Todo-Liste – Wie du deine Aufgaben effizienter planen und umsetzen kannst

Anhand einer Todo-Liste effizient planen und umsetzen, das muss das Ziel sein! Schiebst du Aufgaben ewig lange vor dir her? Versinkst du im Chaos unerledigter Dinge? Dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Darin stelle ich ein simples, aber sehr wirksames Mittel vor, damit du zu einer Effizienz-Maschine wirst: die Todo-Liste.

Todo-Listen können dir dabei helfen, alles im Überblick zu behalten und deine Aufgaben schnell nach Prioritäten abzuarbeiten. In diesem Fall werden sie deine Produktivität steigern. Außerdem ist es unheimlich motivierend, den letzten Punkt auf der Todo-Liste abhaken zu können. Abgehakt – und dein wohlverdienter Feierabend beginnt!

Doch Vorsicht: Es kann auch das Gegenteil passieren, wenn deine Todo-Listen bloß Belege dafür sind, was du nicht geschafft hast. Oder schlimmer: was du mal wieder nicht geschafft hast. Es gibt nichts Demotivierendes, als immer und immer wieder die Aufgaben auf den nächsten Tag zu schieben und zuzusehen, wie die Todo-Liste stetig länger wird.

Dieser Artikel soll dir dabei helfen, das erste dieser Szenarien Realität werden zu lassen: am Ende des Arbeitstages so oft wie möglich Todo-List-Zero zu erreichen.

Todo-Liste

Im ersten Teil gebe ich dir einige wichtige Tipps zum Erstellen deiner Todo-Liste. Denn nur wer seine Todo-Liste richtig erstellt, wird auch davon profitieren. Schließlich soll ja eine Todo-Liste eines nicht tun: dich von deiner Arbeit abhalten.

Im zweiten Teil sehen wir uns dann die verschiedenen Arten und Formen von Todo-Listen an. Du wirst überrascht sein, welche Möglichkeiten es da gibt.

Im dritten und letzten Teil sehen wir uns an, wie du mit großen Problemen umgehen kannst. Zum Beispiel jenem, dass deine Todo-Liste schon so lang ist, dass du sie nicht mehr im Griff hast. Dann ist die sogenannte Todo-Listen-Insolvenz gefragt. Das zweite große Problem, dem wir uns widmen, tritt auf, wenn deine Todo-Liste nicht mehr zu bewältigen ist, weil du zum Beispiel krank bist und nicht arbeiten kannst. Auch da gibt es Möglichkeiten, wie deine Todo-Liste wieder übersichtlich wird.

Nun wünsche ich dir aber viel Spaß mit diesem Artikel und viel Erfolg bei der Umsetzung!

Erstellen einer Todo-Liste

Todo-Listen-Starterset

Bevor wir tiefer in das Thema Todo-Liste einsteigen, müssen wir zunächst einmal festlegen, woraus so eine Todo-Liste überhaupt besteht, wie sie erstellt wird und wie zur Hölle man eigentlich Prioritäten damit setzt.

Woraus besteht eine Todo-Liste?

  • Einfache Todo-Liste: Aufgabe + Termin
  • Mittlere Todo-Liste: Aufgabe + Termin + Priorität
  • Große Todo-Liste: Aufgabe + Termin + Priorität + Dauer (Zeitaufwand für die Erledigung der Aufgabe)

Wenn du mit Todo-Listen bisher noch nicht so gute Erfahrungen gemacht hast, dann rate ich dir, zunächst einmal mit der großen Variante zu beginnen. Wenn du schon etwas mehr Erfahrung hast, reicht es, wenn du die mittlere Variante wählst. Ich kenne auch viele, die nur mit der kleinen Variante arbeiten, aber das ist meiner Meinung nach zu wenig, denn eine gute Todo-Liste enthält auf alle Fälle auch immer eine Priorität.

Todo-Listen

Wann erstelle ich eine Todo-Liste?

 Ich plane meine Aufgaben für jede Woche immer am Wochenende vorher. Zumindest grob. So habe ich einen guten Überblick, was in der kommenden Woche ansteht. Am Morgen des jeweiligen Tages gehe ich dann in die Feinplanung und setze mir Prioritäten, nach denen ich die Aufgaben auf der Todo-Liste abarbeite.

Wie du vorgehst, bleibt dir selbst überlassen. Eine Grobplanung der Aufgaben am Wochenende oder zum Start der neuen Woche halte ich für sehr sinnvoll. Du kannst aber auch immer am Vorabend deine Aufgaben für den nächsten Tag planen – oder am Morgen des jeweiligen Tages. Das bleibt dir selbst überlassen. Experimentiere ruhig ein wenig herum, bis du das für dich optimale System gefunden hast.

Wie erstelle ich eine Todo-Liste?

 Das funktioniert am besten nach der ALPEN-Methode:

  • Alle Aufgaben ohne Rücksicht auf Reihenfolge, Priorität oder Termin auflisten.
  • Länge der Aufgabe: Wie lange dauert es in etwa, jede Aufgabe abzuarbeiten (Parkinsonsches Gesetz)?
  • Pufferzeit: Ich plane zwischen 10 und 50 Prozent ein, je nachdem, wie gut ich die Aufgabe kenne. Standard-Aufgaben brauchen nur sehr wenig Pufferzeit, während Aufgaben, die ich vielleicht zum ersten Mal erledige, mehr Pufferzeiten benötigen.
  • Entscheidungen treffen: Hier muss man eliminieren, automatisieren oder delegieren, aber auch Prioritäten setzen.
  • Nachkontrolle: Zum Schluss wird überprüft, ob der Zeitaufwand richtig eingeschätzt wurde.

Teilaufgaben zu erstellen kann also durchaus Sinn machen!

Salami-Taktik für große Aufgaben

Viele Menschen scheitern mit ihrer Todo-Liste, weil sie viel zu große und unübersichtliche Aufgaben aufschreiben. Das ist so, als stündest du vor einer riesigen Felswand. Im ersten Moment denkst du: „Da komme ich nie rauf!“ Und sobald du das denkst, beginnst du eigentlich auch schon aufzugeben. Oder wenn es um Todo-Listen geht: Du fängst an, Aufgaben aufzuschieben. Dadurch wird deine Todo-Liste immer länger und länger.

Die Lösung lautet daher: Zerteile große Projekte und Aufgaben in kleine Scheibchen. Erstelle also zu jedem Projekt und jeder Aufgabe eine Liste der nächsten Schritte, die du gehen musst. Genau diese kleinen Schritte gehören auf die Todo-Liste. Du tust also nichts anderes als deine Todo-Liste in Teilaufgaben zu unterteilen. Mit dem Tools Todoist oder Wunderlist lässt sich das zum Beispiel sehr schön und anschaulich machen.

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Ich will rocken!

3 Methoden, um sich Prioritäten zu setzen

Kommen wir nun zum schwierigen Thema: dem Setzen von Prioritäten. Für ein gutes Zeitmanagement ist das setzen von Prioritäten unausweichlich! Hier gibt es drei Methoden, die ich für durchaus sinnvoll halte und dir ans Herz legen möchte.

ABC-Analyse

  • A: Dringende und wichtige Aufgaben erledige ich zuerst; das mache ich in der Regel selbst.
  • B: Mitteldringende und mittelwichtige Aufgaben kommen nach den A-Aufgaben und sollten eher delegiert werden.
  • C: Unwichtige Aufgaben arbeite ich kompakt (im Block) ab oder ich delegiere sie.

Eisenhower-Matrix:

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten.

  1. Wichtig & dringend: In diesem Feld landen alle Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Im Idealfall ist dieser Quadrant leer, weil du keine Aufgabe dringend werden lassen solltest. Das liegt jedoch nicht immer in deiner Hand, sondern auch in jener von anderen Menschen, etwa von Kunden oder Vorgesetzten.
  2. Wichtig & nicht dringend: Genau hier werden alle wichtigen Aufgaben abgearbeitet. Sie sind wichtig, aber noch nicht dringend. Das ist der Idealfall.
  3. Nicht wichtig & dringend: Viele Aufgaben sehen nur auf den ersten Blick so aus, als wären sie wichtig. E-Mails zum Beispiel. Lass dich davon nicht täuschen.
  4. Nicht wichtig & nicht dringend: Aufgaben in diesem Quadranten kannst du getrost von deiner Liste streichen.

Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Matrix als pdf herunterladen!

Pareto-Prinzip (80/20-Methode):

Welche 20 Prozent deiner Aufgaben bringen dir 80 Prozent des Erfolges ein? Stelle dir einmal diese Frage. Sie hilft dir, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Fokussiere dich auf jene 20 Prozent, auch wenn es um die Prioritäten auf deiner Todo-Liste geht.

Ein Zwischenfazit

Bis hierhin haben wir uns zunächst einmal den wichtigsten Punkten für deine Todo-Liste gewidmet. Wenn du dich an diese Punkte hältst, ist das schon mal ein sehr guter Anfang. Lass uns nun ein wenig mehr ins Detail gehen.

