14 Tipps für einen cleveren Umgang mit dem Kalender

Wie sieht dein Umgang mit dem Kalender aus? Hast du deine Termine und Meetings jederzeit im Überblick? Unterstützt dich dein Kalender dabei, produktiv arbeiten zu können? Oder ist er total vollgefüllt und besteht aus vielen überlappenden Terminen und Verabredungen?


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Die meisten Menschen, die ich kenne, nutzen den Kalender, um sich von anderen vorschreiben zu lassen, wann sie was zu tun haben. Wenn du nicht zu diesen Menschen gehören willst, dann habe ich jetzt 14 simple und einfache Tricks für einen sinnvollen Umgang mit dem Kalender.

Ganz am Ende des Artikels hast du dann auch noch die Möglichkeit, dir ein PDF herunterzuladen, in dem ich dir 3 Automatisierungs-Tools für deine Termine vorstelle.

14 Tipps im Umgang mit dem Kalender

Tipp 1: Führe nur einen einzigen Kalender

Die Verwendung mehrerer Kalender führt lediglich zu Missverständnissen. Daher empfehle ich dir, nur einen einzigen Kalender zu nutzen.

Du kannst dir natürlich einen Kalender zum Händisch-Reinschreiben zulegen, allerdings hat der den Nachteil, dass du den vermutlich nicht immer bei dir hast, und wenn er verschwindet, sind mit ihm auch all deine Termine weg.

Daher empfehle ich, einen Online-Kalender (wie zum Beispiel den Google-Kalender) zu nutzen. Der große Vorteil dieses Kalenders:

  • Er synchronisiert sich automatisch mit allen Geräten.
  • Die Termine sind in der Cloud gesichert! Also auch wenn dir ein Gerät mal abhanden kommt, sind deine Termine noch immer da.
  • Du hast von jedem Gerät mit Internetverbindung Zugriff darauf.
  • Auch andere können, wenn du das willst, auf deinen Kalender zugreifen (z.B. Familie oder Mitarbeiter).

Tipp 2: Trage alle Terminvereinbarungen sofort in deinen Kalender ein

Öffne sofort nach jeder Terminvereinbarung deinen Kalender und trage dir den entsprechenden Termin ein. Verschiebst du es auf später, ist die Gefahr groß, dass du es vergisst, und das kann dann sehr peinlich und unangenehm werden.

Tipp 3: Der Kalender ist für Termine da, nicht für Notizen

Die Versuchung, auch Aufgaben, Notizen oder To-dos in deinen Kalender zu schreiben, ist recht groß, trotzdem solltest du ihr widerstehen. Der Grund ist einfach: Wenn du all diese Dinge im Kalender notierst, wird alles sehr schnell sehr unübersichtlich. Daher sollte die Regel „In den Kalender kommen nur Termine und sonst nichts“ stets beachtet werden.

Tipp 4: Arbeite mit Pufferzeiten

Ein Meeting, eine Veranstaltung oder eine Verabredung kann immer länger dauern, als man erwartet. Daher ist es besonders wichtig, dass du mit Pufferzeiten arbeitest, um unnötigen Stress zu vermeiden. Ist der Termin pünktlich beendet, hast du etwas Freizeit oder Zeit für deine anderen Aufgaben. Dauert er länger als erwartet, ersparst du dir viel Stress.

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Tipp 5: Beachte Transferzeiten

Wenn Termine örtlich voneinander getrennt stattfinden, darfst du das auf keinen Fall vergessen. Auch hier gilt es, die Transferzeit wieder großzügig zu berechnen, denn Staus und Verspätungen sind schneller da, als man denkt.

Tipp 6: Erlaube keine Terminkonflikte

Vermeide unbedingt sich überlappende Termine, denn du kannst nicht an zwei Orten gleichzeitig sein, oder? Terminkonflikte bedeuten einen enormen Stresslevel und daher solltest du sie unbedingt vermeiden.

Tipp 7: Du kannst auch absagen, wenn du schon zugesagt hast

Es ist ganz allein deine Zeit und du bestimmst, was damit passieren soll. Wenn etwas mit höherer Priorität hereinkommt, dann sage ab oder verschiebe den Termin. Das ist vollkommen okay, du musst es dir nur selbst erlauben.

