Teamführung aus dem Home-Office – ein Interview mit Thomas Oberrauner

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Teamführung ist etwas, dass prinzipiell schon nicht einfach ist. Besonders herausfordernd ist es aber, wenn alle Team-Mitglieder im Home-Office sitzen und von zuhause aus Arbeiten müssen. Daher habe ich mich mit Thomas Oberrauner zu diesem Thema unterhalten. Unter anderem haben wir über Führung im Home Office, Vertrauen & Überwachung, sowie über Verständnis gegenüber der Situation der Mitarbeiter geplaudert. Und noch über einiges mehr. Reinhören lohnt sich!


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Transkript dieser Podcast-Folge

Effizienter arbeiten, lernen und leben – der Podcast für ein besseres Selbstmanagement. Das Ziel: Mehr Zeit für dich und für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben. Weil deine Zeit wertvoll ist!   #00:00:28-3#

Hallo und herzlich willkommen in dieser Podcastfolge. Mein Name ist Thomas Mangold, und ich freue mich sehr, dass du wieder mit dabei bist. Dass Teamführung nicht einfach ist, das wissen wir alle, aber besonders herausfordernd ist sie, wenn die Mitarbeiter im Home Office arbeiten müssen. Über dieses Thema spreche ich mit Tom Oberrauner. Er ist Mitglied der selbstmanagement.rocks Master Class und leitet die Gruppe „Selbstmanagement für Führungskräfte“. Dort hat er einen sehr spannenden Artikel aus seinem eigenen Blog gepostet. Er trägt die Überschrift „Wie ich mein Team von zu Hause aus führe“. Dieser Artikel hat mir so gut gefallen, dass ich beschlossen habe, das Thema im heutigen Podcast zu behandeln. Es geht um Führung im Home Office, um Vertrauen und „Überwachung“ sowie um das Verständnis, das Führungskräfte für Mitarbeiter im Home Office aufbringen sollten. Tom erklärt uns die vier Säulen der Führung im Home Office, und ich danke ihm für dieses inspirierende Interview.  #00:02:03-5#

Thomas: Hallo Thomas, es freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Bitte erzähl unseren Hörerinnen und Hörern, wer du bist und was du machst.  #00:02:25-8#

Tom: Sehr gerne. Mein Name ist Thomas Oberrauner, und ich wohne im wunderschönen Rhein-Neckar-Kreis in der Nähe von Heidelberg. Seit zwölf Jahren arbeite ich als Entwickler und Projektleiter in der Industrie. Ich habe Informationstechnik studiert und bin Entwicklungsingenieur. Heute bin ich in der Rolle des Abteilungsleiters tätig und arbeite mit knapp zwanzig Ingenieuren zusammen.  #00:02:58-5#

Thomas: Im Forum von selbstmanagement.rocks hast du einen sehr guten Artikel gepostet, über den wir unbedingt sprechen müssen. Das Thema „Führen aus dem Home Office“ ist sehr spannend und betrifft viele Menschen, die während der Corona-Pandemie an ihre Grenzen gekommen sind. Welche Voraussetzung müssen vorliegen, um eine gute Führung aus dem Home Office zu ermöglichen?  #00:03:24-0#

Tom: Eine wichtige Voraussetzung ist die häusliche Umgebung. Das fängt mit der Frage an, ob Räume und Ausstattung grundsätzlich für eine Telearbeit geeignet sind. Haben alle Mitarbeiter die entsprechenden Laptops, PCs, Monitore und Webcams? Weiter geht es mit der Frage nach den notwendigen Sicherheitsvorkehrungen. Ist es möglich, Daten sicher auszutauschen? Wichtig ist auch die Kommunikation. Können wir problemlos miteinander kommunizieren? Funktionieren die Medien für Voice over IP, funktionieren Messenger Dienste, E-Mails und Video Chats?  #00:04:17-9#

Können alle Teilnehmer auf die notwendigen Daten zugreifen? Gibt es bereits funktionierende Konzepte? Bei uns haben wir beispielsweise ein cloudbasiertes System, das heißt, wir können alle gleichzeitig an gemeinsamen Dateien arbeiten. Auch die Hardware spielt hierfür eine wichtige Rolle.  #00:04:50-0#

