Warum Meistertask? Meine 7 Gründe

Warum Meistertask? Bisher habe ich mich gegen sogenannte Kanban-Systeme (was das ist, erkläre ich dir gleich noch) gewehrt. Die Hauptgründe: Die meisten dieser Tools waren für mich unhandlich, nicht intuitiv und nebenbei noch ziemlich hässlich. Seit einigen Wochen teste ich nun Meistertask und ich wurde positiv überrascht. Daher erkläre ich dir nun meine sieben Gründe, warum ich nun doch ein Kanban-System für meine Projekte nutze.


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Wie ich bisher vorgegangen bin

Bisher habe ich meine Projekte mit Evernote und ToDoist geplant und vorbereitet. Zunächst entstand eine „Liste der nächsten Schritte“ zu jedem Projekt in Evernote und dann wurden die Aufgaben zu ToDoist übertragen. Ein System, das für mich super funktioniert hat und mit dem ich extrem produktiv war.

Nun stehe ich aber vor der Herausforderung, mit einem Team arbeiten zu dürfen, und da stößt dieses System an seine Grenzen.

Ich habe mich auch davor mit Kanban-Systemen beschäftigt (z.B. mit Trello), aber so wirklich anfreunden konnte ich mich nie damit. Für mich waren diese Tools allesamt nicht intuitiv genug und auch ziemlich hässlich.

Lass uns aber an der Basis beginnen, denn nicht alle werden mit dem Begriff Kanban-System etwas anfangen können.

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Was ist ein Kanban-System?

Ich fokussiere mich hier mal auf die harten Fakten, wenn du mehr dazu wissen willst, empfehle ich dir, auf Wikipedia nachzulesen.

Eine Kanban-Tafel ist ein System aus Karten und Spalten. Das einfachste Kanban-System sind die Spalten „Aufgaben“, „in Arbeit“, „erledigt“. Alle deine Aufgaben, die du in Planung hast, kommen auf Karten und zunächst mal in die Spalte „Aufgaben“. Wenn du beginnst, eine Aufgabe abzuarbeiten, schiebst du die Karte weiter in die Spalte „in Arbeit“. Ist die Aufgabe erledigt, landet die Karte in der Spalte „erledigt“.

So weit, so einfach! Im Video findest du noch einige komplexere Systeme.

Die Vorteile eines solchen Systems sind:

  • Eine bessere Visualisierung des Arbeitsprozesses
  • Eine Begrenzung unfertiger Aufgaben
  • Die Arbeit durchläuft Spalten (was vor allem bei Arbeiten im Team von Vorteil sein kann)
  • Eine leichtere Überwachung, Anpassung und Verbesserung der Prozesse

Für visuelle Typen ist das auf alle Fälle eine tolle Sache und natürlich auch, wenn man Projekte im Team bearbeitet. Denn so haben alle Teamteilnehmer immer einen klaren Überblick, was im Projekt noch zu tun ist, was gerade in Arbeit ist und was schon erledigt ist.

Das Video zu diesem Artikel

Ich empfehle dir sehr, dir dieses Video anzusehen, denn darin stelle ich dir die wichtigsten Funktionen von Meistertask kurz vor.

Warum Meistertask? Meine 7 Gründe

Grund 1: Die Verbindung zwischen Mindmeister und Meistertask

Mindmeister ist eine Mindmap-Software, die optimal mit Meistertask zusammenspielt. Du kannst damit deine Projekte im Team anhand einer Mindmap von der Grundidee an wachsen lassen. Für sich alleine schon ein wirklich geniales Tool.

Warum ich dir das in Zusammenhang mit Meistertask erzähle? Ganz einfach, du kannst schon in den Mindmaps jedem einzelnen Teammitglied Aufgaben zuordnen und du kannst ganz einfach (mit ein paar Klicks) aus so einer Mindmap ein Board in Meistertask anlegen.

Eine wirklich geniale Sache und einer der Hauptgründe, warum Meistertask so genial ist.

Ein einfaches Anwendungsbeispiel sind meine Podcast-Interviews. Um diese so spannend wie möglich zu machen, bitte ich meine Interviewpartner um interessante Fragen, die ich ihnen stellen könnte. Dazu nutze ich Mindmeister. Sowohl mein Interviewpartner als auch ich können dann das Interview planen und spannende Ideen und Fragen entwickeln.

Grund 2: Die Automatisierungsmöglichkeiten

Die Frage lautet ja, warum Meistertask? Ein weiterer gewichtiger Grund sind die Automatisierungsmöglichkeiten. Wird eine „Karte“ von einer Spalte in eine andere verschoben, kann das automatisch weitere Aktionen initiieren, die voll automatisiert ablaufen.

