Mit der Eisenhower-Matrix einfach und messerscharf Prioritäten setzen

Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, eines der größten Probleme im Zeitmanagement zu lösen, nämlich das Setzen von Prioritäten. Allerdings helfen dir Theorien wie die Eisenhower-Matrix gar nichts, wenn du sie nicht an deine eigenen Bedürfnisse und an dein Arbeitsumfeld anpasst.

In diesem Artikel stelle ich dir natürlich die Eisenhower-Matrix vor, zeige dir aber auch, wie ich sie individuell auf mich zugeschnitten habe.


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Video zur Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix

Ob die Eisenhower-Matrix tatsächlich vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower stammt, darüber streiten die Experten. Der Legende nach hat er seinen Stab als zu unproduktiv empfunden und es ging ihm einfach alles zu langsam. Er war der Meinung, dass sich seine Mitarbeiter nicht mit den wichtigen Themen auseinandergesetzt haben. Aus diesem Grund hat er sie eines Tages angewiesen, ihre Aufgaben nach seiner Eisenhower-Matrix abzuarbeiten.

Leider ist weder das Ergebnis bekannt noch ob die Legende tatsächlich stimmt. Aber werfen wir doch zunächst einmal einen Blick auf die Theorie hinter der Eisenhower-Matrix. Sie besteht aus vier Quadranten und den beiden Achsen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“:

Eisenhower-Matrix

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Wichtig & dringend

Hier landen alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. In einem idealen Zustand sollte nichts Wichtiges jemals dringend werden, zumindest wenn du es in der eigenen Hand hast. Natürlich gibt es Dinge wie Kundensupport, plötzlich auftretende Krisen oder den Chef, der mit einer dringenden Aufgabe daherkommt, die du nicht selbst beeinflussen kannst.

Trotzdem landen in diesem Quadranten der Eisenhower-Matrix auch viele Dinge aus Eigenverschulden. Also zum Beispiel wegen Aufschieberitis, Vergesslichkeit oder schlicht und einfach aus Dummheit.

Wichtig & nicht dringend

In diesem Quadranten landen alle Aufgaben, die terminiert abgearbeitet werden. Diesen Artikel hier schreibe ich zum Beispiel gerade am Mittwoch (Veröffentlichungstermin ist Sonntag). Er ist also wichtig, aber nicht dringend.

Würde ich die Erledigung bis Samstag aufschieben, würde diese Aufgabe in den Quadranten „Wichtig & dringend“ fallen.

Nicht wichtig & dringend

Viele Dinge sind zwar nicht wichtig, aber dringend. Ein gutes Beispiel sind E-Mails. Viele davon sind (oder scheinen) dringend zu sein. Wichtig sind die wenigsten davon. Genau dasselbe trifft auf Meetings zu!

Nicht wichtig & nicht dringend

Alles, was du in diesen Quadranten einordnen würdest, kannst du meistens auch getrost in den Mülleimer werfen.

Eisenhower Matrix

Das Fazit der Eisenhower-Matrix

Idealerweise solltest du dich so über den Großteil des Tages im Quadranten „Wichtig & nicht dringend“ befinden. Denn darin arbeitest du deine Aufgaben nach Plan ab und nicht, weil sie kurz vor der Deadline stehen. Ich versuche, zwei Drittel meiner Arbeitszeit in diesen Quadranten der Eisenhower-Matrix zu verbringen und nur ein Drittel in den restlichen Quadranten.

Die meisten Menschen befinden sich den Großteil des Tages aber im Quadranten „Wichtig & dringend“, was natürlich mit viel Stress verbunden ist. Immer unter Zeitdruck zu arbeiten, führt nicht nur zu schlechteren Ergebnissen, sondern erhöht natürlich auch die Gefahr, irgendwann im Burnout zu landen!

Soweit also ein paar Worte zur Theorie hinter der Eisenhower-Matrix (weitere Informationen dazu findest du auch im Artikel „3 Methoden zur effizienten Tagesplanung„). Nun will ich dir zeigen, wie ich die Eisenhower-Matrix an meine Bedürfnisse angepasst habe.

