Mit diesen 5 Regeln zur Zero Inbox

Das leidige Thema überfüllte Inbox und massenhaft E-Mails ist eigentlich das ganze Jahr über akut. Besonders schlimm ist es meistens nach Urlauben, oder sonstigen längeren Abwesenheiten, da türmen sich die E-Mails im Posteingang. In den nächsten 6 Lese-Minuten findest du meine Lösung dafür!

Oftmals bleiben diese E-Mails dann Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre gespeichert, wirklich bearbeitet wird nur ein Teil davon. Zum Problem wird das meist dann, wenn man das E-Mail-Programm öffnet und dann lesen muss „sie haben 76 neue E-Mails und 2975 gelesene E-Mails in ihrem Posteingang“.

Das ist dann jedes Mal ein richtiger Schlag ins Gesicht. Denn diese Zahlen zeigen ganz eindeutig: Ich werde mit der Flut an E-Mails nicht fertig. Dabei gibt es vier einfache Regeln, die ich dir gleich vorstellen werde, mit denen du deine E-Mails immer im Griff hast.

Zuvor möchte ich dich aber noch darauf hinweisen, dass es sich hierbei wieder um eine Serie handelt:

  • Artikel: Mit diesen 5 Regeln zur Zero Inbox –> liest du gerade
  • Podcast 025: In 2 Schritten zum leeren Posteingang –> (erscheint am 13.12.2013) In diesem Podcast zeige ich dir, wie du es in der Praxis schaffst deine volle Inbox zu leeren und sie in weiterer Folge auch leer zu halten.
  • Video-Update 014: 2 Tools, 1 Posteingang, 0 Mails in der Inbox –> (erscheint am 15.12.2013) Ich zeige dir, wie du mit Google-Mail alle E-Mail-Adressen in einem Posteingang bekommst, wie du anhand von Regeln für Automatisierung sorgst und ich stelle dir 2 Tools vor, die deine Effizienz und Produktivität in der Bearbeitung mit E-Mails enorm steigert.

Meine 5 goldenen Regeln für einen leeren Posteingang

Regel 1: Ein Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Du kennst das Problem der vielen E-Mail-Adressen sicher: Eine berufliche, eine private und eine für das Hobby sind zumeist die Minimum-Anzahl an E-Mail-Adressen die Otto-Normalverbraucher hat. Meist sind es noch bedeutend mehr.

Da ist es doch mehr als sinnvoll, alle E-Mails in nur einem Posteingang sammeln zu können. Und natürlich auch in diesem Posteingang bearbeitet und unter der gewünschten E-Mail-Adresse wieder fortgeschickt zu werden.

Das Ganze am besten noch synchronisiert auf allen Geräten (PC’s, Smatphone, Tablett, ..) und von überall auf der Welt abrufbar. Eine Traumvorstellung? Nein, gar nicht.

Google-Mail macht es möglich. Wie genau das funktioniert, zeige ich dir im Video-Update am Sonntag.

So ersparst du dir schon mal verschiedene E-Mail-Programme, oder Web-Dienste zu öffnen. Du hast alles auf einer Plattform. Du wirst sehen, dass macht dich wesentlich produktiver und effizienter.

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Regel 2: Den richtigen Rhythmus der Bearbeitung finden

Ganz ehrlich, ich halte nichts von Regeln wie „sieh dir deine E-Mails nur 2x täglich an“, oder „sieh dir bloß nie gleich am Morgen deine E-Mails an“. Besonders lustig finde ich, dass einige Menschen, die diese Regel auf ihrem Blog predigen, dann E-Mails um 05:23 Uhr versenden und auf Facebook-Messages binnen Minuten antworten.  😉

Wenn du regelmäßiger Leser meines Blogs bist, dann weißt du, dass ich dir hier „nur“ empfehle alles auszuprobieren und einfach mal zu schauen ob es für dich passt. Und genauso ist es auch in diesem Punkt. Schließlich kann es für dich und deine Arbeit extrem wichtig sein, zu allererst einmal die E-Mails zu checken. Möglicherweise musst du auch sehr zeitnah auf E-Mails antworten. Aber das musst du ja ohnehin selbst wissen.