Hier ein paar Beispiele:

  • Aufgabe zuweisen:
    Die Aufgabe einfach einem anderen Teammitglied zuweisen
  • Karte auf „abgeschlossen“ oder „archiviert“ stellen
  • Aufgabe verschieben:
    Die Aufgabe in eine andere „Section“ (= Spalte) verschieben
  • E-Mail senden:
    Vollkommen automatisiert eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger senden
  • Fälligkeitsdatum setzen oder entfernen
  • Der Aufgabe Tags hinzufügen
  • Zeiterfassung der Aufgabe starten und stoppen
  • Slack-Nachricht senden
  • Office-365-Gruppe benachrichtigen

Diese Section-Actions sind wirklich genial. So kann ich meinem Assistenten eine Aufgabe nur durch ein Verschieben der Karte in eine neue Section (Spalte) zuweisen und ganz nebenbei messen, wie viel Zeit er für die Erledigung braucht. Ist er mit der Aufgabe fertig, verschiebt er sie seinerseits in eine neue Section und diese sendet mir eine Slack-Nachricht, dass er die Aufgabe fertiggestellt hat und ich sie überprüfen kann.

Warum Meistertask? Ganz einfach, wegen der genialen Section Actions.

Grund 3: Nutzung in Teams

Ich habe diesen Vorteil nun ja schon des Öfteren genannt. Es lassen sich mit Meistertask und Mindmeister nicht nur einfach Ideen und Projekte entwickeln, sondern du kannst auch gleich die Abarbeitung planen.

Wer macht was bis wann?

Mit Meistertask ist die Planung absolut einfach und übersichtlich zu gestalten.

Grund 4: Es ist einfach und trotzdem schön

Sieh dir doch einfach mal die Screenshots an. Meistertask ist vom Design her wirklich schön, intuitiv und übersichtlich gestaltet. Die eine oder andere Funktion ist möglicherweise ein wenig versteckt, aber du lernst locker in 30 Minuten, mit diesem Tool umzugehen. Und zwar bis ins Detail!

Warum Meistertask? Weil es schön und einfach ist!

Grund 5: Es ist ein deutsch-österreichisches Unternehmen

Büros in München und in Wien, Serverstandort (was für rechtliche Fragen extrem wichtig ist) in Frankfurt und ein deutschsprachiger Support (ohne Zeitverschiebung), um nur einige Vorteile zu nennen.

Ganz abgesehen davon ist es dringend an der Zeit, mal Softwareschmieden aus dem deutschsprachigen Raum zu unterstützen, die sich der Übermacht aus dem Silicon Valley entgegenstellen.

Betrachtet man die Nachteile, die Trello mit Serverstandort und Firmensitz in den USA mit sich bringt, sollte auch die Herkunft eine Rolle spielen.

Warum Meistertask? Weil es rechtlich auf sicheren Beinen steht!

Grund 6: Weil du einfach wechseln kannst

Du bist bei Trello oder Asana und scheust den Umstieg, weil er dir zu mühsam vorkommt? Da kann ich dir die Angst nehmen, mit ein paar Klicks hast du deine Boards übersiedelt.

Grund 7: Die mobilen Apps sind super

Sowohl für Meistertask wie auch für Mindmeister gibt es super Apps für das Smartphone oder Tablets. Auch diese sind einfach zu bedienen und haben ein tolles Design.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum du Meistertask nehmen solltest.

Warum Meistertask

Warum Meistertask – das Fazit

Wird Meistertask nun ToDoist ersetzen? Nein, das nicht, aber ich denke, die beiden Tools ergänzen sich super. ToDoist ist super für die alltäglichen Aufgaben und kleinere Projekte die auf meiner Todo-Liste stehen, Meistertask für größere Projekte und Aufgaben sowie bei Dingen, die im Team konzipiert werden.

Alle Mitglieder von SelbstmanagementRocks dürfen sich auf einen tollen Kurs über Projektplanung mit Mindmeister und Meistertask freuen. Veröffentlichungstermin wird voraussichtlich Q1 2018 sein.

Falls ich dein Interesse für Meistertask wecken konnte, habe ich für meine Leserinnen und Leser noch ein tolles Angebot. Mit dem Rabattcode MANGOLD kannst du dir 15 % auf die Pro-Version sichern.

Hier geht es zu Meistertask!

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

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2018-05-20T09:20:39+00:00 17 Comments

17 Comments

  1. Patrick 3. Dezember 2017 at 11:48 - Reply

    Hi Thomas,

    ich habe lange Zeit Trello privat genutzt und Asana geschäftlich. Seit einiger Zeit bin ich aber auch zu MeisterTask gewechselt. Das schöne ist die Importfunktion, sodass alle Boards aus Trello einfach importiert werden. Neben der ansprechenderen Optik ist die Zeiterfassung natürlich ein tolles Feature. Mit den Section Actions, die du im Video erläuterst, habe ich mich bislang wenig befasst, bin aber erstaunt, welche Power dahinter versteckt ist.

