Im heutigen Artikel möchte ich dir ein Tool vorstellen, dass ich sehr oft nutze und das mir bei jedem Einsatz zwar nur ein paar Sekunden Zeit erspart, in Summe ist die Zeitersparnis aber sensationell.

Das Tool worum es heute geht hat den coolen Namen „Phrase Express“.

Was kann Phrase Express?

Im Prinzip ist das recht leicht erklärt. Dieses kleine, aber sehr hilfreiche Tool läuft im Hintergrund, eigentlich ohne, dass du es wirklich wahrnimmst.  Du kannst damit Textbausteine erstellen, die du sehr oft einsetzt.

Als einfaches Beispiel nehmen wir einmal die Signatur unter deinen E-Mails her. Wenn du Freunden mailst wirst du sowas schreiben wie „Liebe Grüße, …“. Wenn du aber deinem Vorgesetzten oder fremden Personen schreibst, wirst du den Text eher so wählen „Hochachtungsvoll, …“ und wenn du deinem Freund oder deiner Freundin schreibst wirst du deine Mails, vermute ich mal, mit „Bussi, …“ beenden.

Und genau für solche Textbausteine ist Phrase Express das optimale Tool. Du speicherst einfach alle drei Signaturen in Phrase Express ab (wie das funktioniert zeige ich dir dann noch) und teilst ihnen kurze Namen zu. Meine Signaturen heißen zum Beispiel „Sig1“, „Sig2“ und „Sig3“. Nun brauche ich bei meinen E-Mails am Ende nur noch „Sig1“ eingeben und schon erscheint bei mir „lG, Thomas“.

Zugegeben, bei diesem Beispiel ist die Zeitersparnis nicht so beachtlich, aber erstens sich 60x 3 Sekunden zu ersparen ergibt auch eine Zeitersparnis von 3 Minuten und zweitens gibt es ja auch noch andere Einsatzbeispiele.

Phrase Express, Zeitersparnis, Zeitmanagement

Beispiele für den Einsatz von Phrase Express

Signaturen

Meine Hochoffizielle Signatur sieht hat schon etwas mehr Text. Hier das Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen,

Thomas Mangold
Tel.: 0676 / XXXXXXXXX
Adresse: XXXXXXXXXXXXXXX XX, XXXX Wien
Homepage: https://selbst-management.biz
Twitter: http://twitter.com/ThomasMangold
Facebook: https://www.facebook.com/TomiMangold

Diesen Text jedes Mal neu zu schreiben, oder aus irgendeinem Dokument zu kopieren würde wohl bedeutend länger dauern als nur „Sig3“ schreiben zu müssen.

Kontodaten

Ich muss relativ oft meine Kontonummer angeben, damit mir Klienten mein Honorar überweisen können, oder aus welchen Gründen auch immer. Auch in diesem Fall ist es recht einfach, denn wenn ich die Buchstaben „KTO“ eingebe, dann erscheinen sofort meine Kontodaten:

Kontoverbindung
Kontonummer: 00000000000
BLZ: 12000
Bank Austria
IBAN: AT8412000XXXXXXXXXXX
BIC: XXXXXXXX

Templates

Gibt es Texte die du sehr oft benötigst. Zum Beispiel E-Mail-Anfragen, die immer wieder gleich sind. Auch dann ist Phrase Express optimal für dich.

Ich für meinen Teil bekomme zum Beispiel oft Anfragen zu meiner Tätigkeit als Sport-Mentaltrainer. Im Prinzip geht es bei diesen E-Mails immer ums gleiche (Was kostet es? Wie läuft es ab? Usw.). Anstatt immer wieder dieselben Antworten zu schreiben, gebe ich mein PharseExpress-Kürzel ein und schon kommt eine ganze E-Mail-Vorlage.
In diese brauche ich dann nur noch die Namen ergänzen und fertig!

XING Kontaktanfragen

Oft suche ich nach interessanten Kontakten bei XING (hier übrigens mein Profil: https://www.xing.com/profile/Thomas_Mangold3). Finde ich wem, dann schreibe ich ihn an. Viele tun das mit einem Zweizeiler, was zwar zeitsparend ist, ich aber sehr unhöflich finde. Hier als Beispiel mein Text wenn ich wem anschreibe:

Hallo

[Name]!

Ich erweitere gerade meine Kontakte bei XING und bin dabei über dein Profil gestolpert. Ich finde es sehr ansprechend und denke, dass wir viele gemeinsame Interessen haben.

Ich würde mich sehr freuen wenn du mich als Kontakt bestätigen würdest, damit wir unsere Erfahrungen zukünftig austauschen können.

Mehr über mich erfährst du auf meinem Profil, oder in meinem Hauptblog https://selbst-management.biz!

Solltest du Fragen an mich haben, so zögere nicht diese zu stellen.

Ich hoffe wir können zukünftig möglichst viel voneinander profitieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Thomas

Diese Vorlage gibt es in zweifacher Form. Einmal unter dem Kürzel „XINGdu“ wie hier oben in der Du-Form, und dann noch unter „XINGsie“ in der Sie-Form.

Wo bekommt man PhraseExpress?

Bevor ich dir zeige wo du dieses geniale Tool downloaden kannst, noch eine gute Nachricht: PhradeExpress ist für Privatanwender kostenlos!

Mehr über PhraseExpress erfährst du unter http://www.phraseexpress.com/de/!

Dort kannst du dir das Tool auch Downloaden.

Übrigens gibt es dasselbe Tool auch für den MAC, da heißt es dann aber TextExpander (http://smilesoftware.com/TextExpander/index.html)!

Fazit für das Selbstmanagement: Zeitersparnis

Ich hoffe dir mit diesem Artikel und diesem Tool wieder ein wenig Zeit erspart zu haben. Klar, hier sind es immer nur ein paar Sekunden, bzw. Minuten pro Tag an Zeitersparnis.

Aber wie meine Mutter schon immer gesagt hat „wer das Kleine nicht ehrt, ist das große nicht Wert“. Und da dieses Tool kostenlos ist, hat es sicher einen großen Mehrwert.

Ich verwende PhraseExpress oft für die kleinen Dinge wie z.B. Signaturen und dergleichen, aber eben auch oft für größere Dinge wie E-Mail-Tempates. Ich hab mir in der letzten Woche einmal grob notiert wie viel Zeit ich mir durch den Einsatz dieses Tools erspart habe und komme so auf einen Wert von 45 bis 60 Minuten pro Woche.

Eine ganz ordentliche Leistung wie ich finde.

Mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen - mit meiner Not-Todo-Liste

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

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