Tipp 8: Blocke Zeit für deine Arbeit

Wenn du den Kalender mit Terminen zupflasterst, wann wirst du dann deine Projekte, Aufgaben und To-dos bearbeiten? Schließlich will auch das erledigt werden, oder?

Ich blocke daher im Vorhinein die nötige Zeit, die meine Projekte und Aufgaben benötigen, und erst dann mache ich mir entsprechende Termine für Verabredungen und Meetings aus.

Tipp 9: Blocke Zeit für deine Pausen

Vor allem die Mittagspause ist etwas, das gerne gestrichen wird, wenn es mal eng wird. Um über den gesamten Tag produktiv zu bleiben, musst du aber Pausen machen. Daher empfehle ich dir, diese fest in deinen Tagesablauf einzuplanen, um die entsprechenden Erholungsphasen zu haben.

Tipp 10: Blocke Zeit für Sport, Erholung und Regeneration

Du brauchst auch Zeit, um deine Akkus aufzuladen. Wenn du körperlich und geistig nicht fit bist, kannst du auch nicht produktiv sein. Außerdem sollte dir deine Gesundheit wichtig genug sein, um diese Dinge einzuplanen. An allererster Stelle musst zunächst mal du und deine Gesundheit stehen und dann erst alles andere!

Tipp 11: Starte früh in den Tag

Frühaufsteher haben es leichter, produktiver zu sein. Der Grund ist ganz einfach: Am Anfang des Tages lässt es sich viel fokussierter und ungestörter arbeiten, denn der Großteil der Menschheit schläft um diese Zeit noch.

Versuche also, so früh wie möglich in den Tag zu starten (wie das funktioniert, verrate ich dir in diesem Buch).

Tipp 12: Setze eine Endzeit für deine Arbeit fest

Irgendwann muss der Arbeitstag ein Ende haben. Legst du diese Zeit nicht im Vorhinein fest, wirst du immer wieder lange Abende oder Nächte im Büro verbringen, anstatt eine schöne Zeit mit deiner Familie und deinen Freunden zu haben. Soziale Kontakte sind enorm wichtig für dein Wohlbefinden, also nimm sie auch wahr.

Tipp 13: Setze Regeln für Meetings fest

Wenn du der Chef bist, dann kannst du sie ohnehin festlegen. Falls nicht, schlage sie einfach beim nächsten Meeting vor:

  1. Kein Meeting ohne Agenda oder Tagesordnung.
  2. Setze ein knappes Zeitlimit (30-60 Minuten), dann müssen sich alle Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren.
  3. Halte Meetings im Stehen ab, das fördert die Produktivität.

Tipp 14: Analysiere deine alten Termine

Setze dich zumindest einmal pro Monat hin und überprüfe die Termine der vergangenen vier Wochen anhand folgender Punkte:

  • Wo sind Zeitfresser versteckt, die du in Zukunft vermeiden solltest?
  • Welche der Termine waren wichtig und welche unwichtig?
  • Gibt es Termine, die zu eliminieren sind?
  • Gibt es Termine, die zu automatisieren sind?
  • Gibt es Termine, die zu delegieren sind?

So schaffst du dir in der Zukunft extrem viel Zeit!

BONUS: 3 Automatisierungs-Tools für deine Termine

Dieses Angebot ist leider abgelaufen. Sorry!

Fazit für dein Selbstmanagement

Achte sehr auf deinen Umgang mit dem Kalender und mit deinen Terminen. Bist du nicht der Herr darüber, wird der Stress-Level sehr hoch sein und über längere Zeit die Burnout-Gefahr ebenfalls. Also lass dich nicht zu einer Marionette machen!

Ich hoffe, diese 14 Tipps im Umgang mit dem Kalender helfen dir, um der Entscheidungsträger über deine Zeit zu sein.

Solltest du weitere Tipps oder Erfahrungen für einen cleveren Umgang mit dem Kalender haben, freue ich mich sehr, wenn du mir einen Kommentar hinterlässt.