Thomas: Auch in meinem kleinen Team ist es elementar, dass alle an den gleichen Dokumenten arbeiten können. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Vertrauen. Im Home Office kann ich den Mitarbeitern nicht über die Schulter schauen und prüfen, was der Einzelne macht. Wie stehst du zum Thema Vertrauen, Überwachung und Arbeitsleistung im Home Office?  #00:05:24-1#

Tom: Das Vertrauen ist der Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit, und zwar unabhängig vom Arbeiten im Home Office. Das hängt natürlich von der Teamreife ab. Mein Team besteht aus Fachexperten, und wir haben alle ein gemeinsames Ziel vor Augen. Wir sind motiviert, und jeder von uns möchte seinen Teil zum Gelingen beitragen. Wer morgens als Erster und abends als Letzter im Büro ist, hat gewonnen, dieses alte Denken ist überholt. Am Ende zählt nur der Output, also das, was in der gegebenen Zeit und in der notwendigen Qualität erledigt wird.  #00:06:24-6#

Als Führungskraft muss ich deshalb meinem Team einen Vertrauensvorschuss geben. Ich will meine Mitarbeiter nicht überwachen, sondern ich gehe davon aus, dass alle an ihren Teil beitragen, um das Projekt umzusetzen. Natürlich gibt es bei uns ein Controlling. Das sind Mechanismen, die wir im Projektmanagement etabliert haben. Am Ende des Monats können wir sehr genau erkennen, wie viel Zeit und Aufwand abgeflossen sind und welche Arbeiten erledigt wurden.  #00:07:05-2#

In der agilen Entwicklung kann man diese Mechanismen sehr gut anwenden. Es gibt Storys und definierte Zeiten, und am Ende sieht man, ob alle Vorgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit umgesetzt wurden. Dadurch bekommt man ein gutes Gefühl dafür, wie produktiv das Team ist. Als Führungskraft erkennst du schnell, wo Schwierigkeiten auftauchen. Wichtig ist auch die Planung der Aufgabe. Kann sie von zu Hause aus erledigt werden, und können die Kollegen asynchron daran arbeiten? Wir sind in der Softwareentwicklung tätig, und der große Vorteil dabei ist, dass wir viel von zu Hause aus erledigen können. Natürlich müssen wir von Zeit zu Zeit vor Ort sein, zum Beispiel, wenn wir etwas im Labor testen müssen. Das geht nicht von zu Hause aus. Aber der größte Teil der Aufgaben kann remote bearbeitet werden.  #00:08:16-0#

Ein weiterer Vorteil dieser Aufgabendefinition ist, dass die Arbeiten in einzelne Einheiten fragmentiert werden können. Es entstehen kleine, unabhängige Arbeitsaufträge, bei denen der Umfang klar sein muss. Außerdem muss jedes Teammitglied wissen, wie die Aufgabe definiert und wann sie abgeschlossen ist. Das funktioniert sehr gut mit einem Kanban Board. Dort kann jeder den Stand eines Projekts und seinen Bearbeiter einsehen. Wir sehen, woran jeder Einzelne arbeitet, und das baut Vertrauen auf.  #00:09:26-8#

Als Führungskraft ist es unerlässlich, regelmäßigen Kontakt zu jedem Einzelnen aufrecht zu erhalten. Das gilt besonders für die Telearbeit und ist für mich ein essenzielles Werkzeug. Alle ein bis zwei Wochen führen wir informelle Gespräche, so genannte Kaffee-Gespräche. Manchmal geht das auch bei einem gemeinsamen Spaziergang. Dabei besprechen wir, welche Hindernisse und Probleme in den Projekten aufgetaucht sind oder ob es privat gerade stressige Situationen gibt. Haben wir noch genügend Abstand zur Arbeit oder verschwimmt die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben bereits? Als Führungskraft biete ich meine Hilfe an, und gemeinsam finden wir Wege, wie wir Schwierigkeiten besser bewerkstelligen können.  #00:10:51-0#

