Tom hat eine Mission und die heißt: papierlos Arbeiten. Wir plaudern darüber wie Tom diese Mission umsetzt, wie er andere mit diesem Gedanken anstecken will, welche Tools, Apps und Programme er nutzt, wie er seine Arbeitswoche plant und natürlich habe ich ihm auch die Frage aller Fragen gestellt: nämlich ob er wirklich komplett papierlos arbeitet oder ob nicht doch das eine oder andere Blatt Papier im Büro herumliegt.


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Transkript dieser Podcast-Folge:

Thomas: Hallo Tom, freut mich sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. In unserem heutigen Gespräch geht es um ein spannendes Thema, nämlich um das „Paperless Movement“, das du ins Leben gerufen hast. Bevor wir ein bisschen mehr über dich plaudern, möchte ich gerne wissen: Warum zur Hölle nochmal sollte ich eigentlich papierlos arbeiten? Erzähl mal deine Meinung dazu!

Tom: Hallo Thomas, ich bin ein großer Fan deines Podcasts, deshalb erstmal vielen Dank, dass ich dabei sein darf. Ich bin froh, heute etwas über das Paperless Movement erzählen zu können. „Papierlos“ verbinde ich zunächst mit Effizienz. Viele Leute nutzen immer noch ein Papiernotizbuch, und das nehme ich immer gerne zum Vergleich her. Ich habe lange selbst ein Papiernotizbuch verwendet, klar, vor der Zeit des papierlosen Büros. Dabei gibt es viele verschiedene Methoden, sich effizient zu organisieren und Dinge aufzuschreiben. Trotzdem gibt es einige Punkte, die ein digitales Notizbuch mit sich bringt. Zum Beispiel kann man Korrekturen leichter vornehmen. Wenn ich einen Fehler mache, nehme ich meinen Apple Pencil oder nutze die Tastatur und lösche diesen Fehler schnell. Beim iPad kann ich das Aufgeschriebene direkt verwenden und per Drag & Drop in meinen Task Manager überführen. Das Handgeschriebene wird in Druckschrift umgewandelt, und daraus wird ein Task erstellt. Das heißt, ich kann meine Notizen, die ich mir beispielsweise in einem Meeting mache, direkt in Tasks umwandeln. Dadurch spare ich mir einen Arbeitsschritt.  

Ein weiterer wichtiger und klarer Vorteil gegenüber dem Papiernotizbuch ist, dass digitale Aufzeichnungen durchsuchbar sind. Ich habe jederzeit die Möglichkeit, Begriffe herauszufiltern. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass heutzutage alles in der Cloud gespeichert ist. Die Ausrede, der Hund hätte die Hausaufgaben gefressen, zählt also nicht mehr. Viele Leute haben immer noch Angst vor der Cloud. Ich hätte mehr Angst, mein Notizbuch irgendwo liegenzulassen, denn das kann man leicht entwenden und dann direkt lesen. Wenn jemand mein iPad findet, dann muss er sich einhacken, um an die Daten zu kommen. Und das ist heutzutage ziemlich unmöglich. Die Daten sind also durch ein Password automatisch gesichert. Ein weiterer Vorteil der Cloud ist, ich kann allen meinen Devices auf die Daten zugreifen. Das ist ein ganz klarer Vorteil.

papierlos Arbeiten

Thomas: Und von überall aus natürlich auch.  

Tom: Genau, weltweit. Ich kann meine Notizen also nicht mehr zu Hause vergessen. Die Ausreden werden weniger.  

Thomas: Verdammt! (Lacht) Hand aufs Herz, Tom, zu wieviel Prozent bist du komplett papierlos? Gibt es, Klopapier ausgenommen, noch ein wenig Papier in deinem Haushalt?

Tom: Genau, das ist noch die große Challenge, das Klopapier! (Lacht) Ja, ich persönlich bin 100 Prozent papierlos. Vielleicht sind es auch nur 95 Prozent, aber dabei schiebe ich die Schuld auf den Staat, weil es einfach viele Unterlagen gibt, die man in Papierform aufbewahren muss. Allerdings gibt es auch da zunehmend digitale Alternativen. Kürzlich habe ich zu einem papierlosen Steuerberater gewechselt, bei dem ich meine Unterlagen digital hochladen kann. Er speichert meine Dokumente digital über Datev. Das heißt, wenn ich Verträge und andere wichtigen Dokumente habe, die ich aus Sicherheitsgründen bisher immer in Papierform aufbewahrt habe, gibt es jetzt die Möglichkeit, sie zu scannen, hochzuladen und dann dahingehend umzuwandeln, dass der Scan zum Original wird und das Papier zur Kopie, die ich vernichten kann. Das ist für mich das letzte i-Tüpfelchen gewesen, um komplett papierlos zu werden.  