Regeln beim Erstellen einer Todo-Liste

Wenn du deine Todo-Liste erstellst, solltest du einige wichtige Punkte beachten.

Todo-Liste Regeln

Führe nur eine einzige Todo-Liste

Dieser Tipp ist im Grunde ziemlich einfach, aber viele beherzigen ihn nicht und bekommen dann Probleme. Da werden Aufgaben auf verschiedenen Todo-Listen „geparkt“: Es gibt eine Todo-Liste in Form einer Datei auf dem Computer, eine Todo-Liste auf Papier, eine in Todoist, eine in Wunderlist, usw. Aufgaben und Teilaufgaben werden teils auch im Kalender notiert oder auf Post-it-Zetteln. Manche Menschen nutzen zusätzlich Notizprogramme wie Evernote und behalten bestimmte Aufgaben im Kopf. Ganz schön verwirrend, oder?

Und wie ist das mit dir? Gibt es tatsächlich nur eine einzige Todo-Liste, mit der du arbeitest, oder hast du deine Aufgaben auf verschiedene Orte verteilt?

Notiere alle deine Aufgaben, die keine regelmäßigen Gewohnheiten sind, auf deiner Todo-Liste

Das tägliche Zähneputzen oder der Spaziergang mit dem Hund sind natürlich keine Dinge, die auf eine Todo-Liste gehören. Alle anderen Aufgaben hingegen schon. Natürlich kannst du versuchen, dir die eine oder andere Aufgabe zu merken, aber ist das sinnvoll?

Erstens besteht die Möglichkeit, Wichtiges zu vergessen, und zweitens ist es natürlich auch eine mentale Belastung, sich mehrere Aufgaben merken zu müssen. Also mach dir das Leben doch einfacher und schreibe alles auf deine Todo-Liste. Deine Todo-Liste soll deinen Tag managen, das muss das Ziel sein.

Ideen und Inspirationen gehören nicht auf die Todo-Liste

Natürlich sind Ideen und Inspirationen eine wichtige Sache, aber sie gehören auf keinen Fall auf deine Todo-Liste. Sie sind viel besser in einer Evernote-Notiz aufgehoben als auf einer Todo-Liste. Dort sind sie auch wesentlich einfacher zu sortieren und zu verwalten.

Auf die Todo-Liste gehören nur Aufgaben, von denen du sicher weißt, dass du sie in sehr naher Zukunft erledigen wirst.

Termine gehören nicht auf die Todo-Liste

Ebenso wie Aufgaben nicht in deinen Kalender gehören, so gehören auch Termine nicht auf die Todo-Liste. Ein Termin mag zwar in gewisser Weise auch eine Aufgabe sein, aber doch eine sehr spezielle. Daher trenne Termine und Aufgaben unbedingt voneinander. Denn so entsteht weniger Durcheinander und du findest Termine oder Aufgaben auch wesentlich einfacher.

Begrenze die Anzahl der Aufgaben auf deiner Todo-Liste

Ich habe schon Todo-Listen gesehen, die unendlich lang waren. Und es ist völlig sinnlos, solche Todo-Listen zu führen, denn man wird sie ohnehin nie abarbeiten. Ganz im Gegenteil, man schadet damit nur sich selbst, weil ewig lange Todo-Listen einem täglich vor Augen führt, dass man es nicht schafft, Aufgaben zu erledigen.

Solltest du eine zu lange Todo-Liste haben, dann findest du die Lösung dafür am Ende dieses Artikels. Da geht es nämlich um die Todo-Listen-Insolvenz.

Pflege und aktualisiere deine Todo-Liste zu vorher festgelegten Zeitpunkten

Wenn du das nicht tust, dann hast du irgendwann eine riesige und kunterbunt gemischte Todo-Liste. Und das ist eher hinderlich als hilfreich. Daher solltest du deine Todo-Liste regelmäßig pflegen.

Ich mache das immer am Samstag, wenn ich meine Aufgaben für die kommende Woche plane. Da fallen auch immer alte Aufgaben, die ich dann doch nicht erledigt habe und auch nicht mehr erledigen will, raus. Manage deine Todo-Liste aktiv, nur so wirst du sie klein und sauber halten!

 Jede Aufgabe darf maximal ein einziges Mal verschoben werden

Das ist meine eiserne Regel. Wenn ich eine Aufgabe einmal verschiebe – auf einen beliebigen anderen Tag, das muss nicht unbedingt der nächste sein –, dann muss sie an diesem Tag abgearbeitet werden. Mache ich es dann wieder nicht, wird diese Aufgabe gelöscht, denn dann ist sie meistens ohnehin nicht wichtig.

Mit dieser Regel habe ich super Erfahrungen gemacht, denn sie hilft mir dabei, meine Aufgaben auch wirklich zu erledigen. Es gibt nichts Schlimmeres als ein und dieselbe Aufgabe immer und immer wieder zu verschieben.

Jeder Punkt auf der Todo-Liste schließt mit einem Verb

Dieses Verb soll immer genau aussagen, was zu tun ist: schreiben, anrufen, kontaktieren, mailen, produzieren usw. Das ist vor allem psychologisch eine wichtige Sache und ein guter Trick, um tatsächlich ins Tun zu kommen.

 Je kürzer die Aufgabe oder Teilaufgabe, desto besser

Lass deine Todo-Liste nicht zu einem Aufsatz verkommen. Je einfacher du deine Aufgaben beschreibst, umso besser ist es. Die einfachste Variante: ein Nomen und ein Verb. Also zum Beispiel: Blogartikel schreiben, Podcast produzieren, Martin anrufen.

Natürlich klappt es nicht immer mit dieser Minimal-Variante, aber versuche dich so gut es geht daran zu halten.

Die Wahl der richtigen App

In diesem Abschnitt könnte ich dir im Detail alle Apps, Tools und Programme vorstellen, die mit Todo-Listen zu tun haben. Aber ganz ehrlich: Das hat sehr wenig Sinn. Erstens haben die einzelnen Programme sehr ähnliche Funktionen und unterscheiden sich oft nur im Design. Und zweitens entscheidest du selbst, welches Todo-Listen-Tool du am besten findest.

Daher nenne ich dir einfach die Top-Tools, die es auf dem Markt gibt, und jene, die ich für gut halte. Ob du nun alle testest und dann eines für dich auswählst oder ob du schlicht nach Funktionsauflistung und Design gehst, bleibt dir selbst überlassen.

Hier sind also die Top-Tools:

Todoist

Das ist das Tool, mit dem ich arbeite und das ich wirklich toll finde. Es ist einfach und intuitiv aufgebaut, hat alle Funktionen, die ich benötige, sieht schön aus und ist nicht mit sinnlosen Features überladen. Weitere Informationen zu Todoist findest du auf de.todoist.com.

In einem Video auf zeige ich dir einen kurzen Überblick, was Todoist so alles kann.

ToDoist Tutorial Video

Meistertask

Wer weniger auf Listen, sondern eher auf Karten steht, für den ist Meistertask genau richtig. Meistertask ist ein System, in dem deine Aufgaben durch Karten dargestellt werden, die du zwischen verschiedenen Spalten hin und her schieben kannst. Wie das genau funktioniert, siehst du im Video.

Video: Warum Meistertask

Ich nutze Meistertask vor allem für die Arbeit in Teams, da man die Aufgaben sehr einfach zwischen den Team-Mitgliedern verschieben kann.

Weitere Informationen zu Meistertask findest du auf try.meistertask.com/thomasmangold. Über diesen Link erhältst du zudem 15 Prozent Rabatt auf die Pro-Version.

Remember the Milk

Dieses Tool ist Todoist sehr ähnlich und hat ähnliche Funktionen. Am besten siehst du es dir selbst mal an: www.rememberthemilk.com.

Nozbe

Dies ist von den Möglichkeiten und dem Umfang an Funktionen wahrscheinlich das mächtigste Todo-Listen-Tool. Ich finde es aber nicht intuitiv und auch nicht schön, sondern vollkommen überladen. Aber vielleicht passt es ja gerade für dich. Auf nozbe.com/de bekommst du nähere Informationen.

Things 3

Auch ein sehr schönes und übersichtliches Todo-Listen-Programm. Ich habe es, um ehrlich zu sein, noch nicht getestet, aber schon sehr viel Gutes darüber gehört. Alle weiteren Informationen zu Things 3 findest du auf culturedcode.com/things.

Wahrscheinlich gibt es noch unzählige gute Todo-Listen-Apps. Diese Auflistung ist also mit Sicherheit nicht vollständig, sondern nur eine kleine Übersicht an Tools, die ich schon getestet habe oder die mir als gut empfohlen wurden.

5 Schritte zur optimalen Aufgabenverwaltung mit ToDoist

ToDoist

Die Aufgabenverwaltung mit Todoist ist relativ simpel und kann – wenn man sich an gewisse Prinzipien hält – die Produktivität massiv fördern. In diesem Kapitel möchte ich dir zeigen, wie ich meine Aufgaben sammle, sie Projekten zuordne, eine Wochen- und Tagesplanung erstelle, Prioritäten setze, Teilaufgaben manage, wie meine Regeln aussehen und wie ich mit Ausnahmen umgehe.