Meine Empfehlung:

[Tweet „Öffne dein E-Mail-Postfach so selten wie nur irgendwie möglich.“]

Ich kann dich auch hier nur ermuntern: Teste, teste, teste! Und zwar so lange, bis du den für dich optimalen Rhythmus gefunden hast.

Regel 3: Wenn du dein E-Mail-Programm verlässt, befindet sich keine einzige Mail mehr in deiner Inbox

Uffff, ja das ist mit Sicherheit die am schwersten auszuführende Regel. Aber keine Sorge, mit ein wenig Übung und Routine packst du das. Ich halte mich hier kurz und empfehle dir in den Podcast reinzuhören, denn da werde ich dieses Thema sehr explizit besprechen!

Schritt 1: Unnötiges abbestellen und löschen

Mit abbestellen meine ich natürlich größtenteils Newsletter. Wenn du ihn nicht liest, dann bestelle ihn doch einfach ab! Das erspart dir das regelmäßige Drücken der Löschen-Taste.

Zögere auch nicht E-Mails zu löschen, die nicht unter die Kategorie Newsletter fallen. Ich weiß nicht, warum so viele Menschen Probleme damit haben, E-Mails zu löschen. Ich lösche täglich einige E-Mails, größtenteils ungelesen. Absender und Betreff reichen für diese Entscheidung oft schon aus. Manchmal bedarf es eines kurzen Screening des Textes um zu dieser Entscheidung zu gelangen.

Schritt 2: Alles was unter 2 Minuten zu erledigen ist, wird sofort erledigt

Warum? Ganz einfach, diese E-Mails irgendwo anders zu sammeln und später abzuarbeiten würde zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen und ganz ehrlich, wenn du eine E-Mail unter zwei Minuten abarbeiten kannst, zahlt sich das nicht wirklich aus.

Zu den zwei Minuten gehören allerdings das Lesen der E-Mail, zu antworten, sämtliche Recherchen dazu und natürlich auch das Anhängen von Dateien. Dauert dieser ganze Prozess länger als zwei Minuten, dann gilt das „sofort Abarbeiten“ nicht mehr.

Schritt 3: Ist ein Delegieren möglich?

In diesem Punkt überlegst du dir, ob die Aufgabe, diese E-Mail zu bearbeiten, auch jemand anderer übernehmen kann:

  • Falls ja, sendest du die E-Mail sofort weiter.
  • Willst du den Fortschritt desjenigen, dem du die E-Mail gesendet hast überprüfen, dann verschiebe die E-Mail in den Ordner „Delegiert“. In diesem Ordner hast du dann einen Überblick, was du alles delegiert hast und verlierst nie den Überblick.
  • Ist das nicht nötig, lösche die E-Mail.
  • Ist der Auftrag abgearbeitet löscht du die E-Mail auch aus dem „Delegieren“-Ordner.

Schritt 4: Alles was länger als zwei Minuten dauert

Ich treffe hier nochmals eine Unterscheidung, zwischen unter 5 Minuten und über 5 Minuten Bearbeitungszeit. Alles was unter 5 Minuten dauert, verschiebe ich in den Ordern „Später erledigen“ (diesen Schritt kannst du aber auch auslassen).

Alles was über 5 Minuten dauert, sende ich an Evernote weiter und wird ein Punkt auf meiner ToDo-Liste in Evernote. Das heißt ich sende die E-Mail durch „weiterleiten“ an Evernote, oder ich nutze dazu den Evernote Webclipper.

Außerdem öffne ich sofort meine ToDo-Liste (ebenfalls in Evernote gespeichert) und trage die Abarbeitung dieser E-Mail in meine ToDo-Liste ein. Wie du dich in Evernote ordentlich strukturierst, beschreibe ich in meinen beiden Evernote-Büchern.

Schritt 6: E-Mails die nur zu lesen sind

Solche E-Mails kommen in dem „Später Lesen“ Ordner. Dabei handelt es sich größtenteils um Berichte oder Newsletter.

Das war es, damit hast du alle E-Mails verarbeitet und eine Zero-Inbox!