Gerne sage ich noch kurz etwas zu meinem Workflow, den ich zu Hause habe. Wenn ich Post in Papierform bekomme, zum Beispiel eine Rechnung, dann scanne ich sie ein und sende sie direkt an Evernote. In Evernote wird das Dokument über das Plug-in „Filterize“ analysiert. Um was geht es bei diesem Dokument? Handelt es sich um eine Rechnung? Wenn es eine Rechnung ist, wird sie mit einem entsprechenden Titel bestückt und landet in meinem Task Management Tool, das mich daran erinnert, wann diese Rechnung zu bezahlen ist. Dadurch habe ich einen automatischen Workflow.

Auf der Arbeit verwende ich soweit wie möglich nur mein iPad Pro, um Notizen zu machen und Arbeiten zu erledigen. Es gibt natürlich Spezialanwendungen, für die ich dann meinen Arbeitscomputer benötige.  

Thomas: Über „Filterize“ haben wir in der Folge Nr. 254 dieses Podcasts gesprochen. Die werden wir natürlich verlinken, genauso wie auch deine Webseite, Tom. Dein Workflow ist sehr spannend. Meiner ist ähnlich, ich bin zu 90 Prozent papierlos. 

Tom: Und wir organisierst du die restlichen 20 Prozent?

Thomas: Das ist zum Teil noch das Archiv mit alten Sachen, die ich nicht mehr einscannen möchte, weil es zu viel Arbeit machen würde. Und auch in Österreich ist es so, dass man einige Papiere für Vater Staat aufheben muss. Ansonsten kommt bei mir auch alles in die Cloud hinein.  

Tom: Wer mir auf Instagram folgt, konnte Anfang des Jahres Bilder von zwei Umzugskartons mit geschreddertem Papier sehen. Da war der Stichtag, wo ich die ganzen alten Archive aufgearbeitet habe. Es fühlt sich wirklich gut an, und ich nenne den papierlosen Zustand inzwischen „Paperless Freedom“.  

Thomas: Das kann ich mir gut vorstellen. Tom, plaudere doch mal ein bisschen aus dem Nähkästchen. Erstens, warum nennst du dich eigentlich „Tom Solid“? Und wie bist du zu diesem ganzen Paperless Movement gekommen? Gab es irgendeinen Auslöser dafür?

Tom: Den Namen „Tom Solid“ gibt es seit 2009. Damals habe ich Musik gemacht, und das war mein Künstlername. Ich hatte ein Album released, in dem ich einen Namen angeben sollte. Zu dem Zeitpunkt war ich in einer Lebensphase, in der sich mein Leben stabilisiert hat. Ich war mit dem Studium fertig, habe meine Frau kennengelernt und Zukunftspläne geschmiedet. Das war eine solide Lebensphase, und deshalb habe ich den Namenszusatz „Solid“ gewählt. Meine Freunde nennen mich „Tom“ und nicht „Thomas“, von daher kam es zu „Tom Solid. 2010 habe ich mein erstes Video auf YouTube hochgeladen, das war ein Tutorial darüber, wie man Musikprogramme verwendet. Wenn man durch meinen YouTube Channel geht, sieht man noch die alten Videos.  

Ich hatte von Anfang an ein iPad, also von der ersten Generation an. Darüber hinaus hatte ich allerdings keine weiteren Geräte von Apple. Damals machte man sich noch nicht so viele Gedanken über die Produktivität, und ich habe das iPad1 mehr zum Spielen als zum Arbeiten verwendet. Allerdings habe ich immer schon Stylos ausprobiert, also Eingabestifte, um zu prüfen, ob das iPad mein Notizbuch ersetzen könnte. Ein No-Go dabei war die Verzögerung beim Schreiben. Das geht überhaupt nicht. Das Schreiben muss für mich genauso intuitiv auf dem iPad funktionieren wie auf dem Papier. Und 2017 hatte ich dann das Schlüsselerlebnis, als ich auf einer Big Data Conference war. Dort war eine Dame, die nur ein iPad mit einem Apple Pencil dabeihatte, und sonst gar nichts. Ich fragte sie, ob ich den Apple Pencil testen darf. Und ja, was soll ich sagen, zwei Tage später hatte ich ein iPad Pro.

