später schlafengehen musst, ob du gewisse Verpflichtungen eliminieren musst, oder einfach ein Zeitfenster im Voraus blocken musst, es ist nur wichtig dir die nötige Zeit zur Verbesserung deines Selbstmanagements zu nehmen.

In meinem Artikel „bist du ein getriebener deiner Termine“ stelle ich dir im zweiten Teil vor, wie du Alltags-Verpflichtungen eliminieren kannst und dir so schon an mal ein großes Zeitfenster freischaufeln kannst.

2. Du planst zu eng und zu optimistisch

Das Problem

Deine Aufgaben-Liste quillt über, du verschiebst deine Aufgaben von einen Tag auf den anderen und wirst so von Tag zu Tag und von Aufgabe zu Aufgabe die du verschieben musst unzufriedener mit deinem Selbstmanagement.

Die Lösung

Was bringt es dir schon deine Aufgaben-Liste immer so voll zu füllen, wenn du schon im Vorhinein weist, du wirst es nie schaffen alle Aufgaben daraus abzuarbeiten? Ich habe in meinen Aufgaben-Listen stets Pufferzeiten eingeplant, die ich nutze um Dinge zu erledigen die nicht vorhersehbar sind. Das können zum Beispiel Aufgaben sein die ein Kunde oder dein Chef kurzfristig durchgegeben hat.

Durch diese Pufferzeiten plane ich unvorhergesehene Dinge quasi in meine Aufgaben-Liste mit ein und stelle so sicher das am Ende des Tages trotzdem alle Aufgaben auf der Liste erledigt sind. Wenn deine ToDo-Liste am Ende des Tages komplett abgearbeitet ist, dann ist das der beste Beweis für ein gutes Selbstmanagement.

Außerdem setze ich mir Grenzen. Ich kann leider nicht allen und jeden helfen und meine Ressourcen sind begrenzt. Um mein Selbstmanagement zu verbessern, muss ich unbedingt meine Grenzen kennen und diese auch abstecken.

Weiters ist es wichtig nach Prioritäten zu arbeiten. Nur wenn du zuerst die wichtigen Dinge und dann erst die weniger wichtigen Dinge abarbeitest wirst du mit deinem Selbstmanagement zufrieden sein können.

Im zweiten Teil des Artikels „bist du ein getriebener deiner Termine“ stelle ich dir Lösungsvorschläge für all diese Tatsachen zur Verfügung.

3. Du setzt die Prioritäten falsch

Das Problem

Du erledigst zuerst unwichtige anstatt die wichtigen Dinge. Meistens ist das der Fall, wenn die wichtigen Dinge wesentlich unangenehmer und schwieriger zu erledigen sind als die unwichtigen.

Die Ursache dafür liegt darin, dass du deine Werte, Ziele und Visionen entweder gar nicht oder zu wenig kennst. So kannst du auch nicht erkennen was wirklich wichtig ist und was tatsächlich unwichtig ist. Gutes Selbstmanagement bedeutet seine Werte, Ziele und Visionen bis ins kleinste Detail zu kennen.

Die Lösung

Erarbeite dir deine Werte. In der Podcast-Folge „Kennst du deine Werte?“ Stelle ich dir eine Methode vor, wie du deine Werte erarbeiten kannst. So identifizierst du das was dir wirklich wichtig ist und legst so automatisch den Fokus auf diese Dinge.

Stelle dir also unbedingt die Frage: Was sind die wirklich wichtigen Dinge in meinem Leben?

Erarbeite dir deine Ziele! Wenn du deine Werte kennst, ist es im nächsten Schritt wichtig dir daraus resultierende Ziele zu erarbeiten, oder zumindest an Zielen zu arbeiten die diesen Werten nicht widersprechen. Wie man Ziele richtige arbeitet, habe ich im Artikel „Vergiss SMART: Ziele richtig entwickeln“ beschrieben.

Erarbeite deine Visionen! Was willst du im Leben erreichen? Was soll man über dich erzählen wenn du einmal nicht mehr da bist? Dazu musst du dir die Frage zu stellen: Bevor ich sterbe möchte ich, …? Ja, was möchtest du denn? Diesem Thema habe ich einen ganzen Artikel, bzw. Podcast gewidmet, den du hier findest.

