Dr. Silvia Schäfer. Silvia bringt Job, Selbstständigkeit und Familie (3-fache Mutter) unter einen Hut und findet die richtige Balance zwischen all dieses Verpflichtungen. Wie? Mit agilem Zeitmanagement und agilem Familienmanagement. Wie das funktioniert, erklärt sie im Interview.


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Transkript dieser Podcastfolge:

Thomas: Hallo Silvia, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Podcast interview genommen hast. Ich habe im Intro bereits ein bisschen was über dich erzählt, aber stell dich doch bitte noch einmal selbst vor. Wer bist du, was machst du, und was gibt es Spannendes, das man über dich wissen sollte?

Silvia: Danke, lieber Thomas. Es gibt viel Spannendes, aber beginnen wir mit meiner Herkunft. Ich bin ein Landei aus dem Vogelsberg. Ich liebe die Landluft und die Arbeit mit Kühen und Pferden. Nichtsdestotrotz habe ich mich in die Großstadt Frankfurt aufgemacht. Jetzt werdet ihr euch fragen, warum ich das gemacht habe. Ich habe mich schon immer sehr für Chemie interessiert und bin nach Frankfurt gegangen, um das Fach zu studieren. Als Kind habe ich mit meiner Oma Marmelade gekocht und Sauerkraut eingelegt. Bei uns wurden auch noch Hausschlachtungen durchgeführt. Ich bin ein Genussmensch und wollte immer genau wissen, wie die Lebensmittel zubereitet werden und warum die Erdbeermarmelade auch im kommenden Winter noch so gut nach Erdbeeren schmeckt. Dadurch ist mein Interesse auf die Lebensmittelchemie gestoßen, und die konnte man damals nur in Frankfurt studieren.

Das hat mir sehr viel Spaß gemacht. Nebenbei habe ich mich sehr gerne auf die Großstadt eingelassen. Das ist mir am Anfang schwergefallen, denn hier gibt es viele Hochhäuser und große Betonplatten. Frankfurt hat zwar viele schöne Parks, aber mich zieht es auch heute noch gerne aufs Land zurück. Das liegt auch daran, dass man dort gefühlt viel mehr Zeit hat. Hier in Frankfurt sind die Leute immer sehr beschäftigt und schnell unterwegs, vor allem auf der Einkaufsstraße „Zeil“. Wenn man in die Nachbarstadt Wiesbaden fährt, sieht man, dass die Menschen ein bisschen gemächlicher sind. Sie verbinden den Einkauf eher mit einem Spaziergang. Das sind meine Erfahrungen mit Stadt, Land und Fluss.

Thomas: Wie kam es von der Lebensmittelchemikerin zu dem, was du jetzt machst?  

Silvia: Das ist relativ einfach. Ich habe große Forschungsprojekte betreut. Unter anderem habe ich untersucht, wie man Grapefruitaromen natürlich herstellen kann. Das hat sehr viel Spaß gemacht, und dabei habe ich gemerkt, dass ich ein gutes Händchen für Projektmanagement habe. Durch die Organisation der Untersuchungsreihen bin ich immer mehr in diese Projektgeschichten hineingekommen und habe unter anderem IT-Projekte durchgeführt, weil ich aufgrund meiner drei Kinder nicht mehr im Labor arbeiten konnte. Wenn man schwanger ist oder stillt, darf man nicht im Labor arbeiten, weil man dort mit teratogenen Stoffen in Berührung kommt, die Fehlbildungen hervorrufen können.

Zum Zeitmanagement bin gekommen, weil die Zeitplanung bei der Projektarbeit oft sehr kritisch ist. Die größeren Projekte dauern immer länger als geplant und kosten leider oft auch mehr, als man gedacht hat. Ich habe mich immer gefragt, warum das so ist. Warum kann man nicht den Plan so durchziehen, wie er ursprünglich ausgelegt war? Ich habe mich sehr viel mit agilen Techniken beschäftigt, die ich sehr spannend finde. Bei uns zu Hause haben wir schon immer agil geschafft, sage ich immer. Wenn auf dem Bauernhof Arbeit anfällt, dann schauen die Leute, wer was am besten erledigen kann und suchen sich die Arbeit entsprechend aus. Dort gibt es sehr viele Parallelen mit dem agilen Projektmanagement und mit der Zeitplanung.  

