Es ist nicht so einfach, sowohl das Geschäft als auch den Alltag unter einen Hut zu bekommen. Sicherlich hast du bereits festgestellt, dass das Zeitmanagement effektiver gestaltet werden kann. So schaffst du deutlich mehr innerhalb deiner Selbstständigkeit und die Familie und Freunde wird dabei auch nicht vernachlässigt.
So gelingt mehr Produktivität im Büro
Neben all den Aufgaben gibt es aber immer wieder unerwartetes, welches vielleicht sogar am selben Tag geschehen muss. Damit auch noch dies gelingt, musst du nicht zwangsläufig deinen Arbeitstag verlängern. Es bedarf noch kleine Optimierungen im Arbeitsalltag.
Der richtige Fokus
Du arbeitest während sich das Smartphone in unmittelbarer Nähe befindet? Dann fehlt dir definitiv der Fokus. Durch neue Nachrichten oder Social Media wirst du für mehrere Minuten an das Handy gebunden, während du in dieser Zeit deine Aufgaben bewältigen könntest.
Zeit- und Aufgabenplanung
Wichtig ist es, dass zuvor eine Zeit- und Arbeitsplanung geschieht. Dies kannst du bereits am Tag zuvor vornehmen, sodass du am nächsten Tag direkt starten kannst. Innerhalb der Planung kannst du gewisse Aufgaben aufschreiben und die mit einer zeitlichen Taktung versehen.
Für die Planung kannst du auch auf Selbstmanagement-Tools wie zum Beispiel Trello zurückgreifen. Diese Programme gibt es sowohl für den PC als auch für das Smartphone. Somit würdest du überall die notwendigen Daten parat haben.
Multitasking funktioniert nicht
Vielleicht bist du auch der Meinung, dass Multitasking dich ungemein produktiver macht. Allerdings ist es eher das Gegenteil. Du kannst deinen Fokus nicht auf fünf Aufgaben gleichzeitig richten, bereits zwei Aufgaben zur selben Zeit sind zu viel.
Neben deiner Tätigkeit noch eine E-Mail schreiben? Keine gute Idee. Arbeite am besten in 90-Minuten-Blöcken. Danach kannst du dich den E-Mails oder Social Media widmen. Keinesfalls aber während der eigentlichen Arbeit.
Schlafrhythmus
Jeder ist zu anderen Uhrzeiten produktiv. Der eine zieht es vor, eher am Abend zu arbeiten, während der andere bereits gegen Mittag die wichtigsten Aufgaben erledigt haben möchte. Dieser Punkt zählt also auch zum Zeitmanagement.
Jetzt hast du die Möglichkeit entweder früher aufzustehen oder länger aufzubleiben. Beides ist gleichermaßen effektiv oder kann entsprechend die Produktivität steigern. Wichtig ist allerdings, genügend Schlaf zu erhalten.
Du hast das Problem, dass du morgens kaum Energie hast? In meinem Podcast erkläre ich fünf Hacks für deutlich mehr Energie am Morgen.
Wochenende eine Pause einlegen?
Das Wochenende bietet eine hervorragende Möglichkeit, um allen anderen voraus zu sein. Während andere die Arbeit niederlegen, kannst du währenddessen aufholen und die größten Aufgaben bereits abfertigen. Selbst wenn es nur drei Stunden am Tag sind, wirst du dies am Ende des Monats merken.
Zugleich ist auch der Kunde zufrieden, wenn er am Montag bereits das fertige Projekt erhält, während er es sonst Mitte oder Ende der Woche erhalten würde. Hierbei aber nochmal der Hinweis, dass die Erholung eben auch ein Faktor für Produktivität ist und du entsprechend freie Zeiten planen solltest.
Realistische Ziele
Tools wie das bereits erwähnte Management-Tools Trello oder aber auch Asana sind durchaus eine Arbeitserleichterung, allerdings sollten diese Programme auch nur mit realistischen Zielen versehen werden.
Ein voller Terminkalender ist durchaus ein Indiz für Erfolg, aber dadurch entsteht letztendlich wieder Stress. Vor allem, wenn Nebentätigkeiten darin dominieren, sollte die Planung gegebenenfalls überdacht werden oder künftig überarbeitet werden.
Nebentätigkeiten auslagern oder beschleunigen
Die Buchhaltung machst du noch via Excel und zahlreichen anderen Programmen? Lagere die Buchhaltung am besten an jemanden aus, der sich hauptberuflich damit beschäftigt. Rechnungen dagegen kannst du zum Beispiel mit dem Rechnungsprogramm SevDesk erstellen. Mittels einem einfachen Export kannst du somit alle Belege und Rechnungen an deinen Buchhalter oder Steuerberater übersenden.
Somit hast du eine wesentliche Aufgabe, die keine Einkommensquelle darstellt, entsprechend ausgelagert. Hierdurch gewinnst du ungemein an Zeit. Generell solltest du dich nicht gegenüber Tools sträuben.
Fazit: Mit Kleinigkeiten zum Erfolg
Wie du festgestellt hast, sind es die Kleinigkeiten, welche zum Erfolg beitragen können. Mittels einfacher Optimierungen ist es dir möglich, mehr Kunden und Aufgaben abzufertigen, ohne in Stress zu geraten. Wiederum kannst du durch Auslagerung von Nebentätigkeiten Platz für Aufträge schaffen.
