Das leidige Thema überfüllte Inbox und massenhaft E-Mails ist eigentlich das ganze Jahr über akut. Besonders schlimm ist es meistens nach Urlauben, oder sonstigen längeren Abwesenheiten, da türmen sich die E-Mails im Posteingang. In den nächsten 6 Lese-Minuten findest du meine Lösung dafür!

Oftmals bleiben diese E-Mails dann Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre gespeichert, wirklich bearbeitet wird nur ein Teil davon. Zum Problem wird das meist dann, wenn man das E-Mail-Programm öffnet und dann lesen muss „sie haben 76 neue E-Mails und 2975 gelesene E-Mails in ihrem Posteingang“.

Das ist dann jedes Mal ein richtiger Schlag ins Gesicht. Denn diese Zahlen zeigen ganz eindeutig: Ich werde mit der Flut an E-Mails nicht fertig. Dabei gibt es vier einfache Regeln, die ich dir gleich vorstellen werde, mit denen du deine E-Mails immer im Griff hast.

Zuvor möchte ich dich aber noch darauf hinweisen, dass es sich hierbei wieder um eine Serie handelt:

  • Artikel: Mit diesen 5 Regeln zur Zero Inbox –> liest du gerade
  • Podcast 025: In 2 Schritten zum leeren Posteingang –> (erscheint am 13.12.2013) In diesem Podcast zeige ich dir, wie du es in der Praxis schaffst deine volle Inbox zu leeren und sie in weiterer Folge auch leer zu halten.
  • Video-Update 014: 2 Tools, 1 Posteingang, 0 Mails in der Inbox –> (erscheint am 15.12.2013) Ich zeige dir, wie du mit Google-Mail alle E-Mail-Adressen in einem Posteingang bekommst, wie du anhand von Regeln für Automatisierung sorgst und ich stelle dir 2 Tools vor, die deine Effizienz und Produktivität in der Bearbeitung mit E-Mails enorm steigert.

Meine 5 goldenen Regeln für einen leeren Posteingang

Regel 1: Ein Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Du kennst das Problem der vielen E-Mail-Adressen sicher: Eine berufliche, eine private und eine für das Hobby sind zumeist die Minimum-Anzahl an E-Mail-Adressen die Otto-Normalverbraucher hat. Meist sind es noch bedeutend mehr.

Da ist es doch mehr als sinnvoll, alle E-Mails in nur einem Posteingang sammeln zu können. Und natürlich auch in diesem Posteingang bearbeitet und unter der gewünschten E-Mail-Adresse wieder fortgeschickt zu werden.

Das Ganze am besten noch synchronisiert auf allen Geräten (PC’s, Smatphone, Tablett, ..) und von überall auf der Welt abrufbar. Eine Traumvorstellung? Nein, gar nicht.

Google-Mail macht es möglich. Wie genau das funktioniert, zeige ich dir im Video-Update am Sonntag.

So ersparst du dir schon mal verschiedene E-Mail-Programme, oder Web-Dienste zu öffnen. Du hast alles auf einer Plattform. Du wirst sehen, dass macht dich wesentlich produktiver und effizienter.

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Regel 2: Den richtigen Rhythmus der Bearbeitung finden

Ganz ehrlich, ich halte nichts von Regeln wie „sieh dir deine E-Mails nur 2x täglich an“, oder „sieh dir bloß nie gleich am Morgen deine E-Mails an“. Besonders lustig finde ich, dass einige Menschen, die diese Regel auf ihrem Blog predigen, dann E-Mails um 05:23 Uhr versenden und auf Facebook-Messages binnen Minuten antworten.  😉

Wenn du regelmäßiger Leser meines Blogs bist, dann weißt du, dass ich dir hier „nur“ empfehle alles auszuprobieren und einfach mal zu schauen ob es für dich passt. Und genauso ist es auch in diesem Punkt. Schließlich kann es für dich und deine Arbeit extrem wichtig sein, zu allererst einmal die E-Mails zu checken. Möglicherweise musst du auch sehr zeitnah auf E-Mails antworten. Aber das musst du ja ohnehin selbst wissen.

Meine Empfehlung:

 „Öffne dein E-Mail-Postfach so selten wie nur irgendwie möglich.“

Ich kann dich auch hier nur ermuntern: Teste, teste, teste! Und zwar so lange, bis du den für dich optimalen Rhythmus gefunden hast.

Regel 3: Wenn du dein E-Mail-Programm verlässt, befindet sich keine einzige Mail mehr in deiner Inbox

Uffff, ja das ist mit Sicherheit die am schwersten auszuführende Regel. Aber keine Sorge, mit ein wenig Übung und Routine packst du das. Ich halte mich hier kurz und empfehle dir in den Podcast reinzuhören, denn da werde ich dieses Thema sehr explizit besprechen!

Schritt 1: Unnötiges abbestellen und löschen

Mit abbestellen meine ich natürlich größtenteils Newsletter. Wenn du ihn nicht liest, dann bestelle ihn doch einfach ab! Das erspart dir das regelmäßige Drücken der Löschen-Taste.

Zögere auch nicht E-Mails zu löschen, die nicht unter die Kategorie Newsletter fallen. Ich weiß nicht, warum so viele Menschen Probleme damit haben, E-Mails zu löschen. Ich lösche täglich einige E-Mails, größtenteils ungelesen. Absender und Betreff reichen für diese Entscheidung oft schon aus. Manchmal bedarf es eines kurzen Screening des Textes um zu dieser Entscheidung zu gelangen.