Mir macht es sehr viel Spaß, in großen Teams mit agilen Techniken voranzugehen. Deswegen habe ich mir jetzt auf die Fahnen geschrieben, Väter und Mütter dabei zu unterstützen, im Alltag von einer guten Organisation zu profitieren, damit sie mehr Zeit für sich und für die Kinder haben.  

Thomas: Das ist ein sehr spannendes Thema, nach dem ich auch immer wieder gefragt werde. Ich selbst habe keine Kinder, und deswegen bin ich froh, dass ich Profis wie dich im Podcast habe. Bevor wir zum Thema des agilen Arbeitens kommen, möchte ich gerne wissen, warum viele Menschen daran scheitern, die richtige Balance zwischen Familie und Beruf zu finden. Was ist deine Meinung dazu?

Silvia: Meine persönliche Meinung ist, dass viele Eltern in einem Dilemma stecken. Man arbeitet, lernt einen Partner kennen, arbeitet weiter, und zunächst gibt es nur das Arbeitsleben, mit dem man das Geld für den Lebensunterhalt verdient. Und wenn man dann irgendwann eine Familie gründen will, dann kommt ein zweiter Part hinzu, denn man muss auch für das Kind da sein. Ein Kind kommt fertig auf die Welt, es ist alles dran, was es braucht, Arme, Beine und so weiter, aber es ist noch lange auf die Hilfe der Eltern angewiesen. Und das kostet Zeit. Viele machen eine Pause, gehen in Elternzeit und planen, nach einem Jahr wieder in die Arbeit einzusteigen. Sie wollen nicht alles verlieren, was sie sich in ihrem bisherigen Berufsleben aufgebaut haben. Oft haben sie auch eine große Leidenschaft für ihren Beruf.  

Man muss gut organisiert sein, um dann die richtige Balance zu finden. Man muss sich seiner Ziele bewusst sein, weil einen der Kinderalltag oft vor unverhoffte Probleme stellt. Mal muss das Kind zum Arzt oder die Kita streikt, und später während der Pubertät ist sowieso nochmal ein anderes Zeitmanagement nötig. Dann verändern sich die Kids und können für ihre Eltern so richtig unangenehm und nervig werden. Meine Kinder sind auch gerade in der Pubertät, und sie sagen mir oft, dass ich unmöglich sei. Damit will ich sagen, dass auch diese Phase des Aufwachsens sehr viel Zeit benötigt. Man muss schauen, dass man den Bedürfnissen der Kinder gerecht wird. Wenn sie in die Schule kommen, benötigen sie mehr Zuwendung als vorher, und wir Eltern sind gerne bereit, diese Zuwendung zu geben. Aber wenn wir im Beruf stehen, dann müssen wir uns die Zeit nehmen und sie von anderen Lebensbereichen abschneiden, denn der Tag hat nur vierundzwanzig Stunden.  

Meine Oma hat immer gesagt, „aber dann kommt noch die Nacht“. Ich habe es ausprobiert, aber es werden nicht mehr als vierundzwanzig Stunden. Die hat jeder zur Verfügung, und man kann selbst entscheiden, wie man sich den Tag einteilt. Und das ist genau das Dilemma. Verbringe ich meine Zeit mit der Familie oder gehe ich arbeiten? Arbeite ich Vollzeit oder lieber Teilzeit? Bleibe ich heute etwas länger im Büro, um ein Projekt zu Ende zu bringen oder gehe ich früher, weil mein Kind zu Hause krank im Bett liegt? Das sind Entscheidungen, die man treffen muss.

Wenn man seine Werte klar vor Augen hat, lassen sich Entscheidungen schnell treffen. Es gibt einige Menschen, die überhaupt kein Problem mit ihrer Zeitplanung haben. Die wissen intuitiv ganz genau, was sie tun müssen. Die meisten tun sich jedoch schwer damit, und dem möchte ich entgegenwirken. Man sollte zunächst für sich selbst überlegen, was einem guttut. Tu dir etwas Gutes, denn nur, wenn du selbst in der Kraft bist, kannst du auch anderen etwas Gutes tun. Es bringt der Mutter oder dem Vater nichts, wenn sie oder er sich die Hacken abläuft und in den Burnout fällt. Dann kann man weder für sich selbst noch für die Familie oder gar den Beruf da sein. Deswegen sage ich immer, dass man selbst zuerst kommt, und dann, wenn man gut verfügbar ist, kann man viel besser für die anderen agieren.