Ich möchte dir nun jene fünf Schritte vorstellen, die mir helfen, meine Aufgaben produktiv und effizient zu verwalten. 

Aufgabenverwaltung mit ToDoist (Podcast)


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Schritt 1: Alle Aufgaben im Eingang sammeln

 Zunächst sammle ich einmal alle Aufgaben im Eingang von Todoist. Dort gibt es dann drei Möglichkeiten der Abarbeitung:

  • Die Aufgabe muss innerhalb derselben Woche erledigt werden: In diesem Fall wird sie sofort terminiert.
  • Die Aufgabe muss nicht innerhalb derselben Woche erledigt werden: Dann bleibt sie im Eingang und wird am Samstag weiterverarbeitet (Samstag ist der Tag, an dem ich meine Wochenplanung mache).
  • Die Aufgabe muss an einem bestimmten Ort erledigt werden: In diesem Fall bestimme ich gleich, an welchem Ort das ist, und aktiviere die Geo-Tagging-Funktion von Todoist. Wenn ich auf meine Aufgabenliste also zum Beispiel die Aufgabe „Spannbetttuch bei Ikea kaufen“ setze, dann hinterlege ich bei Todoist die Adresse der Ikea-Filiale. Und wenn ich dann mal dort bin, erscheint automatisch eine Erinnerung an diese Aufgabe. 

Schritt 2: Aufgaben den Projekten zuordnen

Hier möchte ich dir zunächst einmal zeigen, welche Projekte sich in meinem Todoist befinden:

  • Ganz oben in der Liste stehen Dauerprojekte, also jene Projekte, die ständig laufen und keinen fixierten Endpunkt haben. Mein Blog auf selbst-management.biz/blog ist ein solches Dauerprojekt.
  • An zweiter Stelle sind dann Projekte mit einem spezifischen Enddatum zu finden, beispielsweise Projekte wie „Mein neues Buch“ oder „Neuer Videokurs“.
  • Weiterhin habe ich Projekte für private Angelegenheiten in Todoist hinterlegt. Das sind unter anderem Themen wie Fortbildung, Spanisch lernen, Besorgungen, Familie, Bücher, Filme und Reisen.
  • Und dann habe ich noch Projektordner für Dinge, auf die ich warte, die ich – aus welchem Grund auch immer – vertagen musste, für Projekte, an denen ich mit anderen Menschen arbeite, und für Organisatorisches.

Samstag ist wie erwähnt jener Tag, an dem ich den Eingang von Todoist leere. Alle Eintragungen, die bis dahin in diesem Tool gelandet sind, werden auf die einzelnen Projekte verteilt.

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Ich will rocken!

Schritt 3: Wochenplanung erstellen

Bei meiner samstäglichen Planung für die kommende Woche handelt es sich nur um eine grobe Einschätzung. Im Moment unterteile ich meine Woche in die folgenden Tage:

  • Zwei „Bestehendes“-Tage: An diesen Tagen wird Administratives erledigt, werden Wartungsarbeiten durchgeführt und Dinge, die mir nicht mehr gefallen, erneuert.
  • Zwei „Neues“-Tage: An diesen Tagen entstehen neue Dinge, etwa meine Bücher, Videokurse, Blogartikel und Podcast-Folgen.
  • Ein Fortbildungs-Tag: An diesem Tag lese ich beispielsweise Bücher, sehe mir Videokurse an, beschäftige mich mit neuen Tools oder Programmen, höre Podcasts.
  • Zwei freie Tage: Zwei Tage pro Woche nehme ich mir frei. Zumindest plane ich für diese Tage nichts. Sollte mich dann doch die Lust überkommen, an einem dieser Tage zu arbeiten, kann ich mir aussuchen, was genau ich tun möchte.

Immer samstags lege ich fest, welchen Schwerpunkt die einzelnen Wochentage haben sollen. Dann verteile ich einzelne Aufgaben der unterschiedlichen Projekte auf die jeweiligen Tage. Dabei achte ich darauf, meine Tage nicht vollzustopfen, sondern lasse mir genügend Pufferzeiten für mögliche dringende Aufgaben.

Schritt 4: Tagesplanung erstellen

Jeden Tag in der Früh gehe ich auf die „Heute-Ansicht“ in Todoist und sortiere meine Aufgaben nach Prioritäten. Diese lege ich nach der Eisenhower-Matrix fest. Allerdings habe ich die Matrix ein wenig verändert und auf meine Bedürfnisse angepasst. Die vier Quadranten haben bei mir Farben mit folgender Bedeutung:

  • Rot: „Eat the frog“-Aufgabe. Ich starte immer mit der wichtigsten und/oder dringendsten Aufgabe des Tages.
  • Orange: Das ist eine wichtige und dringende Aufgabe.
  • Gelb: Mit dieser Farbe markiere ich wichtige, aber nicht dringende Aufgaben.
  • Weiß: In dieser Kategorie befinden sich alle sonstigen Aufgaben, die erledigt werden wollen.

In Todoist werden die Aufgaben dann automatisch nach Prioritäten aufgereiht. So habe ich immer einen guten Überblick darüber, was ich wann abarbeiten muss.

Schritt 5: Regeln und Ausnahmen beachten

 Natürlich funktioniert ein System nur, wenn es auch Regeln gibt und die Ausnahmen vorher definiert werden. Meine Regeln lauten hier wie folgt:

  • Aufgaben, denen ich die Farben Rot, Orange und Gelb zugewiesen habe, müssen abgearbeitet werden.
  • Aufgaben, die ich weiß gekennzeichnet habe, dürfen einmal verschoben werden.
  • Wenn etwas Außergewöhnliches passiert – etwa ein familiärer Notfall, der den ganzen Tag in Anspruch nimmt –, wird die Wochenplanung komplett neu gestaltet. In diesem Fall darf auch ein freier Tag geopfert werden. Das ist mir sehr wichtig, um Frustration zu vermeiden. Ich will am Ende des Tages den letzten Punkt auf meiner Todo-Liste abhaken und Aufgaben nicht auf den nächsten Tag verschieben müssen. Dieses System gibt mir die nötige Freiheit dazu.
  • Eine Ausnahme gibt es noch bezüglich der Schwerpunkt-Tage: Gewisse Aufgaben werden an bestimmten Tagen erledigt. Hier ein paar Beispiele:
    • Samstag: Inbox leeren, Wochenplanung erstellen, Rechnungen ablegen und verbuchen, Termine für die kommende Woche planen usw.
    • Am Monatsende: Steuerabrechnung fertig machen, Übersicht der privaten Finanzen erstellen, Datensicherungen vornehmen usw.
    • An bestimmten Tagen: An jedem 16. des Monats erhalte ich die Abrechnung meiner Verkäufe bei Amazon. Diese übertrage ich am selben Tag in eine Excel-Liste. Oder: An jedem 2. des Monats kann ich in meinem Audible-Abo ein neues Hörbuch herunterladen.
    • Am Jahresende: Werte überprüfen, Jahresrückschau machen, Ziele definieren usw.

Weitere Tipps

Todoist hat noch viele weitere Funktionen, die ich jedoch selten bis gar nicht nutze. Zum Beispiel kannst du Projekte archivieren, mit Etiketten oder Filtern arbeiten.

Fazit für dein Zeitmanagement

Bei der Aufgabenverwaltung mit Todoist solltest du dir unbedingt deine eigenen Routinen erarbeiten. Du hast nun einen Einblick erhalten, wie ich dieses Tool nutze, um produktiv zu sein. Probiere es ebenfalls aus, schaffe deine eigene Todoist-Routine, teste und optimiere sie. Du wirst sehen: Der Ablauf wird deine Produktivität enorm steigern.

 

Arten von Todo-Listen

Die 1-Minuten-Todo-Liste

In diesem Artikel will ich dir die 1-Minuten-Todo-Liste vorstellen. Der große Vorteil dieser Form der Aufgabenliste ist, dass sie einfach ist und klare Regeln hat, an denen man sich festhalten kann. Der „Erfinder“ der 1-Minuten-Todo-Liste ist Michael Linenberger. In diesem Artikel stelle ich dir die wichtigsten Punkte dieses Systems der Aufgaben-Abarbeitung vor.


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Der Hauptfaktor „Zeithorizont“

Die 1-Minuten-Todo-Liste arbeitet nach dem Zeithorizont. Grob gesagt unterscheidet man darin, was sofort zu tun ist, was demnächst zu tun ist und was im Moment nicht relevant ist, aber trotzdem irgendwann abgearbeitet gehört.

Michael Linenberger benennt diese Zeithorizonte folgendermaßen:

  • Critical now (jetzt kritisch)
  • Opportunity now (jetzt möglich)
  • Over the horizon (hinter dem Horizont)

Im Prinzip ist die 1-Minuten-Todo-Liste also nicht eine Liste, sondern es sind drei Listen. In deiner täglichen Arbeit brauchst du dich eigentlich nur auf die „critical now“-Liste zu konzentrieren. Alle Dinge, deren Deadline demnächst ansteht (z.B. in den kommenden 5-7 Tagen), kommen auf die „opportunity now“-Liste und alles, was erst einer Woche oder später zur Abarbeitung ansteht, landet in der „over the horizon“-Liste.

