Mit der Eisenhower-Matrix einfach und messerscharf Prioritäten setzen

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Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, eines der größten Probleme im Zeitmanagement zu lösen, nämlich das Setzen von Prioritäten. Allerdings helfen dir Theorien wie die Eisenhower-Matrix gar nichts, wenn du sie nicht an deine eigenen Bedürfnisse und an dein Arbeitsumfeld anpasst.

In diesem Artikel stelle ich dir natürlich die Eisenhower-Matrix vor, zeige dir aber auch, wie ich sie individuell auf mich zugeschnitten habe.


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Die Eisenhower-Matrix

Ob die Eisenhower-Matrix tatsächlich vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower stammt, darüber streiten die Experten. Der Legende nach hat er seinen Stab als zu unproduktiv empfunden und es ging ihm einfach alles zu langsam. Er war der Meinung, dass sich seine Mitarbeiter nicht mit den wichtigen Themen auseinandergesetzt haben. Aus diesem Grund hat er sie eines Tages angewiesen, ihre Aufgaben nach seiner Eisenhower-Matrix abzuarbeiten.

Leider ist weder das Ergebnis bekannt noch ob die Legende tatsächlich stimmt. Aber werfen wir doch zunächst einmal einen Blick auf die Theorie hinter der Eisenhower-Matrix. Sie besteht aus vier Quadranten und den beiden Achsen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“:

Eisenhower-Matrix

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Wichtig & dringend

Hier landen alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. In einem idealen Zustand sollte nichts Wichtiges jemals dringend werden, zumindest wenn du es in der eigenen Hand hast. Natürlich gibt es Dinge wie Kundensupport, plötzlich auftretende Krisen oder den Chef, der mit einer dringenden Aufgabe daherkommt, die du nicht selbst beeinflussen kannst.

Trotzdem landen in diesem Quadranten der Eisenhower-Matrix auch viele Dinge aus Eigenverschulden. Also zum Beispiel wegen Aufschieberitis, Vergesslichkeit oder schlicht und einfach aus Dummheit.

Wichtig & nicht dringend

In diesem Quadranten landen alle Aufgaben, die terminiert abgearbeitet werden. Diesen Artikel hier schreibe ich zum Beispiel gerade am Mittwoch (Veröffentlichungstermin ist Sonntag). Er ist also wichtig, aber nicht dringend.

Würde ich die Erledigung bis Samstag aufschieben, würde diese Aufgabe in den Quadranten „Wichtig & dringend“ fallen.

Nicht wichtig & dringend

Viele Dinge sind zwar nicht wichtig, aber dringend. Ein gutes Beispiel sind E-Mails. Viele davon sind (oder scheinen) dringend zu sein. Wichtig sind die wenigsten davon. Genau dasselbe trifft auf Meetings zu!

Nicht wichtig & nicht dringend

Alles, was du in diesen Quadranten einordnen würdest, kannst du meistens auch getrost in den Mülleimer werfen.

Eisenhower Matrix

Das Fazit der Eisenhower-Matrix

Idealerweise solltest du dich so über den Großteil des Tages im Quadranten „Wichtig & nicht dringend“ befinden. Denn darin arbeitest du deine Aufgaben nach Plan ab und nicht, weil sie kurz vor der Deadline stehen. Ich versuche, zwei Drittel meiner Arbeitszeit in diesen Quadranten der Eisenhower-Matrix zu verbringen und nur ein Drittel in den restlichen Quadranten.

Die meisten Menschen befinden sich den Großteil des Tages aber im Quadranten „Wichtig & dringend“, was natürlich mit viel Stress verbunden ist. Immer unter Zeitdruck zu arbeiten, führt nicht nur zu schlechteren Ergebnissen, sondern erhöht natürlich auch die Gefahr, irgendwann im Burnout zu landen!

Soweit also ein paar Worte zur Theorie hinter der Eisenhower-Matrix (weitere Informationen dazu findest du auch im Artikel „3 Methoden zur effizienten Tagesplanung„). Nun will ich dir zeigen, wie ich die Eisenhower-Matrix an meine Bedürfnisse angepasst habe.

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Die Eisenhower-Matrix in der Mangold-Version

Ich habe ein paar kleinere Änderungen vorgenommen, z.B. zwei Quadranten der Eisenhower-Matrix aufgesplittet, und ich habe die „Eat the frog“-Theorie von Brian Tracy hinzugefügt. Außerdem habe ich ein paar Regeln erstellt und natürlich auch eine Abfolge, wie ich meine Prioritäten abarbeite:

Eisenhower-Matrix

 

„Eat the frog“-Aufgabe

In dieser Kategorie ist immer nur eine einzige Aufgabe zu finden, nämlich die unangenehmste des Tages. Die „Eat the frog“-Aufgabe steht also quasi über der Eisenhower-Matrix! Mit dieser unangenehmen Aufgabe starte ich immer in den Tag, denn dann habe ich den Kopf frei für die anderen Aufgaben.

Vielleicht weißt du ja, wie das so ist mit den unangenehmen Aufgaben. Man hat sie bis zum Zeitpunkt der Erledigung immer im Hinterkopf. Und das belastet nicht nur mental, sondern senkt natürlich auch die Produktivität. Ist diese unangenehme Aufgabe aber mal erledigt, gibt das einen unheimlichen Motivationsschub.

Daher ist die „Eat the frog“-Aufgabe immer die erste, die erledigt wird. Glücklicherweise gibt es viele Tage, an denen ich keine unangenehme Aufgabe zu erledigen habe. In diesem Fall starte ich gleich mit der nächsten Kategorie in den Tag.