Das kann man natürlich auch mit einer agilen Zeitplanung machen. Diese Vuca-Welt, die sich um uns herumdreht, die ist im Familienalltag sehr präsent, denn dort gibt es viele Dinge, die unvorhergesehen passieren. Im agilen Zeitmanagement hat man keine Zeitpläne. Man hat eine Liste oder ein so genanntes „Backlog“ mit Aufgaben und sucht sich etwas heraus, um es während einer bestimmten Zeitspanne zu bearbeiten. Diese Zeitspanne nenne wir „Sprints“. Dadurch bleibt die Zeitplanung sehr flexibel. Im Projektmanagement kann man dadurch besser auf die Kundenbedürfnisse eingehen. Im Familienmanagement bedeutet das analog, dass man besser auf die eigenen Bedürfnisse und auf die der Kinder eingehen kann.

Thomas: Damit kommen wir gleich zum Thema. Auf deiner Webseite steht, „mit einer agilen Einstellung und den agilen Methoden kannst du Familie und Beruf selbstbestimmt leben“. Wie kann das funktionieren?

Silvia: Die Selbstbestimmung rührt daher, dass du zunächst ein agiles Mindset entwickelst. Das heißt, du bist relativ flexibel im Kopf und hinterfragst irgendwelche coolen Karrieretipps oder Tipps von Tanten und Nachbarn zum Thema „Kindererziehung“, zum Beispiel, wie man die Kinder sauber bekommt. Da gibt es die tollsten Vorschläge, wie etwas funktioniert. Ich merke immer wieder, dass sich junge Eltern von anderen Leuten fremdbestimmen lassen. Wenn du keine Kinder hast, kennst du das vielleicht nicht, aber ein ähnliches Phänomen gibt es auch im Berufsalltag. Da wird dir gesagt, „wenn du dies und jenes Schritt für Schritt machst, wenn du ranklotzt und das Projekt wuppst, dann kannst du die nächste Stufe erklimmen“. Oder „du musst dich so und so fortbilden, um bereit für den nächsten Schritt zu sein“. Egal, in welchem Bereich du vorankommen willst, du bekommst so viele Tipps von außen, dass du manchmal gar nicht wer weißt, ob sie gut oder schlecht für dich sind.  

Mit der Technik des agilen Mindsets möchte ich die Leute dazu animieren, etwas auszuprobieren, sich eine Aufgabe zu nehmen und herauszufinden, wie es ihnen damit geht. Macht es Spaß oder macht es keinen Spaß? Einfach aus der Selbstbestimmung heraus zu sagen, dass man dankbar für einen Tipp ist und ihn ausprobiert hat, aber dass er für einen selbst nicht funktioniert hat. Wir sind nicht alle gleich, und wir haben unterschiedliche Bedürfnisse. Wir können bei uns selbst anfangen und herausfinden, wie der eigene Arbeitsalltag gestaltet werden kann und was wir brauchen, um glücklich zu sein. Für mich persönlich funktioniert zum Beispiel Home Office sehr gut. Ich kann mich zu Hause gut konzentrieren, auch wenn ich am Küchentisch oder auf der Gartenterrasse sitze. Wenn eine andere Aufgabe dazwischenkommt, dann mache ich eine Pause und kann danach gut wieder anknüpfen. Das ist mein Weg.  

Ich weiß aber auch, dass andere ein Problem damit haben, in einem Raum zu arbeiten, in dem gleichzeitig Kinder spielen. Das muss jeder für sich selbst herausfinden. Und mit einem agilen Mindset und agilen Techniken gehst du auf einen Level des Ausprobierens. Du schaust, was funktioniert und machst mehr davon. Und für das, was nicht funktioniert, wählst du eine andere Methode. Das ist sehr stark der Gedanke des agilen Arbeitens, dass du am Anfang noch nicht das Ende des großen Ganzen im Blick hast, sondern dass du stattdessen kleine Schritte hast. Diese Abschnitte nennt man „Iterationen“. Den Ausdruck werden sicher einige da draußen kennen, die sich mit Zeit- und Projektmanagement beschäftigen. Man macht kleine Schritte, und nach jedem Sprint, nach der Erledigung jeder Aufgabe, hat man einen Teilbereich abgeschlossen. Stell dir vor, du kochst eine Suppe. Traditionell arbeitest du nach einem Rezept, rührst das Ganze durch und servierst die Suppe, das Endprodukt.  