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Ich will rocken!

Die Regeln der 1-Minuten-Todo-Liste

Natürlich gibt es auch bei dieser Art der Aufgabenabarbeitung Regeln, die man einhalten sollte. Für jede Liste hat Michael Linenberger unterschiedliche Regeln erstellt. Mit diesen war ich beim Testen aber nicht ganz so happy, also habe ich sie etwas verändert und erweitert:

Critical now

Auf diese Liste kommt alles, was sofort abgearbeitet werden soll. Es ist also nichts anderes als die To-do-Liste für den heutigen Tag.

Regel 1 lautet:

Auf diese Liste kommen maximal 6 Aufgaben!

Nur 6 Aufgaben? Ja, nur 6 Aufgaben! Warum nur 6 Aufgaben?

Sind das vielleicht die Fragen die dir gerade in den Sinn kommen?

Die Antwort ist ganz einfach, mit dieser Beschränkung musst du dich einerseits auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und filterst so schon unnötige oder unwichtige Aufgaben aus. Und auf der anderen Seite stellst du so sicher, dass du auch die Abarbeitung dieser Aufgaben auf deiner 1-Minuten-Todo-Liste schaffst.

Stell dir vor, du könntest 20 Aufgaben auf diese Liste schreiben?

Das hätte zur Folge, dass die „Critical now“-Liste immer länger und länger wird. Macht ja keinen Sinn, oder?

Regel 2 lautet:

Die „Critical now“-Liste muss jeden Abend abgearbeitet sein!

Kein Aufschieben dieser Aufgaben. Sie sind wichtig und sie sind zu erledigen. Punkt! Aus! Ende!

Okay, ich weiß schon, es kann immer etwas dazwischenkommen, deswegen hat diese Regel noch einen kleinen Zusatz oder eine kleine Erleichterung eingebaut.

Sollte es absolut nicht möglich sein, alle Punkte auf dieser Liste abzuarbeiten, so darf in Ausnahmefällen die eine oder andere Aufgabe einmal auf dieser Liste übernachten!

Aber nur ein einziges Mal! Und nicht öfter! 😉

Regel 3 lautet:

Sortiere die Punkte auf dieser Liste nach Wichtigkeit, bevor du mit der Abarbeitung beginnst!

Starte bei der Abarbeitung immer mit der wichtigsten Aufgabe des Tages und arbeite dich dann weiter nach hinten.

Natürlich ist es leichter, mit der einfachsten Aufgabe zu starten, aber lass dich davon nicht in Versuchung bringen. Starte immer mit der wichtigsten Aufgabe und gehe dann zur zweitwichtigsten, zur drittwichtigsten …

Opportunity now

In diesem Teil der 1-Minuten-Todo-Liste vermerke ich alles, was zwar nicht gleich heute, aber in den nächsten fünf Tagen erledigt werden muss.

Regel 1 lautet:

Auf dieser Liste dürfen maximal 20 Aufgaben stehen!

5 x 6 = 30!

Fünf Tage zu je sechs Aufgaben ist doch 30 und nicht 20. Hast du dich verrechnet, Thomas?

Nein, habe ich nicht. Ich habe doch geschrieben, dass ich das System der 1-Minuten-Todo-Liste von Michael Linenberger an meine Bedürfnisse angepasst habe.

Nun ist es so, dass bei mir unter der Woche immer wieder Aufgaben hinzukommen, die ebenfalls zeitnah abgearbeitet werden müssen. Also lasse ich mir hier bewusst einen Puffer von 10 Aufgaben, den ich nach Bedarf nutzen kann.

Regel 2 lautet:

Auf dieser Liste dürfen nur Aufgaben landen, die auch tatsächlich umgesetzt werden. 

Auf diesem Teil der 1-Minuten-Todo-Liste landen also keine Aufgaben, die vielleicht umgesetzt werden, sondern nur Aufgaben, die tatsächlich binnen der nächsten Tage umgesetzt werden sollen.

Over the horizon

Hier landen alle Aufgaben, die momentan nicht akut sind, sondern frühestens in einer Woche abgearbeitet werden müssen. Allerdings gibt es auch für diesen Teil der 1-Minuten-Todo-Liste ein paar Regeln:

Regel 1 lautet:

Auf dieser Liste landen ausschließlich Aufgaben!

Hört sich logisch an, denn immerhin geht es bei der 1-Minuten-Todo-Liste um eine Aufgabenliste.

In der Praxis sehe ich aber immer wieder Aufgabenlisten, auf denen Ideen, Inspirationen, Tipps, Tricks, Links und Ähnliches landen.

Bei der 1-Minuten-Todo-Liste musst du das unbedingt verhindern und tatsächlich nur Aufgaben darauf eintragen!

Regel 2 lautet:

Behalte bei dieser Liste unbedingt die Übersicht!

Hört sich leichter an, als es ist. Aber wenn auf so einer Aufgabenliste auch private Aufgaben oder Aufgaben, die deine Freizeit betreffen, landen, kann es sehr schnell unübersichtlich werden.

Solltest du merken, dass diese Liste zu unübersichtlich wird, dann solltest du die „Over the horizon“-Spalte in mehrere Spalten aufteilen. Zum Beispiel:

  • Job
  • Privat
  • Hobby

Regel 3 lautet:

Achte unbedingt auf Regel 1!

Aus eigener Erfahrung will ich nur nochmal auf die Wichtigkeit von Regel 1 hinweisen. 😉

1-Minuten-Todo-Liste

Die Aufgabenwanderung auf der 1-Minuten-Todo-Liste

Nachdem wir nun die Regeln besprochen haben, fehlt noch ein wichtiger Punkt, um mit der 1-Minuten-Todo-Liste starten zu können. Nämlich das Verschieben der Aufgaben von einer Spalte zur anderen.

Von „over the horizon“ zu „opportunity now“

Das ist ein besonders wichtiger Schritt, denn hier heißt das Schlagwort „ausfiltern“:

  • Ist diese Aufgabe wirklich wichtig?
  • Muss sie unbedingt erledigt werden oder ist sie nur ein Bonus?
  • Welchen langfristigen Benefit habe ich, wenn ich diese Aufgabe abarbeite?

Achte in diesem Schritt unbedingt darauf, dass du hier nur die wirklich wichtigen Aufgaben durchlässt.

Ich erledige diesen Schritt in der Regel am Samstag, denn da plane ich die kommende Woche.

Von „opportunity now“ zu „critical now“

In diesem Schritt geht es nur noch darum, die Aufgaben der Woche auf die einzelnen Tage zu verteilen. Achte auch in diesem Schritt darauf, dass du die wirklich wichtigen Dinge immer als Erstes von „opportunity now“ zu „critical now“ verschiebst.

Auch hier passiert es oft, dass man mit den einfachen und leichten Aufgaben in die Woche startet. Was zur Folge hat, dass man am Ende der Woche mit den schweren Aufgaben konfrontiert ist.

Ich persönlich starte lieber mit den schweren, um Ende der Woche die leichten Aufgaben vor mir zu haben.

Dieser Schritt erfolgt bei mir meistens in der Früh, wenn ich den Tag plane. Aber natürlich kannst du diesen Schritt auch schon am Vorabend machen.

Die Umsetzung in der Praxis mit Meistertask

In diesem Video zeige ich dir die Umsetzung in der Praxis mit dem Tool Meistertask.

Falls ich dein Interesse für Meistertask wecken konnte, habe ich für meine Leserinnen und Leser noch ein tolles Angebot. Mit dem Rabattcode MANGOLD kannst du dir 15 % auf die Pro-Version sichern.

Hier geht es zu Meistertask!

Fazit der 1-Minuten-Todo-Liste

Diese Form der To-do-Liste lässt dir durch ihre klaren Regeln nur sehr wenig Platz, um Dinge aufzuschieben oder nicht abzuarbeiten. Darin liegt ihre größte Stärke.

Wenn du sie umsetzt und zur Gewohnheit machst, wird das deine Produktivität sehr stärken. Wenn du etwas tiefer in die Materie der 1-Minuten-Todo-Liste einsteigen willst, dann kann ich dir den Kurs meiner Kollegin Claudia Kauscheder dazu ans Herz legen.

 

Tagesplanung für Minimalisten: Die Ive-Lee-Methode

Ob du es glaubst oder nicht, diese Methode der Tagesplanung für Minimalisten ist 100 Jahre alt und stammt vom Produktivitätsexperten Ivy Lee. In diesem Kapitel verrate ich dir die Hintergrundstory zur Ivy-Lee-Methode und du lernst natürlich dieses extrem einfache und effiziente System der Tagesplanung kennen. Dieses habe ich selbst getestet – das Ergebnis kannst du am Ende des Kapitels nachlesen.