Wie das Ganze in der Praxis abläuft, erkläre ich dir im Podcast, insofern kann ich dir nur empfehlen den anzuhören!

Regel 4: Automatisiere so viel wie möglich

E-Mails automatisieren war für mich auch lange Zeit ein Fremdwort. Aber es ist wirklich extrem einfach und sehr effizient. Wie die technischen Details dazu funktionieren (du musst dazu Regeln erstellen), werde ich dir im Video-Update genau erklären.

Hier mal nur eine Übersicht, was ich alles automatisiere:

  • Nervige E-Mail-Absender, die nur Schrott versenden, landen automatisch im Papierkorb.
  • Absender von denen ich weiß, dass der Inhalt nur zu lesen ist, aber keine Reaktion erfordert, landen automatisch im Ordner „Zu Lesen“. Dazu gehören in der Regel alle Newsletter.
  • Mit Google-Mail kann man Werbe-E-Mails in einem eigenen Tab speichern. Auch das hält die Inbox sauber.
  • E-Mails von gewissen Absendern, werden automatisch delegiert. Was meine ich damit? Zum Beispiel erhalte ich von gewissen E-Mail-Adressen (rechnung@firma.com) immer nur Rechnungen. Diese leite ich automatisch an meine Steuerberaterin oder Buchhalterin weiter.
  • E-Mails von gewissen Absendern leite ich automatisch an Evernote weiter, um sie dort zu bearbeiten.
  • Usw.

Regel 5: Arbeite mit der Wiedervorlage-Funktion

Wie das funktioniert, zeige ich dir in diesem Video:

Mehrwert für dein Selbst-Management

email, Zero Inbox

© V. Yakobchuk – Fotolia

E-Mails sind ein großer Zeitfresser, aber in der heutigen Zeit einfach unumgänglich. Du tust deiner eigenen Produktivität also einen großen Gefallen, wenn du mit dem Medium E-Mails sehr effizient umgehst. Ich denke diese 5 Regeln sollten dir dabei helfen.

Habe ich etwas vergessen? Hast du noch weitere Tipps und Tricks zu diesem Thema? Oder hast du diese 5 Regeln ausprobiert und willst mir ein Feedback dazu geben. Hey, dann nutz doch bitte die Kommentar-Funktion. Ich freue mich über jeden einzelnen Kommentar, auch über kritische! Also los, hau rein in die Tasten!

Produktive Grüße,

Thomas

P.S.: Vergiss nicht dir auch den Podcast und das Video-Update reinzuziehen. Da schlummern noch ein paar wichtige Infos!

P.P.S.: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

2018-05-15T06:02:42+00:00 17 Comments

17 Comments

  1. Marco 12. Dezember 2013 at 18:41 - Reply

    Hi Thomas,

    vielen Dank für diesen Artikel. Er ist wirklich Gold wert…wenn man denn fähig ist seinen inneren Schweinehund zu überwinden und deine Tipps auch in die Tat umzusetzen.

    Vielen Dank auch nochmal für deine E-Book! Du glaubst gar nicht wie sehr diese mir geholfen haben! Damit ist mein Leben (bzw. mein Kopf) nun um ein ganzes Stück leichter :).

    Liebe Grüße,
    Marco

    • Thomas 12. Dezember 2013 at 18:51 - Reply

      Hallo Marco!

      Vielen Dank für dein Lob, freut mich, dass dir mein Buch weitergeholfen hat 🙂

      lG Thomas

  2. […] Mit diesen 4 Regeln zur Zero Inbox –> Ein wenig […]

  3. Dirk 13. Dezember 2013 at 19:40 - Reply

    Danke für diesen Beitrag, habe zwar noch 4 Mail-Adressen, rufe diese aber ebenfalls zusammen auf dem Mac in Mail ab und habe sie zusammen in einem Posteingang. Das ist wirklich effizient.

    Da meine eigene Domain über GoogleApps läuft, sind die Mailpostfächer alles Gmail-Postfächer. Hier wird der Spam schon mal sehr sicher rausgefiltert. Dazu sind sie sehr groß und so kann ich problemlos alles ins Archiv legen, was nicht gelöscht wird.