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße,

Thomas

P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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Bildrechte: bahrialtay / dollarphotoclub.com

2017-08-24T15:23:09+00:0014 Comments

14 Comments

  1. Christian 8. November 2015 at 11:31 - Reply

    Hallo Thomas,

    danke für die Tips zum Umgang mit dem Kalender. Im wesentlichen lebe ich einen Teil der Tips schon und kann ihre Wirksamkeit bestätigen.

    Zu der ersten Regel, nur einen Kalender zu pflegen, sehe ich bei mir das grösste Probleem.
    Im Unternehmen haben wir Lotus, zu Hause den Papierkalender der Familie.
    Einen digitalen Familienkalender mit dem 4 Personen arbeiten und der gleichzeitig für die anderen meine dienstlichen Termine anzeigt, habe ich noch nicht gefunden. Ausserdem kann meine Frau mit den Übersichten der dgitlen

  2. Christian 8. November 2015 at 11:35 - Reply

    Hallo Thomas,

    danke für die Tips zum Umgang mit dem Kalender. Im wesentlichen lebe ich einen Teil der Tips schon und kann ihre Wirksamkeit bestätigen.

    Zu der ersten Regel, nur einen Kalender zu pflegen, sehe ich bei mir das grösste Probleem.
    Im Unternehmen haben wir Lotus, zu Hause den Papierkalender der Familie.
    Einen digitalen Familienkalender mit dem 4 Personen arbeiten und der gleichzeitig für die anderen meine dienstlichen Termine anzeigt, habe ich noch nicht gefunden. Ausserdem kann meine Frau mit den Übersichten der dgitalen Kalender nichts anfangen.
    Das macht die Planung nicht leichter, zumal der Lotuskalender nur am Rechner und auf dem dienstl, BB angezeigt wird, nicht aber af meinen privaten Geräten.
    Hast Du einen Tip, der dabei helfen könnte?

    Christian

    • Thomas 8. November 2015 at 11:42 - Reply

      Hallo Christian!

      Wow das ist eine schwierige Angelegenheit. Ich kenne den Lotus-Kalender nicht, aber ich kann euch nur den Google-Kalender empfehlen. Der ist auch wirklich nicht schwer zu bedienen und jeder kann von überall aus darauf zugreifen.

      Sorry, dass ich dir da nicht mehr sagen kann. Aber vielleicht hat ja eine meiner Leserinnen und Leser noch einen Tipp.

      lG Thomas

    • Norman 5. Juni 2017 at 07:50 - Reply

      Hallo Christian,

      auch wenn wir schon 2017 haben, antworte ich noch, vielleicht verfolgst du ja noch diesen Blog. Privat nutzen wir einen Kalender von Outlook.com verbunden mit einer Familienadresse und all unseren Kontakten. Unsere mobilen Geräte, IPhones, Laptop, PC, Handy der Tochter synchronisieren sich mit diesem Kalender und mit deren Kontakten. Dieser Kalender ist auch Gleichzeitig unserer Standardkalender.

      Auf der Arbeit nutze ich Outlook mit einem separaten betrieblichen Kalender. Grundsätzlich sendet meine Frau oder auch ich mir private Termin immer auch an meinen betrieblichen Account. Die privaten Termine übernehme ich dann in meinen dienstlichen Kalender und kennzeichne diese als privat. Wenn es Termine sind, an denen ich nicht teilnehmen muss, z.B. Ein Termin meiner Frau, kennzeichne ich diesen neben privat als frei, sodass Kollegen hier kein „beschäftigt“ sehen. Zudem habe ich mir eine Regel eingerichtet, die privat markierte Termin sofort einer Kategorie mit der Farbe gelb zuweist. So sehe ich alle privaten Termin sehr übersichtlich in meinem Dienstkalender. Umgekehrt kann ich natürlich auch eine Termineinladung an unseren Familenkalender senden. ist aber was das Ändern angeht erhebt umständlich.

      Vg aus Köln

      Norman

      • Thomas 5. Juni 2017 at 10:36 - Reply

        Danke für dein Feedback Norman.

        lG Thomas

  3. Ewald 8. November 2015 at 15:35 - Reply

    Den meisten Regeln kann ich etwas abgewinnen und ich handhabe sie auch so.