Wenn du ein gutes Selbstmanagement hast, dann kann ich dich mitten in der Nacht aufwecken und du kannst mir deine Ziele, Werte und Visionen sofort aufzählen ohne auch nur auf ein kleines Detail zu vergessen.

Meditations / Pixabay

4. Du eliminierst, automatisiert und delegiert nicht

Das Problem

Du hast richtig viel um die Ohren. Du kannst die Aufgaben die dir gestellt sind gar nicht wirklich erledigen, weil es einfach viel zu viele sind. Du bist mit deinen Projekten und Aufgaben überfordert und dadurch mit der Gesamtsituation, aber auch deinem Selbstmanagement, unzufrieden.

Die Lösung

Führe 14 Tage lang ein Zeit-Tagebuch und schreib alle Tätigkeiten auf, die du in diesen 14 Tagen machst. Jede einzelne! Ja das ist anstrengend, ich weiß, aber es lohnt sich. Ich konnte durch diesen Schritt 36 % meiner Aufgaben loswerden.

Nachdem du dieses Zeit-Tagebuch zwei Wochen lang geführt hast, gehst du nun zur Auswertung über. Dabei befolgt zu den 4-Schritte-Plan:

In diesem Plan gehst du jede einzelne Aufgabe auf der Liste durch und überlegst dazu folgende Dinge:

Eliminieren:

Es gibt sicher einige Dinge die du gar nicht machen musst, bzw. die vollkommen unnötig sind. Im Alltagstrott fällt uns das leider nicht auf, dass wir an unnötigen Dingen arbeiten. Daher ist es wichtig, dass du all diese Dinge identifiziert und in weiterer Folge eliminierst.

Automatisiere:

Die heutige Technik macht es möglich vieles zu automatisieren, ohne eingreifen zu müssen. Sicherlich finden sich auf deiner Liste auch Dinge die sich automatisieren lassen. Wenn du die Artikel in meinem Blog hier verfolgst, dann wirst du sicherlich schon einige Möglichkeiten dazu kennen.

Delegieren:

Musst du alles auf dieser Liste selber machen? Oder gibt es die Möglichkeit gewisse Punkte zu delegieren oder outzusourcen? Ich bin mir sicher es gibt viele Punkte die du abgeben kannst!

Tun:

Der vierte Schritt ist das Tun. Alle Dinge die du nicht eliminieren, nicht automatisieren, und nicht delegieren konntest musst du selbst tun. In der Regel bist du durch die drei vorangegangenen Schritte aber schon viele Aufgaben losgeworden.

Ich habe dem Thema eliminieren, automatisieren, delegieren und tun einen eigenen Block Artikel gewidmet, den du hier nachlesen kannst.

Wenn du in deinem Selbstmanagement vorankommen willst, dann musst du dich unbedingt mit diesem 4-Schritte-Plan auseinandersetzen.

 

5. Du kannst nicht Nein sagen

Das Problem

Du schaffst es nicht „nein“ zu sagen, wenn dich jemand um Hilfe, oder um deine Unterstützung bittet. Ganz egal wie sehr du selbst im Stress bist und wie sehr du selbst mit deinem eigenen Selbstmanagement im Moment überfordert bist, du bist immer bereit anderen zu helfen.

Das ist prinzipiell eine gute Gabe, jedoch kann sie auch verhext sein. Oftmals geht man nämlich nicht nur kleinen Bitten nach, sondern auch größeren Aufgaben oder sogar Verpflichtungen die man über Jahre eingeht.

Du sagst zu allem ja, weil du „Angst“ hast die andere Person zu verletzen und mit deiner Absage als nicht hilfsbereit dazustehen.

Die Lösung

Lerne auf freundliche und höfliche Art und Weise „nein“ zu sagen. Dazu brauchst du lediglich Selbstvertrauen und die richtige Taktik. Im Artikel „Nein sagen ohne Schuldgefühle“ stelle ich die eine Strategie vor wie du auf höfliche und nette Art „nein“ sagen kannst.

Das „nein“ sagen zu lernen ist ein zentraler Punkt von gutem Selbstmanagement.

6. Du schiebst unangenehme Dinge immer wieder auf

Das Problem

Dieses Ding ist so unangenehm, dass es einfach immer wieder nach hinten verschoben wird und von einer Aufgaben-Liste auf die nächste wandert.