Tagesplanung mit der Ive Lee Methode (Podcast)


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Tagesplanung für Minimalisten

 Die Ivy-Lee-Methode ist vor allem für Menschen geeignet, die sich nicht lange mit der Planung aufhalten, sondern lieber gleich loslegen wollen. Wenn du also zu den Planungsfaulen gehörst, dann ist dieses Kapitel sicher etwas für dich. Aber auch wenn du gerne bis ins Detail planst, kannst du hier sehr viel für dich mitnehmen.

Ich persönlich würde mich irgendwo in der Mitte einordnen. Ich plane sicher nicht alles bis ins Detail, aber ich würde auch nicht sagen, dass meine Form der Tagesplanung für Minimalisten geeignet wäre. Ich arbeite am liebsten mit der Eisenhower-Matrix, die du schon kennengelernt hast. Wenn du die gesamte Strategie hinter der Wochen- und Tagesplanung erfahren willst, dann ist der Kurs „Wochen- und Tagesplanung, die hält“ auf selbstmanagement.rocks genau das Richtige für dich.

Die Ivy-Lee-Methode

 Kommen wir aber nun zu dieser speziellen Methode der Tagesplanung für Minimalisten.

Die Vorgeschichte: Wir schreiben das Jahr 1918, in dem ein gewisser Charles M. Schwab sich Gedanken macht, was er tun kann, um die Produktivität seiner Führungskräfte zu steigern. Schwab ist zu diesem Zeitpunkt der reichste Mann der Welt und Eigner der Firma Bethlehem Steel.

Durch Zufall macht er Bekanntschaft mit dem Produktivitätstrainer Ivy Lee und lädt ihn zu sich ins Büro ein. Er erzählt ihm, dass er selbst produktiver arbeiten will und dass auch seine Führungskräfte effizienter sein sollen, und fragt Lee, ob er einen Tipp für ihn hätte.

Und natürlich hat Lee diesen Tipp und Schwab fragt ihn, was es denn kosten würde, wenn er ihn ihm und seinen Führungskräften verriete. Lee antwortet kurz und knapp: „Wenn er nichts bringt, dann zahlen Sie mir gar nichts. Und wenn er Sie und Ihr Team produktiver macht, dann wählen Sie im Anschluss einfach den Betrag, den er Ihnen wert ist.“

Natürlich ist Charles M. Schwab damit einverstanden und so legen sie los.

Tagesplanung für Minimalisten

congerdesign / Pixabay

Die Methode: Schwab versammelt seine Führungsmannschaft um Lee, der auch gleich beginnt, seine Methode der Tagesplanung für Minimalisten zu erklären:

  1. Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und schreiben Sie 6 Aufgaben auf, die Sie morgen erledigen wollen. Es dürfen maximal 6 Punkte sein.
  2. Sortieren Sie diese 6 Punkte nach Wichtigkeit.
  3. Arbeiten Sie diese Liste am nächsten Tag von oben nach unten ab.
  4. Wenn Sie nicht alle Aufgaben auf der Liste erledigen, übertragen Sie sie auf die Liste des nächsten Tages, die insgesamt auch wieder 6 Aufgaben haben soll.

Das Ende der Geschichte: Schwab ist ebenso wie sein Führungsteam skeptisch, ob das denn klappt, aber sie alle wollen es versuchen. Drei Monate später ruft Schwab Lee in sein Büro und überreicht ihm einen Scheck über 25.000 US-Dollar (heutiger Gegenwert: etwa 500.000 US-Dollar). Du kannst dir also vorstellen, wie enorm die Ergebnisse der Ivy-Lee-Methode gewesen sein müssen.

Warum die Ivy-Lee-Methode so gut funktioniert

Es gibt natürlich gute Gründe, warum diese Tagesplanung für Minimalisten so gut funktioniert. Das Setzen von Prioritäten wird sehr einfach: Es dürfen ja nur 6 Aufgaben auf der Liste für den Folgetag stehen, die dann nach Wichtigkeit sortiert werden. Du wirst also sehr schnell und einfach zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterscheiden lernen. Du wirst automatisch Entscheidungen treffen und lernen, viele Dinge zu eliminieren. Denn glaub mir eines: 6 Punkte sind extrem wenig.

Die Methode ist extrem simpel: Ein kleines Kind würde sie sofort verstehen. Man benötigt keine Tools und keine Programme, lediglich einen Stift und ein Blatt Papier. Außerdem kostet die Erstellung kaum Zeit. Deshalb sind sogar Planungsmuffel sehr schnell für diese Methode zu begeistern. Tagesplanung für Minimalisten eben.

Die Ivy-Lee-Methode erlaubt kein Multitasking: Zuerst wird die erste Aufgabe abgearbeitet, dann ist die zweite dran, dann die dritte usw. Kein paralleles Abarbeiten, kein Hin-und-her-Springen. Du hast den vollen Fokus auf diese eine Aufgabe.

Mein Test der Ivy-Lee-Methode

Ich habe diese Tagesplanung für Minimalisten zwei Wochen lang intensiv getestet. Hier ist mein Ergebnis:

Das Positive:

  1. Diese Methode scheint nicht nur einfach, sie ist es auch.
  2. Ich habe nur den Bruchteil der Zeit benötigt, die ich normalerweise für meine Tagesplanung benötige.
  3. Diese Methode macht Spaß.
  4. Sie verhindert tatsächlich Multitasking. Denn allein das Wechseln zu Todoist, um eine Aufgabe abzuhaken, verleitet oft zum Multitasking. Der Zettel mit 6 Aufgaben vor dir tut das nicht.
  5. Du bist gezwungen zu eliminieren und fokussierst dich damit noch viel mehr auf die wirklich wichtigen Aufgaben und Projekte.
  6. Du bist außerdem gezwungen, mehr Dinge zu delegieren, was auch einen positiven Effekt auf die Produktivität hat.

Das Negative:

  1. Offiziell sind es zwar nur 6 Punkte, aber im Kopf zerteilt man sie doch wieder in Unterpunkte. Das heißt, es ist doch eine gewisse mentale Anstrengung da, um nichts zu vergessen.
  2. Ich habe tatsächlich ein paar Dinge vergessen. Die automatische Wiedervorlage zu gewissen Terminen, die ich in Todoist habe, gibt es bei der Zettel-Variante schlicht nicht. Man könnte mit einem Kalender arbeiten, was aber wiederum Mehrarbeit wäre.
  3. Ich habe das Gefühl, nicht zur Zielgruppe für diese Methode zu gehören. Ich bin eben eine One-Man-Show und keine Führungskraft mit Mitarbeitern, an die sie Arbeit delegieren kann. Und Delegieren ist doch ein zentrales Thema bei diesem System.

Fazit für dein Zeitmanagement

Es war eine tolle Erfahrung, die Ivy-Lee-Methode zu testen, aber dauerhaft ist sie nichts für mich. Trotzdem habe ich etwas ganz Wichtiges aus diesem Test gelernt. Ich werde diese Methode der Tagesplanung einmal pro Quartal für zwei Wochen durchziehen – und das hat drei Gründe:

  1. Man ist gezwungen, sich darüber Gedanken zu machen, welche Dinge man eliminieren, automatisieren und delegieren kann. Natürlich nicht nur für die zwei Wochen, sondern dauerhaft.
  2. Man lernt, Prioritäten zu setzen – und zwar in einer ganz neuen Dimension. Nur 6 freie Plätze auf dem Tagesplan zu haben anstatt drei Quadranten der Eisenhower-Matrix ist ein enormer Unterschied. Du bekommst ein unheimlich gutes Gefühl für die wirklich wichtigen Dinge. Das garantiere ich dir.
  3. Man nimmt wahr, wann man normalerweise zu Multitasking neigt.

Die restliche Zeit bleibe ich bei meiner momentanen Form der Wochen- und Tagesplanung. Diese erkläre ich dir im Kurs „Wochen- und Tagesplanung, die hält“ auf selbstmanagement.rocks.

Not-Todo-Liste: Durch Unterlassen produktiver werden

In diesem Abschnitt geht es mal nicht um die herkömmliche Todo-Liste, sondern um die Not-Todo-Liste. Zeit- und Selbstmanagement hat nämlich nicht nur damit zu tun, was man wann und wie tun sollte, sondern eben auch damit, was man unterlassen sollte.

Gewisse Aufgaben, Gewohnheiten und Aktionen wegzulassen wird dich produktiver machen. Auf den folgenden Seiten werde ich nicht nur den Beweis dafür antreten, sondern dir auch einen Einblick in meine Not-Todo-Liste gewähren.

Not-Todo-Liste (Podcast)


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Was kommt auf eine Not-Todo-Liste?

Es gibt zwei Arten von Dingen, die bei mir auf die Not-Todo-Liste kommen:

  • Dinge, gegen die ich mich entschieden habe, indem ich mich für etwas anderes entschieden habe. Zum Beispiel ist das Arbeiten im Sitzen auf meiner Not-Todo-Liste, weil ich mich für das Arbeiten im Stehen entschieden habe. Außerdem vereinbare ich für meine Vormittage keine Termine, um in dieser Zeit produktiv und effizient an meinen Projekten zu arbeiten.
  • Dinge, die nur Zeit und Energie kosten. Ich schaue nicht fern, arbeite E-Mails nicht sofort ab, konsumiere keine Tagesnachrichten.