Thomas: (Lacht)

Tom: Die Technologie dahinter hat mich begeistert, zum Beispiel die Tatsache, dass ich den Apple Pencil in Schieflage bringen kann, um schraffieren zu können. Und von diesem Tag an bin ich papierlos geworden. Auf der Arbeit hat das Aufsehen erregt. Viele haben mich gefragt, wie ich das iPad verwende, und wir sind dann auch vom Geschäft mit iPad Pros ausgestattet worden. Somit wurde ich Ansprechpartner Nr. 1. Ich habe dann ein Video hochgeladen, bei dem es darum ging, die Notiz-Apps zu vergleichen beziehungsweise herauszufinden, mit welchen anderen Apps man sie kombinieren kann.  

Und das war mein erstes Video Ende 2017, und das hat großen Anklang gefunden. Der Rest ist Geschichte. Ich habe die Notiz-Apps dann immer weiter studiert, um herauszufinden, welche die besten sind, und zwar einmal aus der Sicht des YouTube Channels und andererseits für meine Arbeit, weil sich die Leute dort auch sehr dafür interessiert haben. Es hat mir sehr viel Spaß gemacht, das herauszufinden.

Thomas: Du hast 21.676 Subscriber auf deinem YouTube Kanal und sehr gute Aufrufzahlen. Das Video über den Apple Pencil hat fast 90.000 Aufrufe, darüber würde sich der eine oder andere österreichische Fernsehsender während der Prime Time sehr freuen. Insofern hast du meinen absoluten Respekt. Ich selbst folge dir auch auf YouTube. Das iPad steht auf meiner Einkaufsliste, und ich denke, dann wird auch der Apple Pencil folgen. Durch deine Videos habe ich dann bereits genug Grundwissen, um gleich loslegen zu können.  

Tom: Es freut mich natürlich sehr, das zu hören.  

Thomas: Liegt dein Fokus eher auf Notiz Apps oder sprichst du auf deinem YouTube Kanal auch über Apps zur Produktivität? 

Tom: Da ich selbst nach Lösungen für Notizen gesucht habe, lag der Fokus meiner Videos im Jahr 2018 auf den Notiz-Apps. Es sind meist meine eigenen Erlebnisse, die sich auf dem YouTube Kanal widerspiegeln. Auf meiner Webseite findet man ein Vergleichstool, das ich kreiert habe, mit dem man verschiedene Anforderungen filtern kann. Soll es beispielsweise mit Evernote synchronisierbar sein, und welche Clouds unterstützt die App? Dadurch kann ich mir die passenden Apps aussuchen. Dieses Programm hat bei der Paperless Movement Community sehr viel Anklang gefunden, und daraus hat sich ein E-Book ergeben, das ich 2018 veröffentlicht habe. Es nennt sich „Paperless Note-Taking like a Pro“. Darin stelle ich die fünf besten Notiz-Apps vor, die es für das iPad gibt. Außerdem erfährt man in dem E-Book einiges über die Geschichte der Handschrift sowie über die verschiedenen Notizmethoden. 

Mit der Arbeit über die Notiz-Apps habe ich viele Ressourcen für Leute geschaffen, die sich für das Thema interessieren. Und mit dem Abschluss des E-Books bin ich an einem Punkt angekommen, wo ich mehr in die Tiefe gehen kann. Mittlerweile geht es nicht mehr nur um Notizen, sondern auch um die Workflows der Produktivität und des Selbstmanagements. Darauf werde ich 2019 noch tiefer eingehen. Ich habe bereits ein Video über „Inbox Zero“ veröffentlicht und auch über andere Challenges, die ich selbst auf der Arbeit habe, auch in meiner neuen Funktion als Teamleiter. Diese Aufgabe ist sehr spannend, und ich teile gerne mit meiner Community, zu welchen Lösungen ich gekommen bin.