Der Nachteil: Dadurch erledigst du es nicht und das belastet dich massiv. Du musst immer wieder daran denken und das behindert deine Produktivität! Optimales Selbstmanagement sieht natürlich anders aus.

Die Lösung

„Eat the frog“ heißt die Lösung, die ich dir zu diesem Problem anbieten kann. „Eat the frog“ bedeutet nichts anderes als die unangenehmste und/oder wichtigste Aufgabe immer zu Beginn des Tages zu erledigen. Das gibt Power und du hast den Kopf frei, für die darauf folgenden Aufgaben und Projekte.

Probiere einmal folgendes Experiment:

Suche dir eine Aufgabe, die du schon Wochen oder gar Monate vor dir herschiebst und erledige sie. Am besten jetzt sofort! Und dann nimm einfach wahr, wie du dich nachdem du die Aufgabe erledigt hast fühlst. Dieses Gefühl wird Bände sprechen. So fühlt es sich nämlich an, wenn dein Selbstmanagement zu Höchstleistungen aufläuft.

Weitere Infos zu diesem Thema findest du in meinem Artikel zur Tagesplanung.

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7. Du verlierst den Überblick zu deinen Projekten und Aufgaben

Das Problem

Du arbeitest meist nicht nur an einem, sondern an mehreren Projekten gleichzeitig. Dabei verlierst du schnell den Überblick. Du weißt nicht was der nächste Schritt im Projekt A ist und noch weniger was jener im Projekt B, oder Projekt C ist.

Das frustriert dicht und gibt dir das Gefühl machtlos und ist natürlich auch ein miserables Selbstmanagement.

Die Lösung

Erstelle für all deine Projekte eine Liste der nächsten Schritte, angefangen vom ersten bis hin zum letzten Schritt.

Nutze dazu Punkte, Unterpunkte, Unter-Unter-Punkte. Mit anderen Worten: Gliedere so genau wie möglich.

Ja ich bin mir dessen bewusst, dass dieses Vorgehen Zeit kostet, aber es hilft dir unheimlich wenn du dann in die Arbeit einsteigt. Du hast immer den Überblick und brauchst nicht lange überlegen was als nächstes zu tun ist. Die Zeit die du für die Planung dieser Liste der nächsten Schritte brauchst, spielst du doppelt und dreifach wieder ein.

8. Du lass dich zu leicht ablenken

Das Problem:

Hier mal kurz in Facebook eine Statusmeldung schreiben, oder kommentieren. Schnell mal jemanden eine SMS oder eine Whats-App-Nachricht tippen. Dem Kollegen schnell bei einem kleinem Problem helfen. All diese Dinge halten dich davon ab wirklich produktiv zu arbeiten und verhindern natürlich auch gutes Selbstmanagement.

Die Lösung

Schalte das Internet mit dem Tool „Freedome“ ab, wenn du es nicht für deine Arbeit benötigst. Nutze das Tool „Anti-Social“ um Facebook, Twitter und Co. auszusperren. Besorge ein „Do not disturb“ – Schild um deinen Kollegen klarzumachen, dass du jetzt nicht gestört werden willst. Leite dein Telefon um und schalte dein Smartphone aus.

Mit diesem Selbstmanagement-Maßnahmen sorgst du für störungsfreies und konzentriertes Arbeiten.

Mehr zu diesen Tools und Lösungen erfährst du in meinem Artikel über „konzentriertes Arbeiten“.

9. Du schaffst es nicht ins Tun zukommen

Das Problem

Du trödelst immer herum und tust dir schwer mit der Arbeit zu beginnen. Du findest hunderte andere Dinge, die im Moment wichtiger sind als diese Arbeit. Bis du dann wirklich anfängst ist es schon so spät, dass du unter Zeitdruck stehst und somit die Arbeit nicht mehr ordentlich erledigen kannst. Von Selbstmanagement kann man hier also kaum sprechen, oder?

Die Lösung

Finde ein Morgenritual das zu dir passt. Mit dem optimalen Morgenrritual startest du effektiv in den Tag. Wie du dein optimales Morgenritual findest verrate ich dir im Artikel „wie du produktiv in den Tag startest“.