Ersetzt eine Not-Todo-Liste die Todo-Liste?

Einige Bloggerkollegen und Zeitmanagement-Päpste sagen, dass eine Not-Todo-Liste vollkommen ausreichend ist. Ich bin nicht der Meinung, dass sie eine Todo-Liste ersetzen kann.

Wer keine Todo-Liste mit einem Tool oder auf Papier führt, der führt sie meistens im Kopf. Immer daran zu denken, was als nächstes kommt, was ich ja nicht vergessen darf oder welche Aufgaben wichtiger sind als andere, wäre mir zu anstrengend.

Im Gegenteil, ich finde, die Not-Todo-Liste und die Todo-Liste ergänzen sich hervorragend.

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Ich will rocken!

Die Vorteile einer Not-Todo-Liste

Ich möchte dir nun die wichtigsten Vorteile einer Not-Todo-Liste vorstellen. Diese Liste hat keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und soll dir lediglich klarmachen, was dir das Führen so einer Liste bringt.

  • Du bist fokussierter: Es gibt immer wieder Dinge, mit denen du deinen Fokus bewusst oder unbewusst selbst sabotierst. Mit einer Not-Todo-Liste machst du dir diese Dinge bewusst oder erinnerst dich zumindest regelmäßig daran. Die Chance ist sehr groß, dass du diese Selbstsabotage mit einer Not-Todo-Liste minimierst oder gar eliminierst.
  • Du weißt, was du willst, aber auch, was du nicht willst: Die Todo-Liste sagt dir ganz klar, was du erreichen willst, die Not-Todo-Liste hingegen ebnet dir den Weg, diese Dinge auch möglichst produktiv und effizient abzuarbeiten. Durch die Not-Todo-Liste hast du einen roten Faden, anhand dessen du dich ohne große Umwege durch den Tag lotsen kannst.
  • Du bist deutlich produktiver: Du scrollst nicht ewig lange durch die Facebook-Timeline, weil du weißt, dass du Aufgaben zu erledigen hast. Und wenn du das doch tust, meldet sich dein schlechtes Gewissen und sagt dir: „Hey, was tust du da eigentlich? Dieses Ding steht auf der Not-Todo-Liste. Mach gefälligst sofort etwas, das auf deiner Todo-Liste steht.“ Dadurch schaffst du mehr. Coole Sache, oder?

Wie ich mit der Not-Todo-Liste umgehe

Du wirst es vermutlich schon ahnen: Meine Not-Todo-Liste befindet sich in Evernote. Zu Beginn hatte ich sie ausgedruckt in der Nähe meines Computers hängen, aber das ist mittlerweile nicht mehr notwendig.

Ich kenne die Punkte darauf schon so gut, dass das schlechte Gewissen sofort anschlägt, wenn ich mal doch etwas mache, was ich eigentlich vermeiden wollte.

Einmal pro Woche überprüfe ich, ob ich in der vergangenen Woche nicht doch eines der „verbotenen“ Dinge gemacht habe, ohne es bewusst mitzubekommen. Zu diesem Zeitpunkt überprüfe ich auch, ob es nicht eventuell neue Punkte gibt, die auf meine Not-Todo-Liste gehören.

Du siehst also, diese Liste ist nichts Statisches, sondern etwas Dynamisches. Es macht also gar nichts, wenn du mit nur zwei oder drei Punkten auf deiner Not-Todo-Liste startest. Das empfehle ich dir sogar. Lass deine Liste allmählich anwachsen, anstatt mit einer langen Liste zu starten, an die du dich ohnehin kaum hältst.

Okay, jetzt will ich dich aber nicht länger auf die Folter spannen und verrate dir, was auf meiner Not-Todo-Liste steht.

Meine Not-Todo-Liste

  • TV schauen (mit Ausnahme der Fußball-Bundesliga-Zusammenfassung und Live-Sportveranstaltungen). Du siehst, Ausnahmen sind in der Liste auch erlaubt …
  • E-Mails sofort beantworten. Ich arbeite meine E-Mails zwei- bis dreimal täglich im Block ab. Das reicht vollkommen aus.
  • Alles perfekt machen. Gut, in die Gefahr komme ich ohnehin selten, aber manchmal ertappe ich mich dabei, wie ich an einem winzigen Detail eines ohnehin winzigen Details arbeite.
  • Im Sitzen arbeiten. Meinem Rücken geht es viel besser und meine Produktivität hat sich ordentlich verbessert, seit ich einen höhenverstellbaren Schreibtisch in meinem Büro habe.
  • Dinge auf der Todo-Liste übernachten lassen. Es gibt nichts Geileres, als am Ende des Tages den letzten Punkt auf seiner Todo-Liste abzuhaken. Und es gibt nichts Frustrierenderes, als am Ende des Tages noch die Hälfte der Aufgaben auf der Todo-Liste unerledigt zu sehen. Deshalb versuche ich mit allen Mitteln zu verhindern, dass eine Aufgabe auf meiner Todo-Liste übernachtet. Seit ich die Not-Todo-Liste habe, passiert das nur noch extrem selten.
  • Vormittagstermine ausmachen. Ich bin in der Früh und am Vormittag am produktivsten, also wäre es doch Schwachsinn, wenn ich diese produktive Zeit in Meetings verbringen würde, die auch am Nachmittag unterzubringen sind.
  • Ständig erreichbar sein. Ich bin es nicht und will es auch nicht sein. Und das ist ein angenehmes Gefühl, glaub mir.
  • Es allen recht machen wollen. Oh ja, das war eines meiner größten Leiden, von dem ich mich zum Glück befreit habe. Einen großen Beitrag dazu hat die Not-Todo-Liste geleistet.
  • Tagesnachrichten konsumieren. Die sind doch eh nur Schwachsinn. Ich lese lieber ein gutes Wochenmagazin, um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Da bekommt man den Schwachsinn in gefilterter Form präsentiert. 😉
  • Überessen. Cordon Bleu, Nutella-Palatschinken (wienerisch für Crêpes) oder Tortellini in Tomatensauce: Ich könnte mich darin vergraben. Danach fühlt man sich aber ein paar Stunden fürchterlich, also bringt es nichts.
  • Social-Media-Inhalte konsumieren. Ausnahme: Wenn die Todo-Liste leer ist oder in „toten“ Zeiten, etwa wenn ich auf den Bus warte.
  • Werbung konsumieren. Okay, ganz davon lossagen kann man sich wohl nicht, denn Werbung ist praktisch überall zu finden. Zumindest kann man Werbesendungen ein Riegel vorschieben, indem man einen „Bitte keine Werbung“-Sticker an den Briefkasten klebt.
  • Anrufe unbekannter Nummern annehmen. Wenn mich jemand erreichen will, der nicht in meiner Kontaktliste steht, kommt er nicht daran vorbei, mir auf die Mailbox zu sprechen. Und nein, ich habe noch nie einen wichtigen Anruf versäumt, denn wenn etwas wichtig ist, wird der Anrufer auf die Mailbox sprechen.
  • Ununterbrochen produktiv sein müssen. Daheim arbeiten, im Auto Podcast-Folgen hören, in den Öffis Bücher lesen: Es gab eine Zeit, in der ich versucht habe, jede Sekunde des Tages produktiv zu sein. Das ist anstrengend, sehr anstrengend. Will ich nicht mehr.
  • Dinge mehrfach ablegen. Einmal reicht vollkommen. Was digital, beispielsweise in der Dropbox oder in Evernote, abgelegt ist, wird physisch nicht mehr abgelegt. Und auch digital wird es nur einmal abgelegt und nicht mehrfach. Eine Ausnahme bilden sehr wichtige Dokumente. Die speichere ich auf dem Computer und bewahre sie als Ausdrucke auf.
  • Den frühen Morgen ungenutzt verstreichen lassen. Da bin ich am produktivsten, also nutze ich diese Stunden.

So weit also eine Zusammenfassung meiner aktuellen Not-Todo-Liste. Wenn du noch keine Not-Todo-Liste hast, dann solltest du dir unbedingt eine anlegen. Sie wird dir auf alle Fälle dabei helfen, deine Produktivität zu steigern.

Problemlösungen mit Todo-Listen

Todo-Listen-Insolvenz

Todo-Listen-Insolvenz ist die Lösung, wenn du die Fülle an Aufgaben, Anforderungen und den Druck im Job kaum noch aushältst und eigentlich nur noch reagierst, um nicht unterzugehen. Mit dieser Methode bekommst du wieder die Kontrolle über deine Aufgaben und dein Leben.

Eine gute Freundin hat es mit der Todo-Listen-Insolvenz geschafft, von 854 auf 160 zu erledigende Aufgaben zu kommen. Und du kannst das auch schaffen.

Todo-Listen-Insolvenz (Podcast)


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Was ist die Todo-Listen-Insolvenz?