Thomas: Das ist ein sehr guter Ansatz. Der Mitarbeiter im Home Office findet andere Voraussetzungen vor als im Unternehmensbüro. Kinder laufen herum, der Partner oder die Partnerin hat ein Anliegen, und der Postbote klingelt an der Tür. Da fällt es nicht immer leicht, abzuschalten. Diese Situationen sind natürlich je nach privater Situation unterschiedlich, und manche haben sogar zu Hause mehr Ruhe als im Büro. Das ist sicher sehr differenziert zu sehen. Wie viel Verständnis muss eine Führungskraft deiner Meinung nach für die Situation im Home Office aufbringen, besonders, wenn es dort turbulent zugeht?  #00:11:34-9#

Tom: Verständnis muss man auf jeden Fall aufbringen, denn die Situation im eigenen Zuhause ist für jeden eine individuelle Herausforderung. Wie du schon erwähntest, muss eventuell Rücksicht auf Partner und Kinder genommen werden. Andererseits gibt es Kolleginnen und Kollegen, die alleine zu Hause sind und mit Isolation zu kämpfen haben. Diese Bedingungen sind auf jeden Fall eine extreme Herausforderung für alle Beteiligten. #00:12:20-9#

Es gibt Unterbrechungen beim Internet, oder ein Handwerkertermin steht an. Das sind Störungen, die man als Führungskraft wahrnehmen und akzeptieren muss. Natürlich muss man als Team einen gemeinsamen Weg  finden, um die Produktivität auf hohem Niveau zu halten. Die Führungskraft muss in diesen Situationen unterstützen, denn am Ende zählt der gemeinsame Output.  #00:12:40-0#

Eine gute Möglichkeit ist es, Arbeits- und Pausenzeiten zu definieren. Manche Mitarbeiter möchten später als andere mit der Arbeit beginnen, wieder andere benötigen mittags zwei Stunden Zeit, um die Kinder zu betreuen. Diese Flexibilität der Arbeitszeit sollte man gemeinsam ausarbeiten. #00:13:14-2#

In meinem Team gibt es einen Fall, in dem wir die Arbeitszeit generell reduziert haben. Der Mitarbeiter schaffte es nicht mehr, seine beruflichen und privaten Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen und hat daraufhin seine Arbeitsstunden reduziert. Diese Regelung gilt jetzt für einen festgelegten Zeitraum, und danach wird die Situation neu beleuchtet.  #00:13:33-3#

Thomas: Ein weiteres wichtiges Thema ist die Offenheit im Team, die meiner Meinung nach im Home Office sogar eine größere Rolle spielt als im Büro. Die zwischenmenschlichen Kontakte wie der gemeinsame Kaffee und das Gespräch auf dem Flur fallen weg und müssen kompensiert werden. Wie siehst du das Thema Offenheit im Team, wenn alle an verschiedenen Orten arbeiten?  #00:13:57-5#

Tom: Die Offenheit ist genauso wichtig wie das Verständnis für die jeweilige Situation. Für jeden von uns ist die derzeitige Lage etwas Neues und Besonderes, auch für die Führungskräfte. Manchmal ist das frustrierend, und deswegen ist es wichtig, offen miteinander zu sprechen. Wir geben direktes Feedback, loben öffentlich und deutlich, und zwar auch im Team untereinander. Wir sprechen darüber, wenn jemand etwas gut gemacht hat und auch über Fehler, die im Team passiert sind. Dadurch fördern wir eine offene Kultur. Gerade dieser informelle Austausch ist in der besonderen Situation des Home Office essenziell.  #00:14:57-2#

In unserem Team handhaben wir es so, dass wir genug Raum für Privates lassen. Die Daily Stand-ups und die anderen Besprechungen bieten immer genug Zeit, um darüber zu sprechen, wie es uns geht und wie das Wochenende war. Wir teilen schöne Erlebnisse mit den anderen, zum Beispiel, wenn wir eine Reise an einen besonderen Ort gemacht haben. Das ist eine Offenheit, die uns allen guttut. Wir sind Menschen, und wir dürfen etwas von uns preisgeben innerhalb des Teams. Das finde ich auch sehr wichtig.  #00:15:33-3#

Thomas: Das bringt uns zum Team Spirit, der im Home Office schwerer zu festigen ist als im normalen Büroalltag, wenn die soziale Interaktion wegfällt. Hast du Tipps für uns, wie wir den Mannschaftsgeist hochhalten können, auch wenn man sich nicht regelmäßig sieht?  #00:16:00-9#