Der Fokus auf die Notiz-Apps war 2018, und ich werde auch weiterhin über Neuigkeiten aus diesem Bereich informieren. Dieses Jahr, 2019, geht es mehr um das Gesamtbild. Notiz-Apps sind nur ein kleiner Teil eines großen Workflows, wie man papierlos produktiv arbeiten kann.

Thomas: Du machst alles auf Englisch. Das ist vielleicht ein kleiner Wehrmutstropfen für die, die nicht so gut Englisch können. Warum ist das so?

Tom: (Lacht) Ich muss lachen, weil ich auch in den Kommentaren immer wieder gefragt werde, warum ich meine Infos nicht auf Deutsch gebe und dass mein Englisch doch so schlecht wäre. Komischerweise kommt der Einwand, dass mein Englisch schlecht sei, immer von Deutschen. (Lacht)

Thomas: (Lacht)

Tom: Wobei die deutschsprachige Community nur 8 Prozent aller Interessenten ausmacht. Von den Englischsprachigen hat sich bisher noch keiner beschwert, im Gegenteil, sie verstehen alles sehr gut. Und das freut mich sehr. Schon allein der Name im Deutschen, „Papierlose Bewegung“, der hört sich einfach komisch an im Vergleich zu „Paperless Movement“. Es handelt sich dabei um eine globale Bewegung. Im Logo des Paperless Movement gibt es zwei Farben, Grün und Blau. Für mich ist das die Kombination aus Natur und Technologie. Ich bin sehr ein sehr naturverbundener Mensch. Das denkt man vielleicht nicht, wenn man hier in meinem Studio sitzt und die ganzen technischen Geräte sieht, die eher an einen Nerd erinnern, aber ich brauche diesen Ausgleich. Das ist ein bisschen wie Yin und Yang, das muss einfach in einer Balance sein.  

Viele denken, dass sie etwas Gutes für die Natur tun, wenn sie papierlos werden. Das ist jedoch ein Trugschluss, weil man für das Laden der iPads Strom benötigt und Rohstoffe aus der Erde holen muss, um die Geräte bauen zu können. So ganz einfach ist es also nicht. Und wirklich schockierend ist, dass die Digitalisierung, die ganzen E-Mails dazu führt, dass man eher mehr als weniger Papier benötigt, weil die meisten Leute sich die E-Mails ausdrucken. Und dann fangen Sie an, auf diesen E-Mails Notizen zu machen. Und dafür gibt es im iPad und auf den anderen PCs viele Workflows, um das zu umgehen und die Natur zu schützen.

Das Paperless Movement steht für diese Kombination, und das ist eine Angelegenheit, die die ganze Welt angeht. Deswegen arbeite ich auf Englisch, weil Englisch eben die Weltsprache ist, die die meisten Leute verstehen. Ich möchte so viele Menschen wie möglich erreichen. Deswegen tut es mir leid für die deutsche Community. Ich rede natürlich Deutsch, wenn man mich direkt kontaktiert, aber für Paperless Movement wird die Kommunikation auf Englisch bleiben.

Thomas: Ich finde deine Informationen leicht verständlich und habe keine Probleme damit, obwohl ich auch nicht gerade der große Englisch Professor bin. Ganz im Gegenteil. Das passt schon. Lass uns ein wenig in Richtung Selbstmanagement gehen. Du bist ein großer Technik-Freak. Welche Tools, Apps und Programme zum Selbstmanagement hast du auf deinem iPad? Und was wäre dein bester Tipp zum Thema „Selbstmanagement“, wenn du nur einen einzigen weitergeben würdest?

Tom: Die Integration der Apps ist das Wichtigste. Integration is Key. Es ist nicht sinnvoll, mehrere Task Management Tools gleichzeitig zu nutzen. Sobald ich einen Task habe, den ich in mehreren Anwendungen pflegen muss, kommt es zu einem Einbruch in meiner Produktivität. Dann laufen wir genau in die falsche Richtung. In diesem Fall wäre es besser, einen Zettel und einen Stift in die Hand zu nehmen, um Bullet Points zu notieren und diese abzuarbeiten. Wenn man seine Aufgaben in verschiedenen Programmen gleichzeitig pflegen will, kommt man durcheinander. Das passiert oft, denn es könnte zum Beispiel auf der Arbeit so sein, dass der Teamleiter die Aufgaben mit einem Task Manager verteilt, und man dann selbst wieder mit einem eigenen Task Manager arbeitet. So kommt man genau in diese Phase hinein. 