    Mich würde interessieren, inwieweit du Evernote durch MeisterTask + MeisterMind ersetzt hast? Checklisten usw. alles auf MeisterTask umgezogen und Evernote nur noch als Dokumentenablage? Auf meinem Mac habe ich derzeit noch Trello, MeisterTask und Evernote laufen. Da die Projektmanagementtools allerdings noch kein OCR können, liegen die Dokumente weiterhin in Evernote?

    Viele Grüße und danke für den tollen Einblick
    Patrick

    • Thomas 3. Dezember 2017 at 11:52 - Reply

      Hi Patrick!

      Ja die Section Actions sind extrem genial.

      Nein meine Checklisten liegen bei Evernote und da werden sie vermutlich auch bleiben.

      Ich nutze Meistertask nur für die Umsetzung meiner Projekte. Sicherlich wird es Sinn machen mit der einen oder anderen Checkliste zu Meistertask umzuziehen.

      Aber da muss ich noch den richtigen Workflow finden.

      lG Thomas

  2. bea 5. Dezember 2017 at 09:56 - Reply

    Danke Thomas,
    hab Meistertask genutzt (nicht mit den Aktionen) – wollte nun auf Trello umsteigen, da immer mehr Teammitglieder (Freelancer) sagen „Ich nutz schon Trello, wieso noch was anderes“. Hab nun meine ersten Boards in Trello angelegt, mir fehlt aber das, so wie du das auch beschreibst, tolle Design. Bin zwischen den Stühlen…
    Liebe Grüße
    bea

    • Thomas 5. Dezember 2017 at 10:09 - Reply

      Hallo Bea!

      Das haben bei mir auch ein paar Freelancer gesagt, aber das ist mir herzlich egal.
      Ich bin der Auftraggeber und ich lege die Tools fest ;).

      lG Thomas

      • Bea Pircher 5. Dezember 2017 at 10:11 - Reply

        Gute Einstellung – danke Thomas!
        Mindmeister ist das Tool, das ich schon am längsten und am regelmässigsten nutze und nun hab ich im Video noch die Verbindung gesehen zu Meistertask – super – Meistertask hat wieder eine aktive Nutzerin mehr! Danke!!!

        • Thomas 5. Dezember 2017 at 10:16 - Reply

          🙂 freut mich sehr!

  3. Michael Bährle 6. Dezember 2017 at 22:56 - Reply

    Hallo Thomas,
    vielen Dank für den Artikel. Habe mir MeisterTask angesehen und finde das Programm echt stark. Aber der Workflow macht mir auch Sorgen, verzetteln will ich mich eigentlich nicht. Evernote will ich nicht missen, kann es aber derzeit aus Gründen des Datenschutzes nur für meine privaten Notizen verwenden. Evernote arbeitet aber immerhin zusammen mit Nozbe, ein gutes GTD-Taskprogramm, dessen Srver in Deutschland stehen, und das ich deshalb auch beruflich nutzen kann. Jetzt käme noch MeisterTask dazu. Die Kanban-Methode ist m.E. Für die Projektarbeit super. Aber es fehlt die Verzahnung zu Nozbe. Die pro-Version habe ich noch nicht im Einsatz, aber lässt sich die Verzahnung eventuell mit sectionaction erreichen, indem E-Mails an die Nozbe-Adresse versendet werden, wenn eine Aufgabe fällig wird? Gleiches würde ja auch für Evernote gelten. Wenn Du einen Lösungsweg gefunden hast, wäre ich auch daran interessiert. Viele Grüße Michael

    • Thomas 7. Dezember 2017 at 07:01 - Reply

      Hallo Michael!

      Über die Section-Action Mail-Versand ist das natürlich möglich. Aber ich denke es werden da noch elegantere Lösungen kommen.
      Schreibe doch einfach den Support von Meistertask an und teile ihnen deine Wünsche mit.

      Mit Zapier kannst du auf alle Fälle auch Verknüpfungen herstellen: https://zapier.com/apps/integrations (sowohl zu Evernote, wie auch zu Nozbe).

