Mit diesen 8 Schritten perfektionierst du deine Tagesplanung

Wenn du effizient und produktiv durch den Tag kommen willst, dann wirst du an einer optimalem Tagesplanung deiner Termine und Aufgaben nicht vorbei kommen. Daher werde ich dir in diesem Artikel jene 8 Schritte vorstellen, die du dafür umsetzen musst. Aber bevor ich dir diese 8 Schritte verrate, möchte ich dir mein Fazit eines produktiven Tages verraten. Also legen wir los!


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Das war ein produktiver Tag, wenn …

Die Antwort ist ganz einfach: Wenn ich am Ende des Tages alle Aufgaben und Termine erfolgreich absolviert habe und noch genügend Zeit für die schönen, angenehmen und wichtigen Dinge im Leben habe.
Das bedeutet zeitgleich, dass ich keine Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben musste. Und jetzt mal Hand aufs Herz, wie oft gelingt dir so ein Tag? An wievielen Tagen pro Woche, oder von mir aus auch pro Monat kannst du von dir behaupten, dass du keine Aufgaben oder Termine, aus welchen Gründen auch immer, nicht erledigen konntest?

Wenn das an mehr als einem Tag pro Woche stattfindet, dann solltest du dir ernsthafte Gedanken über deine Tagesplanung machen. Und genau das ist das Schlagwort um dir nun jene 8 Schritte vorzustellen, die deine Tagesplanung perfektionieren!

8 Schritte zur perfekten Tagesplanung

Bevor ich aber starte möchte ich dich davor warnen, alle 8 Schritte auf einmal umsetzen zu wollen. Gehe lieber Schritt für Schritt vor und integriere den nächsten Step erst, wenn der vorhergehende auch wirklich zur Gewohnheit wurde.

Schritt 1: Blocke Zeit

Die Tagesplanung zu erstellen ist keine Arbeit die zwischen Tür und Angel, oder schnell mal in 2 Minuten, erledigt ist. Dafür bedarf es den optimalen Zeitpunkt und auch die nötigen Tools.

Schritt 2: Setze Prioritäten

Es wird Tage geben, an denen du mehr Aufgaben zu erledigen hast, als du es zeitlich überhaupt schaffen kannst. In diesem Fall heißt es Prioritäten setzen und deine Aufgaben in genau der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

Checkliste "Optimale Tagesplanung"

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Schritt 3: Erstelle eine Liste der nächsten Schritte

Wer Projekte erfolgreich abarbeiten will, der braucht eine Liste der nächsten Schritte. Und genau diese Liste der nächsten Schritte hilft dir auch bei einer effizienten Tagesplanung, denn du brauchst die Aufgaben daraus nur noch zu übertragen.

Schritt 4: Arbeite ähnliche Aufgaben geblockt ab

Wie oft bearbeitest du deine E-Mails pro Tag? Wenn die Antwort „mehr als dreimal“ lautet, dann arbeitest du Aufgaben nicht geblockt ab (zumindest diese nicht). Aber gerade dieses geblockte Abarbeiten von Aufgaben ist eine Geheimwaffe für produktives Arbeiten.

Schritt 5: Reflektiere

Hast du schon jemals deine Tagesplanung reflektiert? 99,9% aller Menschen die ich kenne und befragt habe antworteten auf diese Frage mit „nein“. Und weißt du was, ich habe das lange Zeit auch nicht getan. Aber als ich damit begann verlieh das der Qualität meiner Tagesplanung, und damit auch meiner Produktivität, einen massiven Schub.

Schritt 6: Arbeite mit Checklisten

Verwendest du Checklisten? Nein? Dann vergeudest du viel Zeit, denn Checklisten sind nicht nur was für Flugzeug-Kapitäne und Freaks, sondern helfen auch Menschen wie dir und mir massiv weiter!

Schritt 7: Arbeite mit Vorlagen

Ebenso wie Checklisten erleichtern auch Vorlagen das Leben massiv. Verwendest du schon Vorlagen um dir den Tagesablauf einfacher zu gestalten? Nein? Das müssen wir ändern!

Schritt 8: Lass alles zur Gewohnheit werden

Nun, alleine das Wissen dieser sieben vorangegangenen Schritte nutzt dir gar nichts, wenn du es nicht schaffst sie alle zur Gewohnheit zu machen. Das bedeutet, dass die Tagesplanung mit diesen 7 Schritten ebenso automatisiert ablaufen muss, wie das Zähne putzen nach dem Aufstehen in der Früh, oder vor dem Schlafen gehen am Abend.