Deswegen möchte ich einen Task Manager verwendet, der sich überall integriert, und das ist in meinem Fall der Todoist. Wenn man Mac verwendet, gibt es zum Beispiel Things 3. Und damit kommen wir genau auf den Punkt, denn das ist eine reine Mac-Anwendung, auf die ich von anderen Systemen nicht zugreifen kann. Ich muss sowohl über meinen Webbrowser als auch von allen meinen Geräten auf meine Tasks zugreifen können. Außerdem ist die Integration in meinen E-Mail-Account wichtig. Deshalb verwende ich die ganzen G-Programme von Google: GMail, Google Kalender und Google Keep. Alles, was Google anbietet, ist clever gemacht, aber es überfordert manche Leute. Sie wissen gar nicht, was Google eigentlich damit bezwecken will. Für mich ist ganz klar, Google hat Fokus auf Integration, und das sieht man am Zusammenspiel von Todoist und den Google Funktionen. Ich kann den Todoist als Extension in mein GMail integrieren und dann aus den E-Mails heraus einen Task erstellen.

Oder ich kann den Todoist auch direkt mit meinem Google Kalender synchronisieren. Dabei kann ich mir nicht nur die Tasks im Kalender anzeigen lassen, sondern es gibt auch eine Zwei-Wege-Synchronisation. Wenn ich einen Task in Todoist erstelle, erscheint er in meinem Kalender, und wenn ich einen Kalendereintrag erstelle, dann erscheint es in meinem Todoist und ist direkt synchronisiert. Wenn ich eines der beiden Dinge verändere, ändert es sich auch im anderen System, und ich muss mir keine Sorgen darüber machen, dass beide auf dem gleichen Stand sind. Deswegen ist der Todoist für mich eine sehr wichtige Task Management App, jedoch mit Fokus auf das eigene Selbstmanagement. Todoist bietet zwar Funktionen für eine Zusammenarbeit mit anderen an, die sind für mich jedoch nicht machbar. Für mich ist Todoist eine Checkliste, die ich abhake, und dann sind die Aufgaben verschwunden. Damit kann ich nicht wirklich ein vorausschauendes Project Management betreiben.  

Als Teamleiter habe ich eine neue App eingeführt, und zwar Asana, das sehr gut für Project Management geeignet ist. Es ist vielfältiger und hat eine Time Line Übersicht. Ich habe gesagt, dass man nur einen Task Manager verwenden soll, aber jetzt haben wir zwei davon! (Lacht) Andere Anwendungen wie MeisterTask funktionieren ähnlich, aber ich bevorzuge Asana. In diesem Programm kann ich Kommentare an die Aufgaben setzen und sehe direkt, wer welche Kommentare geschrieben hat. So kann jeder nachvollziehen, auch nach längerer Zeit, was in einer Aufgabe gelaufen ist. Deswegen war es mir wichtig, Asana zu integrieren.

Und wie bringe ich diese zwei Sachen zusammen? Durch Automation. Es gibt Online Tools wie IFTTT oder Sepia, mit denen man die beiden Programme verknüpfen kann. Wenn in Asana ein Task erstellt wird, dann erstellt dieses Tool gleichzeitig einen Task in Todoist. Das ist eine eigene Wissenschaft für sich, aber es funktioniert gut, wenn man sich damit auskennt.

Das nächste ist Evernote. Evernote ist ein bisschen in Verruf geraten, was ich ganz gut verstehen kann, jedoch reicht mir das, was es bietet, vollkommen aus. Und zwar sind das die Key Faktoren. Ich habe einen großartigen Web Clipper, der mir E-Mails und Webseiten clippen kann. Außerdem habe ich meine ganzen Scans dabei. Das Wichtigste ist für mich jedoch die Search Function. Dort gibt es eine Google Integration, das heißt, Evernote verwendet mittlerweile den Google Algorithmus. Damit finde ich alles wieder, Handgeschriebenes, Scans, einfach alles, was ich habe. Ich muss aber sagen, dass ich in Evernote ziemlich unstrukturiert arbeite. Ich habe zwar mit Inbox und verschiedenen Tags angefangen, aber für mich ist das etwas, was ich gerne „Brain Dump“ nenne. Ich nutze es für Dinge, die ich irgendwo aufbewahren muss, denn wenn ich sie suche, dann finde ich sie dort einfach wieder. Wenn man bei Evernote die Chrome Extension verwendet, um etwas in Google zu suchen, dann werden gleichzeitig auch die passenden Evernote Notizen angezeigt. Das ist sehr gut integriert. 