      Ich hoffe das hilft dir.

      lG Thomas

  4. Christoph 14. Dezember 2017 at 21:51 - Reply

    Hallo Thomas, danke für den Podcast zu Meistertask. ich selbst nutze Meistertask auch bereits ein paar Monate (bin von Trello gewechselt). Leider habe ich in der letzten Zeit festgestellt, dass die Apps nicht ganz synchron zur Desktop-Version arbeiten. Nachdem du die Apps extra im Podcast erwähnt hast, wollte ich dich fragen ob du das auch feststellen konntest oder bist du „rundum zufrieden“ auch mit den Apps. PS: Ich nutze sowohl iOS und Android-App und die Taskanzahl war bei beiden Apps unterschiedlich. Das ist leider etwas schade.

    • Thomas 15. Dezember 2017 at 06:05 - Reply

      Hallo Christoph!

      Hab es gerade nochmal überprüft und bei mir passt alles. Hast du schon mal den Support kontaktiert?

      lG Thomas

  5. Harry 20. Januar 2018 at 21:19 - Reply

    Hallo Thomas

    Wo kann man den Promocode eingeben? Wenn ich über den App Store von Apple gehe, dann habe ich nur die Möglichkeit den gesamten Jahresbeitrag freizugeben. Ein promocode kann man nicht eintragen.

    • Thomas 21. Januar 2018 at 08:27 - Reply

      Hallo Harry!

      Dazu musst du das Tool über die Meistertask Webseite kaufen.

      lG Thomas

  6. Lilit Schoo 14. Februar 2018 at 15:55 - Reply

    Hallo Thomas! Danke für den interessanten Beitrag! Haben wir eine Chance, Sie zu überzeugen, sich Bitrix24.de anzuschauen? Wir sind eine kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement Plattform mit unbegrenzter Anzahl an Aufgaben und Projekten. Bitrix24 bietet Kanban und solche Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung in Aufgaben und Rechnungen kostenlos an. Außerdem steht das Kundenverwaltungssystem (CRM) mit Automatisierungen zur Verfügung. Wir sind nicht so groß, nur 3 Millionen Nutzer, aber wir denken, wir sind eine gute kostenlose Lösung, wo man effizient mit Aufgaben und Projekten arbeiten kann. Nicht schlecht, oder?

  7. Florian Müller-Möll 17. April 2018 at 15:36 - Reply

    Auf die Empfehlung hin, habe ich MeisterTask heruntergeladen und von Trello alles importiert. Alles schön und bunt, aber..

    Ich habe in meinen Projekten teilweise mehrere Checklisten, z.B. Material, Personal, sonstiges usw. Im MeisterTask haben ich jetzt eine unübersichtliche elendlange Liste mit 86 Punkten ohne „Punkt und Komma“, keine Unterteilung und die erledigten Punkte kann ich nicht ausblenden.

    Meine Recherche hat dazu leider kein zufriedenstellendes Ergebnis gebracht.

    Heißt das, ich muss mich anders für die Nutzung organisieren und kann meine Trello-Projekte nicht übernehmen?
    …oder habe ich es nur nicht gefunden?

    LG aus dem, sonnigen Hannover

    • Thomas 17. April 2018 at 16:56 - Reply

      Hallo Florian!

      Vielen Dank für deine Frage, bei der ich dir aber leider nicht helfen kann, weil ich nie mit Trello gearbeitet habe.

      Ich kann dir aber nur empfehlen dich an den Meistertask-Support zu wenden, die sind sehr flott und können dir da ziemlich sicher helfen.

      Liebe Grüße aus dem ebenfalls sonnigen Wien,
      Thomas

  8. Barbara Beyer 19. Juni 2018 at 22:21 - Reply

    Hallo Thomas,
    Ich teste gerade Meistertask und bin schon recht begeistert. Nun habe ich eine Frage, ob es wohl auch möglich ist, wenn ich mehrere Projekte habe, deren Fortschritt in einem Dashboard zu sehen. Also P1 ist zu 10% P2 bereits zu 50% erledigt und P3 ist zu 100% erledigt? Bzw. dass ich in einer Gesamtübersicht alle offenen Projekte und deren Fortschritt sehen kann?
    Könnte ich ggf. das so einstellen, dass ich sehe, dass ich z.B. X Projekte in der Abrechnung habe? Oder kann ich nur jedes Projekt für sich abrufen?

    Noch eine Frage in Bezug auf Evernote. Kannst Du Dir vorstellen, dass man Evernote wie eine Art Ersatz DMS aufbaut?

    Herzliche Grüße aus Rheinhessen
    Barbara

    • Thomas 20. Juni 2018 at 05:32 - Reply

      Hallo Barbara!

      Soweit ich es weiß, ist das (noch) nicht möglich. Eventuell kommt es mit der neuen Version heraus.
      Du kannst das im Moment glaube ich nur in den Statistiken zu den einzelnen Projekten sehen.

      Ich habe mit DMS nicht viel Erfahrung, aber ich denke schon das es möglich ist.

      lG THomas

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