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Die Eisenhower-Matrix in der Mangold-Version

Ich habe ein paar kleinere Änderungen vorgenommen, z.B. zwei Quadranten der Eisenhower-Matrix aufgesplittet, und ich habe die „Eat the frog“-Theorie von Brian Tracy hinzugefügt. Außerdem habe ich ein paar Regeln erstellt und natürlich auch eine Abfolge, wie ich meine Prioritäten abarbeite:

Eisenhower-Matrix

 

„Eat the frog“-Aufgabe

In dieser Kategorie ist immer nur eine einzige Aufgabe zu finden, nämlich die unangenehmste des Tages. Die „Eat the frog“-Aufgabe steht also quasi über der Eisenhower-Matrix! Mit dieser unangenehmen Aufgabe starte ich immer in den Tag, denn dann habe ich den Kopf frei für die anderen Aufgaben.

Vielleicht weißt du ja, wie das so ist mit den unangenehmen Aufgaben. Man hat sie bis zum Zeitpunkt der Erledigung immer im Hinterkopf. Und das belastet nicht nur mental, sondern senkt natürlich auch die Produktivität. Ist diese unangenehme Aufgabe aber mal erledigt, gibt das einen unheimlichen Motivationsschub.

Daher ist die „Eat the frog“-Aufgabe immer die erste, die erledigt wird. Glücklicherweise gibt es viele Tage, an denen ich keine unangenehme Aufgabe zu erledigen habe. In diesem Fall starte ich gleich mit der nächsten Kategorie in den Tag.

Wichtige & dringende Aufgaben (unverschuldet)

Ich habe für mich herausgefunden, dass es nützlich ist, den Quadranten „Wichtig & dringend“ in zwei Teile zu teilen:

  • Aufgaben, die unverschuldet dringend sind (Fremdverschulden) und
  • Aufgaben, die von mir selbst verschuldet dringend geworden sind (Selbstverschulden).

Zu diesen unverschuldet dringend gewordenen Aufgaben zählen bei mir zum Beispiel:

  • Kundensupport
  • Probleme mit der Webseite
  • Krisen (z.B. weil mein Blog gehackt wurde)
  • usw.

All diese Dinge sind essenziell für meinen unternehmerischen Erfolg und daher versuche ich natürlich, sie so zeitnah wie möglich zu lösen (vor allem den Kundensupport).

Ich hatte einfach kein gutes Gefühl dabei, zuerst die wichtigen & nicht dringenden Aufgaben zu erledigen und mich dann erst um meine Kunden zu kümmern. Das hat mich mental belastet und daher habe ich es geändert und diesen Dingen eine erhöhte Wichtigkeit eingeräumt.

Die wichtigste Aufgabe des Tages

Auch hierbei handelt es sich immer nur um eine einzige Aufgabe. Die Definition der Aufgabe, die in diese Kategorie fällt, ist recht einfach:

Bringt mich diese Aufgabe langfristig meinen Zielen und meiner Vision näher?

Ist die Antwort „ja“, hat sie sich als wichtigste Aufgabe des Tages qualifiziert und wird mit hoher Priorität abgearbeitet.

Wichtige & nicht dringende Aufgaben (terminiert)

Nun komme ich also in den optimalen Quadranten der Eisenhower-Matrix (wobei die wichtigste Aufgabe des Tages natürlich auch in diesen Quadranten gehört). Jetzt geht es also daran, Aufgaben abzuarbeiten, noch bevor sie dringend werden.

Dazu zählen natürlich alle meine Projekte, wie zum Beispiel dieser Blogartikel hier, meine Videokurse für SelbstmanagementRocks, meine Selbstmanagement-Trainings und vieles mehr.

In der Reflexion stelle ich mir immer wieder die Frage, wie lange ich in diesem Quadranten gearbeitet habe. Und wenn die Antwort nicht „zu 66 % des Tages“ lautet, dann bin ich nicht zufrieden mit mir.

Wichtige & dringende Aufgaben (selbst verschuldet)

Hier landen also all jene Aufgaben, die ich wegen Aufschieberitis, Vergesslichkeit oder purer Dummheit nicht rechtzeitig erledigt habe und die jetzt eben dringend und wichtig wurden.

Zum Glück landen nur noch relativ selten Aufgaben in diesem Quadranten der Eisenhower-Matrix, aber auch jemandem, der ein recht gutes Selbstmanagement hat, passiert das eben ab und zu.