Es gibt einen neuen Konkurrenten, von dem immer wieder geredet wird: Notion. Dieses Programm verwende ich auch selbst, allerdings eher als Wiki. Notion lässt sich sehr gut nutzen, um Aufgaben schön aufzubereiten. Das ist eine Eigenschaft, die in Evernote oft bemängelt wird.

Die Leute fragen mich immer, welche Notiz-App ich verwende. Ich habe mich auf Noteshelf 2 festgelegt, für das ich auch ein digitales Journal kreiert habe, das man in diese App integrieren kann. Das biete ich zum Kauf an. Noteshelf ist ein Jahreskalender mit Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesansicht, der wie ein klassischer Papierkalender aufgebaut ist. Der Vorteil ist auch hier wieder die Durchsuchbarkeit. Außerdem arbeitet die App mit Hyperlinks, die mir erlauben, zu jedem Tag zu springen, an dem ich arbeiten will.  

Das sind die Tools, die ich verwende. Und jetzt noch der Selbstmanagement Tipp, nach dem du gefragt hattest. Ich empfehle die Strategie „Inbox Zero“, mit der ich auch eines meiner eigenen Probleme effektiv gelöst habe. Zu dem Thema habe ich auch ein Video gedreht. Inbox Zero ist ein großes Thema. In meinem Arbeitsumfeld sehe ich, wie die Leute darunter leiden. Sie haben teilweise bis zu 2.000 ungelesene E-Mails in Ihrem Posteingang. Man fängt an, die Eingänge zu ignorieren, weil man den Überblick darüber verliert, was wichtig ist und was nicht.  

Auch wenn man nicht am Arbeitsplatz ist, die E-Mail-Eingänge hängen im Unterbewusstsein. Es zieht einen die ganze Zeit runter. Sobald man anfängt, ein Thema zu bearbeiten, hat man im Hinterkopf, was wohl noch so alles in der E-Mail-Inbox liegt und bearbeitet werden muss. Dann kommt es tatsächlich vor, dass jemand anruft und fragt, „hast du meine E-Mail schon gelesen? Was ist damit? Danach habe ich doch schon vor zwei Wochen gefragt!“ Ich glaube, das ist nicht nur ein Produktivitätskiller, sondern das ist ein großer Stressfaktor. Um das Problem anzugehen, habe ich Regeln eingeführt. Ich persönlich bekomme über 100 E-Mails pro Tag. Das sind keine Newsletter-E-Mails, sondern das sind tatsächlich Nachrichten, die bearbeitet werden müssen. Um nicht den Überblick zu verlieren, habe ich Methoden aus zwei Büchern eingeführt, nämlich „Getting Things done“ von David Allen und „4-Hour Workweek“ von Tim Ferriss. Die erklären, wie man solche Abläufe prozessieren kann, und ich habe für mich eine Kombination aus beiden Büchern entwickelt.  

Eine meiner Methoden ist, feste Zeiten einzurichten, in denen ich E-Mails bearbeite. Das habe ich auf der Arbeit kommuniziert, und das wird auch akzeptiert. E-Mails sind niemals urgent. Es geht nie um dringende Dinge, die sofort bearbeitet werden müssen. Wenn eine E-Mail mit dem Betreff „wichtig“ oder „eilig“ kommt, dann mag das sein, aber die Hütte brennt nicht. Es gibt immer noch die Möglichkeit des Telefons, und wenn etwas wirklich dringend ist, dann soll man mich anrufen. Alles andere wird während meiner festen Inbox-Zero-Zeiten beziehungsweise Time Block bearbeitet. Ein- bis zweimal am Tag setze ich mich hin, um mich auf die Bearbeitung der E-Mails zu konzentrieren. 