    Hier noch ein Zusatztipp: Da ich Mails meist unterwegs auf iPad und iPhone schon mal durchsehe, nutze ich seit einiger Zeit Mailbox App, welche ebenfalls das Ziel der Zero-Inbox verfolgt. Die dort angelegten Ordner sind mit der App schnell eingerichtet und man kann sie ebenso schnell anpassen. Es funktioniert aktuell nur mit Gmail-Postfächern, … aber die hab‘ ich ja. 🙂

    • Thomas 14. Dezember 2013 at 18:14 - Reply

      Hallo Dirk!

      Coole Sache. Danke für den Tipp, muss ich gleich mal testen.

      lG Thomas

  4. Marcel 8. April 2014 at 14:58 - Reply

    Hi Thomas!

    Super Tipps – ich habe meinen Schweinehund überwundern und mehrere Stunden damit verbracht meine Emails auszumisten & mir deine Ordner Struktur anzulegen – ich weiß noch nicht 100%ig ob ich die so beibehalten werde aber es war schonmal der 1. Schritt in die richtige Richtung.

    P.S. was machst du eigentlich mit Mails von ebay/amazon? wo landet sowas bei dir?

    Liebe Grüße
    Marcel

    • Thomas 9. April 2014 at 08:11 - Reply

      Hallo Marcel!

      Freut mich, dass du es umgesetzt hast. Klar musst du es jetzt noch ein wenig adaptieren und auf deine Bedürfnisse anpassen. Aber das klappt sicher auch.
      Wenn du die Werbe-Emails meinst, die landen bei Google Mail im Tab Werbung.

      lG Thomas

  5. Mike 29. Dezember 2014 at 00:01 - Reply

    Hallo Thomas,

    toller Artikel – toller Blog.

    Ich möchte nur für die E-Mail um 05:32 Uhr Beantworter kurz Stellung nehmen 🙂

    In den letzten Jahren habe ich mich stark mit dem Thema Selbst- & Zeitmanagement beschäftigt. Vor einiger Zeit habe ich mein Malimanagement umgestellt und rufe auch nur noch zu definierten Zeiten meine Mails ab. Zumeist zweimal täglich. Es gibt Tage da bin ich auf Mails in der Früh angewiesen, dann ist der erste Block eben zu einer meist sehr unchristlichen Zeit 😉

    Zu fix definierten Zeiten funktioniert bei mir einfach nicht – habe ich auch versucht, geht solange gut bis man die ersten Blöcke einfach mit wirklich wichtigen Dingen verplant hat. Nachrichtendienste fallen bei mir gar nicht in das E-Mail-Beantwortungsschema. Die mache ich wenn ich Zeit & Lust habe. Ich nutze hier aufgetretene Wartezeiten.

    Auch wenn ich mal um 04:30 Mails versende, rufe ich sie immer am Stück ab und behalte so mein Inbox-Zero. Es funktioniert. Bin eben ein chaotischer Selbst- & Zeitmanager der sich auf den jeweiligen Tag im Vorfeld einstellt.

    Bye the way….tolles Buch 🙂

    liebe Grüße und weiterhin viel Erfolg!
    Mike

    • Thomas 30. Dezember 2014 at 15:32 - Reply

      Hallo Mike!

      Hahaha solange du mit dir zufrieden bist, passt das schon.

      Weiterhin viel Erfolg.

      lG Thomas

  6. 12 Tipps, die Dir keiner über Selbstorganisation verrät - Gesunde Pflege 10. Februar 2015 at 12:54 - Reply