Tom: Aus meiner Perspektive ist der Team Spirit in der Tat die größte Herausforderung, und zwar besonders für Mitarbeiter, die während Corona neu ins Team gekommen sind. Wir müssen ihnen die Möglichkeit bieten, bei uns anzukommen. Das schaffen wir durch regelmäßige Online-Events wie die Teilnahme an einem virtuellen Escape-Room. Das macht Spaß und ist eine lustige Beschäftigung, besonders, wenn man die Rätsel gemeinsam über den Video-Chat löst. Wir nutzen auch kleine Online-Spiele, die man in der Mittagspause einsetzen kann. Außerdem treffen wir uns virtuell zum Frühstück oder zum Abendessen. Das sind Angebote, die man annehmen kann, aber nicht muss. Die Akzeptanz ist durchwachsen. Viele Kolleginnen und Kollegen argumentieren damit, dass sie sowieso schon den ganzen Tag am Computer sitzen. Sie sind froh, wenn sie nicht mehr am Bildschirm sitzen müssen. #00:17:16-1#

Viel wichtiger als diese aktiven Angebote ist, die täglichen Interaktionen aufrecht zu erhalten und Raum für Privates zu lassen. Sowohl Freude als auch Ängste dürfen gerne geteilt werden. Auch als Führungskraft kann ich anderen mitteilen, wenn ich mit einer Situation nicht zufrieden bin oder wenn ich irgendwelche Bedenken habe. Dadurch festigt man das Gemeinschaftsgefühl.  #00:17:55-3#

Thomas: Zu diesem Thema hast du auf deinem Blog einen lesenswerten Artikel veröffentlicht. Du beschreibst vier Säulen, die die Führung im Home Office ausmachen. Welche vier Säulen sind das?  #00:18:18-1#

Tom: Die vier Säulen bezeichnen das Mindset, den Arbeitsplatz, die Struktur und den persönlichen Kontakt. Mindset, das ist ein breitgetretenes Thema, aber als Führungskraft muss ich mir darüber im Klaren sein, ob ich bereit und willens bin, vom Home Office aus zu führen. Kann ich mein Team führen, ohne den Mitgliedern täglich über die Schulter zu schauen, weil sie nicht physisch anwesend sind? Natürlich müssen auch die Teammitglieder bereit und in der Lage sein, von zu Hause aus zu arbeiten. Der Vertrauensvorschuss, den ich meinen Mitarbeitern gebe, ist dabei genauso wichtig wie die Motivation jedes Einzelnen. Alles muss zusammenpassen. Sollte es nicht passen, dann nutze ich das Werkzeug „Gespräch“, um herauszufinden, wo es hängt und um eine Lösung zu entwickeln, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, zufrieden und produktiv im Home Office zu arbeiten.  #00:19:26-8#

Die zweite Säule ist der Arbeitsplatz an sich. Wir haben bereits darüber gesprochen, dass die Ausstattung stimmen muss. Ich kann nicht erwarten, dass jemand ohne entsprechendes Equipment gute Leistungen erbringt. Alle nötigen Daten und Informationen müssen zugänglich sein. Wenn diese Voraussetzungen nicht vorhanden sind, dann sind Frustrationen vorprogrammiert, und zwar sowohl beim Mitarbeiter als auch bei der Führungskraft. Die Kommunikationsmittel müssen angemessen sein, das heißt, dass ich einen klaren Channel benötige, über den wir miteinander sprechen, sei es eine WhatsApp-Gruppe, ein Slack-Channel oder ein Video Chat. Es gibt diverse Möglichkeiten, die man nutzen kann. Wichtig ist, dass sie für jeden verfügbar sind.  #00:20:27-3#

Der nächste Punkt betrifft die Struktur und die Organisation der Aufgabenpakete. Sieht jeder Mitarbeiter, welche Aufgabe der andere bearbeitet? Eine Lösung wäre das bereits erwähnte Kanban Board, das eine Aufgabenverteilung optisch darstellt.  #00:20:56-7#