Checkliste "Optimale Tagesplanung"

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Hast du jetzt offene Fragen?

Wann ist mein optimaler Zeitpunkt für die Tagesplanung? Welche Tools benötige ich dafür? Wie kann ich meine Aufgaben und Termine am besten priorisieren und was mache ich mit jenen Dingen die übrig bleiben? Wie erstelle ich eine Liste der nächsten Schritte? Welche Aufgaben, neben meiner E-Mails, kann ich noch geblockt abarbeiten? Wie kann ich meine Tagesplanung reflektieren? Wie kann ich diese sieben Schritte zur Gewohnheit machen?
Vermutlich wirst du dir die eine oder andere, oder auch alle diese Fragen jetzt stellen, oder?

Die Antworten auf diese Fragen!

Die Antworten auf diese Fragen würden das Format eines Blog-Artikels bei weitem sprengen. Daher findest du auf SelbstmanagementRocks den Kurs „Projektmanagement mit Evernote & Todoist“, sowie ab Februar 2017 auch den Kurs „Die optimale Wochen- & Tagesplanung“.

Viel Erfolg dabei.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2017-08-24T15:22:59+00:00 7 Comments

7 Comments

  1. Hans Hallmann 8. April 2015 at 13:01 - Reply

    Hallo Thomas (wenn ich dich so nennen darf ?!) ,

    ich habe mir heute früh gerade dein neues Buch über Amazon gekauft (nachdem ich gestern Abend beim Hören deines Podcast`s eingeschlafen bin – sorry nicht weil es etwa langweilig gewesen wäre, sondern weil ich kurz vor Mitternacht totmüde war … !).

    Großes Lob für dein neues Werk – zwar nichts wesentlich Neues (für mich), aber doch eine angenehme Zusammenfassung und eine gute Zusammenfassung zur Orientierung für das persönliche, eigene Orga- und Aufgabenmanagement – und für jeden GTD-Fan – herzlichen Dank dafür !

    Übrigens weißt du, was man bei dir merkt – dass dein Zeit- bzw. Orgamanagementtool nicht dein eigentlicher Hauptberuf (zum Broterwerb) ist, sondern dein absolutes und 100%-tiges Hobby, bei dem du mit Leib und Seele dabei bist.

    Abschließend noch ein Hinweis zu einem persönlichen Tool mit dem ich sehr gern arbeite für Check- und Projektlisten : TRELLO – einfach, schnell und genial ! – mit einer übersichtlichen und guten visuellen Darstellung – vielleicht kennst du es ?!

    Herzliche Grüße aus Halle (an der Saale),

    Hans Hallmann

    • Thomas 8. April 2015 at 13:23 - Reply

      Hallo Hans!

      Sehr gerne können wir per Du sein, ich duze ja auf meinem Blog auch ;).

      Vielen Dank für dein großartiges Lob, ich freue mich wirklich riesig drüber.

      Ja Trello kenne ich, habe es aber nicht in Verwendung. Es gibt so viele tolle Tools, aber ich bin ein großer Fan davon mit so wenigen wie möglich das Auslangen zu finden. Daher kam es bei Trello bisher über einen test nicht hinaus.

      Aber vielleicht ändert sich das ja sehr bald wieder.

      lG aus Wien,
      Thomas

  2. Simone Weissenbach 15. September 2015 at 13:44 - Reply

    Hallo Thomas,

    danke für deine Tipps. Ich finde sie klasse, weil sie so „einfach konkret“ sind. Lesen – verstehen – umsetzen.

    2, 4 und 6 setze ich schon länger um. Alle Punkte helfen gut weiter. Trotzdem habe ich fast nie Tage, an denen ich alles von meiner Liste abgearbeitet habe. Ich mache aber auch eher Wochen- als Tagespläne, aber auch die Woche ist immer zu kurz… 😉

    Es gibt also noch deutlich Potenzial nach oben! 🙂 Als nächstes nehme ich Nr. 1 und 3 dazu.

    Herzliche Grüße
    Simone

    • Thomas 15. September 2015 at 16:14 - Reply

      Hallo Simone!

      Genau so ist es richtig, immer alles Step-by-Step 😉

      Danke für dein Feedback.

      lG Thomas

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