Jetzt kann man sagen, wenn man eine E-Mail erhält, deren Bearbeitung eine halbe Stunde dauert, dann funktioniert diese Methode nicht. Dafür gibt es einfache Regeln. Wenn ich eine E-Mail habe, die ich in unter zwei Minuten beantworten kann, dann wird sie sofort beantwortet. Habe ich eine Nachricht, deren Bearbeitung länger als zwei Minuten dauert, dann wird sie automatisch zu einem Task in Todoist. Ich habe bereits erzählt, dass ich in meinem E-Mail-Programm eine Integration zu Todoist habe. Ein Klick, und schon ist ein entsprechender Task erstellt. Wenn es nur eine Info-E-Mail ist oder irgendetwas, was ich im Kopf behalten will, dann wird es eine Referenz. Bisher habe ich solche Aufgaben, wenn möglich, in Evernote gespeichert. Dabei geht es auch um die Sicherheit, denn arbeitstechnische Angelegenheiten darf man nicht außerhalb speichern. Das Unternehmen, für das ich arbeite, bietet die G-Suite an, und da ist Google Keep integriert. Das heißt, diese Referenzen speichere ich dann in Google Keep.

Google Keep ist vergleichbar mit Post-it’s. Das Schöne ist, dass Google Keep in GMail integriert ist. Das heißt, ich habe eine Seitenleiste, auf der ich alle E-Mails, die ich als wichtig markiert habe, an der Seite sehe, ähnlich eines Twitter Feeds. So verliere ich die Aufgaben nicht aus dem Kopf. Ich kann jederzeit ein Keyword eingeben und diese Information wiederfinden. Außerdem wird alles direkt archiviert. Nochmal kurz zu Todoist. Wenn ich aus einer E-Mail einen Task mache, dann archiviere ich diese E-Mail sofort, und dann ist sie weg. Durch die Integration mit Todoist habe ich einen Link zur entsprechenden E-Mail, sobald dieser Task aufpoppt. Zwei Wochen später kommt auf einmal der Task in Todoist, ich klicke auf den Link, und mein GMail öffnet mir die E-Mail, um die es geht. Das ist faszinierend und unheimlich produktiv.

Dann gibt es noch eine zweite Sache. Wenn ich eine E-Mail schreibe und auf eine Antwort warte oder als CC: in einem E-Mail-Verteiler gesetzt bin, wo eine Diskussion stattfindet, die ich verfolgen, aber nicht selbst bearbeiten möchte, dann mache ich daraus ebenfalls einen Task in Todoist. Ich setze einen Follow-up-Tag, der auch wieder zwei Wochen später zurückkommt und mir zeigt, was in der Zwischenzeit gelaufen ist. Ich klicke drauf, die E-Mail geht auf, und ich sehe, ob es neue Nachrichten in der Angelegenheit gibt. Das sind sehr praktische Dinge.

Und ein letztes Feature, das mittlerweile auch von GMail angeboten wird, ist die Snooze-Funktion. Dort kann ich bestimmte Eingänge mit „Snooze“ unterdrücken, und diese E-Mails sind für einen vorher festgelegten Zeitraum komplett weg. Das wende ich zum Beispiel bei Nachrichten an, dessen Absender in Urlaub ist oder die ich aus Zeitgründen gerade nicht bearbeiten kann.

So bringe ich es auf die Reihe, 100 E-Mails am Tag zu bearbeiten. Noch ein kleiner wichtiger Tipp am Rande. Wenn man sich im Kalender Zeitblocks setzt, in denen man E-Mails bearbeiten möchte, ist es wichtig, sich den Block jeden Tag auf eine andere Zeit zu setzen, denn die Leute durchschauen dieses System. Sie gehen in meinen Google Kalender und sehen, dass täglich zur selben Uhrzeit eine halbe Stunde reserviert ist. Sie denken, dass es sich dabei um einen Routinetermin handelt und senden mir trotzdem eine Einladung für eine Veranstaltung, die während dieser Zeit stattfindet. Und schon steht man wieder unter Zugzwang, eine Einladung zu einem wichtigen Meeting annehmen zu müssen. Wenn man täglich die Uhrzeit der Inbox Zero-Bearbeitung verändert, vermittelt man den Leuten das Gefühl, dass man zu diesem Zeitpunkt einen wichtigen Termin hat.  

Ansonsten bleibt mir nur, klar zu kommunizieren, dass ich keine Zeit habe. Nur so profitieren auch deine Arbeitskollegen und dein Chef davon, dass du deine Sachen erledigen kannst. Jetzt habe ich weit ausgeholt! (Lacht)

Thomas: Das war sehr spannend, und du hast damit große Teile meines Zero-Inbox-Kurses verraten. 