Wenn du agil vorgehst, hast du zunächst gar kein Rezept. Du guckst, welche Zutaten du hast und was vielleicht noch aus dem Kühlschrank dazu gehört. Ab und zu kostest du die Suppe und merkst, es fehlt noch etwas Chili. Oder dir fällt ein, Reis als Beilage zu kochen. Je nachdem, was dir gerade in den Sinn kommt. Nach jedem Schritt schmeckst du das Produkt ab. Der eine mag vielleicht einen Schuss Sahne, der andere möchte etwas Anderes. Du kochst quasi die Suppe, die du in dem Moment benötigst. Dir ist egal, ob das Rezept noch eine Prise Salz vorsieht. Du prüfst einfach, was du in diesem Moment benötigst oder du lässt die Kinder probieren, und ihr kreiert gemeinsam die Suppe, die euch in diesem Moment schmeckt.  

Dieses Konzept möchte ich den Familien vermitteln. Es gibt Mütter, die meinen, sie müssten nach Anleitungen vorgehen. Sie wirken wie getrieben und leben nicht im Moment. Sie sitzen auf der Arbeit und wissen, um 16:00 Uhr muss das Kind abgeholt werden und sind um 15:00 Uhr schon mit den Gedanken beim Kind und nicht mehr beim Job. Andersherum geht es natürlich genauso. Das Kind ist krank zu Hause, und die Mutter kann sich auf der Arbeit nicht konzentrieren. Dem möchte ich mit den Techniken des agilen Arbeitens entgegenwirken. Wenn man sich etwas vornimmt, hat man nur diese eine Aufgabe vorm Bug. Fokus auf eine einzige Sache, und nach der Erledigung geht man immer weiter.  

Das waren jetzt einige Beispiele. Es geht also auf der einen Seite um die Fokussierung und andererseits darum, immer wieder zu testen, ob es passt oder nicht. Ich freue mich immer sehr, wenn ich helfen kann und erhalte auch gute Rückmeldungen. Oft höre ich, dass sich die Menschen früher großen Stress gemacht haben, weil sie im Job gut performen und gleichzeitig eine gute Mutter sein wollten, aber darf das nicht auch auf eine einfache Art und Weise gehen? Ja, es darf wirklich einfach gehen! Ihr müsst euch nicht stressen, und es ist wie im normalen Start-up-Leben auch: Aus Fehlern lernt man am meisten. Wenn ihr Fehler macht, seid einfach froh und glücklich darüber, denn ihr habt wieder eine neue Erkenntnis gewonnen, und zwar die Erkenntnis, dass es so nicht geht.

Thomas: Das kann ich nur voll und ganz unterstreichen, denn Einfachheit und Fehler machen, das ist durchaus positiv. Silvia, wie darf man sich deinen Tagesablauf vorstellen? Magst du ein bisschen darüber erzählen, wie ein durchschnittlicher Tag bei dir aussieht? Und vielleicht kannst du noch erwähnen, ob du dabei irgendwelche Tools, Programme oder Apps nutzt, um dich zu organisieren und das agile Zeitmanagement umzusetzen.

Silvia: Ich stehe morgens auf, und dann schaue ich nach den Kindern. Ich frage sie oft, was an diesem Tag bei ihnen ansteht. Manchmal klären wir das auch am Abend vorher. Wir machen morgens eine Tagesplanung. In Scrum wäre das ein Daily Stand-up, wo man sich am Küchentisch kurz über das Anstehende austauscht, zum Beispiel, „du musst heute zum Zahnarzt“ und „du machst einen Ausflug“. Man schaut, wie es dem anderen geht. Manchmal habe ich verschlafene Kinder, die am liebsten im Bett bleiben würden. Dann muss man auch mal die Seele baumeln lassen, und jeder erzählt, wie er drauf ist. Das muss nicht jeder machen, das ist kein Zwang, aber damit geht es meist los.  