Die dritte Säule ist die Struktur. Ich persönlich mag es, starke Strukturen in Form von Routinen in meinem Tagesablauf zu haben. Gerade im Home Office fehlen diese Strukturen oftmals. Man kann sie etablieren, indem man zum Beispiel tägliche Kontaktpunkte bietet. In unseren morgendlichen Stand-ups besprechen wir im Team, was wir gestern noch erledigen konnten und was wir uns für heute vorgenommen haben. Wir bitten die anderen um Hilfe und berichten über Probleme und Erfolge.  #00:21:39-9#

Darüber hinaus haben wir allgemeine Teambesprechungen, die ebenfalls regelmäßig stattfinden. Dazu nutzen wir Chats und Channels für den gemeinsamen Austausch. Zur Struktur gehört auch die Definition der Erreichbarkeit. Wir nutzen einen gemeinsamen Kalender, in den jeder die Zeiten eintragen kann, an denen er nicht im Büro ist. Wer mittags seine Kinder versorgen muss, definiert sich einen entsprechenden „Out of Office-Block“. Dann weiß jeder, warum derjenige nicht zu erreichen ist. Auch der Feierabend ist klar definiert. Gerade im Home Office ist es ganz wichtig zu wissen, wann Schluss ist. Das gilt für die Terminierung von Besprechungen ebenso wie für die Beantwortung von E-Mails. Eine solche Regelung wirkt falschen Erwartungen entgegen.  #00:22:48-7#

Auch die Reaktion auf E-Mails ist eine klare Definitionssache und ist Teil der Struktur. Wie schnell erwarte ich eine Antwort auf meine E-Mail? Diese Vorgaben helfen mir, unterschiedliche Situationen besser zu handhaben.  #00:23:05-4#

Die vierte Säule, der persönliche Kontakt, ist auch ein sehr wichtiger Faktor. Am liebsten führe ich 1:1-Gespräche, also regelmäßige Besprechungen mit jedem Einzelnen. Dadurch schaffe ich einen angemessenen Rahmen für diverse Angelegenheiten, sowohl beruflicher als auch privater Natur. Diese 1:1-Gespräche nutze ich auch für Coachings, um meine Mitarbeiter zu beraten, wenn Probleme auftauchen. Sie lassen auch Raum, um sich einfach mal etwas von der Seele reden zu können. Das Home Office in Corona Zeiten ist eine Sondersituation, die wir meistern müssen, und als Führungskraft muss man ein offenes Ohr für jeden Mitarbeiter haben.  #00:23:55-3#

Thomas: Es gibt ganz schön viel zu tun, aber es wird mit einer guten Teamleistung belohnt. Das waren viele spannende Inputs, die ich gerne mit meinem eigenen Team besprechen werde. Wo im Netz kann man mehr über dich erfahren?  #00:24:24-0#

Tom: Am besten über LinkedIn oder über meinen Blog. Den Kontakt verlinken wir besten in den Show Notes. Ich empfehle außerdem den Membership-Bereich von selbstmanagement.rocks, wo ich eine Gruppe leite und für anregende Diskussionen offen bin.  #00:24:45-9#

Thomas: Dort geht es um das Thema Führung, und die Gruppe ist wirklich sehr spannend. In meinem Podcast gehören die letzten Worte immer dem Gast. Wenn du jetzt noch ein kurzes Statement oder ein Shout-out an meine Hörerinnen und Hörer hast, dann sehr gerne her damit. Ich bedanke mich für deine Zeit und hoffe, dass wir das eine oder anderen in einer weiteren Folge noch vertiefend behandeln können. Ich würde mich sehr darüber freuen, und ich hoffe, dass es dann nicht mehr um das Thema Home Office gehen muss, weil Corona längst hinter uns liegt. Bis bald.  #00:25:27-1#

Tom: Ich danke dir, Thomas. Führung kann auch aus dem Home Office funktionieren, und das Team muss die gewisse Reife dafür haben.  #00:25:34-8#

Thomas: Die ganzen Links zu Toms Blog beziehungsweise zu seinem LinkedIn-Account findest du natürlich in den Show Notes. Ich sage wie immer vielen lieben Dank fürs Zuhören, machs gut und genieße deinen Tag.  #00:26:08-8#

Hallo & herzlich willkommen

Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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