Außerdem gibt es da noch den genialen 5-Minuten-Trick, den ich dir in diesem Video hier genauer vorstelle.

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Fazit für dein Selbstmanagement

Finde aus all diesen 9 Problemen ein größtes heraus und arbeite daran bist du es gelöst hast. Erst dann nimmst du dir das nächst-größte Problem aus Liste dieser Liste vor und arbeitest wieder daran bist du es gelöst hast. Wiederhole diesen Vorgang bis keines dieser Probleme mehr besteht und dein Selbstmanagement ist nahezu perfekt!

Hinterlass mir doch einen Kommentar:

  • Welches ist dein größtes Selbstmanagement-Problem?
  • Kam es in der Aufzählung vor? Falls ja welches? Falls nein poste doch dein Problem!

Ich freue mich auf deinen Kommentar.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

P.P.S.: Folge mir auf Facebook, Google+, oder Twitter um noch mehr Selbstmanagement-Tipps und -Tricks zu erhalten.

2018-05-20T09:46:01+00:00 13 Comments

13 Comments

  1. Michael Lindner 27. November 2014 at 14:58 - Reply

    Gute Zusammenstellung der häufigsten Selbstmanagementprobleme!

    Bei meinen Seminarteilnehmer ist auch eines der häufigsten Probleme, dass unangenehme Aufgaben aufgeschoben werden. „Eat the Frog“ ist eine super Idee auch das Morgenritual. Ich gebe auch häufig den Tipp, Aufgaben sehr kleinteilig zu zerlegen: Also die Salamitaktik.

    Einen Bericht zu schreiben ist langweilig, aber man kann erst die Gliederung macht, dann den Teil 1 schreibt usw. und das auch so in der Tagesplanung festhält, dann kommt man viel einfacher in einen Arbeitsfluss.

    Michael Lindner

    • Thomas 27. November 2014 at 15:00 - Reply

      Hallo Michael!

      Freut mich, dass du ähnliche Erfahrungen gemacht hast.

      Danke für dein Feedback.

      lG Thomas

  2. Christina Brenneisen 27. November 2014 at 17:12 - Reply

    Ich bin Studentin und lasse mich viel zu leicht ablenken. Mir fällt es schwer mein Handy wegzupacken und mich auf meine Arbeit zu konzentrieren.
    Dadurch ist natürlich auch Punkt 9 ein großes Problem. Eben noch mal bei Facebook gucken, Instagram, whats-app…. das Übliche! Man könnte ja was verpassen…

    Viele Grüße

    Christina

    • Thomas 28. November 2014 at 09:27 - Reply

      Hallo Christina!

      Kenne das gut von früher. Aber ich habe irgendwann erkannt, dass ich gar nichts verpasse, also weg damit 😉

      lG Thomas

    • Michael Lindner 28. November 2014 at 13:02 - Reply

      Hallo Christina,

      ich habe noch einen Tipp für Dich. Du kannst Deine Smartphonenutzung gut mit der App Offtime kontrollieren:

      http://offtime.co/de

      Mit Offtime kannst Du Anrufe/SMS und Chats abblocken aber immer noch auf wichtige Funktionen wie To-Do Listen usw. zugreifen.

      • Thomas 29. November 2014 at 11:22 - Reply

        Danke für den Tipp Michael!

  3. Tim 1. Dezember 2014 at 18:26 - Reply

    Hallo Thomas!

    Wieder einmal ein super Podcast, schon einmal Danke dafür.

    Mein größtes Problem ist die von dir beschriebene „Aufschieberitis“. Als Student kann ich Eat the Frog nur bedingt anwenden, da man sehr an Zeiten gebunden ist.

    Lg aus Norddeutschland

    • Thomas 2. Dezember 2014 at 10:12 - Reply

      Hallo Tim!