Dann verschwinden die Kinder in die Schule, und ich habe einen Moment Zeit, um in mein schönes Asana Board hineinzuschauen. Ich nutze Trello und Asana für Tasks, die etwas größer sind. Dann sehe ich immer gleich, welche Aufgaben anstehen. Ich bearbeite die Tasks, die ich an diesem Tag erledigen kann oder die bis zum Ende der Woche erledigt sein müssen. Ich gucke tatsächlich ein bisschen nach Lust und Laune, suche das heraus, was ansteht und lege es in meine Tagesplanung. Ich achte aber auch darauf, dass es nicht zu viel wird. Zu diesem Zeitpunkt weiß ich bereits, was die Kinder an diesem Tag vorhaben. Wenn sie mich zum Beispiel für einen Arztbesuch benötigen oder wir abends gemeinsam ins Schwimmbad gehen wollen, dann plane ich nicht so viel Arbeit für mich ein.

Ich mache das nicht jeden Tag, aber in Zeiten, in denen viel zu tun ist, hilft mir diese Planung. Das System ist mir bereits in Fleisch und Blut übergegangen, und ich empfehle es gerne anderen weiter. Man kann beispielsweise mit einer Urlaubsplanung beginnen. Wenn man nicht weiß, was man am ersten, zweiten oder dritten Tag im Urlaub machen soll, dann kann man ein so genanntes „Urlaubs-Kanban-Board“ aufbauen, wo jeder notiert, was er gerne machen möchte. Wenn ihr das mit der Familie auf diese Weise organisiert, dann werdet ihr merken, dass das System sehr viel Ruhe reinbringt, weil die Kids und die Eltern wissen, dass alles, was sie sich wünschen, irgendwann drankommt, vielleicht nicht gleich am Montag, aber vielleicht am Donnerstag. Man sieht auch sehr übersichtlich, was bereits abgearbeitet wurde.  

Das ist auch ein Vorteil der agilen Techniken. Man hat eine letzte Spalte für die erledigten Dinge und sieht auf einen Blick, was bereits alles getan wurde. Meine Planung schaue ich mir am Abend meist nochmal rückblickend an. Und zwischendurch gehe ich natürlich arbeiten. Ich bin noch angestellt, arbeite aber auch an meinem eigenen Business, bei dem ich Mütter und Väter dabei unterstütze, ihren Alltag agil und selbstbestimmt zu organisieren, um aus dem Hamsterrad herauszukommen. 

Wenn ich bei meiner Angestelltentätigkeit viel zu tun habe oder wenn wir eine Abendveranstaltung haben, dann lasse ich die Arbeit für mein Business liegen. Und wenn es gut läuft und ich schon um 16:00 Uhr zu Hause bin und noch etwas Zeit habe, dann arbeite ich noch für mein eigenes Business. Ich sitze gerne auf der Terrasse oder mache mir im Schwimmbad Gedanken über neue Strategien. Ich kann sehr gut abschalten und mich fokussieren. Das mache ich jedoch nach Lust und Laune, wie es gerade am besten funktioniert. Ich stresse mich nicht mit irgendwelchen Endzeitpunkten, und je offener ich bin, desto mehr kann ich erreichen, wenn ich aus eigenem Antrieb arbeite.  

Den Druck zu haben, eine Arbeit bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertigzustellen, das funktioniert bei mir nicht. Warum soll ich mir eine Deadline setzen, wenn ich manche Arbeiten sogar früher erledigen kann? Dinge, die ich erst am Donnerstag brauche, habe ich vielleicht bereits montags erledigt.  

Thomas: Das hört sich sehr spannend an. Ich denke, dass jeder sein eigenes System finden muss.  