Schritt 2: Alles was unter 2 Minuten zu erledigen ist, wird sofort erledigt

Warum? Ganz einfach, diese E-Mails irgendwo anders zu sammeln und später abzuarbeiten würde zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen und ganz ehrlich, wenn du eine E-Mail unter zwei Minuten abarbeiten kannst, zahlt sich das nicht wirklich aus.

Zu den zwei Minuten gehören allerdings das Lesen der E-Mail, zu antworten, sämtliche Recherchen dazu und natürlich auch das Anhängen von Dateien. Dauert dieser ganze Prozess länger als zwei Minuten, dann gilt das „sofort Abarbeiten“ nicht mehr.

Schritt 3: Ist ein Delegieren möglich?

In diesem Punkt überlegst du dir, ob die Aufgabe, diese E-Mail zu bearbeiten, auch jemand anderer übernehmen kann:

  • Falls ja, sendest du die E-Mail sofort weiter.
  • Willst du den Fortschritt desjenigen, dem du die E-Mail gesendet hast überprüfen, dann verschiebe die E-Mail in den Ordner „Delegiert“. In diesem Ordner hast du dann einen Überblick, was du alles delegiert hast und verlierst nie den Überblick.
  • Ist das nicht nötig, lösche die E-Mail.
  • Ist der Auftrag abgearbeitet löscht du die E-Mail auch aus dem „Delegieren“-Ordner.

Schritt 4: Alles was länger als zwei Minuten dauert

Ich treffe hier nochmals eine Unterscheidung, zwischen unter 5 Minuten und über 5 Minuten Bearbeitungszeit. Alles was unter 5 Minuten dauert, verschiebe ich in den Ordern „Später erledigen“ (diesen Schritt kannst du aber auch auslassen).

Alles was über 5 Minuten dauert, sende ich an Evernote weiter und wird ein Punkt auf meiner ToDo-Liste in Evernote. Das heißt ich sende die E-Mail durch „weiterleiten“ an Evernote, oder ich nutze dazu den Evernote Webclipper.

Außerdem öffne ich sofort meine ToDo-Liste (ebenfalls in Evernote gespeichert) und trage die Abarbeitung dieser E-Mail in meine ToDo-Liste ein. Wie du dich in Evernote ordentlich strukturierst, beschreibe ich in meinen beiden Evernote-Büchern.

Schritt 6: E-Mails die nur zu lesen sind

Solche E-Mails kommen in dem „Später Lesen“ Ordner. Dabei handelt es sich größtenteils um Berichte oder Newsletter.

Das war es, damit hast du alle E-Mails verarbeitet und eine Zero-Inbox!

Wie das Ganze in der Praxis abläuft, erkläre ich dir im Podcast, insofern kann ich dir nur empfehlen den anzuhören!

Regel 4: Automatisiere so viel wie möglich

E-Mails automatisieren war für mich auch lange Zeit ein Fremdwort. Aber es ist wirklich extrem einfach und sehr effizient. Wie die technischen Details dazu funktionieren (du musst dazu Regeln erstellen), werde ich dir im Video-Update genau erklären.

Hier mal nur eine Übersicht, was ich alles automatisiere:

  • Nervige E-Mail-Absender, die nur Schrott versenden, landen automatisch im Papierkorb.
  • Absender von denen ich weiß, dass der Inhalt nur zu lesen ist, aber keine Reaktion erfordert, landen automatisch im Ordner „Zu Lesen“. Dazu gehören in der Regel alle Newsletter.
  • Mit Google-Mail kann man Werbe-E-Mails in einem eigenen Tab speichern. Auch das hält die Inbox sauber.
  • E-Mails von gewissen Absendern, werden automatisch delegiert. Was meine ich damit? Zum Beispiel erhalte ich von gewissen E-Mail-Adressen (rechnung@firma.com) immer nur Rechnungen. Diese leite ich automatisch an meine Steuerberaterin oder Buchhalterin weiter.
  • E-Mails von gewissen Absendern leite ich automatisch an Evernote weiter, um sie dort zu bearbeiten.
  • Usw.

Regel 5: Arbeite mit der Wiedervorlage-Funktion

Wie das funktioniert, zeige ich dir in diesem Video:

Mehrwert für dein Selbst-Management

email, Zero Inbox

© V. Yakobchuk – Fotolia

E-Mails sind ein großer Zeitfresser, aber in der heutigen Zeit einfach unumgänglich. Du tust deiner eigenen Produktivität also einen großen Gefallen, wenn du mit dem Medium E-Mails sehr effizient umgehst. Ich denke diese 5 Regeln sollten dir dabei helfen.

Habe ich etwas vergessen? Hast du noch weitere Tipps und Tricks zu diesem Thema? Oder hast du diese 5 Regeln ausprobiert und willst mir ein Feedback dazu geben. Hey, dann nutz doch bitte die Kommentar-Funktion. Ich freue mich über jeden einzelnen Kommentar, auch über kritische! Also los, hau rein in die Tasten!

Produktive Grüße,

Thomas

P.S.: Vergiss nicht dir auch den Podcast und das Video-Update reinzuziehen. Da schlummern noch ein paar wichtige Infos!

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Liebe Grüße

Thomas

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