Du tust dabei nichts anderes, als deine Aufgaben in die Insolvenz zu senden. Was passiert denn, wenn eine Firma Insolvenz anmeldet? Ist ein Unternehmen überschuldet, mit seinen Zahlungen im Rückstand und ist der Ausblick in die Zukunft alles andere als rosig, wird ein Insolvenzantrag gestellt und ein Insolvenzverwalter bestimmt. Dieser sieht sich an, wie viele Vermögenswerte da sind, macht diese zu Geld und teilt es unter den Gläubigern auf. In der Regel liegt diese Quote um die 20 Prozent, den Rest müssen die Gläubiger abschreiben.

Bei der Todo-Listen-Insolvenz ist das ganz ähnlich. Wie der Insolvenzverwalter siehst du dir deine Aufgabenliste an, bestimmst, was realistisch betrachtet abzuarbeiten ist, und verzichtest auf die restlichen Aufgaben.

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Ich will rocken!

Wann ist die Todo-Listen-Insolvenz etwas für dich?

Wenn dir das Wasser bis zum Hals steht und du nicht die geringste Ahnung hast, wie du jemals all deine Aufgaben erledigen sollst. Außerdem ist diese Methode dann die richtige, wenn der Druck auf dich schon extrem groß ist und der Tag nicht 24, sondern 48 Stunden haben müsste, damit du deine Aufgaben erledigt bekommst. Wenn du hunderte Aufgaben nur noch vor dir herschiebst und nebenbei auch noch neue Aufgaben hinzukommen – und zwar schneller, als du die alten abarbeiten kannst, solltest du es mit der Todo-Listen-Insolvenz versuchen. Dank dieser Methode hast du die Möglichkeit, deinen Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu richten, und im Gegenzug verzichtest du auf die unwichtigen.

Vielleich denkst du: „Ja, Thomas, aber das geht doch nicht! Ich kann doch nicht einfach 80 Prozent meiner Aufgaben streichen und einfach nicht abarbeiten.“

Ehrlich? Kannst du das wirklich nicht?

Wenn deine Aufgaben nie weniger werden und neue schneller hinzukommen, als du alte abarbeiten kannst, wie willst du es dann anders in den Griff bekommen? Wirst du es jemals schaffen, alle Aufgaben zu erledigen?

Wohl kaum!

Du wirst sie auf deiner physischen, elektronischen und mentalen Aufgabenliste mitschleppen, aber erledigen wirst du sie niemals. Und insgeheim weißt du das auch. Alles, was diese Dinge auf der Todo-Liste hält, ist dieser kleine Funke Hoffnung, dass du vielleicht irgendwann doch die Zeit dazu findest, sie abzuarbeiten.

Aber merke dir für die Zukunft: Immer wenn die Worte „vielleicht“ und „irgendwann“ gleichzeitig in einem Satz auftauchen, kannst du dieses Ding gleich löschen, denn es ist gleichbedeutend mit „nie“. Damit belügst du dich bloß selbst.

Todo-Listen-Insolvenz

geralt / Pixabay

Wie sieht das richtige Mindset für die Todo-Listen-Insolvenz nun aus?

Schließe mit deiner Aufgabenliste in der jetzigen Form ab und gestehe dir ein, dass du es niemals schaffen wirst, sie abzuarbeiten. Führe dir immer wieder die Vorteile der Todo-Listen-Insolvenz vor Augen:

  • Ein Großteil deiner Aufgaben ist binnen weniger Stunden verschwunden.
  • Du schleppst sie nicht mehr mit und kannst somit einen tollen Neustart hinlegen.
  • Deine Aufgabenliste ist plötzlich wieder kurz, übersichtlich, und was am wichtigsten ist: Es ist realistisch, dass du sie abarbeiten kannst.
  • Der Druck ist plötzlich weg und du kannst wieder durchatmen.
  • Du kannst wieder konzentriert und fokussiert ans Werk gehen.
  • Du hast die Möglichkeit, wieder täglich To do List Zero zu erreichen, anstatt am Abend vollkommen frustriert auf deine überlange Todo-Liste zu schauen.
  • Motivation und Arbeitsfreude werden mit einem Schlag wieder da sein.
  • Du hast plötzlich (wieder) Arbeitsbedingungen geschaffen, in denen du produktiv sein kannst.

Die Vorgehensweise

Schritt 1: Liste alle Aufgaben auf, die du dir selbst gestellt hast oder die andere dir aufgetragen haben.

Ob du das auf einem Blatt Papier, mit einem Aufgabenverwaltungs-Programm oder mit Evernote machst, ist egal: Alles muss an einem einzigen Ort abgelegt werden. Ganz wichtig: an einem einzigen Ort!

Nimm dir also die nötige Zeit und liste alles auf. Das ist keine Aktion, die schnell mal nebenbei geht, denn du musst sicherstellen, dass du wirklich alle Aufgaben findest und ablegst. Durchsuche also alle Formen von Aufgabenlisten, die du bisher geführt hast, nach Aufgaben, die zu erledigen sind:

  • Deine Notizen
  • Alle Post-its
  • Deine E-Mails
  • Deinen Kopf

Finde alle Aufgaben und halte sie an einem einzigen Ort auf.

Schritt 2: Ordne nach Prioritäten.

Nimm dir nun diese Liste zur Hand und ordne alle Aufgaben darauf von der wichtigsten bis zur unwichtigsten. Diese Fragen können dir dabei helfen:

  • Ist diese Aufgabe wirklich wichtig oder vielleicht nur dringend?
  • Von welchen Aufgaben profitierst du, deine Firma oder dein Kunde am meisten?
  • Welche Aufgaben haben langfristig den größten Nutzen für dich?

Nummeriere alle Aufgaben – von 1 bis 854 (wenn du so viele Aufgaben hast …) Idealerweise machst du das mit Excel, Word oder Evernote.

Schritt 3: Übertrage die obersten 20 Prozent der Aufgaben in dein Aufgabenverwaltungs-Programm.

Bist du mit dem Nummerieren fertig, nimmst du die obersten 20 Prozent deiner Liste und überträgst sie in Todoist, Wunderlist oder ein anderes Aufgabenverwaltungs-Programm. Im Prinzip wendest du das Pareto-Prinzip an: 20 Prozent deiner Aufgaben machen 80 Prozent deines Erfolgs aus. Da die restlichen 80 Prozent deiner Aufgaben nur 20 Prozent des Erfolgs ausmachen, kannst du sie getrost vergessen. Und damit kommen wir zum nächsten Schritt.

Schritt 4: Streiche die verbleibenden 80 Prozent der Aufgaben.

Vernichte die Aufgaben physisch, indem du deine Aufgabenliste verbrennst oder mit einer großen Feier von deinem Computer löschst. Streiche sie aber auch mental. Lösche diese Aufgaben aus deinem Gedächtnis. Verliere keinen Gedanken mehr an sie. Sie sind Geschichte.

Die Light-Version

Okay, ich weiß schon, Aufgaben einfach so zu streichen, bringt nicht jeder übers Herz. Es ist vor allem für deine mentale Einstellung die beste Variante, diese Aufgaben tatsächlich zu vernichten. Wenn du das – aus welchem Grund auch immer – nicht schaffen solltest, lege deine Aufgabenliste in einen Briefumschlag oder speichere sie, wenn du eine digitale Liste erstellt hast, auf einem USB-Stick. Dann legst du das Kuvert oder den Stick in die unterste Schublade deines Schreibtischs, notierst in deinem Kalender eine Erinnerung, auf ein halbes Jahr später datiert, und vergisst die Liste erst mal.

Wenn du den Briefumschlag oder den USB-Stick ein halbes Jahr lang kein einziges Mal in der Hand hattest, kannst du getrost zur Vernichtung übergehen. Und keine Sorge, du wirst Umschlag oder Stick nicht in der Hand haben, denn die verbleibenden 20 Prozent der Aufgaben plus die neu hinzukommenden werden dich ausreichend beschäftigen. Apropos neu hinzukommende Aufgaben.

Dein zukünftiger Umgang mit der Todo-Liste

Lass die Aufgabenliste zukünftig nie mehr so sehr anwachsen, dass du es nicht mehr schaffst, sie abzuarbeiten und ihr ohnmächtig gegenüberstehst. Dazu musst du zwei Dinge unbedingt beherzigen:

  • Lerne, nein zu sagen
  • Lerne, unwichtige Aufgaben sofort zu ignorieren und verbiete dir selbst, sie auf deiner Aufgabenliste zu vermerken.

Fazit für dein Zeitmanagement

Todo-Listen-Insolvenz ist mental keine einfache Sache, aber wenn du sie durchziehst, macht sie dich wieder fit. Diese Methode bringt dich in eine Position, in der du eine Aufgabenliste hast, die realistisch zu bewältigen ist.

So wirst du nicht nur handlungsfähig, sondern kommst auch mental in eine Verfassung, in der du agierst, anstatt ständig nur reagieren zu müssen.

Krank – und die komplette Planung fällt ins Wasser. Was tun?