      Vielen Dank für dein Lob.
      Ich denke „Eat the frog“ geht immer. Wenn du gleich in der Früh eine Vorlesung hast, dann ist eben die erste Aufgabe nach dieser Vorlesung dein „Eat the frog“-Ding.

      lG aus Wien,
      Thomas

  4. Andrea 2. Dezember 2014 at 18:12 - Reply

    Hallo,

    jetzt wo ich krank zu Hause bin, komme ich endlich dazu deinen Blog zu lesen und die Podcast zu hören um über einiges nachzudenken. Unter anderem darüber was momentan falsch läuft und wie ich das ändern kann. Ich arbeite zwischen 450 und 600 min täglich und das in einem 15 Stunden Zeitraum. Zwischendurch habe ich also immer mal wieder pause, aber mehr wie eine Stunde eigentlich nie. Und in den größeren pausen bin ich bisher immer mit meinem Hund draußen gewesen, oder habe was gegessen….ich wußte immer das ich was ändern muss…..und jetzt weiß ich auch was.
    Ich werde mir eine neue Arbeitsstelle suchen, allerdings erst wenn ich genau weiß was ich will. Also meine Ziele und dadurch auch mich selber besser kenne.
    Solange versuche ich, wenn ich wieder arbeiten muss, das beste drauß zu machen und den einzigen freien Tag, den Samstag bewusst zu nutzen, für alles was im Arbeitsalltag zu kurz kommt.
    Wie das lesen von deinen Blogartikeln oder das hören von Podcasts.

    Grüße
    Andrea

    • Thomas 2. Dezember 2014 at 19:11 - Reply

      Hallo Andrea!

      Zuerst mal gute Besserung, ich hoffe du bist bald wieder fit!!!

      Ja und dann vielen Dank für dein großartiges Feedback. Ich freue mich, dass ich dir mit meinen Artikeln und Podcasts helfen konnte.

      Und vor allem viel Erfolg bei der Suche nach einer neuen Herausforderung.

      lG Thomas

  5. Hi Thomas, ein schöner Artikel! Ich glaube so langsam werde ich besser mit meinem Selbstmanagement 🙂 Total geholfen hat mir ein Tipp von Maik Pfingsten bzgl. Trello: Maximal 16 Aufgaben pro Quartal, maximal 8 Aufgaben pro Monat und maximal 4 Aufgaben pro Woche vornehmen. Das motiviert mich total und hilft mir zu priorisieren. Ansonsten stimme ich vor allem Punkt 1 zu. Als ich neulich meinen Vater fragte, ob er sich den Zeitmanagement-Blog angesehen hätte, den ich ihm empfohlen hatte, meinte er „Hm, brauche ich eigentlich im Moment nicht. Im Moment komme ich ganz gut klar.“ Haha 😉 Viele Grüße, Katharina

    • Thomas 16. Dezember 2014 at 06:41 - Reply

      Hallo Katharina!

      Coole Idee mit der fix vorgegebenen Anzahl an Aufgaben. Muss ich mal testen ;-). Danke!

      lG Thomas

  6. Matthias 19. Oktober 2017 at 21:08 - Reply

    Hallo Thomas,

    vielen Dank für diesen tolle Anleitungen wie man die wohl häufigsten Probleme beim Thema Selbstmanagement in den Griff bekommt.

    Zu Punkt 8 habe ich noch den Tipp, einfach mal das Iphone „Nicht stören“ aktivieren. Und erst wieder aufs Handy schauen, wenn alles erledigt ist.

    Vielen DAnk nochmal, ich komme wieder! 😉

    Gruß
    Matthias

  7. Nadja Horlacher 29. März 2018 at 14:28 - Reply

    Super vielen Dank. Ja ich liebe es einen strukturieren Arbeitstag zu haben, auch wenn ich nur Hausfrau bin..smile…..Jeden Tag habe ich meine Vorlage wo ich genau weiss was ich wann mache. Wenn ich mich an produktive Dinge setze, dh Artikel schreiben, Produkt erstellen, Anfragen beantworten etc. dann bin ich zu 100% nur darauf fokussiert.
    Das Telefon habe ich schon seit Jahren nur „nebenbei“.
    Kein Anruf unterbricht mich, kein Sms oder sonst eine Nachricht. Das ist sehr mühsam, weil es einen immer wieder aus dem Fokus nimmt. Dann setze ich mir das Ziel, ok Nadja, das schaffst du in zb 40 Minuten. Dann bleib ich dran bis ich fertig bin. Obwohl ich dann am ende auch schon bemerkte, dass ich doch 90 Minuten dafür brauchte. Aber egal, es ist fertig…nichts schöneres als wenn man es fertig gemacht hat.
    nadja @ erfolgreich-im-alltag.ch

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