Warum arbeite ich diese Dinge erst so spät ab?

Dummheit gehört bestraft und daher arbeite ich diese Aufgaben erst dann ab, wenn das „normale Tagesgeschäft“ erledigt ist. Sprich, an solchen Aufgaben sitze ich dann möglicherweise auch bis in die Nacht hinein.

Außerdem belasten mich solche Aufgaben dann natürlich mental den ganzen Tag lang, was meiner Produktivität schadet. Trotzdem arbeite ich sie erst so spät ab!

Diese Tatsachen machen mir natürlich alles andere als Spaß und daher versuche ich schon im Vorfeld, keine Aufgaben dringend & wichtig werden zu lassen.

Administrative Aufgaben

Aufgaben dieser Art fallen in der Regel auf die Achse „Nicht wichtig“ der Eisenhower-Matrix, gehören aber eben trotzdem abgearbeitet. Dazu gehören Aufgaben wie Rechnungen ablegen, Termine planen und Ähnliches.

Viele dieser Aufgaben arbeite ich aber auch im Block (samstagvormittags) ab oder habe sie mittlerweile delegiert.

Der Rest

Also irgendwie bleibt dann ab und zu auch noch etwas über, das in keine der oberen Kategorien fällt, aber auch erledigt gehört. Dafür habe ich mir diese Kategorie geschaffen.

Hierunter fällt zum Beispiel die jeweils letzte Aufgabe des Tages, nämlich meinen Schreibtisch und mein Büro ordentlich aufgeräumt zu verlassen.

Tagesplaner

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Fazit für dein Selbstmanagement

Bei der Eisenhower-Matrix, aber auch im Selbstmanagement generell, macht es wenig Sinn, die Dinge einfach zu kopieren und 1:1 zu übernehmen.

Nur wenn du sie an deine Bedürfnisse anpasst, wirst du deine Produktivität steigern können.

In meiner Mitglieder-Plattform SelbstmanagementRocks findest du im Kurs „Workflow-Management“ zum Beispiel auch die folgenden Theorien, die du auf deine Bedürfnisse anpassen kannst:

  • Effizient vs. effektiv
  • Pareto-Prinzip
  • Yerkes-Dodson-Kurve
  • Parkinsonsches Gesetz
  • Minimale effektive Dosis

Ich hoffe, ich habe dir am Beispiel der Eisenhower-Matrix einen kurzen Einblick gegeben, wie du eine Strategie für dich passend machen kannst.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

PS: Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch auf meiner Membership-Plattform SelbstmanagementRocks und in meinem Newsletter.

PPS: Folge mir auf Facebook, Google+ oder Twitter, um noch mehr Selbstmanagement-Tipps und -Tricks zu erhalten.

2018-04-22T06:52:49+00:0015 Comments

15 Comments

  1. Heike 2. Oktober 2016 at 08:56 - Reply

    Guten Morgen Thomas,
    wieder ein toller Artikel, vielen Dank.
    Eine wirklich große Herausforderung die selbst verschuldeten dringenden Aufgaben nach hinten zu schieben. Ich werd’s probieren.
    Ich gestehe, ich habe auch immer Probleme mit den „vorgefertigten“ Modellen. Sie auf die eigenen Bedürfnisse abzuwandeln, ist ein super Tipp.
    Beste Grüße
    Heike

    • Thomas 2. Oktober 2016 at 09:57 - Reply

      Hallo Heike!

      Vielen Dank.

      Ja versuch es mal, es funktioniert wirklich super 😉

      lG Thomas

  2. A.Mann 3. Oktober 2016 at 07:59 - Reply

    Hallo Thomas,
    super wie immer vielen Dank.
    Gruß Armin

    • Thomas 3. Oktober 2016 at 11:25 - Reply

      Vielen Dank Armin! 🙂

      lG Thomas

  3. Frank 7. Oktober 2016 at 09:52 - Reply

    Hallo Thomas,

    eine tolle Folge. Ich danke dir.
    Deine eigene Mangold-Matrix finde ich sehr spannend. Eine Definition der eigenen Prioritäten habe ich still und leise im Kopf. Ich habe sie nur noch nicht herausgeschrieben und sichtbar gemacht. Werde ich machen.