Tom: Oh nein!  

Thomas: (Lacht) Keine Sorge, da ist schon noch sehr viel mehr drin, alles gut. Das waren wirklich spannende Tipps. Die Bearbeitung der E-Mails ist ein sehr interessantes Thema. Wir arbeiten mit ähnlichen Tools wie du. Asana ist bei mir MeisterTask, und wir verwenden Todoist und MeisterTask parallel. Dieses Interview nehmen wir Ende Mai auf, und gestern kam die E-Mail von MeisterTask, dass es endlich möglich ist, wiederkehrende Aufgaben zu bearbeiten. Ich werde meinen Workflow deshalb komplett auf MeisterTask umstellen, und dazu wird es demnächst natürlich auch einen Podcast geben.  

Tom, das waren spannende und extrem coole Tipps. Einige Fragen hätte ich noch an dich, aber ich glaube, wir werden uns in einem halben Jahr erneut treffen und diese Fragen in den nächsten Podcast schieben. Vielleicht hast du dann schon wieder neue Tools getestet. Last but not least, zwei Dinge habe ich noch. Erstens, wenn jemand mehr über dich erfahren möchte, wo im Netz kann er dich am besten finden?

Tom: Auf der Webseite www.paperlessmovement.com findet man meine Blogeinträge und die Videos. Ansonsten einfach in Google oder auf YouTube „Tom Solid“ eingeben. Das Gute ist, dass bei der Eingabe jetzt nach einem Jahr nicht mehr „Tom und Jerry“ angezeigt wird, wie es anfangs war, sondern der Algorithmus hat meinen Kanal inzwischen erkannt.  

Thomas: Das werden wir in den Show Notes verlinken und natürlich alle Tools und Links, die du erwähnt hast. In meinem Podcast ist es üblich, dass die letzten Worte dem Gast gehören. Wenn du noch eine Nachricht an meine Hörerinnen und Hörer hast, um sie vom Paperless Movement zu überzeugen, dann hast du jetzt die Gelegenheit dazu.  

Tom: Vielen Dank für die Einladung, Thomas. Es war wirklich großartig, dass ich hier meine Infos auf Deutsch weitergeben konnte. Das ist gar nicht so einfach, wenn man sonst nur auf Englisch kommuniziert. Bei vielen gibt es immer noch die Angst vor der Digitalisierung. Diese Angst ist berechtigt, weil der Informationsfluss manchmal nicht so richtig läuft, gerade mit dem Chef oder mit den Leuten, die einem die digitalen Systeme aufdrücken. Es ist eine tolle Sache, digital zu arbeiten und papierlos zu werden, wenn man es richtig angeht. Ich selbst war schon immer technikaffin. Mit dem Paperless Movement möchte ich vermitteln, dass die Digitalisierung etwas ist, vor dem man keine Angst haben muss. Jeder, der papierlos werden will, ist willkommen, Fragen an mich oder an die Paperless Movement Community zu stellen. 

Wir haben eine Paperless Movement Facebook Gruppe, die ich vor einem Jahr ins Leben gerufen habe. Inzwischen haben wir 1.800 Mitglieder. Egal, welche Frage man stellt, sie wird innerhalb von Minuten beantwortet. Das ist großartig. Und da ist wieder der Vorteil der englischen Sprache, dass weltweit immer jemand wach ist, der eine Antwort geben kann. In diesem Sinne, ich freue mich darauf, dich kennenzulernen.

Hol dir jetzt meine - Stressless Weihnachts Checkliste

Viele Menschen, vielleicht ja auch du, empfinden die Weihnachtszeit als besonders stressig und mühsam. Ich finde das gar nicht, denn ich habe einen klaren Plan, wann ich was erledige.

Diesen Plan habe ich nun ein wenig ergänzt und in eine Checkliste gegossen. Eine Checkliste mit der du sicherstellst, dass die Weihnachtszeit für dich diesmal weder stressig noch mühsam wird und dass du sie in vollen Zügen genießen kannst. Und als kleinen Bonus findest du noch ein paar coole Ideen für Weihnachtsdekos auf der Liste.

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Genieße deinen Tag!

Liebe Grüße

Thomas

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