    […] Dieses Prinzip hat mich in meiner Arbeit zutiefst entspannt! Lange Zeit häuften sich die Mails in meinem Postfach. Manche noch mit Fähnchen zur Nachverfolgung versehen. Aber den Überblick hatte ich schon lange verloren. Dann bin ich auf das Zero-Inbox-Prinzip gestoßen. Das Prinzip setzt auf die wichtigste Regel: Du öffnest jede Mail nur einmal! Dazu ist es notwendig, dass Du beim Öffnen sofort entscheidest, was damit passiert. Wenn Du es sofort bearbeiten kannst (Zeitaufwand weniger als ca. 2 Minuten), tust Du dies. Wenn es länger dauert, machst Du ein To-Do daraus. Oder ich delegiere die Mail. Das heißt, ich leite sie weiter. Das kann z.B. eine Stationsleitung sein, das Qualitätsmanagement oder aber auch mein Vorgesetzter. Nach Deiner Entscheidung (Nicht nach der Bearbeitung!), löscht Du entweder die Mail, oder Du verschiebst Sie in einen Ordner. Ich habe einen großen Archivordner für jedes Jahr. Entweder landet die Mail dort oder sie wird gelöscht. Alles was ich danach nochmal brauche, wird per Suchfunktion wieder rausgesucht. Klappt hervorragend und es ist ein gutes Gefühl, abends den Rechner mit leerem Posteingang runterzufahren und morgens zu wissen: Alles, was jetzt im Posteingang ist, ist auch wirklich neu. Ich bin mir nicht sicher, bei wem ich diesen Tipp als erstes gelesen habe. Aber Thomas Mangold hat einen Artikel dazu verfasst. […]

  7. […] Übrigens: Wie du deine Inbox leer bekommst, verrate ich dir in der Artikel-Serie „Zero Inbox“ […]

  8. Die E-Mail-Flut bewältigen – So werde ich Chef meines Postfachs | Gerums 6. Oktober 2015 at 13:44 - Reply

    […] bearbeiten, ordnen oder weiterleiten: Thomas Mangold empfiehlt auf seinem Blog selbst-management.biz, bei jeder E-Mail nach folgendem Prinzip vorzugehen: Was sich in zwei Minuten bearbeiten […]

  9. […] Früher las ich Mails häufig, ohne sie direkt zu bearbeiten, oder öffnete schon ein Antwortfenster und verließ das Programm dann einfach wieder um etwas anderes zu tun. Außerdem hatte ich mein Mailprogramm den ganzen Tag geöffnet und reagierte auf jedes Pling. Heute versuche ich es anders zu handhaben und wenn ich nicht von alten Gewohnheiten übermannt werde, bin ich begeistert davon. Zero Inbox bedeutet sein Postfach sauber zu halten und nichts mehr darin zu verlieren oder zu vergessen. Die goldenen Regeln finden sich hier. […]

  10. […] […]

  11. Ronja 4. Februar 2016 at 23:25 - Reply

    Hey Thomas,

    danke für diese einfache Strategie! 🙂

    Ich habe eben festgestellt, dass Mails von meinem 2. Postfach gar nicht mehr zu meinem Google Mail weiter geleitet wurden. Folge: Eine riesen Flut neue Mails und einige Mails, die einfach nicht beantwortet wurden. Total ärgerlich! Kann man die Weiterleitung von anderen Anbietern an GMail auch langfristig einstellen? (Ich hatte nicht auf dem Schirm, dass das nur 30 Tage lang eingerichtet bleibt)

    Ich arbeite mich auf jeden Fall grade durch. Mein größtes Problem sind die Mails mit Infos, die ich gerne lesen würde, aber es sind einfach grade viel zu viele..^^ Ich weiß nicht ob es so sinnvoll ist, wenn ich die einfach nur in einen Ordner packe, weil dann die Gefahr besteht, dass ich sie gar nicht mehr lese..

    Liebe Grüße,
    Ronja

    • Thomas 5. Februar 2016 at 07:33 - Reply

      Hallo Ronja!

      Eigentlich sollte das nicht nur 30 Tage gehen, sondern länger. Ich leite alle meine E-Mail-Adressen auf GMail weiter und es funktioniert alles bestens.

      Pack sie einfach mal für das gute Gewissen in einen Ordner und wenn du in 2 Monaten nicht reingeschaut hast, dann lösche den Ordner einfach.

      lG Thomas

  12. […] oder noch lesen willst, sortierst du dann in Ordner (bei Gmail: Labels). Ich habe mir dabei die Strategie von Thomas Mangold abgeguckt und verschiedene Labels mit den Namen „Noch lesen“, „Kontakte“, […]

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