Wissensmanagement und Prozessoptimierung

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Unternehmen müssen Gewinne erwirtschaften, weshalb effizient gewirtschaftet werden muss. Wissensmanagement ist nicht neu, aber durch die technischen Möglichkeiten und den einfachen Zugriff auf unendlich viele Informationen wird der Umgang mit dem Know-how zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg einer Firma. Das gilt für alle. Sowohl die Gründerin eines Startups als auch der Geschäftsführer eines seit langer Zeit bestehenden Unternehmens müssen sich diesem Thema stellen. Es gibt keine Ausnahmen. Wissen ist viel mehr als das bloße Sammeln von Informationen. Der Schatz Deiner Firma ist das implizite Wissen der Mitarbeiter, das sich aus deren Erfahrung speist und genau die Kniffe und Details enthält, die zwischen den Zeilen stehen und die Rädchen ineinander fügen. Mit einem effektiven Wissensmanagement kannst Du die Prozesse in Deinem Unternehmen optimieren.

Wissensmanagement kurz erklärt

Deine Mitarbeiter verbreiten und tauschen Informationen über die unterschiedlichsten Medien und Kanäle („Flurfunk“, E-Mail, Besprechungen, Datenbanken, Office-Programme u.v.m.). Dieses explizite Wissen sowie die Informationen aus externen Quellen kannst Du mit einem professionellen Informationsmanagement allen zur Verfügung stellen.
Dazu gesellt sich das implizite Wissen der Mitarbeiter, welches auf den Erfahrungen basiert und sich hauptsächlich in deren Köpfen befindet. Sie haben es sich selbst erarbeitet oder durch den Austausch mit Experten und anderen erfahrenen Personen erworben. Diese Form des Wissens ist Gold wert für Dein Unternehmen. All diese Faktoren können nicht einfach addiert werden. Ein effektives Wissensmanagement sorgt für einen kontinuierlichen Austausch von expliziten und impliziten Wissen, was wiederum eine koordinierte Teamarbeit aller Beteiligten voraussetzt.

Gründe für ein Wissensmanagement von Anfang an

Es ist u. a. aus diesen Gründen wichtig, sofort auf effektives Wissensmanagement zu setzen:

  • hohe Fluktuation der Mitarbeitern und Gefahr des Verlustes wichtiger Erfahrungswerte.
  • Entscheidungsvorlagen basieren auf einem zentralen Wissensstand, auf den alle zugreifen.
  • Individuelle Geschäftsprozesse führen zu komplexen und selten ausgeführten Arbeitsabläufen.
  • Permanente Anpassung von Informationen kann zentral erfolgen
    Qualitätskontrolle und unternehmensweite Standards erfordern die Einhaltung diverser Richtlinien im Prozess.
  • Mitarbeiter können von überall auf das Wissen zugreifen.
  • Doppelte Arbeiten und ineffiziente Informationsweitergaben (z. B. „Stille-Post-Verfahren bei Entscheidungsvorlagen in hierarchisch gegliederten Unternehmen) werden vermieden.

Methoden und Wege fürs Wissensmanagement

Es existieren einige gängige Methoden, von denen hier einige kurz erklärt werden:

  • Lesson Learned: Workshop zur Aufarbeitung abgeschlossener Projekte, um das neu gewonnene Wissen zu konservieren.
  • Wissenslandkarte: grafischer bzw. textlicher Überblick über das existierende Wissen und deren Vernetzung in Meta-Form (dient u.a. als Verzeichnis oder Struktur)
  • Wissensportfolio: Aufbau einer Wissensstrategie nach bestimmten Kriterien (Identifikation des kritischen Know-hows, effektive Wissensvermehrung, Sicherstellung eines zentralen Zugriffs, etc.)

Eine praktische technische Lösung ist die Haufe-Suite, die mit verschiedenen Tools und Fachdatenbanken die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert sowie die Prozessabläufe durch die Bündelung des allgemeinen Unternehmenswissens und des Know-hows bzw. der Erfahrungen der Angestellten optimiert.

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Fazit: Wissensmanagement lohnt sich immer

Jedes Unternehmen sollte sich mit Wissensmanagement beschäftigen. Für Startups, die auf effiziente Arbeitsabläufe angewiesen sind, stellt es ein Standbein für den Erfolg dar. Große Firmen können die Abläufe in Projekten sowie im Alltagsgeschäft optimieren. Für die Mitarbeiter selbst ist es ein Motivationsfaktor, da ihre Erfahrung gebraucht wird und sie sich ins Unternehmen einbringen können.

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Liebe Grüße

Thomas

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Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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