    Spannend finde ich jetzt noch, wie du so deine Aufgaben organisierst. Der ToDoist, den du ja auch nutzt, wenn ich mich nicht täusche, hat nur vier Prioritäten. Perfekt für die Eisenhower Matrix. Du stößt damit aber an deine Grenzen. Arbeitest du dann noch mit den Tags oder bildest du das ganze dann doch nicht im ToDoisten ab?

    Liebe Grüße Frank

    • Thomas 7. Oktober 2016 at 10:59 - Reply

      Hallo Frank!

      Vielen Dank 🙂

      Ja ToDoist hat leider nur 4 Prioritäten, würde mir da mehr wünschen.

      Ich mache das im Moment so, dass meine Tagesplanung 2 Stufen hat.

      Stufe 1:
      Rot –> Eat the frog
      Orange –> Dingend und wichtig (ohne das ich was dafür kann)
      Gelb –> Dringend und nicht wichtig (wichtigste Aufgabe des Tages in Großbuchstaben)
      Weiß –> Der Rest.

      Wenn ich mit allen Aufgaben bis zur Gelben Stufe fertig bin, unterteile ich die weißen nochmal.

      Stufe 2:
      Orange –> Dringend und wichtig (aus Eigenverschulden)
      Gelb –> Administrative Aufgaben
      Weiß –> Der Rest

      Aber im Moment experimentiere ich da immer ein wenig herum.

      Liebe Grüße,
      Thomas

  4. Frank 7. Oktober 2016 at 15:42 - Reply

    Das ist eine spannende Methode Thomas. Ich verwende dieselbe Unterteilung im ToDoisten wie du.
    Ich überlege, ob ich den ganzen Rest nicht mit Tags weiter unterteile und mir entsprechende Filter setze.
    Dann kann ich die Unterteilung in einem Rutsch vornehmen und muss nicht zweimal ran. Je mehr ich drüber nachdenke, desto besser klingt es. Ich schaue mal, ob das für mich funktioniert.

    Ein schönes Wochenende Thomas!

    • Thomas 8. Oktober 2016 at 10:49 - Reply

      Hallo Frank!

      Ja mit Filtern arbeiten ist auch eine gute Idee.
      Man muss einfach ein wenig experimentieren, bis man das richtige System für sich gefunden hat.

      Auch dir ein schönes Wochenende.

      lG Thomas

  5. Anna Häusler 12. Oktober 2016 at 22:32 - Reply

    Hallo Thomas,

    endlich habe ich durch Dich einen Ansatz, wie ich die E.- Methode sinnvoll nutzen kann gefunden. Ich bin immer wieder daran gescheitert, dass es nur 4 Prioritäten gibt, was im Alltag leider nur selten hinreichend ist. So kam es bei meinen Versuchen alles auf eben diese 4 herunterbrechen zu wollen immer wieder zu kuriosen Mischkategorien, mit denen ich nichts mehr anfangen konnte.
    Intersessant in dem Zusammenhang ist natürlich die Kategorie „Selbstverzapfter Unsinn“, der durch Eigenverschulden entsteht. In meinem Leben eine ganz neue Wendung: man arbeitet ihn abends (strafweise) viel schneller ab, als wenn man ihn zur „Kröten-schluck- Aufgabe“ erklärt und schon beim Morgengetränk eine „Oh mein Gott, das wird aber schon länger dauern“- Haltung hat…weil, man will ja ins wohlverdiente Bett!

    Vielen Dank für die immer wieder sehr interessanten (Denk-) Anstöße.

    Liebe Grüße
    Anna

    • Thomas 13. Oktober 2016 at 06:00 - Reply

      Hallo Anna!