    Einer „Regel“ muss ich allerdings vehement widersprechen.

    Ich halte es für sehr sinnvoll, bestimmte Aufgaben im Terminkalender einzutragen.

    Das betrifft zum Einen Aufgaben, die einen Termin haben, weil sie zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen. Das ist dann einem normalen Termin gleichzusetzen.

    Und dann habe ich sehr gute Erfahrungen damit gemacht, für Aufgaben eine bestimmte Zeit festzusetzen. Diese trage ich im Kalender ein. Wenn die Zeit gekommen ist, widme ich mich der Aufgabe.

    Wenn man so wie ich Termine gerne peinlichst einhält, dann hilft das, bestimmte Dinge auch wirklich zu erledigen.

    Ich verwende auch den Google Kalender und habe für Aufgaben einen eigenen Kalender mit einer bestimmten Farbe angelegt So sehe ich sofort, dass es sich um eine Aufgabe und nicht um einen normalen Termin handelt.

    • Thomas 8. November 2015 at 19:03 - Reply

      Hallo Ewald!

      Das mache ich auch so, allerdings verwende ich ToDoist dafür. Auch dort kann ich Aufgaben terminieren.
      Aber wenn du einen eigenen Kalender für deine Aufgaben verwendest ist das auch okay.
      Jeder muss halt seinen eigenen Workflow finden.

      lG Thomas

  4. Feichtinger johann 11. November 2015 at 00:14 - Reply

    Hallo Thomas!

    Dein neues Audio – Format finde ich ausgezeichnet.
    Ich bin ein Typ,
    der vom Gehoerten und Gesehenen mehr profitiert als nur vom Gelesenen.
    Deine Kalendertipps sind fuer mich, obwohl ich schon in Pension bin, ebenso sehr wertvoll. Man hat ja immer was zu tun.
    Freue mich schon auf deinen naechsten Artikel.

    LG. Hans

    • Thomas 11. November 2015 at 07:48 - Reply

      Hallo Hans!

      Super, freut mich.
      Vielen Dank für dein Feedback.

      lG Thomas

  5. Sebastian Prohaska 11. November 2015 at 22:21 - Reply

    Lieber Thomas,

    gute und vollständige Liste. Ich habe lange Jahre gebraucht um die Wichtigkeit dieser Regeln zu verstehen.

    Liebe Grüße,
    Sebastian

  6. Pierre 19. November 2015 at 23:35 - Reply

    Hallo Thomas,

    Du bist ja noch angestellt, oder? Was machst du denn, wenn du in deinem Job einen Termin bekommst? Leitest du ihn an deinen Google Kalender weiter?

    Vielen Dank für die Antwort und deinen Podcast!

    Viele Grüße,
    Pierre

    • Thomas 20. November 2015 at 13:44 - Reply

      Hallo Pierre!

      Ja noch bis zum 31.12. 😉

      Ja genau, auch diese Termine kommen in den Google-Kalender.

      lG Thomas

  7. Tom Oberrauner 1. Juli 2017 at 16:22 - Reply

    Hi Thomas,

    tolle Tipps, die Du da zusammen gestellt hast. Ich habe mir gleich Tipp 1 zu Herzen genommen und mein „chaos“ mit diversen Google Kalender richtig organisiert und alles nur noch in einem einzigen.

    Eine Frage habe ich zu Deinem Umgang mit Erinnerungen wie z.B. Termin für Untersuchung im September ausmachen. Ich gehe momentan so vor, dass ich mir einen Termin in den Kalender eintrage, der mich daran erinnert. Ich habe schon einmal überlegt, es in eine To-Do List einzutragen, jedoch gefällt mir im Kalender der Zeitliche Aspekt.

    Viele Grüße,
    TOm

    • Thomas 2. Juli 2017 at 09:08 - Reply

      Hallo Tom!

      Vielen Dank für dein Feedback.

      Ja das kannst du gerne im Kalender machen. Ich mache es mit ToDoist. Wenn ich im September einen Termin für eine Untersuchung ausmachen soll, dann kommt eine Aufgabe für den 1. September in den ToDoist.

      lG Thomas

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