Silvia: Ihr da draußen, ihr braucht keine großen Tools und müsst nichts dokumentieren oder pflegen. Wichtig ist, dass ihr auf euch selbst guckt. Hört auf euer Herz und auf euer Gefühl und spürt, wie es euch damit geht. Wenn ihr keine To-do-Liste oder kein Asana- oder Trello Board benötigt, dann ist das in Ordnung. Ihr könnt euch natürlich durch solche Hilfsmittel unterstützen lassen. Ich nutze die Boards, um den Kopf frei für andere Sachen zu bekommen. Auch, wenn ihr jetzt Tipps von mir hört, probiert sie aus und entscheidet, ob ihr sie umsetzen möchtet. Wenn nicht, dann ist das okay. Nur ihr selbst wisst, was für euch am besten ist.  

Thomas: Im Zeitmanagement ist das immer ein Spiel mit Versuch und Irrtum, das können wir alle aus unserer Erfahrung heraus sagen. Und es gibt kein One-Size-fits-All-System, jeder muss sein eigenes System finden. Das ist die große Herausforderung dabei.  

Silvia: Richtig!

Thomas: Silvia, möchtest du noch erzählen, wo im Netz man mehr über dich erfahren kann? Du hast auch einen eigenen Podcast.  

Silvia: Wenn ihr Interesse habt an dem, was ich tue und euch noch mehr darüber informieren wollt, dann findet ihr mich unter silviaschaefer.de. Die Links packst du sicher noch in die Show Notes?

Thomas: Ja, klar.  

Silvia: Ich würde mich freuen, wenn ihr euch meinen Podcast anhören würdet. Das ist der Freiraum Podcast, „Endlich genug Freiraum für dich allein trotz Kind und Job“. Mit dem Podcast möchte ich euch mit auf die Reise nehmen. Es gibt einige Erfahrungsberichte, und ich habe natürlich coole Interviewgäste. Ich merke, dass viele Eltern im Hamsterrad gefangen sind. Und wenn ihr auch dort gelandet seid, entweder in der Familie oder im Beruf, dann ist es Zeit, darüber zu reflektieren, was ihr euch vom Leben wünscht. Was waren früher meine Träume? Wollte ich mal Astronaut oder Sängerin werden, wollte ich als Model arbeiten oder will ich Menschen unterstützen? Ich kenne viele, die wollten gerne Krankenschwester werden, und wenn ich sie später wiedersehe, dann sind sie etwas ganz Anderes geworden. Ich bin ein Landei, und wenn wir Abi-Treffen haben, dann frage ich immer, „du wolltest doch immer Krankenschwester werden?“ „Ach nein“, kommt dann als Antwort, „es ist doch alles anders gekommen“.  

Mit meinem Podcast möchte ich den Menschen einen Freiraum bieten, um sich zwischen allen Aufgaben und Verantwortlichkeiten entscheiden zu können. Viele sagen mir, „ich kann gar nicht, ich muss doch dieses und jenes machen“. Nehmt euch die Zeit, um in euch hineinzuhören. Was waren früher eure Träume, und wie habt ihr euch das Leben vorgestellt? Wie habt ihr euch das Leben ohne Kinder vorgestellt? Oder wie wird es später werden, wenn die Kinder aus dem Haus sind? Auf meiner Webseite gibt es ein Freebie, „Gelassen statt genervt – wie ihr euch 15 Minuten Freiraum schafft“. Ich habe verschiedene Formate gewählt.  

Mir ist wichtig, dass ihr es schafft, zu euch zu kommen und herauszufinden, was ihr wirklich machen wollt. Das setzt ihr dann am besten mit einem agilen Mindset oder mit agilen Techniken um. Es lohnt sich, mehr auf sich selbst zu hören und sein Leben zu leben. Man sollte die wichtigen Dinge nicht auf später verschieben, denn irgendwann werdet ihr ins Gras beißen. Und ich möchte gerne, dass ihr von dem Leben, was ihr jetzt habt, möglichst viel genießen könnt.  

Thomas: Das waren die perfekten Abschlussworte. Wir werden natürlich alles verlinken, ganz klar. Silvia, vielen lieben Dank für deine Zeit und für die ganzen großartigen Infos, die du hier mit uns geteilt hast. Ich wünsche dir noch einen wunderschönen Tag, und vielleicht hören wir uns in einigen Monaten in diesem Podcast wieder, um erneut über agiles Zeitmanagement zu plaudern.  

Silvia: Gerne! Und dir nochmal ganz lieben Dank, dass ich da sein darf.