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Ja, auch Produktivitätstrainer werden mal krank. Zum Glück nicht oft. Aber einmal hat es mich ordentlich erwischt und ich bin eine ganze Woche lang ausgefallen. Und eine ganze Woche tut echt weh. Vor allem kam das Fieber von einem Moment auf den anderen.

Damit waren natürlich alle Aufgaben, die für diese Woche auf dem Programm standen, und auch alle Termine mit einem Schlag hinfällig. Das ist natürlich sehr frustrierend, aber so ist das nun mal. Auf alle Fälle musste ich schnell handeln und hab mir einen kleinen Guide für solche Fälle erstellt. Diesen Guide will ich dir natürlich nicht vorenthalten.

Schritt 1: Sage sofort alle Termine ab. Sofort!

Je nachdem, woran du erkrankt bist, kannst du vielleicht schon einschätzen, wie lange es dauert, bis du wieder arbeiten kannst. Sage aber nicht nur für diesen Zeitraum alle Termine ab, sondern gehe über diesen Zeitraum hinaus. Der Grund dafür ist recht simpel: Du wirst, nachdem du wieder genesen bist, einige Zeit brauchen, um die liegengebliebenen Aufgaben abzuarbeiten. Da sind Termine sehr störend.

Schritt 2: Filtere deine Todo-Liste nach Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen.

Vielleicht ist die Krankheit ja noch nicht voll ausgebrochen oder du bist nicht ganz so krank, dass du gar nichts machen kannst. Hier geht es wirklich nur um die absolut wichtigsten Aufgaben, die wirklich erledigt werden müssen. Wenn es solche Aufgaben nicht gibt, leg dich lieber hin und schone dich. Aber falls es sie gibt, versuche sie abzuarbeiten.

Das ist auch psychologisch sehr wichtig, denn so weißt du, dass auf deiner Todo-Liste keine wichtigen Dinge stehen, die dir ein schlechtes Gewissen bereiten könnten. Du kannst dich also mit ruhigem Gewissen deiner Genesung widmen.

Todo-Liste Krank

Schritt 3: Verschiebe alle weiteren Aufgaben.

Mach deine Todo-Liste leer, sodass wirklich nichts mehr darauf steht. Mich hat es an einem Dienstag erwischt und es war absehbar, dass ich bis Freitag mit Sicherheit nicht ans Arbeiten denken bräuchte. Also habe ich alle meine Aufgaben auf der Todo-Liste auf den Samstag geschoben. Der Samstag ist der Tag, an dem ich meine Todo-Liste bearbeite und die kommende Woche plane.

Auch das hat wieder einen wichtigen psychologischen Effekt. Wenn du krank bist, sollst du dich schonen und auf deine Genesung achten und nicht deine Todo-Liste im Hinterkopf haben.

Schritt 4: Wenn du wieder gesund bist: Eliminiere und delegiere.

Vermutlich wartet da ein ganz schöner Batzen an Aufgaben auf deiner Todo-Liste. Nun heißt es: beinhart aussieben und überlegen, was die wirklich wichtigen Dinge auf der Todo-Liste sind. Was davon muss ich wirklich abarbeiten? Was davon kann ich aber auch eliminieren, automatisieren oder delegieren?

Schritt 5: Lege einen oder zwei Marathon-Tage ein.

Vermutlich werden auch nach dem Eliminieren und Delegieren noch einige wichtige Punkte auf deiner Todo-Liste stehen. Wenn du wirklich schon fit genug bist, dann rate ich dir, einen oder zwei Marathon-Tage einzulegen und all diese Punkte abzuarbeiten. Natürlich kommt das sehr auf deinen Gesundheitszustand und auf dein allgemeines Wohlbefinden an, aber ich finde es besser, diese Dinge einfach schnell abzuarbeiten, als ewig lange auf der Todo-Liste mitzuschleppen.

Wichtig für solche Tage: Verzichte so gut es geht auf Termine und begrenze Störungen so gut es geht. Schließlich sollst du mit der Abarbeitung deiner Todo-Liste ja schnell vorankommen.

Wenn du nach diesen fünf Schritten vorgehst, wirst du deine Todo-Liste schnell wieder im Griff haben.

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Ich will rocken!

Schlussbemerkung

Ich danke dir dafür, dass du diesen Artikel bis zum Ende gelesen hast. Es waren hoffentlich einige wertvolle Tipps für dich dabei, die du umsetzen willst oder vielleicht schon umsetzt.

Wenn du mehr über Produktivität und Selbstmanagement erfahren willst, schaue dich doch mal auf selbstmanagement.rocks um. Ich freue mich, wenn ich dich auf dieser Selbstmanagement-, Zeitmanagement- und Produktivitätsplattform begrüßen darf. Und erst recht, wenn ich dir helfen kann, dich zu einem produktiveren Menschen weiterzuentwickeln und mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge im Leben zu haben.

Deine Zeit ist dein wertvollstes Gut. Also geh achtsam mit ihr um.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

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2018-11-17T14:12:26+00:0011 Kommentare

11 Comments

  1. Tim Gelhausen 20. Mai 2018 um 11:04 Uhr - Antworten

    Mir persönlich hilft die 1-Minute-To-Do-List gerade sehr. Seitdem ich meine Tasks in diese 3 Kategorien einordne, wird Todoist auf einmal deutlich leerer 🙂

  2. Maurinho 23. Mai 2018 um 07:26 Uhr - Antworten

    Danke für den super Artikel!

    • Thomas 24. Mai 2018 um 05:57 Uhr - Antworten

      Freut mich sehr!

  3. Sabine 5. Juli 2018 um 20:47 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas,
    ich habe eben das Video zur 1-Min-to-do-Liste gesehen.

    Wenn ich mir meine To-Do-Liste anschaue, gibt es sehr viel mehr Aufgaben. Zum Beispiel kann es sein, dass ich 4 Leute anrufen und 3 anmailen muss. Das sind ja schon mehr als 6 Aufgaben…Was bezeichnest du denn als Aufgabe?

    Die 1-min-to -do-Liste wirkt sehr charmant, vor allen Dingen der Teil Over-The-Horizon.
    Eine zweite Frage: machst du die Liste jeden Tag neu? Oder jede Woche?
    Herzliche Grüße
    Sabine

    • Thomas 8. Juli 2018 um 08:01 Uhr - Antworten

      Hallo Sabine!

      All die Aufgaben die du beschrieben hast wären bei mir eine einzige und die würde ich „Kommunikation“ nennen.

      Ich arbeite nicht mehr nach dieser Strategie, aber ich habe sie damals fortlaufend (also täglich) bearbeitet.

      lG Thomas

  4. Tim 14. September 2018 um 11:51 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas,

    wenn Du nicht mehr nach dieser Strategie arbeitest, dann scheint Sie ja nicht wirklich gut für Dich zu funktionieren.
    Welche Gründe gab es das du die Strategie gewechselt hast und wie sieht deine Strategie heute aus?

    LG
    Tim

    • Thomas 14. September 2018 um 13:39 Uhr - Antworten

      Hallo Tim!

      Sie hat gut für mich funktioniert und ich kann sie voll und ganz empfehlen.

      Allerdings habe ich mittlerweile einen voll angestellten Mitarbeiter und ein kleines Team um mich. Und dafür gibt es meiner Meinung nach bessere Systeme.

      lG Thomas

  5. Samuel 14. November 2018 um 22:30 Uhr - Antworten

    Hallo Thomas,

    also erstmal: ein dickes Dankeschön für deine ganze Mühe und dein gratis KnowHow. Ich hör mir alle deine Podcasts an: einfach Klasse und sympathisch!!!

    Frage zum Beitrag: ich nutze für mein Leben das Kanban System von meistertask und habe das so aufgebaut wie du das in der 1-Minuten-ToDo-Liste beschrieben hast. Mein System sieht so aus: http://prntscr.com/lifk2i

    Damit bin ich sehr sehr zufrieden und das macht einfach nur Spaß. Aber: wie kann ich das für meine Projekte anwenden? Derzeit sieht das so aus: http://prntscr.com/lifkje

    Ich bin damit nicht ganz zufrieden, hast du eine Idee? Oder wie machst du das mit deinen Projekten um zwischen, Wichtig, Dringend und Wichtig & Dringend zu unterscheiden?

    Danke für deine Meinung/ Inspiration!

    • Thomas 15. November 2018 um 11:51 Uhr - Antworten

      Hallo Samuel!

      Vielen Dank für dein Feedback, freut mich sehr.

      Ich würde an deiner Stelle entweder in den Aufgaben Tags mit den Prioritäten einrichten, dann hast du das schön markiert. Oder du erstellst dir für jede Priorität eine eigene Spalte. Das ist Geschmackssache.

      Ich hoffe dir damit geholfen zu haben.

      lG Thomas

  6. Berna 19. November 2018 um 12:16 Uhr - Antworten

    Ich danke Ihnen für den interessanten Beitrag. Ich empfehle auch immer wieder sich to do lists anzulegen. So hat man immer einen Überblick und man verpasst keine Deadlines.
    Mit besten Grüßen,
    Berna

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