Wichtige & dringende Aufgaben (unverschuldet)

Ich habe für mich herausgefunden, dass es nützlich ist, den Quadranten „Wichtig & dringend“ in zwei Teile zu teilen:

  • Aufgaben, die unverschuldet dringend sind (Fremdverschulden) und
  • Aufgaben, die von mir selbst verschuldet dringend geworden sind (Selbstverschulden).

Zu diesen unverschuldet dringend gewordenen Aufgaben zählen bei mir zum Beispiel:

  • Kundensupport
  • Probleme mit der Webseite
  • Krisen (z.B. weil mein Blog gehackt wurde)
  • usw.

All diese Dinge sind essenziell für meinen unternehmerischen Erfolg und daher versuche ich natürlich, sie so zeitnah wie möglich zu lösen (vor allem den Kundensupport).

Ich hatte einfach kein gutes Gefühl dabei, zuerst die wichtigen & nicht dringenden Aufgaben zu erledigen und mich dann erst um meine Kunden zu kümmern. Das hat mich mental belastet und daher habe ich es geändert und diesen Dingen eine erhöhte Wichtigkeit eingeräumt.

Die wichtigste Aufgabe des Tages

Auch hierbei handelt es sich immer nur um eine einzige Aufgabe. Die Definition der Aufgabe, die in diese Kategorie fällt, ist recht einfach:

Bringt mich diese Aufgabe langfristig meinen Zielen und meiner Vision näher?

Ist die Antwort „ja“, hat sie sich als wichtigste Aufgabe des Tages qualifiziert und wird mit hoher Priorität abgearbeitet.

Wichtige & nicht dringende Aufgaben (terminiert)

Nun komme ich also in den optimalen Quadranten der Eisenhower-Matrix (wobei die wichtigste Aufgabe des Tages natürlich auch in diesen Quadranten gehört). Jetzt geht es also daran, Aufgaben abzuarbeiten, noch bevor sie dringend werden.

Dazu zählen natürlich alle meine Projekte, wie zum Beispiel dieser Blogartikel hier, meine Videokurse für SelbstmanagementRocks, meine Selbstmanagement-Trainings und vieles mehr.

In der Reflexion stelle ich mir immer wieder die Frage, wie lange ich in diesem Quadranten gearbeitet habe. Und wenn die Antwort nicht „zu 66 % des Tages“ lautet, dann bin ich nicht zufrieden mit mir.

Wichtige & dringende Aufgaben (selbst verschuldet)

Hier landen also all jene Aufgaben, die ich wegen Aufschieberitis, Vergesslichkeit oder purer Dummheit nicht rechtzeitig erledigt habe und die jetzt eben dringend und wichtig wurden.

Zum Glück landen nur noch relativ selten Aufgaben in diesem Quadranten der Eisenhower-Matrix, aber auch jemandem, der ein recht gutes Selbstmanagement hat, passiert das eben ab und zu.

Warum arbeite ich diese Dinge erst so spät ab?

Dummheit gehört bestraft und daher arbeite ich diese Aufgaben erst dann ab, wenn das „normale Tagesgeschäft“ erledigt ist. Sprich, an solchen Aufgaben sitze ich dann möglicherweise auch bis in die Nacht hinein.

Außerdem belasten mich solche Aufgaben dann natürlich mental den ganzen Tag lang, was meiner Produktivität schadet. Trotzdem arbeite ich sie erst so spät ab!

Diese Tatsachen machen mir natürlich alles andere als Spaß und daher versuche ich schon im Vorfeld, keine Aufgaben dringend & wichtig werden zu lassen.

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Administrative Aufgaben

Aufgaben dieser Art fallen in der Regel auf die Achse „Nicht wichtig“ der Eisenhower-Matrix, gehören aber eben trotzdem abgearbeitet. Dazu gehören Aufgaben wie Rechnungen ablegen, Termine planen und Ähnliches.

Viele dieser Aufgaben arbeite ich aber auch im Block (samstagvormittags) ab oder habe sie mittlerweile delegiert.

Der Rest

Also irgendwie bleibt dann ab und zu auch noch etwas über, das in keine der oberen Kategorien fällt, aber auch erledigt gehört. Dafür habe ich mir diese Kategorie geschaffen.

Hierunter fällt zum Beispiel die jeweils letzte Aufgabe des Tages, nämlich meinen Schreibtisch und mein Büro ordentlich aufgeräumt zu verlassen.

Tagesplaner

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Fazit für dein Selbstmanagement

Bei der Eisenhower-Matrix, aber auch im Selbstmanagement generell, macht es wenig Sinn, die Dinge einfach zu kopieren und 1:1 zu übernehmen.

Nur wenn du sie an deine Bedürfnisse anpasst, wirst du deine Produktivität steigern können.

In meiner Mitglieder-Plattform SelbstmanagementRocks findest du im Kurs „Workflow-Management“ zum Beispiel auch die folgenden Theorien, die du auf deine Bedürfnisse anpassen kannst:

  • Effizient vs. effektiv
  • Pareto-Prinzip
  • Yerkes-Dodson-Kurve
  • Parkinsonsches Gesetz
  • Minimale effektive Dosis
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Ich hoffe, ich habe dir am Beispiel der Eisenhower-Matrix einen kurzen Einblick gegeben, wie du eine Strategie für dich passend machen kannst.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

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Liebe Grüße

Thomas

Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Premium-Plattform SelbstmanagementRocks!

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Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker

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