      Freut mich, dass dir meine Methode gefällt.
      Viel Erfolg bei der Umsetzung.

      lG Thomas

  6. […] Ein Artikel und Podcast von Thomas Mangold zur Eisenhower-Matrix […]

  7. […] Ich persönlich würde mich irgendwo in der Mitte einordnen. Ich plane sicher nicht alles bis ins Detail, aber ich würde jetzt auch nicht sagen, dass meine Form der Tagesplanung für Minimalisten geeignet wäre. Wenn du mehr dazu erfahren willst, wie ich bei der Tagesplanung vorgehe, empfehle ich dir den Artikel Tagesplanung mit der Eisenhower-Matrix in der Mangold-Version. […]

  8. Cosetti Mauro 29. April 2018 at 11:43 - Reply

    Guten Morgen,
    Das Eisenhower Matrix ist über 50 Jahre alt und sie wurde nie richtig hinterfragt. Sie liefert Ihnen nämlich alles andere als messerscharfe Kriterien um zu entscheiden was wichtig und dringend ist. Ich könnte die gleichen zehn Pendenzen an zehn verschiedene Mitarbeiter geben mit dem Auftrag sie nach dem Eisenhower Prinzip zu ordnen und ich bekäme mehr als acht verschiedene Vorschläge zurück. Diese Methode funktioniert inder Praxis nicht. Denn am Ende wird alles wichtig und dringend sein und all Ihre Pendenzen landen alle im Feld 1 und somit sind sie wieder in ihrem Hamsterrad. Ich habe eine Methode entwickelt mit der ich mein Unternehmen seit mehr als 20 Jahre führe mit dieser Methode können Sie mit der Präzision einer Schweizer Uhr entscheiden welche Pendenzen sie welcher Priorität zuordnen.
    Wenn Sie mehr darüber wissen wollen dann lesen Sie mein Buch Der 4 Stunden Mann.
    Liebe Grüsse
    Mauro Cosetti

    • Thomas 30. April 2018 at 05:46 - Reply

      Guten Morgen!
      Da habe ich andere Erfahrungen gemacht. Sie sprechen hier meiner Meinung nach den Mitarbeitern jegliche Kompetenz ab. Ein gut gebriefter Mitarbeiter der seine Ziele und die Ziele des Unternehmens kennst, wird mit der Eisenhower-Matrix sehr gut Prioritäten setzen können.

      „Am Ende wird alles wichtig und dringend sein“? So ein Fall wäre mir noch nie untergekommen. Sorry! Ich denke was Sie hier machen ist schwarz weiß malen.

      Trotzdem stehe ich natürlich neuen Methoden immer offen gegenüber. Können Sie hier kurz umreißen, wie ihre Methode denn aussieht?

      Liebe Grüße aus Wien,
      Thomas

  9. Cosetti Mauro 30. April 2018 at 09:24 - Reply

    Guten Morgen,
    so macht jeder seine Erfahrungen :)). 80 % der Teilnehmer meiner Seminare und Coachings kommen gerade wegen diesem Problem zu mir. Weil sie nämlich trotz allen Zeitmanagement- Modellen immer noch viel mehr zu tun haben als dass sie Zeit dafür haben. Mein Ansatz ist ein anderer. Es ist wichtig, dass wir so viel wie möglich zielführende Aufgaben an unsere Mitarbeiter weiterleiten und den Mut haben den Rest einfach in den Müll zu leiten. Jeder Vorgesetzte auf jeder Führungsebene sollte dafür bsorgt sein, dass er so wenig Müll wie möglich nach unten delegiert. Denn es ist meine Erfahrung, dass mir über 90 % aller Mitarbeiter mit denen ich spreche folgendes sagen: Sagen Sie doch das mal meinem Chef, der müllt mich nämlich den ganzen Tag mit Aufgaben zu die nichts bringen oder die nicht zu meinem Aufgabengebiet gehören.Das ist nicht schwarz-weiss denken das ist über 32 Jahre Führungserfahrung, und leider die Realität. Aber ich will im Leben ja nicht Recht haben, sondern ich möchte, dass meine Kunden das tun mit dem sie die grösste Wirkung erzielen. Wenn jemand mit dem Eisenhower Modell bessere Resultate erzielt als mit meinem Modell soll der selbstverständlich weiterhin das Eisenhower Modell verwenden. Wenn Sie mehr über mein Methode erfahren möchten dann können Sie dies auf meiner Webseite tun.www.cosetti.ch oder auf Amazon mein Buch bestellen ;“DER 4 STUNDEN MANN.
    Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Woche.
    Liebe Grüsse aus der Schweiz
    Mauro Cosetti

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